Adressen

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ecaros Menüpunkt: Arbeitsbereich Kundendienst - Stammdaten - Adressen


Unter diesem Punkt verwalten Sie alle Ihre Adressen, egal ob es sich um einen Kunden, einen Interessenten, einen Ansprechpartner oder einen Lieferanten handelt. Adressen sind im ecaros immer global verfügbar egal welche Unternehmenskonfiguration Sie eingerichtet haben. D.h. Sie haben vom jedem Mandanten Zugriff auf die Adressdaten, sofern Sie über die dafür benötigten Berechtigungen verfügen. Allerdings sind verschiedenen Adressdaten von z.B. den konfigurierten Finanzbuchhaltungsdomänen abhängig. In folgenden werden die einzelnen Daten der Adressmaske ausführlich erläutert.

Inhaltsverzeichnis

Adresse

Auf der ersten Registerkarte, haben Sie die wichtigsten Adressdaten auf einen Blick verfügbar. Alle weiteren Daten werden in den entsprechenden Gruppierungen auf die weiteren Registerkarten verteilt. Zusätzlich können Sie auf dieser Registerkarte ein eingescanntes Bild des Kunden anzeigen. Das Bild müssen Sie unter der Registerkarte Dokumente importieren.

Adressen 1.png

Schlüsselnummern


Adressnummer

Bei der Adressnummer handelt es sich um die eindeutige Nummer einer Adresse, egal in welchem Mandant oder Finanzbuchhaltungsdomäne Sie angemeldet sind. Ein Kunde oder Lieferant kann für jede Finanzbuchhaltungsdomäne unterschiedliche Debitoren- und auch Kreditorennummern haben, er hat aber nur eine Adressnummer. Die Adressnummer wird von ecaros automatisch vergeben, fängt immer bei Eins an und wird immer um eins erhöht. Wenn Sie Adressen löschen können auch Lücken in der fortlaufenden Adressnummerierung entstehen.

Adressart

Über die Adressart können Sie Ihre Adressen gruppieren. Anhand dieser Gruppierung lassen sich einfach Vertriebskampagnen und -aktionen aufbauen. Die Adressart ist fest vorgegeben und lässt sich nicht individuell anpassen. Bitte achten Sie auf die korrekte Auswahl, da die Qualität der Daten entscheidend für eine vollständige und korrekte Selektion der Adressen ist.

Die folgenden Adressarten können Sie auswählen :

  • Adresse: alle Adressen, die sich keiner anderen Adressart zuordnen lassen, z.B. Interne Mitarbeiter.
  • Ansprechperson: Adressen, die Sie anderen Adressen als Ansprechpersonen zugeordnet haben und die keine Kunden- oder Lieferantennummer haben.
  • ehemaliger Kunde: Adressen, von denen Sie ausgehen, dass diese Ihr Autohaus längere Zeit nicht mehr besuchen werden, die Sie allerdings auch nicht aus den Adressdaten löschen möchten.
  • Inaktiv: Adressen, die nicht mehr existent sind, die allerdings auch nicht gelöscht werden können, da z.B. noch Bewegungen im aktuellen Geschäftjahr existieren.
  • Interessent: Adressen, die Sie für Vertriebsaktionen und Kontaktmanagement angelegt haben.
  • Kunden: Adressen, die eine Debitorennummer und Umsatz mit Ihrem Autohaus getätigt haben.

Adressherkunft

Über die Adressherkunft können Sie Auswertungen erstellen, mit denen Sie eine Erfolgskontrolle Ihrer Vertriebsaktionen oder anderer Maßnahmen durchführen können. Sie können die Adressherkünfte individuell anlegen und verwalten.

Adressinformationen


Funktion

Mit der Funktion können Sie eine einfache Zuordnung einer Adresse durchführen, die für spätere Anschreiben oder andere Aktionen sehr hilfreich sein kann. Sie haben die Möglichkeit individuelle Funktionen anzulegen oder auch zu verändern.

Mandant

In dieser Kombobox wird der Mandant vorgeblendet, in dem der aktuelle Benutzer angemeldet ist. Über den Mandanten haben Sie die Möglichkeit für Serienbrief oder andere Aktion nur die Adressen eines bestimmten Mandanten (Selektion Besitzender Mandant) zu filtern, obwohl die Adressen in ecaros immer global angelegt werden. Sie können die Zuordnung natürlich auch noch im Nachhinein anpassen.

Anrede

Bei der Anrede handelt es sich um ein Pflichtfeld. Sie können aus Ihren individuelle konfigurierten Anreden die entsprechende auswählen.

Bitte beachten Sie
Die Auswahl der Anrede füllt auch automatisch das Feld Briefanrede. Sie können unter dem Menüpunkt Anreden in der Systemverwaltung individuelle Anreden mit den dazugehörigen Briefanreden anlegen.

Briefanrede

Die Briefanrede wird automatisch nach Auswahl der Anrede (je nach Einstellung auch mit Vor- und/oder Nachname) gefüllt.

Bitte beachten Sie
Wenn Sie die Briefanrede manuell überschreiben und danach die Anrede ändern, werden Ihre Anpassungen wieder überschrieben. Dies geschieht auch, wenn Sie z.B. den Nachnamen oder Vornamen ändern.

Nachname

Der Nachname darf maximal 256 Zeichen enthalten.

Vorname

Der Vorname darf maximal 256 Zeichen enthalten.

Strasse

Die Strasse darf maximal 256 Zeichen enthalten. Bitte geben Sie die Hausnummer ebenfalls mit in dieses Feld ein.

Postleitzahl

Sobald Sie eine Postleitzahl eingegeben haben und das Feld verlassen, führt ecaros eine Suche in den schon eingegebenen Postleitzahlen durch und ergänzt automatisch den Ort, sofern dieser schon angelegt wurde. Falls es sich um eine neue Postleitzahl handelt, wird der Ort mit der Postleitzahl automatisch gespeichert, sobald Sie die Adresse anlegen. Dies beschleunigt die Eingabe der Ortsdaten erheblich.

Bitte beachten Sie
Falls z.B. ein Ort falsch geschrieben wurde oder Sie die schon angelegten Postleitzahlen anpassen möchten, so können Sie dies unter dem Punkt Postleitzahlen in der Systemverwaltung durchführen.

Ort

Der Ort darf maximal 256 Zeichen enthalten. Bitte beachten Sie zu diesem Feld auch die Hinweise zu der Postleitzahl.

Land

Durch die korrekte Zuordnung eines Landes können Sie bei späteren Anschreiben die Adressen effektiv filtern. Die Ländern sind vorgegeben und können nicht individuell erweitert werden.

Länderkennzeichen

Das Länderkennzeichen wird für eine eindeutige Postleitzahlenzuordnung (z.B. DE-64331) benötigt, wenn Sie z.B. im Grenznahen Bereich sind, dann können Sie über das entsprechende Länderkennzeichen die korrekte Anschrift einer Adresse drucken.

Bundesland

Für Vertriebsaktionen oder Auswertungen, die Sie nur ein ein bestimmtes Bundesland beschränken wollen, können Sie einer Adresse das entsprechende Bundesland zuordnen. Die Bundesländern sind fest vorgegeben.

Telefon privat

Die private Telefonnummer darf maximal 80 Zeichen lang sein.

Fax privat

Die private Faxnummer darf maximal 80 Zeichen lang sein.

Mobil privat

Die private Mobiltelefonnummer darf maximal 80 Zeichen lang sein. Über das Symbol SMS klein.png kann direkt eine SMS versendet werden.

Telefon geschäftlich

Die geschäftliche Telefonnummer darf maximal 80 Zeichen lang sein.

Fax geschäftlich

Die geschäftliche Faxnummer darf maximal 80 Zeichen lang sein.

Mobil geschäftlich

Die geschäftliche Mobiltelefonnummer darf maximal 80 Zeichen lang sein. Über das Symbol SMS klein.png kann direkt eine SMS versendet werden.

E-Mail privat

Die private E-Mailadresse darf maximal 256 Zeichen lang sein. Über das Symbol Email klein.png kann direkt eine Email versendet werden.

E-Mail geschäftlich

Die geschäftliche E-Mailadresse darf maximal 256 Zeichen lang sein. Über das Symbol Email klein.png kann direkt eine Email versendet werden.

Bemerkungen


Bemerkungen

Für alle zusätzlichen Informationen, die Sie zum einer Adresse vermerken wollen, steht Ihnen dieses Feld zur Verfügung. Wenn Sie zusätzlich in den Systemeinstellungen die Option Bemerkungen von Rechnungsadresse und Fahrzeug einblenden aktiviert haben, werden diese Daten auch automatisch in der Auftragsbearbeitung angezeigt. Mit dem Lupe klein.png Knopf können Sie das Eingabefeld auf den Vollbildmodus umstellen, dies verbessert die Übersichtlichkeit. Die Eingabe in diesem Feld ist auf maximal 4096 Zeichen begrenzt.

