Auftragsannahme (Service)

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Die Auftragsbearbeitung ist der Dreh- und Angelpunkt im ecaros System. Hier werden alle Service, Gewährleistung-, Kulanz-, Artikel- und Fahrzeugrechnung erstellt und fakturiert. Außerdem werden alle Artikelbestellungen und -lieferscheine hier kontroliiert und in das Lager übernommen. Sie können über die Auftragsbearbeitung natürlich auch Adress- und Fahrzeugdaten anlegen oder bearbeiten.

Der Aufbau der Auftragsbearbeitung unterteilt sich in 9 unterschiedliche Bereiche. Diese Bereiche werden im folgenden mit Blickrichtung Kundendienst ausführlich erläutert.

Inhaltsverzeichnis

Auftragskopf

Hier im Auftragskopf entscheiden Sie, welcher Geschäftsvorfall in der Auftragsbearbeitung umgesetzt werden soll. Die hier eingegebenen Daten haben direkten Einfluss auf die Berechnung von Auftragspositionen, wie z.B. Verrechnungssätze, Vorgabezeiten oder Nachlässe u.v.m.

Auftragsbearbeitung 1.png

Auftragsbeschreibung


Geschäftsvorfall

Der Geschäftsvorfall dient der einfachen und schnellen Auswahl der Dialogfelder Rechnungsart, Auftragsart und Auftragstyp. Sie können in der Systemverwaltung eigene Geschäftsvorfälle anlegen, um die Arbeit in der Auftragsbearbeitung noch mehr zu beschleunigen. Dazu hinterlegen Sie für jeden Geschäftvorfall eine Rechnungsart, eine Auftragsart und einen Auftragstyp. Diese werden dann nach der Auswahl automatisch in den Auftragskopf übernommen, können aber auch noch manuell verändert werden.

Sie können einem Geschäftsvorfall auch eine schon fakturierte Rechnung oder einen Auftrag als Vorlage hinterlegen. Diese Rechnung oder Auftrag wird dann als Kopie geladen. Sie brauchen dann nur noch die Rechnungsadresse und/oder das Fahrzeug anzupassen und können mit den schon mal berechneten Positionen einen neuen Auftrag anlegen und fakturieren.

Bitte beachten Sie
Bei einer Rechnungskopie werden die Lagerorte der kopierten Artikel in den Stammdaten überprüft. Wenn der Artikel nicht mehr existiert oder mittlerweile nochmal neu angelegt wurde, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Über die rechte Maustaste/Artikel anlegen/bearbeiten gelangen Sie in die Artikelmaske, in der bereits die Artikelnummer vorgefüllt wird. Nun können Sie mit STRG-F nach dieser suchen und den gefundenen Artikel übernehmen. Sollte die Suche kein Ergebnis bringen, können Sie den Artikel hier gleich anlegen.

Status

Der Status eines Auftrages gibt den momentanen Bearbeitungszustand wieder. Sie beginnen im ecaros System immer mit einem Auftrag und je nachdem welche Aktion (z.B. Fakturieren, Freigeben) Sie dann durchführen, wird der Status dieses Auftrages verändert. Zusätzlich zu dem Status werden hier auch noch erweiterte Informationen mit angezeigt.

Die folgenden Status kennt das ecaros System.

