Arbeitszeitverwaltung

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ecaros Menüpunkt: Arbeitsbereich Kundendienst - Zeiterfassung - Arbeitszeitverwaltung

Die Arbeitszeitverwaltung dient der gesamten Planung der Arbeitszeiten und der Urlaube für alle Ihre Mitarbeiter. Sie haben die Möglichkeit, sofern Sie die Berechtigung haben, hier für alle Mitarbeiter die Arbeitszeitmodelle zu hinterlegen und Urlaubsanträge an- bzw. abzulehnen. Außerdem steht Ihnen noch eine Übersicht über die genommenen Urlaube zur Verfügung.

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Inhaltsverzeichnis

Anzeigebereich

Über die Eingabefelder im Anzeigebereich können Sie die angezeigten Mitarbeiter und Zeitfenster in der Kalenderansicht einschränken.

Beginn / Ende

Über die beiden Datumsfelder grenzen Sie die Kalenderansicht ein. Dabei können Sie auch monats- und jahresübergreifende Daten eingeben.

Mandant / Alle Mandanten

Sofern Sie nur die Mitarbeiter eines Mandanten sehen wollen muss die Option Alle Mandanten deaktiviert werden. Ihnen steht dann die Auswahlbox für die einzelnen freigeschalteten Mandanten zur Verfügung. Über diese Auswahlbox werden alle Mitarbeiter angezeigt, die in den Mitarbeitereinstellungen den entsprechenden Mandanten als Stammmandanten zugeordnet haben. Die Freischaltung der Mandanten wird über die globalen Einstellungen gesteuert.

Mitarbeitergruppe / Alle Mitarbeitergruppen

Sofern Sie nur die Mitarbeiter einer Mitarbeitergruppe sehen wollen muss die Option Alle Mitarbeitergruppen deaktiviert werden. Ihnen steht dann die Auswahlbox für die einzelnen Mitarbeitergruppen zur Verfügung. Über diese Auswahlbox werden alle Mitarbeiter angezeigt, die in den Mitarbeitereinstellungen die entsprechende Mitarbeitergruppe zugeordnet haben.

Über den Knopf Ok Knopf.png Anzeigen wird die Anzeige des Kalenders und der Urlaubsübersicht aktualisiert.

Arbeitszeitverwaltung Kalender

Mit einem rechten Mausklick auf einen oder auch mehrere Tage im Kalender können Sie das Kontextmenü öffnen und entweder die unterschiedlichen Arbeitszyklen diesen Tagen hinterlegen, Urlaub/Krankheit manuell eintragen oder auch Arbeitszeitminderungen (z.B. Meistervertretung) eingeben.

Tipp
Mehrere Tage des Kalenders markieren Sie, in dem Sie die linke Maustaste gedrückt halten und über die gewünschten Tage ziehen. Mit der gedrückten STRG-Taste und der linken Maustaste können Sie auch nicht zusammenhängende Tage markieren.

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Zeitdefinition zuweisen

Über diesen Punkt können Sie den markierten Tagen des Kalenders eine Zeitdefinition zuweisen. Zeitdefinitionen können Sie in der Systemverwaltung anlegen und repräsentieren einen Arbeitstag mit den entsprechenden Pausenzeiten.

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Zeitdefinition löschen

Wollen Sie eine schon zugeordnete Zeitdefinition wieder löschen, dann markieren Sie dazu die gewünschten Tage und wählen dann diesen Menüpunkt.

Urlaub / Krankheit anlegen

Urlaub/Sonderurlaub kann zum einen über einen Urlaubsantrag eingereicht und genehmigt werden oder auch direkt über diesen Menüpunkt angelegt werden. Sie können zusätzlich noch Krankheit, Überstundenabbau über diesen Menüpunkt pflegen. Wenn Sie einen Tag mit Urlaub, Sonderurlaub, Krankheit oder Überstundenabbau markiert haben, dann wird dieser Tag mit einer oberen rechten roten Ecke gekennzeichnet.

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Bitte beachten Sie
Wenn ein Mitarbeiter an einem Tag bereits Anwesenheit gestempelt hat und dann für diesen Tag Krankheit eingepflegt wird, bekommt er nur die Differenz seiner Sollzeit zur Anwesenheit als Krank gewertet.

Arbeitszeitminderung anlegen

Arbeitszeitminderung wird als Abwesenheitszeit gewertet und vermindert die Kapazität in der Werkstattplanung. Sie kann entweder den ganzen Tag oder auch Stundenweise angelegt werden. Als Arbeitszeitminderung stehen Ihnen standardmäßig die Meistervertretung, Schulung oder Sonstiges zur Verfügung, weitere Zeitminderungstypen können in den Stammdaten angelegt werden. Sobald Sie einen Tag mit einer Arbeitszeitminderung markieren, wird dieser mit einer linken oberen grünen Ecke gekennzeichnet.