Adressinformationen

Zusätzliche Adressdaten, wie Bankdaten oder auch Eigenschaften für die Auftragsbearbeitung finden Sie auf dieser Registerkarte.

Adressen 2.png

Adressinformationen


Internetadresse privat

Die private Internetadresse darf maximal 256 Zeichen enthalten.

Internetadresse geschäftlich

Die geschäftliche Internetadresse darf maximal 256 Zeichen enthalten.

Bankleitzahl

Sobald Sie eine Bankleitzahl eingegeben haben und das Feld verlassen, führt ecaros eine Suche in den schon eingegebenen Bankleitzahlen durch und ergänzt automatisch den Banknamen, sofern dieser schon angelegt wurde. Falls es sich um eine neue Bankleitzahl handelt, wird der Bankname mit der Bankleitzahl automatisch gespeichert, sobald Sie die Adresse anlegen.

Bitte beachten Sie
Wenn Sie mit dem automatischen Einzug von Zahlungen arbeiten, dann wird die Bankleitzahl für die Generierung des DTAUS Datenträgers benutzt. Bitte geben Sie die Bankleitzahl ohne Leer- oder Sonderzeichen ein.

Bankname

Der Bankname darf maximal 256 Zeichen enthalten. Bitte beachten Sie auch die Anmerkungen zu der Bankleitzahl.

Kontonummer

Mit der Kontonummer können Sie ebenfalls den automatischen Zahlungseinzug steuern. Bitte achten Sie deswegen auch auf die korrekte Eingabe (ohne Leer- oder Sonderzeichen). Falls es sich bei der Adresse um einen Lieferanten handelt, dann können Sie hier natürlich die entsprechende Bankkontonummer hinterlegen.

Personalausweisnummer

Die Personalausweisnummer darf maximal 20 Zeichen enthalten.

Steuernummer

Die Steuernummer ist eine vom Finanzamt an jede steuerpflichtige, natürliche oder juristische Person vergebene eindeutige Nummer, unter der die Person beim Finanzamt geführt wird, wobei es aus technischen Gründen auch vorkommen kann, dass einer Person mehrere Steuernummern zugewiesen werden, z. B. in Baden-Württemberg wenn gleichzeitig zwei gewerbesteuerpflichtige Betriebe unterhalten werden. Für alle Verwaltungsvorgänge innerhalb Steuerbehörden ist die Steuernummer von zentraler Bedeutung.

Umsatzsteuer ID

Die Umsatzsteuer Identifikationsnummer ist eine eindeutige Kennzeichnung eines Umsatzsteuerpflichtigen. Sie dient innerhalb des Europäischen Binnenmarktes zur Abrechnung der Umsatzsteuer durch die Finanzämter.

Geburtsdatum

Das Geburtsdatum können Sie für spätere Kundenanschreiben und Vertriebsaktionen benutzen. Hierbei handelt es sich um Datumsfeld.

Bitte beachten Sie
Über die Mitarbeitereinstellungen können Sie sich alle Geburtstage aller Adressen im Kalender anzeigen lassen. Sie sehen dann immer wann, welche Adresse, wie alt geworden ist.


Kommunikation


Kommunikation

Für spätere Vertriebsaktionen können Sie Ihre Adressen schon im Vorfeld klassifizieren, ob zum einen ein zukünftiger Kontakt gewünscht wird und zum anderen falls ja, wie der Kontakt aufgebaut werden soll. Dies verhindert, dass Sie z.B. Kunden anschreiben, die keine Werbung oder andere Informationen mehr erhalten wollen. In den Mandanteneinstellungen kann hierfür der Standard festgelegt werden.

Kommunikationsart

Mit der Kommunikationsart legen Sie die Möglichkeiten fest, über die Sie Ihre Adressen kontaktieren können. Sie können individuelle Kommunikationsarten anlegen und verwalten.

Auftragsbearbeitung


Umsatzsteuerkennzeichen

Über das Umsatzsteuerkennzeichen können Sie die Standardberechnung der Umsatzsteuer in der Auftragsbearbeitung bei einem Kunden beeinflußen.

Die folgenden Steuerkennzeichen können Sie einstellen:

  • Mit Umsatzsteuer: auf der Rechnung wird die Umsatzsteuer ausgewiesen, wie hoch diese ist, ist von den Umsatzsteuer-Basiscodes der einzelnen Rechnungspositionen abhängig (Standardfall)
  • Ohne Umsatzsteuer: die Rechnungsstellung erfolgt ohne Umsatzsteuerausweis (z. B. für Nato-Angehörige)
  • Nicht steuerbar: die nicht steuerbaren Umsätze fallen nicht unter das Umsatzsteuergesetz, daher wird auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen (klassische Anwendungsfälle sind interne und echte Gewährleistungsrechnungen)
  • EU-steuerpflichtig: falls ein Kunde aus dem benachbarten EU Ausland keine Umsatzsteuer ID besitzt, dann muss dieser Umsatz als EU-steuerpflichtig gekennzeichnet werden. Es werden mit dem zur Zeit geltenden Mehrwertsteuersatz der Brutto oder Nettobetrag errechnet. Diese Umsätze werden separat auf der Umsatzsteuervoranmeldung ausgewiesen.
  • EU-steuerfrei: sobald ein Kunde aus dem benachbarten EU Ausland eine Umsatzsteuer ID besitzt, dann muss dieser Umsatz als EU-steuerfrei gekennzeichnet sein, da die Umsatzsteuer von dem Kunden in seinem Heimatland abgeführt wird. Diese Umsätze werden ebenfalls separat auf der Umsatzsteuervoranmeldung ausgewiesen.

Verrechnungssatz

Sie können jeder Adresse individuelle Stundenverrechnungssätze zuordnen. Dazu müssen Sie einen entsprechenden Verrechnungssatzcode anlegen und diesen dann mit den Verrechnungssätzen konfigurieren.

Arbeitspositionsdruck

Über den Arbeitspositionsdruck können Sie beeinflussen, ob Sie die Arbeitspositionen mit der Menge (Berechnete Zeit), dem Menge und dem Stundenverrechnungssatz oder einfach nur den Gesamtbetrag auf der Rechnung drucken wollen.

Bitte beachten Sie
Wenn Sie diese Einstellung global festlegen wollen und nicht nur für eine einzelne Adresse, so können Sie den Druck der Arbeitspositionen in den Systemeinstellungen verändern. Wenn Sie bei einer Adresse eine andere Einstellung wählen, so wird die globale Einstellung für diese Adresse ignoriert.

Berechnungsgrundlage

Auf einer Standardrechnung werden die einzelnen Positionen in der Regel mit ihrem Nettobetrag ausgewiesen. Im Fuß der Rechnung gibt es dann eine Summierung aller Nettobeträge mit einem eventuell vorhandenen Steueranteil und einem Gesamtbruttobetrag (Einstellung Netto-Preise). Um die Rechnung für einen Kunden transparenter zu machen, bietet das ecaros System die Möglichkeit die Positionen mit ihrem Bruttobetrag auszuweisen. Im Fuß der Rechnung werden dann alle Bruttobeträge addiert und über den entsprechenden Steueranteil wird der Gesamte Nettobetrag ausgewiesen (Einstellung Brutto-Preise). Diese Einstellung kann auch für einen Kunden fest hinterlegt und gegeben falls im Auftrag noch angepasst werden.

  • Netto-Preise: Alle Rechnungspositionen werden mit ihrem Nettobetrag ausgewiesen. Im Rechnungsfuß werden dann alle Nettobeträge summiert, der Mehrwertsteueranteil und der gesamte Bruttobetrag ausgewiesen
  • Brutto-Preise: Alle Rechnungspositionen werden mit ihrem Bruttobetrag ausgewiesen. Im Rechnungsfuß werden dann alle Bruttobeträge summiert, der Mehrwertsteueranteil und der gesamt Nettobetrag ausgewiesen
Bitte beachten Sie
Wenn Sie diese Einstellung global festlegen wollen und nicht nur für eine einzelne Adresse, so können Sie die Berechnungsgrundlage in den Systemeinstellungen verändern. Wenn Sie bei einer Adresse eine andere Einstellung wählen, so wird die globale Einstellung für diese Adresse ignoriert.

Verkaufsberater

Hier kann der Adresse ein bevorzugter Verkaufsberater zugewiesen werden. Bei einem Kundenkontakt, kann der Kunde so gezielt zu "seinen" Verkaufsberater geleitet werden.

Zusatzfelder

Zusatztexte

Die Zusatzfelder dienen der Verwaltung von zusätzlichen, individuellen Daten, für die kein geeignetes Feld in ecaros vorhanden ist. Zusätzlich zu den 12 Zusatztexten können Sie 4 Datumsfelder, 4 Auswahlfelder und 4 Zusatzboxen verwenden. Die Zusatzboxen können Sie individuell befüllen.

Adressen Zusatzfelder.jpeg

Die Beschriftung der Felder können Sie unter den Systemeinstellungen Ihren Bedürfnissen anpassen. Die Zusatzfelder stehen mit den entsprechenden Beschriftungen auch für die Stammdatensuche zur Verfügung.