Auftrag
sobald Sie in der Auftragsbearbeitung einen neuen Auftrag anlegen, bekommt dieser den Status Auftrag. Ein Auftrag kann jederzeit noch verändert werden. Alle Änderungen eines Auftrages haben keinerlei Auswirkungen auf die Finanzbuchhaltung oder auf irgendwelche Herstellermeldesysteme (z.B. Morse, Momek oder Autopart). Es gibt auch keinen definierten Zeitpunkt, bis zu dem ein Auftrag fakturiert, freigegeben oder abgeschlossen werden muss. Sobald Sie einen Artikel aus Ihrem Lager einem Auftrag hinzufügen, wird der Auftragsbestand um die entsprechende Menge erhöht. Dies hat zur Folge, dass die verfügbare Menge diese Artikels um den Auftragsbestand verringert wird. Sobald Sie diesen Artikel von dem Auftrag wieder entfernen, wird natürlich auch der Auftrags- und damit auch der verfügbare Bestand korrigiert.
Auftrag X-mal gedruckt
sobald der Auftrag gedruckt wurde, wird diese hier inkl. einer Menge angezeigt. Somit ist ersichtlich, ob der Auftrag bereits gedruckt wurde und sogar wie oft.
nicht gedruckte Rechnung
wenn Sie einen Auftrag über den Knopf Fakturieren klein.png Fakturieren verarbeiten (Finanzbuchhaltung verbuchen, Lagerbestände aktualisieren und Meldesysteme füllen), dann bekommt der Auftrag den Status nicht gedruckte Rechnung. D.h Sie können diesen nicht mehr verändern. Alle Eingabefelder werden gesperrt und Sie haben nur noch die Möglichkeit, die Rechnung zu drucken, zu stornieren oder einzelne Positionen davon gut zuschreiben.
gedruckte Rechnung
Sie können eine Rechnung jederzeit und so oft Sie wollen ausdrucken. Es gibt keinerlei Beschränkungen auf die Anzahl oder den Zeitpunkt des Druckes. Sobald Sie allerdings eine Rechnung zu ersten Mal drucken, bekommt Sie den Status gedruckte Rechnung. Anhand dieses Status können Sie z.B. entscheiden, ob nur noch ein Duplikat ausgedruckt werden darf. Dies ist aber abhängig von den für den Rechnungsdruck eingesetzten Formularen. Das Drucken einer Rechnung erfolgt über das Drucken.png Symbol (direkter Druck) oder über die Drucken mit Vorschau.png Druckvorschau in der Aktionsleiste. Mit einem Klick auf das schwarze Dreieck neben dem gewünschten Druckersymbol können Sie über ein Menü das gewünschte Formular für den Rechnungsdruck auswählen
abgeschlossen
wenn Sie einen Kostenvoranschlag oder eine Bestellung in einen Auftrag oder einen Lieferschein übernehmen, bekommt der ursprüngliche Kostenvoranschlag oder die ursprüngliche Bestellung den Status abgeschlossen. Sie können den Kostenvoranschlag oder die Bestellung bei der Übernahme auch automatisch löschen lassen. Dies konfigurieren Sie in der Systemverwaltung.
freigegeben
wenn Sie eine Rechnung über den Freigeben klein.png Freigeben Knopf schliessen, werden alle Artikelbestände gebucht und eventuell (bei Fahrzeugauftrag) Lagerfahrzeuge in den Kundenfahrzeugstamm übernommen. Allerdings findet noch keine Buchung in der Buchhaltung statt. Diese werden mit der Fakturierung des Freigegebene Auftrages durchgeführt. Sie können diesen Auftrag nach der Freigabe nicht mehr verändern.
Werkstatt fertig
beim Einsatz der integrierten Zeiterfassung können Monteure einen Auftrag direkt in der Zeiterfassung als abgeschlossen markieren. Dadurch können Sie zum einen in der Werkstattplanung erkennen, ob die Reparatur durchgeführt wurde ohne den verantwortlichen Monteur zu befragen und zum anderen sehen Sie diesen Status auch hier in der Auftragsbearbeitung