Bitte beachten Sie
Wenn Sie eine Arbeitszeitminderung an einem Tag anlegen, an dem schon eine andere Abwesenheit eingetragen wurde, dann bekommen Sie eine Warnmeldung. Sie können diese aber trotzdem anlegen. Allerdings wird die Arbeitszeitminderung bei Überschneidungen mit den Abwesenheiten Urlaub, Sonderurlaub, Überstundenabbau als Überstunden gewertet.
Bitte beachten Sie
Überschneidet sich die Arbeitszeitminderung mit einer anderen Arbeitszeitminderung an einem markierten Tag, dann müssen Sie zuerst die alte Minderung entfernen, bevor Sie die neue anlegen können. Dies können Sie über den Menüpunkt Abwesenheit entfernen durchführen.

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Mit Arbeitszyklus füllen

Arbeitszeitzyklen entsprechen einer oder mehrerer Arbeitswochen. Über diese können Sie z.B. einen Mehrschichtarbeitszeitmodell komfortabel abbilden. Sie können über diesen Menüpunkt einem Mitarbeiter einfach und schnell ein Arbeitszeitzyklus zuweisen. Nachdem Sie den entsprechenden Zyklus ausgewählt haben, können Sie noch die Zeitspanne eingeben, in der der Zyklus zugeordnet werden soll.

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Mit Standardzyklus füllen

Über den Menüpunkt Standardzyklus haben Sie die Möglichkeit komfortabel allen Ihre Mitarbeiter das entsprechenden Arbeitszeitmodell zuzuweisen. Dazu müssen Sie in den Mitarbeitereinstellungen den Mitarbeiter den gewünschten Arbeitszeityklus zuweisen und können diesen dann über den eingegebene Zeitraum dem ausgewählten oder auch allen Mitarbeiter zuweisen.

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Urlaubsanträge

ecaros verfügt über die Möglichkeit Urlaubsanträge zu verarbeiten. Dazu kann jeder Mitarbeiter (sofern die Berechtigung zugeordnet wurde) einen Urlaubsantrag einreichen. Der Vorgesetzte kann diesen dann genehmigen oder auch ablehnen. In der Tabelle für die Urlaubsanträge bekommen Sie alle Anträge der angezeigten Mitarbeiter dargestellt. Um einen Antrag zu genehmigen, markieren Sie diesen und bestätigen ihn mit den Knopf Plus16.png Antrag genehmigen. Der Urlaub wird dann in der Kalenderübersicht eingetragen.

Bitte beachten Sie
Wenn Sie die Abwesenheitstermine auch in dem Terminkalender von ecaros angezeigt haben wollen, dann können Sie diese Option in den Mitarbeitereinstellungen, entweder für jeden Mitarbeiter einzeln oder in der Systemverwaltung für alle Mitarbeiter aktivieren.

Wenn Sie einen Antrag über den Knopf Minus16.png Antrag ablehnen nicht genehmigen, dann können Sie zusätzlich noch einen Ablehnungsgrund eingeben, den der Mitarbeiter bei seinen Urlaubsanträgen mit angezeigt bekommt.

Über den Knopf Suche klein.png Antrag einblenden wird der Antragszeitraum hellblau im Kalender markiert. Sie können somit besser die Zeitplanung kontrollieren.

Urlaubsübersicht Kalender

In dieser Tabelle bekommen Sie einen vollständigen Überblick über alle genommenen und geplanten Urlaube Ihrer Mitarbeiter. Die Ansicht teilt sich in zwei Bereiche. zum einen den Bereich Auswahlübersicht und den Bereich Jahresübersicht.

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Auswahlübersicht


Urlaub

Genehmigter Urlaub im ausgewählten Zeitraum

Sonderurlaub

Genehmigter Sonderurlaub im ausgewählten Zeitraum

Jahresübersicht

Jahr

Hier wird das Jahr des aktuellen Tagesdatum angezeigt

Anspruch

Urlaubsanspruch in den aktuellen Jahr. Dieser ergibt sich aus den angelegten Urlaubsansprüchen für die angezeigten Mitarbeiter.

Rest (Vorj.)

Resturlaub aus dem Vorjahr. Dieser ist abhängig von dem eingetragenen Verfallsdatum beim Urlaubsanspruch und dem eingegebene Beginndatum in der Anzeigeselektion.

Gen. Resturlaub

genehmigter Resturlaub in dem aktuellen Jahr

Gen. Urlaub (Folgej.)

genehmigter Urlaub im Folgejahr (wenn ein Urlaubsanspruch aus dem aktuellen Jahr in dem Folgejahr genehmigt wird)

Verbleibend

Verbleibender Urlaubsanspruch (ohne die schon eingereichten aber noch nicht genehmigten Urlaubsanträge)

Planbar

verplanbarer Urlaubsanspruch. Hier werden auch die noch nicht genehmigten Urlaubsanträge berücksichtigt

Geplant

eingereichter Urlaub, der allerdings noch nicht genehmigt wurde

Urlaub

genehmigter Urlaub in dem aktuellen Jahr

Sonderurlaub

genehmigter Sonderurlaub in den aktuellen Jahr

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