Kontakte

Die Kontakte dienen der vollständigen Dokumentation aller Kunden, Interessent und Lieferantenkontakte. Sie können unter dieser Registerkarte alle notwendigen Informationen zu einem Kontakt eingegeben und haben dadurch die Möglichkeit auch später mit diesen Informationen zu arbeiten. In der Kontakthistorie werden alle Kontakte zu einer Adresse tabellarisch aufgeführt. Wenn Sie einen speziellen Kontakt in dieser Tabelle markieren, so bekommen Sie in dem unteren Bereich der Kontaktbereich, die dazuzgehörige ausführliche Kontaktbeschreibung angezeigt. Dies verbessert die Übersichtlichkeit der erstellten Kontakte.

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Kontakthistorie


In dieser Tabelle sehen Sie auf einen Blick alle Kontakte zu einer Adresse. Falls Sie einen neuen Kontakteintrag generieren möchten, klicken Sie auf den Knopf Neu klein.png Kontakt hinzufügen. Es wird dann ein leerer Eintrag in der Tabelle erstellt, den Sie mit Doppelklick auf die entsprechenden Spalten bearbeiten können.

Um die Übersichtlichkeit der Kontakthistorie bei vielen Einträgen zu verbessern gibt es an der rechten Seite der Tabelle die Knöpfe Filter klein.png und Filter löschen klein.png. Wenn Sie in der Tabelle auf ein Feld klicken, nachdem Sie alle angezeigten Datensätze gefiltert haben möchten, betätigen Sie den Knopf Filter klein.png. Es werden alle anderen Datensätze, die diesen Wert nicht in der Spalte enthalten ausgeblendet. Sie können dies innerhalb angezeigten Datensätze beliebig oft durchführen.

Wenn Sie wieder alle Datensätze angezeigt werden sollen, betätigen Sie den Knopf Filter löschen klein.png.

Bitte beachten Sie
Der Kontakteintrag wird sofort gespeichert. Sie brauchen also nicht mehr explizit die mit dem Knopf Ok Knopf.pngÄndern Ihren Eintrag zu speichern

Wenn Sie einen Kontakteintrag löschen wollen, so müssen Sie diesen markieren und mit dem Knopf Löschen.png Kontakt(e) löschen sofort aus den Daten der Adresse entfernen. Wenn Sie mehrere Kontakte auf einmal löschen wollen, so können Sie diese mit der Tastenkombination STRG + Linke Maustaste oder SHIFT + Linke Maustaste selektiv markieren.

Über den Knopf Kalender klein.png Termin anlegen können Sie direkt aus dieser Registerkarte heraus eine Termin in dem integrierten Kalender mit den Adressdaten anlegen. Gleiches gilt für den Knopf Aufgabe klein.png Aufgabe anlegen. Hiermit erstellen Sie eine Aufgabe der automatisch diese Adresse zugeordnet ist.

Kontaktbeschreibung


Hier wird die Kontaktbeschreibung des in der Kontakthistorie markierten Kontaktes angezeigt. Es handelt sich nur um ein Anzeigefeld, d.h. Sie können die Daten in diesem Feld nicht bearbeiten. Wenn Sie eine vergrösserte Darstellung der Beschreibung wünschen, so können Sie dies über den Knopf Lupe klein.png erreichen. Dies ist vor allem bei sehr viel Text in der Beschreibung hilfreich.

Termine, Aufgaben und Projekte

Über diese Registerkarte haben Sie direkten Zugriff auf die Termine, Aufgaben und Projekte, die der geöffneten Adresse zugeordnet sind. Sie können diese entweder in dem Kalender, in der Kapazitätsplanung, über die Registerkarte Kontakte oder hier erstellen.

Mit den Knöpfen Termine, Aufgaben und Projekte schalten Sie zwischen den unterschiedlichen Ansichten hin- und her. Dabei ist immer der eingerastete Knopf der aktive Bereich. Hier in diesem Beispiel werden die Termine der Adresse angezeigt.

Um die Übersichtlichkeit bei vielen Einträgen zu verbessern gibt es an der rechten Seite der Tabelle die Knöpfe Filter klein.png und Filter löschen klein.png. Wenn Sie in der Tabelle auf ein Feld klicken, nachdem Sie alle angezeigten Datensätze gefiltert haben möchten, betätigen Sie den Knopf Filter klein.png. Es werden alle anderen Datensätze, die diesen Wert nicht in der Spalte enthalten ausgeblendet. Sie können dies innerhalb angezeigten Datensätze beliebig oft durchführen.

Wenn Sie wieder alle Datensätze angezeigt werden sollen, betätigen Sie den Knopf Filter löschen klein.png.

Termine


Adressen - Aufgaben Termine Projekte Termin.jpeg


Über den Knopf Kalender klein.png Termin anlegen können Sie einen neuen Termin, dem die geöffnete Adresse automatisch zugeordnet ist, in dem integrierten Kalender anlegen.

Wollen Sie einen Termin bearbeiten, müssen Sie diesen in der Tabelle markieren. Danach können Sie mit dem Knopf Bearbeiten klein.png Termin bearbeiten direkt in den integrierten Kalender springen.

Aufgaben


Adressen 4.png

Über den Knopf Aufgabe klein.png Aufgabe anlegen können Sie eine neue Aufgabe anlegen, der die geöffnete Adresse automatisch zugeordnet ist.

Wollen Sie eine Aufgabe bearbeiten wollen, müssen Sie diesen in der Tabelle markieren. Danach können Sie mit dem Knopf Bearbeiten klein.png Aufgabe bearbeiten die Aufgabe öffnen und bearbeiten.


Projekte


Adressen - Aufgaben Termine Projekte Projekt.jpeg

Über den Knopf Aufgabe klein.png Projekt anlegen können Sie ein neues Projekt anlegen, dem die geöffnete Adresse automatisch zugeordnet ist.

Wollen Sie ein Projekt bearbeiten, müssen Sie dieses in der Tabelle markieren. Danach können Sie mit dem Knopf Bearbeiten klein.png Aufgabe bearbeiten direkt in das Projekt wechseln.

Ansprechpersonen

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Über die Ansprechpersonen zu einer Adresse haben sie eine einfache Möglichkeit Beziehungen, wie sie z.B. bei Firmen vorkommen, zwischen unterschiedlichen Adressen aufzubauen. Wenn Sie einer Adresse Ansprechpersonen zuordnen und diese Adresse als Rechnungsadresse in der Auftragsbearbeitung verwenden, bekommen Sie automatisch einen Dialog mit den zugehörigen Ansprechpersonen angezeigt. Sie können dann der Rechnung sehr einfach die gewünschte Ansprechperson zuordnen.


  • Geben Sie in das Feld Schnellsuche den gewünschten Suchbegriff zu einer Adresse ein, die Sie der aktuellen Adresse als Ansprechperson zuordnen wollen. Sie können einen beliebigen Begriff z.B. Name, Vorname, Straße oder Ort eingeben. Auch die Adressnummer oder andere Kennzeichen funktionieren in der Schnellsuche. Sie starten die Schnellsuche über die ENTER Taste oder mit dem Schnellsuche klein.png Knopf.
  • Wenn Ihnen die einfache Schnellsuche nicht ausreicht, können Sie über den Knopf Suche klein.png Adresse suchen den Suchdialog aufrufen, um eine komplexere Suche durchzuführen.
  • Falls die Adresse noch nicht existiert, die Sie gerne als Ansprechperson zuordnen möchten, können Sie diese über den Knopf Neu klein.png Adresse anlegen neu anlegen. Über den Knopf Bearbeiten klein.png Adresse bearbeiten führen Sie Änderungen an der markierten Adresse durch.
  • Wenn Sie die Zuordnung mit einen Ansprechpartner entfernen wollen, markieren Sie diese Adresse und betätigen den Knopf Entfernen klein.png Adresse(n) entfernen.
Bitte beachten Sie
Wenn Sie eine Ansprechperson geöffnet haben, werden hier statt der Ansprechpersonen die Adressen angezeigt, denen die geöffnete Ansprechperson zugeordnet ist.

Adressgruppen

Adressen Adressgruppen.jpeg

Hier können Sie die gewählte Adresse einer Adressgruppe zuordnen bzw. sehen Sie, welcher Adressgruppe die Adresse zugeordnet ist.

Bitte beachten Sie
Wenn Sie die Zuordnung Ansprechperson oder Adressgruppe entfernen, werden diese in den Stammdaten nicht gelöscht. Außerdem können Sie mehrere Zuordnungen löschen, indem Sie die STRG oder SHIFT Taste in Verbindung mit der linken Maustaste bei der Markierung der Adressen zu Hilfe nehmen.