Rechnungsart

Rechnung
Wenn ein Auftrag zu einer Ausgangsrechnung werden soll, dann wählen Sie diese Rechnungsart aus. Dies ist z.B. bei Service-, Kulanz-, Artikel-, Fahrzeug- und Gewährleistungsrechnungen der Fall.
Gutschrift
Sofern Sie eine manuelle Gutschrift erstellen wollen, benutzen Sie dafür diese Rechnungsart. Mit einer Gutschrift können Sie Artikel wieder in das Lager übernehmen oder Rechnungspositionen einem Kunden gut schreiben.
Bitte beachten Sie
Um eine Rechnung zu stornieren, gibt es eine automatisierte Stornofunktion, die Sie in der Auftragsbearbeitung einsetzen können. Dazu müssen Sie keinen Geschäftsvorfall hinterlegen. Außerdem haben Sie auch die Möglichkeit Teilgutschriften automatisiert zu erstellen.
Kostenvoranschlag
Der Kostenvoranschlag dient dem Erstellen eines Auftrages, der keinerlei Auswirkung auf die Finanzbuchhaltung oder die Artikelbestände hat. Natürlich können Sie einen Kostenvoranschlag später, sofern gewünscht in einen Auftrag übernehmen. Hierzu gibt es in den Mandanteneinstellung verschiedenen Einstellungen, wie mit dem Kostenvoranschlag nach der Übernahme in einen Auftrag umgegangen werden soll.
Eingangsrechnung
die Eingangsrechnung kann zum einen der Ankauf oder die Inzahlungnahme eines Gebrauchtwagen oder zum anderen der Artikellieferschein eines Herstellers sein.
Bitte beachten Sie
Ein Ankauf oder eine Inzahlungnahme kann je nach Einstellung auch in der Finanzbuchhaltung gebucht werden, das gilt aber nicht für einen Artikellieferschein. Hier werden nur die Artikelbestände in der Lagerverwaltung mit der Fakturierung aktualisiert. Die entsprechenden Eingangsrechnungen müssen von der Buchhaltung manuell gebucht werden.
Eingangsgutschrift
mit dieser Rechnungsart können Sie z.B. manuelle Gutschriften zu einer Inzahlungnahme, einem Ankauf oder einem Artikellieferschein erstellen (siehe auch Rechnungsart Eingangsrechnung). Natürlich existiert genau wie bei den Rechnungen auch hier eine automatisierte Storno- und Gutschriftsfunktion.
Bestellung
die Bestellung wird für eine Artikelbestellung benötigt. Diese können Sie entweder manuell anlegen oder über die automatische Artikeldisposition (EDS) der Verbrauchsteile generieren lassen. Ein Bestellung lässt sich dann jederzeit in eine Eingangsrechnung und dann mit Fakturierung dieser in den Lagerbestand übernehmen.

Stornierter Auftrag

Sofern es sich bei der Rechnung oder Auftrag, um ein Storno zu einer älteren Rechnung handelt, sehen Sie hier in diesem Feld die Ursprungsauftragsnummer. Dies ist auch der Fall, wenn Sie die Rechnung gutgeschrieben und nicht vollständig storniert haben.

Lupe klein.png Knopf können Sie direkt in den Ursprungsauftrag verzweigen.

Marke

Das Feld Marke kann als Pflichtfeld hinterlegt werden. Nur so ist es möglich das die einzelnen Aufträge an die entsprechenden Markenhersteller gemeldet werden.

Auftragsart

Das ecaros System unterscheidet in 4 verschiedene Auftragsarten, die im folgenden erläutert werden.

Serviceauftrag
mit dieser Auftragsart sind alle Kundendienstaufträge gemeint. Dazu zählen Reparatur-, Gewährleistung-, Kulanzrechnungen.
Artikelauftrag
über diese Auftragsart werden Artikelverkäufe und -lieferscheine umgesetzt. Das kann ein Thekenverkauf oder auch ein Artikellieferschein sein (abhängig von der Rechnungsart).
Bitte beachten Sie
Mit dieser Auftragsart stehen Ihnen nur noch Artikelpositionen in der Auftragsbearbeitung zur Verfügung, Arbeitspositionen sind dann nicht mehr zugelassen und werden in dem Auftrag Rot markiert. Sie müssen diese Positionen entfernen, wenn Sie den Auftrag fakturieren wollen.
Fahrzeugauftrag
sobald Sie einen Neu- oder Gebrauchtwagen fakturieren wollen, wählen sie diese Auftragsart. Das gilt auch für den Ankauf oder die Inzahlungnahme eines Fahrzeuges. Ob es sich um eine Fahrzeugrechnung oder um einen Ankauf handelt ist abhängig von der Rechnungsart.
Fahrzeugzusatzauftrag
diese Auftagsart wird für die Berechnung von zusätzlichen Positionen einer Fahrzeugrechnung benötigt, die z.b. an einen anderen Rechnungsempfänger berechnet werden sollen. Als Beispiel wäre eine Leasingrechnung zu nennen. Die eigentliche Fahrzeugrechnung wird an die Leasinggesellschaft berechnet, während die z.B. Überführungskosten an den Endkunden berechnet werden sollen. Für die Überführungkosten müssen Sie dann diese Auftragsart auswählen.
Bitte beachten Sie
Rechnungen mit dieser Auftragsart werden nicht als Werkstattdurchgang für die Herstellerbezogenen Meldewesen (z.B. Skoda Morse, VW Momek u.a.) gezählt

