Artikelrechnung zwischen Mandanten unterschiedlicher Finanzbuchhaltungsdomänen
Dieser Geschäftsvorfall beschreibt die Vorgehensweise, wenn Sie Artikel über einen Mandantenrechnung an einen anderen Mandanten in einer unterschiedlichen Finanzbuchhaltungsdomäne fakturieren.
D.h. ein Mandant erstellt eine Mandantenrechnung für einen oder mehrere Artikel an einen anderen Mandanten innerhalb seiner Hauptdomäne, allerdings in einer anderen Finanzbuchhaltungsdomäne. Mit diesen Rechnungsdaten soll dann automatisch eine Eingangsrechnung für den Eingangsrechnungsmandant generiert werden, damit dieser die Bestände und gegebenenfalls die Buchhaltung einfach und schneller aktualisieren kann.
| Bitte beachten Sie |
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| Sie sollten auf jeden Fall einen Standardlagerort in den Mandanteneinstellungen konfigurieren, damit die Bestände für noch nicht eingelagerte Artikel sauber geführt werden können. |
Inhaltsverzeichnis |
Erstellen Artikelauftrag im Ausgangsrechnungsmandanten
Als erstes erstellen wir eine Artikelrechnung in dem Mandanten, der die Artikel an einen anderen Mandanten fakturieren will, also dem Ausgangsrechnungsmandanten, mit der Rechnungsart Rechnung, der Auftragsart Artikelauftrag und dem Auftragstyp Mandant aus. Als Rechnungsempfänger wählen wir den gewünschten Mandanten aus, der die Artikel erhalten soll.
Aussuchen eines beliebigen Artikels
Nach dem wir die Auftragskopfdaten gefüllt haben, suchen wir uns einen beliebigen Artikel aus unserem Lager aus. Natürlich können wir auch einen Katalogartikel benutzen und diesen über ECAROS dann im Lager anlegen.
Fakturieren der Ausgangsrechnung
Mit den Knopf 
Fakturieren wird der folgenden Ablauf angestoßen:
1) Buchen des Lagerbestandes im Eingangsrechnungsmandanten
- es existiert eine Lagerortzuordnung für den Artikel (Lieferanten Adressnummer und Artikelnummer) im Eingangsrechnungsmandant
- bei einer eindeutigen Zuordnung wird der Lagerort des Artikels in die Mandanteneingangsrechnung übernommen. Bei einer Lagerung in mehreren Lagerorten, muss der Anwender den Lagerort manuell über das Kontextmenü der Auftragsbearbeitung hinzufügen, bzw. auswählen. D.h. der Lagerort und wird nicht vorgeblendet. Wurde kein Lagerort in der Eingangsrechnung ausgewählt, so ist eine Fakturierung dieses Auftrages nicht möglich.
- es existiert keine Lagerortzuordnung für den Artikel (Lieferanten Adressnummer und Artikelnummer) im Eingangsrechnungsmandant
- In der Mandanteneingangsrechnung wird der Standardlagerort (Konfiguration in den Mandanteneinstellungen) des Eingangsrechnungsmandant vorgeblendet
2) Buchen des Artikeleinkaufspreises in der Buchhaltung des Eingangsrechnungsmandanten
- es existiert eine Bestands- und Verbuchungscodezuordnung (i.e. ein Fibucode) für den Artikel (Lieferanten Adressnummer und Artikelnummer) im Eingangsrechnungsmandant
- der Bestands- und Verbuchungscode des Artikels aus dem Eingangsrechnungsmandant wird in die Eingangsrechnung übernommen
- es existiert keine Bestands- und Verbuchungscodezuordnung für den Artikel (Lieferanten Adressnummer und Artikelnummer) im Eingangsrechnungsmandant
- der Bestands- und Verbuchungscode (i.e. Fibucode) des Artikels muss von Benutzer manuell ergänzt werden. Sollte dann aber auch in den Artikeldaten für den Eingangsrechnungsmandant gespeichert werden.
Nach dem die Ausgangsrechnung fakturiert wird, wird von ECAROS automatisch eine Eingangsrechnung für den Eingangsrechnungsmandant erstellt.
Fakturieren der Eingangsrechnung
| Bitte beachten Sie |
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| Die Artikeleinkaufspreisbuchung in der Finanzbuchhaltung des Eingangsrechnungsmandanten wird nur dann durchgeführt, wenn Sie die Option Eingangsrechnung buchen (soweit möglich) unter den Domäneneinstellungen aktiviert haben. |
| Bitte beachten Sie |
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| Aufgrund von vielen möglichen Sonderfällen, wird die Einstands- und die Bestandbuchung nicht storniert, wenn Sie die Ursprungsrechnung stornieren. Sie müssen die Eingangsrechnung über den Knopf Gutschrift, manuell gut schreiben, dabei werden die Bestands- und Einstandsbuchungen korrigiert. |
Die vollständig automatisch erstellte Eingangsrechnung hat den folgenden Auftragskopf. Mit den Daten dieses Auftragskopfes können Sie sich dann individuelle Abfragen anlegen, um eine Liste aller eingegangen Rechnungen zu erstellen.
Noch handelt es sich hier um einen offenen Auftrag, also es wurden keinerlei Bestände oder Preise gebucht. Sie müssen zuerst die Positionen auf Vollständigkeit überprüfen. D.h. Sie müssen schauen, ob die Zuordnung des Lagerortes, des Verbuchungscodes, des Bestandscodes, der Preise und des Umsatzsteuercode korrekt ist. Sie können hier natürlich jederzeit Änderungen vornehmen, allerdings beeinflussen Sie dadurch die Lager- und Einstandsbuchung in Ihrem Mandanten.
Mit den Knopf Fakturieren werden dann die Bestände und die Buchung (je nach Domäneneinstellung) vorgenommen. Sie finden die entsprechende Einstandsbuchung dann in Ihrer Finanzbuchhaltung in dem konfigurierten Buchungsjournal.