Fibuinformationen

Im ecaros System existiert eine Adresse immer nur ein einziges Mal. Damit Sie Ihr ecaros System aber optimal an Ihre Unternehmensstruktur anpassen können, kann eine Adresse für unterschiedliche Mandanten auch unterschiedliche Fibuinformationen haben, sofern diese Mandanten unterschiedlichen Gesellschaftsformen oder besser gesagt Finanzbuchhaltungsdomänen angehören. Desweiteren kann eine Adresse nicht nur Kunde, sondern auch Lieferant sein. Deswegen gibt es auf dieser Registerkarte die Unterscheidung zwischen Debitor- und Kreditoreigenschaften. Bestes Beispiel für einen solchen Fall ist Ihr Fahrzeughersteller. Dieser liefert Ihnen zum einen Fahrzeuge und/oder Artikel und bekommt von Ihnen Rechnungen für Gewährleistungen gestellt. Sie brauchen diese Adresse also nur ein Mal anlegen und nur die entsprechenden Finanzbuchhaltungsinformationen hier ergänzen.

Debitor

Adressen 6.png

Kontonummern


Sie können für einen Adresse entweder eine Debitoren- und/oder auch eine Kreditorennummer vergeben. ecaros schlägt Ihnen die nächste freie oder die höchste Nummer vor. Dies ist von den Domäneneinstellungen abhängig. Hier pflegen Sie auch den Startpunkt für die Nummernbereiche. Natürlich haben Sie jederzeit die Möglichkeit die vorgeschlagene Nummer noch zu überschreiben. Allerdings wird Ihre Eingabe auf Eindeutigkeit und auf den korrekten Nummernbereich überprüft. Unter den Domäneneinstellungen können Sie auch festlegen, ob automatisch eine Debitoren- und/oder eine Kreditorennummer zugeordnet werden soll, wenn Sie eine neue Adresse anlegen.

Wenn Sie mehreren Adressen für die Buchhaltung ein diverses Konto zuordnen wollen, so können Sie dies mit dem Knopf Diverse Adresse.png hinter der Debitorennummer machen. Sie bekommen dann eine Auswahlbox mit allen zur Zeit angelegten Diversen Adressen.

Bitte beachten Sie
Wenn Sie bei einer Adresse ein Diverses Konto hinterlegen, erhält diese Adresse keine individuelle Debitorennummer, dadurch gehen Ihnen auch für andere Bereiche, wie z.B. im Mahnwesen, Informationen verloren. Daher ist die Vergabe eines Diversen Kontos nur bei Barzahlern oder Laufkunden geboten.

Debitoreneinstellungen


Mit einen Klick auf den Knopf Debitor aktivieren Sie die Anzeige der Debitoreneinstellungen.

Personenkontengruppe Debitor

Die Personenkontengruppe dient der Verbuchung der Forderungen an Ihre Kunden auf ein einheitliches Forderungskonto. Die Debitorennummer wird als ein Unterkonto dieses Sammelkontos behandelt. Je nach dem eingesetzten Kontenrahmen werden diese Kontengruppen bereits herstellerseitig vorgegeben. Sie können auch eigene Personenkontengruppen anlegen, Sie müssen dann darauf achten, dass Kontierungsparameter für die neue Personenkontengruppe angelegt werden müssen.

Bitte beachten Sie
Wenn Sie bei einer bestehenden Adresse die Personenkontengruppe ändern und dieser Personenkontengruppe ein anderes Forderungssammelkonto zugeordnet ist, werden die Forderungen dieser Adresse automatisch auf das neue Forderungssammelkonto umgebucht.

Rabattgruppe

Die Rabattgruppe dient der automatischen Zuordnung von Nachlässen für eine Adresse. Sie können beliebig viele Rabattgruppen anlegen und diesen dann individuelle Artikel- oder Arbeitspositionsnachlässe hinterlegen. Sobald Sie eine Adresse mit einer Rabattgruppe als Rechnungsadresse einem Auftrag zuordnen, werden die hinterlegten Nachlässe automatisch in der Auftragsbearbeitung berücksichtigt.

Preisgruppe

In der Artikelverwaltung vom ecaros System können Sie für jeden Artikel bis zu 5 Verkaufspreise verwalten. Wenn Sie einer Adresse einen anderen Verkaufspreis als den Preis 1 zuordnen möchten, wählen Sie hier einen anderen Verkaufspreis (Preisgruppe 2 - 5) aus. Wenn Sie diese Adresse als Rechnungsadresse einem Auftrag zuordnen wird die geänderte Preisgruppe als Verkaufspreis in der Auftragsbearbeitung berücksichtigt.

Zahlungsart

Die Zahlungsarten dienen innerhalb der Auftragsbearbeitung der Zuordnung von Zahlungsweisen. Sie können die Zahlungsarten einmal einer Adresse fest zuordnen, diese wird dann immer in der Auftragsbearbeitung vorgeblendet oder Sie wählen die Zahlungsart in der Auftragsbearbeitung manuell aus. Sie können sich natürlich auch individuelle Zahlungsarten anlegen.

Bonität

Über dieses Feld können Sie ein Bonitätskontrolle für eine Adresse durchführen. Geben Sie hier den abgefragten (z.B. bei der Creditreform o.a.) Bonitätsbetrag ein. Das Feld hat zur Zeit nur eine Informationsfunktion.

Rechnung online

Wenn ein Kunde seine Rechnungen gerne per Mail erhalten will, so markieren Sie diese Option. Zur Zeit hat dieses Kennzeichen keine Funktion, es wird allerdings bei zukünftigen Entwicklungen berücksichtigt.

Letzte Bonitätsabfrage

Hier verwalten Sie das Datum der letzten Bonitätsabfrage (z.B. bei der Creditreform) zu einer Adresse.

E-Mail

Hier pflegen Sie die E-Mail Adresse, die für eine Onlinerechnungsverteilung herangezogen werden soll. Dieses Feld hat zur Zeit noch keine Funktion, wird aber bei zukünftigen Entwicklungen berücksichtigt.

Keine Mahnung

Wenn Sie diese Option aktivieren, wird diese Adresse bei einem Mahnlauf nicht berücksichtigt.

Großabnehmer

Diese Option dient der speziellen Berechnung von Neuwagenrechnungen an Großabnehmer nach den Vorgaben des Volkswagen Konzerns. Da es sich hierbei quasi um ein Kommissionsgeschäft handelt, wird die Mehrwertsteuer nicht von Ihnen, sondern direkt vom Volkswagen Konzern abgeführt, um eine doppelte umsatzsteuerliche Erfassung zu verhindern, erfordert dies eine besondere Behandlung in der Buchhaltung. Im Einzelnen erfolgt eine Bruttoverbuchung der Rechnung mit einer entsprechenden Kennzeichnung des Rechnungsdruckes durch einen speziellen Textbaustein.

D. h. es wird auf dem Rechnungsdruck zwar Umsatzsteuer ausgewiesen, diese wird aber nicht verbucht. ecaros bucht den Bruttogesamtbetrag automatisch komplett auf das Konto, dass in den Wirtschaftjahreseinstellungen als durchlaufendes Konto für die Großkundengeschäfte definiert wurde. Alle anderen Auftragsarten (auch Gebrauchtwagenrechnungen) werden wie bisher mit Umsatzsteuer verbucht. Die Einstellung in den Kundenstammdaten muss also nicht für die einzelnen Geschäftsvorfälle ständig geändert werden.

Bitte beachten Sie 2 Dinge:
Erstens muß auf der Rechnung in jedem Fall der Hinweis "Die Lieferung erfolgt im Namen und für Rechnung der Volkswagen AG, 38436 Wolfsburg, Steuer-Nr. 2319/200/0019" enthalten sein! Bei Verwendung einer ecaros-Standardrechnung ist dies bereits der Fall. Bei individuellen Rechnungsformularen muss dieser Hinweis eventuell manuell nachgetragen werden! Zweitens sollte in der Systemverwaltung unter den Globalen Einstellungen die Option Optionen getrennt verbuchen deaktiviert sein oder bei den Ausstattungsmerkmalen (MeMi, Farben, Polster,...) darf kein Einkaufspreis hinterlegt sein, da ansonsten eine Bestandsumbuchung generiert wird, die in diesem Fall nicht korrekt wäre und in der Buchhaltung zu einer Fehlverbuchung auf das Hilfskonto führt.

Fälligkeitstage

Anhand der Personenkontengruppe des Debitors werden die Fälligkeitstage ermittelt/vorgegeben.

individuelle Fälligkeitstage

Wenn die Fälligkeit für diese Adresse von den Fälligkeitstagen der Personenkontengruppe abweichen soll, dann aktivieren Sie diese Option. Sie erhalten dann die Möglichkeit noch die gewünschten Fälligkeitstage in ein zusätzliches Feld einzugeben. Die Fälligkeitstage werden bei der Durchführung eines Mahnlaufes berücksichtigt.

Skonto-Informationen


Hier können Sie individuelle Skonto-Informationen hinterlegen. Benutzen Sie hierzu den Knopf Bearbeiten klein.png, es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie dann die Tage nach dem Belegdatum und den Skonto-Prozentsatz eingeben können.