Mitarbeiter

Über die Dialogbox Mitarbeiter ordnen Sie diesem Auftrag einen verantwortlichen Mitarbeiter zu. Sie bekommen in der Auswahlbox alle im ecaros System unter Mitarbeiter angelegten Mitarbeiter angezeigt. Vorgeblendet wird der aktuell angemeldete Benutzer, den Sie aber jederzeit noch ändern können. Sie können diesen Mitarbeiter auch auf den hinterlegten Formularen (Auftrag, Rechnung o.a.) drucken.

Auftragstyp

Mit dem Auftagstyp legen Sie fest an wen die Rechnung gestellt werden soll oder von wem die Artikel oder das Fahrzeug geliefert wurden. Der Auftragstyp ist abgängig von der vorher ausgewählten Rechnungs- und Auftragsart. Wenn Sie hier noch keine Auswahl getroffen haben, bleibt diese Dialogbox leer.

Kunde
Mit dieser Auftragsart sind alle Endkundenrechnungen oder Inzahlungnahmen gemeint. Handelt es sich um eine Service-, Artikel- oder Fahrzeugrechnung, so wählen Sie diesen Auftragstyp. Das gilt auch für eine Fahrzeuginzahlungnahme, allerdings nicht für einen Fahrzeugankauf.
Lieferant
Der Lieferant wird nur aufgeführt, wenn sie als Rechnungsart Eingangsrechnung, Eingangsrechnung Gutschrift oder Bestellung ausgewählt haben. Diese Auftragsart wird für die Übernahme von Artikellieferscheine oder Fahrzeugankäufen benötigt.
Gewährleistung
Mit dieser Auftragsart werden alle Herstellergewährleistungen umgesetzt. Das ecaros System wählt bei diesem Auftragstyp und der Marke des zugeordneten Fahrzeuges automatisch das entsprechende Herstellergewährleistungmodul, mit dem Sie zusätzlich zu Ihren Auftragsdaten auch die für den Hersteller wichtigen Gewährleistungsinformationen eingeben können.
Kulanz
dieser Auftragstyp entspricht der Gewährleistung mit den Unterschied, das je nach Kulanzanteil für den Kunden automatisch eine Gewährleistungsbeteiligungsrechnung erstellt wird, die dann separat abgerechnet werden kann.
Intern
für alle internen Aufträge, wie z.B. eine Fahrzeugaufbereitung, wählen Sie diesen Auftragstyp. Sie müssen dann ein Internes Konto statt einem Rechnungsempfänger auswählen, da die internen Aufträge nicht an einen Endkunden berechnet werden.
Mandant
für Rechnungen, die Sie unter den Mandanten erstellen wollen, gibt es diesen Auftragstyp. Sie können hier eigene Verrechnungssätze hinterlegen und auch die Verbuchung in der Finanzbuchhaltung unterschiedlich zu den regulären Rechnungen steuern. Als Rechnungsempfänger werden Ihnen alle konfigurierten Mandanten angeboten.
Gewährleistungbeteiligung
die Gewährleistungsbeteiligung wird für den Kundenanteil einer Kulanz benötigt. Dieser Auftragstyp kann entweder automatisiert aus einer Kulanz heraus erstellt werden oder auch manuell.
Bitte beachten Sie
Alle Artikel, die Sie über das Kontextmenü Kulanzmarkierung setzen grün markiert haben, sind bestandsneutral, werden also nicht aus dem Lagerbestand gebucht.