Personenkonto skonto informationen.jpg

Diese Informationen werden von ecaros beim Zahlungsverkehr mittels DTAUS ausgewertet. Da diese Zahlungsläufe direkt verbucht und die offenen Posten somit direkt ausgeglichen werden, wird hierüber gesteuert, wie ein vom offenen Posten abweichender Zahlungsbetrag behandelt wird.

Liegt das Datum des Zahlungslaufes innerhalb der unter Tage nach dem Belegdatum definierten Frist, wird anhand dem Skonto-Prozentsatz der zugehörige Skontobetrag errechnet und die Minderzahlung als Skonto verbucht.

Kreditor

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Kontonummern


Sie können für eine Adresse entweder eine Debitoren- und/oder auch eine Kreditorennummer vergeben. ecaros schlägt Ihnen die nächste freie oder die höchste Nummer vor. Dies ist von den Domäneneinstellungen abhängig, dort pflegen Sie auch den Startpunkt für die Nummernbereiche. Natürlich haben Sie jederzeit die Möglichkeit die vorgeschlagene Nummer noch zu überschreiben. Allerdings wird Ihre Eingabe auf Eindeutigkeit und auf den korrekten Nummernbereich überprüft. Unter den Domäneneinstellungen können Sie auch festlegen, ob automatisch eine Debitoren- und/oder eine Kreditorennummer zugeordnet werden soll, wenn Sie eine neue Adresse anlegen.

Wenn Sie mehreren Adressen für die Buchhaltung ein diverses Konto zuordnen wollen, so können Sie dies mit dem Knopf Diverse Adresse.png hinter der Debitoren-/Kreditorennummer machen. Sie bekommen dann eine Auswahlbox mit allen zur Zeit angelegten Diversen Adressen.

Bitte beachten Sie
Wenn Sie bei einer Adresse ein Diverses Konto hinterlegen, erhält diese Adresse keine individuelle Debitoren-/Kreditorennummer, dadurch gehen Ihnen auch für andere Bereiche, wie z.B. für die Zahlungsvorschlagslisten Informationen verloren.

Kreditoreneinstellungen


Mit dem Knopf Kreditor aktivieren Sie die Anzeige der Kreditoreinstellungen und Bestellarten.

Personenkontengruppe Kreditor

Die Personenkontengruppe dient der Verbuchung der Verbindlichkeiten an Ihre Lieferanten auf ein einheitliches Verbindlichkeitskonto. Die Kreditorennummer wird als ein Unterkonto zu diesem Sammelkonto behandelt. Je nach dem eingesetzten Kontenrahmen werden diese Kontengruppen bereits herstellerseitig vorgegeben. Sie können auch eigene Personenkontengruppen anlegen, Sie müssen dann darauf achten, dass Kontierungsparameter für die neue Personenkontengruppe angelegt werden müssen.

Bitte beachten Sie
Wenn Sie bei einer Adresse eine andere Personenkontengruppe hinterlegen, der ein anderes Verbindlichkeitssammelkonto zugeordnet ist, werden die Verbindlichkeiten dieser Adresse automatisch auf das neue Verbindlichkeitssammelkonto umgebucht. Außerdem werden Verbindlichkeiten in der Regel manuell, es sei denn es handelt sich um einen Fahrzeugankauf, in der Finanzbuchhaltung gebucht.

Eigene Kundennummer

In diesem Feld können Sie Ihre Kundennummer bei diesem Lieferanten verwalten. Dies wäre z.B. in Falle Ihres Herstellers, die Händlernummer, die Sie erhalten haben.

Zahlungsart

Über die Zahlungsarten die Zuordnung von Zahlungsweisen zu einem Lieferanten festlegen. Sie können sich natürlich individuelle Zahlungsarten anlegen, in denen Sie auch eine automatische Erstellung von DTAUS Zahlungsträgern festlegen.

Keine Mahnungen

Wenn Sie diese Option aktivieren, werden die Verbindlichkeiten dieses Kreditors nicht in der Zahlungsvorschlagsliste berücksichtigt.

Individuelle Fälligkeitstage

Wenn die Fälligkeit für diese Adresse von den Fälligkeitstagen der Personenkontengruppe abweichen soll, dann aktivieren Sie diese Option. Sie erhalten dann die Möglichkeit noch die gewünschten Fälligkeitstage in ein zusätzliches Feld einzugeben. Die Fälligkeitstage werden bei der Durchführung eines Zahllaufes berücksichtigt.

Skonto-Informationen


Hier können Sie individuelle Skonto-Informationen hinterlegen. Benutzen Sie hierzu den Knopf Bearbeiten klein.png, es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie dann die Tage nach dem Belegdatum und den Skonto-Prozentsatz eingeben können.

Personenkonto skonto informationen.jpg

Diese Informationen werden von ecaros beim Zahlungsverkehr mittels DTAUS ausgewertet. Da diese Zahlungsläufe direkt verbucht und die offenen Posten somit direkt ausgeglichen werden, wird hierüber gesteuert, wie ein vom offenen Posten abweichender Zahlungsbetrag behandelt wird.

Liegt das Datum des Zahlungslaufes innerhalb der unter Tage nach dem Belegdatum definierten Frist, wird anhand dem Skonto-Prozentsatz der zugehörige Skontobetrag errechnet und die Minderzahlung als Skonto verbucht.

Bestellarten


Mit dem Knopf Kreditor aktivieren Sie die Anzeige der Kreditoreinstellungen und Bestellarten. Die Bestellarten dienen der Zuordnung von Einkaufskonditionen (Handelspannen) dieses Lieferanten zu entsprechenden Bezeichnungen (z.B. Eilbestellung, Monatsbestellung u.a.). Mit diesen Bezeichnungen können Sie z.B. die Zuordnung der Handelspannen in den Artikelkatalogen komfortabel durchführen.

Bezeichnung Bestellart 1- 5

Geben Sie hier bitte die möglichen Bestellarten für diesen Lieferanten ein (z.B. Eilbestellung oder Monatsbestellung). Diese Bestellarten können Sie dann in den Artikelkatalogen oder in der Auftragsbearbeitung beim zubuchen von Lieferscheinen zuordnen.

Kundensalden

Auf dieser Registerkarte bekommen Sie eine Zusammenfassung der buchhalterischen Werte des Kunden angezeigt. Es handelt sich hierbei um eine wirtschaftsjahresbezogene Anzeige, daher erfolgt eine Unterscheidung in Periodensalden und Eröffnungsbilanzwert. Die Sektion Salden stellt dabei die Zusammenfassung dar, die den aktuellen Tageswert darstellt.

Adressen 9.png

Salden


Feldbezeichnung Erläuterung
EB Soll Enthält den Wert Soll-Gesamt aus der Eröffnungsbilanz, sprich hier wird der Eröffnungsbilanzwert der gesamten Domäne ausgewiesen.
EB Haben Enthält den Wert Haben-Gesamt aus der Eröffnungsbilanz, sprich hier wird der Eröffnungsbilanzwert der gesamten Domäne ausgewiesen.
Soll Die kumulierten Werte des gesamten Jahres der Sollseite.
Haben Die Jahresverkehrszahlen der Habenseite.
Sollsaldo / Habensaldo Je nachdem, ob die Summe aus EB Soll - EB Haben + Soll - Haben einen positiven oder einen negativen Wert ergibt, wird ein Soll- oder ein Habensaldo ausgewiesen. Bei einem Kunden bedeutet ein Sollsaldo, daß das Autohaus noch eine Forderung gegen den Kunden hat, bei einem Habensaldo schuldet das Autohaus dem Kunden Geld.

Periodensalden


Bei den Periodensalden handelt es sich um die Auflistung der monatlichen Zahlen des Kunden im laufenden Wirtschaftsjahr. Für jeden Monat des Wirtschaftsjahres werden die folgenden Werte aufgeführt:

Spaltenbezeichnung Erläuterung
Soll Alle Soll-Buchungen des Monats.
Bei Kunden bedeutet ein Soll-Wert, dass das Autohaus eine Forderung (z.B. Rechnung) gegen den Kunden eingebucht hat.
Haben Die kumulierten Haben-Buchungen des Monats.
Bei Kunden bedeutet ein Haben-Wert, dass das Autohaus eine Verbindlichkeit (z.B. Gutschrift oder auch eine Kundenzahlung) für den Kunden eingebucht hat.
Sollsaldo Der saldierte Wert des Monats, wenn der Sollwert höher als der Habenwert ist.
Habensaldo Analog zum Sollsaldo, nur ist hier der Habenwert grösser.
Sollsaldo / Habensaldo kumuliert Prinzipiell wie Soll-/Habensaldo, nur dass hier die Jahresverkehrszahlen des Kontos und nicht die Monatsverkehrszahlen saldiert wurden. Bei einem Kunden bedeutet ein Sollsaldo, daß das Autohaus noch eine Forderung gegen den Kunden hat. Bei einem Habensaldo schuldet das Autohaus dem Kunden Geld.

Eröffnungsbilanz


Die Eröffnungsbilanzwerte des Kunden werden in dieser Tabelle mandantenweise aufgelistet.

Kundenbewegungen

Auf dieser Registerkarte werden Ihnen alle Bewegungen, die auf diesem Debitorenkonto im ausgewählten Wirtschaftsjahr erfolgt sind, angezeigt. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um automatische Buchungen, z. B. Rechnungsausgänge, oder um manuelle Buchungen, z. B. Zahlung per Banküberweisung, handelt.

Adressen 10.png

Um sich die Bewegungen eines anderen Wirtschaftsjahres anzeigen zu lassen, können Sie mit dem Knopf Bewegungstab wirtschaftsjahresauswahl.jpg zwischen den Wirtschaftsjahren umschalten.

Unterhalb der Bewegungsliste werden Ihnen weitere Knöpfe angezeigt, deren Funktionen nachfolgend erläutert werden.

Markieren Sie eine Zeile und betätigen Sie den Knopf Bewegungstab journalanzeige.jpg, ecaros springt anschließend in das Buchungsjournal und zeigt die Verbuchung der markierten Position an.

Mit den Filterknöpfen Bewegungstab filter mandant.jpg und Bewegungstab filter unausgeglichene.jpg können Sie die angezeigten Bewegungen der Übersichtlichkeit halber reduzieren, in dem einen Fall werden nur die Bewegungen angezeigt, die unter der aktuellen Mandantennummer erfolgt sind. Im zweiten Fall werden nur die Unausgeglichenen Bewegungen angezeigt.

Bitte beachten Sie
ecaros bietet die Möglichkeit, auch auf der Kontenbewegungsebene Positionen miteinander auszugleichen, dies kann als digitaler Ersatz zum klassischen Ausziffern von Kontenbewegungen angesehen werden.

Um Positionen gegeneinander auszugleichen markieren Sie mindestens 2 Bewegungen mit der Maus, ergeben die Positionen als Ausgleichssaldo den Wert 0,00, können sie die Positionen mit dem Knopf Bewegungstab ausgleichen.jpg ausgleichen. Damit Sie bei mehr als 2 Positionen nicht direkt einen Taschenrechner zur Hand nehmen brauchen, gibt es rechts oberhalb der Bewegungsliste das Feld Ausgleichssaldo.jpg. Solange Sie hier nicht den Wert Ausgleichssaldo 0.jpg stehen haben, erfolgt kein Ausgleich.

Analog hierzu können Sie natürlich einen Ausgleich auch wieder löschen. Hierzu lassen Sie sich durch Drücken des Knopfes Bewegungstab filter unausgeglichene.jpg die Ausgeglichenen Positionen anzeigen, markieren Sie mindestens eine Zeile der Position die geändert werden soll und betätigen Sie dann den Knopf Bewegungstab ausgleich löschen.jpg.

Kunden OPOS

Auf der Registerkarte Kunden-OPOS bekommen Sie die offenen Posten des Kunden nicht nur angezeigt, Sie können die Daten hier auch verwalten, sprich ausgleichen bzw. fehlerhafte Ausgleiche wieder löschen.

Adressen 11.png

Unterhalb der Tabelle mit den Offenen Posten gibt es mehrere Knöpfe, deren Funktionsweise nachfolgend erläutert wird.

Ganz links sehen Sie den Knopf Opostab anzeigen.jpg. Dieser Knopf ist nur aktiv, wenn maximal eine Zeile markiert ist. Wird dieser Knopf dann gedrückt, springt ecaros in das Buchungsjournal und zeigt die Verbuchung an.

Wollen Sie sich alle Zeilen mit einer bestimmen Belegnummer anzeigen lassen, können Sie das mit dem Knopf Opostab markieren.jpg. Nachdem Sie diesen Knopf gedrückt haben, öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie die gesuchte Belegnummer eingeben können.


Opostab markieren2.jpg


Als Nächstes gibt es die zwei Filterknöpfe Bewegungstab filter mandant.jpg und Opostab filter geschlossene.jpg. Auch hier dienen die Filterknöpfe der übersichtlicheren Anzeige der Offenen-Posten-Liste.

Auch hier werden mit dem Knopf Bewegungstab filter mandant.jpg nur die Bewegungen angezeigt, die unter der aktuellen Mandantennummer erfasst wurden.

Da es in dieser Maske in erster Linie um die Anzeige der offenen Posten geht, werden die ausgeglichenen (=geschlossenen) OPOS nicht mehr angezeigt. Um sich die geschlossenen OPOS wieder anzeigen zu lassen, drücken Sie den Knopf Opostab filter geschlossene.jpg.

Versehentlich ausgeglichene offene Posten können auch wieder geöffnet werden. Lassen Sie sich hierzu zunächst alle geschlossenen Posten anzeigen, Sie können dies mit dem Knopf Opostab filter geschlossene.jpg. Suchen Sie anschließend mit der Funktion Opostab markieren.jpg nach der Belegnummer. Markieren Sie dann mindestens eine Zeile des geschlossenen OPOS der wieder geöffnet werden soll und betätigen Sie dann den Knopf Opostab neu öffnen.jpg. Der Eintrag wird nun wieder als offener Posten geführt.

Um Positionen miteinander auszugleichen markieren Sie mindestens 2 Bewegungen mit der Maus, ergeben die Positionen als Ausgleichssaldo den Wert 0,00, können sie die Positionen mit dem Knopf Bewegungstab ausgleichen.jpg ausgleichen. Damit Sie bei mehr als 2 Positionen nicht direkt einen Taschenrechner zur Hand nehmen brauchen, gibt es links oberhalb der OPOS-Liste das Feld Ausgleichssaldo.jpg. Solange Sie hier nicht den Wert Ausgleichssaldo 0.jpg stehen haben, kann kein Ausgleich erfolgen. Um eine Teilzahlung zuzuordnen, benutzen Sie den Knopf Opostab teilausgleich.jpg, hierbei braucht der Ausgleichssaldo dann nicht Ausgleichssaldo 0.jpg sein. Mit Opostab teilausgleich löschen.jpg kann ein Teilausgleich auch wieder gelöscht werden.

Lieferantensalden

Auf dieser Registerkarte bekommen Sie eine Zusammenfassung der buchhalterischen Werte des Lieferanten angezeigt. Es handelt sich hierbei um eine wirtschaftsjahresbezogene Anzeige, daher erfolgt eine Unterscheidung in Periodensalden und Eröffnungsbilanzwert. Die Sektion Salden stellt dabei die Zusammenfassung dar.

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Salden


Feldbezeichnung Erläuterung
EB Soll Enthält den Wert Soll-Gesamt aus der Eröffnungsbilanz, sprich hier wird der Eröffnungsbilanzwert der gesamten Domäne ausgewiesen.
EB Haben Enthält den Wert Haben-Gesamt aus der Eröffnungsbilanz, sprich hier wird der Eröffnungsbilanzwert der gesamten Domäne ausgewiesen.
Soll Die kumulierten Werte des gesamten Jahres der Sollseite.
Haben Die Jahresverkehrszahlen der Habenseite.
Sollsaldo / Habensaldo Je nachdem, ob die Summe aus EB Soll - EB Haben + Soll - Haben einen positiven oder einen negativen Wert ergibt, wird ein Soll- oder ein Habensaldo ausgewiesen. Bei einem Lieferanten bedeutet ein Sollsaldo, daß das Autohaus noch eine Forderung gegen den Lieferanten hat, bei einem Habensaldo schuldet das Autohaus dem Lieferanten Geld.

Periodensalden


Bei den Periodensalden handelt es sich um die Auflistung der monatlichen Zahlen des Lieferanten im laufenden Wirtschaftsjahr.

Spaltenbezeichnung Erläuterung
Soll Alle Soll-Buchungen des Monats.
Bei Kreditoren bedeutet ein Soll-Wert, dass das Autohaus eine Forderung (z.B. Gewährleistungsgutschrift vom Hersteller) an den Lieferanten eingebucht hat.
Haben Die kumulierten Haben-Buchungen des Monats.
Bei Kreditoren bedeutet ein Haben-Wert, dass das Autohaus eine Verbindlichkeit (z.B. Teilerechnung) des Lieferanten eingebucht hat.
Sollsaldo Der saldierte Wert des Monats, wenn der Sollwert höher als der Habenwert ist.
Habensaldo Analog zum Sollsaldo, nur ist hier der Habenwert grösser.
Sollsaldo / Habensaldo kumuliert Prinzipiell wie Soll-/Habensaldo, nur dass hier die Jahresverkehrszahlen des Kontos und nicht die Monatsverkehrszahlen saldiert wurden.

Eröffnungsbilanz


Die Eröffnungsbilanzwerte des Lieferanten werden in dieser Tabelle mandantenweise aufgelistet.

Lieferantenbewegungen

Analog zu den Kundenbewegungen werden Ihnen auf dieser Registerkarte alle Bewegungen, die auf dem Kreditorenkonto der Adresse erfolgt sind, angezeigt. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um automatische Buchungen, z. B. Fahrzeugankäufe oder um manuelle Buchungen, z. B. sonstige Rechnungseingänge, handelt.