Verkäufer

Über die Dialogbox Ansprechpartner ordnen Sie diesem Auftrag einen verantwortlichen "Verkäufer" (Serviceberater oder Fahrzeugverkäufer) zu. Sie bekommen in der Auswahlbox alle im ecaros System unter Mitarbeiter angelegten Mitarbeiter angezeigt. Sie können diesen Ansprechpartner auch auf den hinterlegten Formularen (Auftrag, Rechnung o.a.) drucken.

Auftragsnummer

Bei der Auftragsnummer handelt es sich um eine eindeutige Nummerierung aller angelegten Aufträge. Die Nummerierung ist Mandantenabhängig und kann über die Systemverwaltung eingestellt werden. Mit der Standardeinstellung beginnen die Auftragsnummer mit der Nummer 1 und werden dann fortlaufend geführt. Dabei werden keine eventuell entstehenden Lücken (z.B. wenn ein Auftrag gelöscht wird) gefüllt.

Bitte beachten Sie
Die Auftragsnummer wird von ecaros automatisch vergeben. Das Eingabefeld ist nur aktiv, damit Sie über die Tastenkombination STRG+F (siehe auch Shortcuts) schnell einen existierenden Auftrag öffnen können.

Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer wird vom ecaros System automatisch mit dem Fakturieren einer Rechnung zugeordnet. Die Nummernkreise sind abhängig von den Einstellungen unter den Wirtschaftsjahres und Domäneneinstellungen.

Bitte beachten Sie
Sie können aber mit dem Shortcut STRG+F nach einer beliebigen Rechnungsnummer suchen.

Auftragsdatum

Wenn Sie einen neuen Auftrag eröffnen, dann wird in diesem Feld automatisch das aktuelle Tagesdatum vorgeblendet. Sie können das Datum natürlich noch beliebig verändern. Speichern Sie diesen Auftrag, dann wird dieses Datum als Auftragsdatum hinterlegt. Falls Sie das Auftragsdatum im nachhinein ändern wollen, brauchen Sie den Auftrag nur zu öffnen und dann das gewünschte Datum einzugeben. Sobald Sie diesen Auftrag wieder speichern, wird das alte Datum überschrieben.

Bitte beachten Sie
Das Auftragsdatum dient solange der Zuordnung von Mehrwertsteuersätzen und anderen wirtschaftsjahresabhängigen Informationen, bis ein Rechnungsdatum existiert. Wenn Sie ein Datum eingeben, das sich in einem Wirtschaftjahr befindet, das nicht mehr geöffnet ist, dann färbt sich das Symbol Lampe blau-klein.png hinter dem Eingabefeld blau. Wenn das eingegebene Datum in einem nicht existierenden Wirtschaftsjahr liegt, dann wird das Symbol Lampe rot klein.png rot. Sie können diesen Auftrag dann nicht speichern, da ecaros keinerlei Informationen über geltende Mehrwertsteuersätze hat, um in den Auftragspositionen korrekte Bruttowerte zu berechnen.

Rechnungsdatum

Das Rechnungsdatum wird automatisch mit Fakturierung einer Rechnung gefüllt. Dabei wird Ihnen in einem Dialog das aktuelle Tagesdatum vorgeblendet. Sie können das Datum natürlich noch anpassen, allerdings muss es innerhalb eines aktiven Wirtschaftsjahres liegen, da Sie ansonsten die Rechnung nicht fakturieren können.

Leistungsdatum

In diesem Feld können Sie das für den Auftrag gültige Leistungsdatum eingeben und auf dem Auftrag, wie auch auf der Rechnung, je nach Formularzuordnung, mit ausdrucken. Sie bekommen diese Datum aber auch noch mal bei der Fakturierung eines Auftrages vorgeblendet und können es dann noch füllen. Wenn Sie das Datum bei der Fakturierung leer lassen, wird das Datum mit dem Rechnungsdatum automatisch gefüllt.

Freigabedatum

Wenn Sie eine Rechnung nur freigeben (eventuelle Sammelrechung), wird das Freigabedatum automatisch mit dem vorgeblendeten Tagesdatum gefüllt. Sie können dieses Datum vor der Freigabe natürlich verändern. Allerdings nicht mehr, wenn eine Rechnung schon freigegeben wurde.