Adressen 13.png

Mit dem Knopf Bewegungstab wirtschaftsjahresauswahl.jpg können Sie zwischen den Wirtschaftsjahren umschalten.

Unterhalb der Bewegungsliste werden Ihnen weitere Knöpfe angezeigt, deren Funktionen nachfolgend erläutert werden.

Markieren Sie eine Zeile und betätigen Sie den Knopf Bewegungstab journalanzeige.jpg, ecaros springt anschließend in das Buchungsjournal und zeigt die Verbuchung der markierten Position an.

Mit den Filterknöpfen Bewegungstab filter mandant.jpg und Bewegungstab filter unausgeglichene.jpg können Sie die angezeigten Bewegungen der Übersichtlichkeit halber reduzieren, in dem einen Fall werden nur die Bewegungen angezeigt, die unter der aktuellen Mandantennummer erfolgt sind. Im zweiten Fall werden nur die Unausgeglichenen Bewegungen angezeigt.

Bitte beachten Sie
ecaros bietet die Möglichkeit, auch auf der Kontenbewegungsebene Positionen miteinander auszugleichen, dies kann als digitaler Ersatz zum klassischen Ausziffern von Kontenbewegungen angesehen werden.

Um Positionen gegeneinander auszugleichen markieren Sie mindestens 2 Bewegungen mit der Maus, ergeben die Positionen als Ausgleichssaldo den Wert 0,00, können sie die Positionen mit dem Knopf Bewegungstab ausgleichen.jpg ausgleichen. Damit Sie bei mehr als 2 Positionen nicht direkt einen Taschenrechner zur Hand nehmen brauchen, gibt es rechts oberhalb der Bewegungsliste das Feld Ausgleichssaldo.jpg. Solange Sie hier nicht den Wert Ausgleichssaldo 0.jpg stehen haben, erfolgt kein Ausgleich.

Analog hierzu können Sie natürlich einen Ausgleich auch wieder löschen. Hierzu lassen Sie sich durch Drücken des Knopfes Bewegungstab filter unausgeglichene.jpg die Ausgeglichenen Positionen anzeigen, markieren Sie mindestens eine Zeile der Position die geändert werden soll und betätigen Sie dann den Knopf Bewegungstab ausgleich löschen.jpg.

Lieferanten OPOS

Auf der Registerkarte Lieferanten-OPOS bekommen Sie die offenen Posten des Lieferanten nicht nur angezeigt, Sie können die Daten hier auch verwalten, sprich ausgleichen bzw. fehlerhafte Ausgleiche wieder löschen.

Adressen 14.png

Unterhalb der Tabelle mit den Offenen Posten gibt es mehrere Knöpfe, deren Funktionsweise nachfolgend erläutert wird.

Ganz links sehen Sie den Knopf Opostab anzeigen.jpg. Dieser Knopf ist nur aktiv, wenn maximal eine Zeile markiert ist. Wird dieser Knopf dann gedrückt, springt ecaros in das Buchungsjournal und zeigt die Verbuchung an.

Wollen Sie sich alle Zeilen mit einer bestimmen Belegnummer anzeigen lassen, können Sie das mit dem Knopf Opostab markieren.jpg. Nachdem Sie diesen Knopf gedrückt haben, öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie die gesuchte Belegnummer eingeben können.


Opostab markieren2.jpg


Als Nächstes gibt es die zwei Filterknöpfe Bewegungstab filter mandant.jpg und Opostab filter geschlossene.jpg. Auch hier dienen die Filterknöpfe der übersichtlicheren Anzeige der Offenen-Posten-Liste.

Auch hier werden mit dem Knopf Bewegungstab filter mandant.jpg nur die Bewegungen angezeigt, die unter der aktuellen Mandantennummer erfasst wurden.

Da es in dieser Maske in erster Linie um die Anzeige der offenen Posten geht, werden die ausgeglichenen (=geschlossenen) OPOS nicht mehr angezeigt. Um sich die geschlossenen OPOS wieder anzeigen zu lassen, drücken Sie den Knopf Opostab filter geschlossene.jpg.

Versehentlich ausgeglichene offene Posten können auch wieder geöffnet werden. Lassen Sie sich hierzu zunächst alle geschlossenen Posten anzeigen, Sie können dies mit dem Knopf Opostab filter geschlossene.jpg. Suchen Sie anschließend mit der Funktion Opostab markieren.jpg nach der Belegnummer. Markieren Sie dann mindestens eine Zeile des geschlossenen OPOS der wieder geöffnet werden soll und betätigen Sie dann den Knopf Opostab neu öffnen.jpg. Der Eintrag wird nun wieder als offener Posten geführt.

Um Positionen miteinander auszugleichen markieren Sie mindestens 2 Bewegungen mit der Maus, ergeben die Positionen als Ausgleichssaldo den Wert 0,00, können sie die Positionen mit dem Knopf Bewegungstab ausgleichen.jpg ausgleichen. Damit Sie bei mehr als 2 Positionen nicht direkt einen Taschenrechner zur Hand nehmen brauchen, gibt es links oberhalb der OPOS-Liste das Feld Ausgleichssaldo.jpg. Solange Sie hier nicht den Wert Ausgleichssaldo 0.jpg stehen haben, kann kein Ausgleich erfolgen. Um eine Teilzahlung zuzuordnen, benutzen Sie den Knopf Opostab teilausgleich.jpg, hierbei braucht der Ausgleichssaldo dann nicht Ausgleichssaldo 0.jpg sein. Mit Opostab teilausgleich löschen.jpg kann ein Teilausgleich auch wieder gelöscht werden.

Fahrzeuge

Auf dieser Registerkarte sehen Sie alle Fahrzeuge, die der Adresse zugeordnete sind. Die Darstellung ist aufgeteilt eine Tabelle mit den Fahrzeug- und eine Tabelle mit den Ausstattungsdaten.


Adressen 15.png

Fahrzeuge


  • Über den Knopf Bearbeiten klein.png Fahrzeug anzeigen/bearbeiten können Sie die Daten eines markierten Fahrzeuges verändern.
  • Wollen Sie von hier aus direkt ein neues Fahrzeug anlegen und diese auch gleich der Adresse zuordnen, so benutzen Sie hierfür den Knopf Neu klein.pngKundenfahrzeug anlegen

Ausstattungen


In dieser Tabelle werden Ihnen die Ausstattungsmerkmal des oben markierten Fahrzeuges angezeigt. Sie finden die Ausstattung in der Kundenfahrzeugmaske auch unter der Registerkarte Konfiguration und Preise.

Datenschutz

Ein wichtiger Punkt bei der Adressverwaltung ist die Behandlung der erfassten Kundendaten. Auf diesem Tab wird, sowohl für die Kommunikation zwischen dem Autohaus und dem Kunden (Inhouse-Datenschutzeinwilligung) also auch für die Kommunikation zwischen dem Hersteller und dem Kunden (Freigabe pro Marke), angegeben, ob und wie der Kunde kontaktiert werden darf. Für Auswertungen und Anschreiben können die Punkte der Datenschutzeinwilligung bei der Adresssuche selektiert werden.Wenn für eine Marke kein Eintrag gesetzt ist, werden bei den entsprechenden Herstellermeldungen auch keine Kundendaten versendet, bzw. die Daten laut Herstellervorgaben gekennzeichnet.

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Kontaktgründe


Soweit bekannt, werden bei den verschiedenen Herstellern auch die unterstützten Kontaktgründe vorgegeben.

Adressen Kontaktgründe.png

Bitte beachten Sie
Das Datum der letzten Aktualisierung und der Mitarbeiter der diese durchgeführt hat werden automatisch gesetzt. Wenn ein Auftrag für den Kunden eröffnet wird, wird geprüft, ob für die im Auftrag hinterlegte Marke und für die Inhouse-Einwilligung eine aktuelle Datenschutzerklärung vorliegt. Ist dies nicht der Fall, ist die Pflege der Daten direkt in der Auftragsbearbeitung möglich. Die Überprüfung erfolgt bei der Auftragsanlage, dem erneuten Öffnen des Auftrags und bei der Fakturierung und kann in den Mandanteneinstellungen beeinflusst werden. Hier kann man auch konfigurieren, ob die Einwilligungen unbegrenzt gültig sein sollen oder, falls nicht gewünscht, nach einem Jahr erneuert werden müssen.

Persönliches

Unter dieser Registerkarte können Sie zusätzliche persönliche Informationen zu einer Adresse verwalten. Sie können diese Daten sehr effektiv für gezielte Interessenten- und Kundenansprache benutzen. Diese Informationen bilden den Grundstock für ein erfolgreiches Kundenkontaktmanagement.

Adressen 16.png


Persönliches


Familienstand

Wählen Sie hier den zutreffenden Familienstand aus. Die Inhalte der Auswahlbox können Sie nicht indivuell anpassen.

Anzahl Kinder

In diesem Feld verwalten Sie die Anzahl der Kinder dieser Adresse

Erstkontakt durch

Mit dieser Auswahlbox können Sie hinterlegen, wie der Erstkontakt zustande gekommen ist. Sie bekommen in der Auswahlbox alle angelegten Kontakttypen angezeigt.

Arbeitgeber

Für die Daten des Arbeitergebers steht Ihnen ein Texteingabefeld in der Länge von 4096 Zeichen zur Verfügung.

Interessen


Für ein optimales Interessenten- und Kundenkontaktmanagement können Sie jeder Adresse beliebig viele Interessen zuordnen. Damit Sie auch später einfach nach diesen Interessen suchen können, müssen Sie diese in den Stammdaten unter dem Menüpunkt Vertrieb -> CRM -> Interessen anlegen. Dabei werden die Interessen noch nach sogenannten Interessentypen (Hobby, Sport, Musik) unterschieden.

Mit dem Knopf Plus16.png Interesse hinzufügen springen Sie in den Suchdialog über den Sie dann die angelegten Interessen abfragen und auch zuordnen können.

Falls Sie eine Zuordnung entfernen möchten, so markieren Sie diese und drücken den Knopf Minus16.png Interesse entfernen. Dabei wird nur die Zuordnung entfernt, das Interesse bleibt noch in den Stammdaten angelegt.

Zielgruppen


Um Ihre Adressdaten optimal zu klassifizieren, können Sie eine Adresse beliebig vielen Zielgruppen zuordnen. Diese Zielgruppen können Sie in den Stammdaten unter dem Menüpunkt Vertrieb -> CRM -> Zielgruppen anlegen.

Mit dem Knopf Plus16.png Zielgruppe hinzufügen springen Sie in den Suchdialog über den Sie dann die angelegten Zielgruppen abfragen und auch zuordnen können.

Falls Sie eine Zuordnung entfernen möchten, so markieren Sie diese und drücken den Knopf Minus16.png Zielgruppe entfernen. Dabei wird nur die Zuordnung entfernt, die Zielgruppe bleibt noch in den Stammdaten angelegt.

Services


Für eine optimale Betreuung Ihrer Kunden können Sie diesen auch noch sogenannte Services (z.B. Hol und Bringservice) zuordnen. Dadurch haben Sie immer die Wünsche Ihre Kunden im Blick. Die von Ihnen möglichen Services können Sie sich individuell unter dem Menüpunkt Vertrieb -> CRM -> Services anlegen. Mit dem Knopf Plus16.png Service hinzufügen springen Sie in den Suchdialog, über den Sie auf Ihre individuellen Services zugreifen können.

Falls Sie eine Zuordnung entfernen möchten, so markieren Sie diese und drücken den Knopf Minus16.png Services entfernen. Dabei wird nur die Zuordnung entfernt, der Services bleibt noch in den Stammdaten angelegt.

Kundentypen


Um besser auf Ihre Kunden eingehen zu können, haben Sie die Möglichkeit sich Kundentypen unter dem Menüpunkt Vertrieb -> CRM -> Kundentypen anzulegen und diesen Ihren Adressen zuordnen. Mit dem Knopf Plus16.png Kundentyp zuordnen springen Sie in den Suchdialog, mit dem Sie auf Ihre individuellen Kundentypen zugreifen können. Wenn Sie eine Zuordnung entfernen wollen, so drücken Sie den Knopf Minus16.png Kundentyp entfernen. Allerdings wird dann nur die Zuordnung entfernt, der Kundentyp bleibt noch in den Stammdaten angelegt.


Reifeneinlagerung

Unter dieser Registerkarte sehen Sie alle zu dieser Adresse zugeordneten Reifeneinlagerungen. Sie können auch von hier aus einen neue Ein- oder Auslagerung erstellen, in dem Sie auf den Knopf Neu klein.png Reifeneinlagerung hinzufügen klicken. Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag in der Tabelle oder mit dem Knopf Bearbeiten klein.png Reifeneinlagerung bearbeiten können Sie eine Reifeneinlagerung anpassen.

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Rechnungshistorie

Hier haben Sie den Überblick über alle Rechnungen, in der die Adresse entweder bei der Rechnungs-, der Liefer- oder der Leasingsadresse zugeordnet wurde. Zusätzlich zu den Rechnungen werden auch die Aufträge in dieser Tabelle mit angezeigt. Falls Sie im ecaros System mehr als einen Mandanten konfiguriert haben, werden natürlich alle Rechnungen dieser Adresse angezeigt, egal in welchem Mandant diese erstellt wurden.

Bitte beachten Sie
Wenn in den Mandanteneinstellungen die Option Auftragssuche auf eigene Aufträge beschränken aktiviert ist, so werden hier nur die Aufträge und Rechnungen des aktiven Mandanten angezeigt.

Wenn Sie detaillierte Informationen zu einer Rechnung benötigen, so können Sie diese über einen Doppelklick oder über den Knopf Bearbeiten klein.png Auftrag anzeigen/bearbeiten öffnen.


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Dokumente

Sie können einer Adresse beliebig viele unterschiedliche Dokumente zuordnen, wobei es keine Beschränkung hinsichtlich des Typs von Dokumenten (z.b. JPG, Word Dokument, PDF Dokument) gibt. Sofern es sich um ein Bild handelt, können Sie dieses noch in er der Spalte Zuordnung als Portrait kennzeichnen, dadurch wird dieses Bild automatisch auf der ersten Registerkarte angezeigt. In dem Dokumentenarchiv, in dem alle Dokumente gespeichert werden können Sie noch zusätzliche Bemerkungen oder Dokumententypen zuordnen.

Adressen 19.png

Über den Knopf Neu klein.png Dokument hinzufügen haben Sie die Möglichkeit, direkt von Ihrem Rechner ein beliebiges Dokument in das Archiv zu speichern oder über einen angeschlossenen Scanner einzuscannen und automatisch dieser Adresse zuzuordnen.

Über den Knopf Suche klein.png Dokumente zuordnen springen Sie direkt in das Dokumentenarchiv, in dem Sie das gewünschte Dokument aussuchen und dann zuordnen können.

Wenn Sie über den Suchdialog auf Ihre Archiv zugreifen wollen, dann benutzen Sie dazu den Knopf Suche klein.png Dokumente suchen. Auch hier wird das Suchergebnis automatisch der Adresse zugeordnet.

Wenn Sie ein Dokument über den Knopf Entfernen klein.png Dokument(e) entfernen löschen wollen, so wird die Zuordnung des ausgewählten Dokumentes zu dieser Adresse gelöscht. Das Dokument selber bleibt aber noch im Archiv gespeichert. Wenn Sie es vollständig löschen wollen, so müssen Sie dies auch im Dokumentenarchiv durchführen.

Über den Knopf Dokument(e) öffnen können Sie das ausgewählte Dokument anzeigen lassen. Hierfür muss allerdings in den Mitarbeitereinstellungen das Kommando für das externe Öffnen von Programmen hinterlegt sein.

Über Dokument(e) exportieren können Sie die ausgewählten Dokumente aus dem Dokumentenarchiv in Dateiform exportieren.

Im unteren Bereich werden die dem Dokument hinterlegten Schlagworte angezeigt und können auch direkt bearbeitet werden. Die Schlagwortbezeichnungen sind abhängig vom gewählten Dokumententyp.

Statistik

Auf dieser Registerkarte finden Sie eine kleine Auswahl an statistischer Werte zu dieser Adresse. Für umfangreiche Auswertung stehen Ihnen unter der Rubrik Listen noch mannigfaltige Abfragen zur Verfügung.

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Statistik


Letzter Servicerechnung

Hier wird das Datum der letzten Servicerechnung, bei dem die Adresse beteiligt war, gespeichert. Dieses Datum wird mit der Fakturierung des Serviceauftrages gefüllt. Mit dem Knopf Bearbeiten klein.png können Sie diese Sevicerechnung öffnen.

Letzte Fahrzeugrechnung

Hier wird das Datum der letzten Fahrzeugrechnung, bei dem die Adresse beteiligt war, gespeichert. Dieses Datum wird mit der Fakturierung des Fahrzeugauftrages gefüllt. Mit dem Knopf Bearbeiten klein.png können Sie diese Fahrzeugrechnung öffnen.

Letzte Rechnung

Hier wird das Datum der letzten Rechnung, bei dem die Adresse beteiligt war, gespeichert. Hierbei spielt es keine Rolle, welchen Auftragstyp diese Rechnung hatte. Dieses Datum wird mit der Fakturierung des Auftrages gefüllt. Mit dem Knopf Bearbeiten klein.png können Sie diese Rechnung öffnen.

Anlagedatum

Sobald eine Adresse gespeichert wird, wird das Anlagedatum mit dem Speicherdatum gefüllt.

Letzte Änderung

Sobald eine Adresse gespeichert/geändert wird, wird hier das Änderungsdatum gefüllt.

Letzte Änderung von

Sobald eine Adresse gespeichert/geändert wird, wird hier der Name des angemeldeten Mitarbeiters hinterlegt, von dem dies durchgeführt wurde.

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