Annahme- und Abholtermin

Diese beiden Felder werden nur bei Einsatz der integrierten Kapazitätsplanung gefüllt. Wenn Sie aus der Kapazitätsplanung heraus einen Auftrag anlegen, wird der Annahme- und Abholtermin aus den Daten des Kapazitätsauftrages automatisch gefüllt.

Adressenauswahl


Im ecaros System können einem Auftrag, bzw. einer Rechnung mehrere Adressen zugeordnet werden. Jeder Adresse kommt dabei eine spezielle Bedeutung zu. Im folgenden werden die einzelnen Arten der Adressen aufgeführt und deren Bedeutung erläutert. Die Vorgehensweise bei der Zuordnung einer Adresse ist immer identisch, egal um welche Art von Adresse es sich handelt.

Hinter jedem Adressfeld befindet sich ein sogenanntes Schnellsuchfeld. In dieses Feld können Sie beliebige Daten einer Adresse eingeben und die Suche mit der ENTER Taste auslösen. ecaros sucht dann in den folgenden Felder nach diesen Daten:

  • Adressnummer
  • Vorname
  • Name
  • Strasse
  • PLZ
  • Stadt
  • Telefon (geschäftlich und privat)
  • Fax (geschäftlich und privat)
  • Mobil (geschäftlich und privat)
  • Mail (geschäftlich und privat)
  • Internet (geschäftlich und privat)
  • Debitoren- bzw. Kundennnummer
  • Kreditoren- bzw Lieferantennummer
  • Bemerkung

Hinter jedem Schnellsuchfeld befinden sich noch verschiedene Aktionsknöpfe. Die Funktionen dieser Knöpfe werden im Folgenden erläutert:

  • Schnellsuche klein.png = statt der ENTER Taste können Sie die Schnellsuche auch mit diesem Knopf auslösen
  • Neu klein.png = wenn eine Adresse noch nicht in den Stammdaten existiert, können Sie mit diesem Knopf in die Maske Adressen springen und eine neue Adresse anlegen. Wenn Sie diese dann speichern, kommen Sie automatisch wieder in die Auftragsmaske zurück und die neue Adresse wird zugeordnet.
  • Bearbeiten klein.png = wenn Sie eine Adresse zugeordnet haben und sich Daten (z.B Telefonnummer o.a.) dieser Adresse geändert haben, rufen Sie mit diesem Knopf die entsprechende Adresse in den Stammdaten auf und können die Daten entsprechend anpassen.
  • Suche klein.png = wenn Ihnen die Schnellsuche nicht ausreicht, können Sie über diesen Knopf in den Suchdialog springen und mit zusätzlichen Kriterien in den Stammdaten suchen.
  • Entfernen klein.png = um eine Adresse von einem Auftrag zu entfernen, klicken Sie auf diesen Knopf. Aber bitte beachten Sie, das dadurch nur die Zuordnung der Adresse zu dem Auftrag entfernt wird. Die Adresse bleibt in den Stammdaten noch gespeichert.
  • Diverse Adresse klein.png = mit diesem Knopf lässt sich die Diverse Adresse aktivieren. Die Diverse Adresse bietet Ihnen die Möglichkeit Rechnungen an Kunden zu fakturieren, die Sie nicht in Ihren Stammdaten anlegen wollen. Sie können die Adressdaten nur für den entsprechenden Auftrag erfassen.
    • Rechnungsadresse: hier müssen Sie ein Diverses Konto auswählen auf das die entsprechenden Erlöse verbucht werden können. Sie können die Diversen Konten in der Finanzbuchhaltung verwalten und sich auch eigene anlegen. Die Adressdaten können Sie auf der Registerkarte Adressen manuell eingeben. Diese Daten werden dann mit dem Auftrag gespeichert, allerdings nicht in den Stammdaten angelegt.
    • Ansprechpartner: hier brauchen Sie nur die Adressdaten auf der Registerkarte Adressen zu erfassen. Diese werden dann mit dem Auftrag gespeichert und nicht in den Stammdaten angelegt
    • Lieferadresse: hier brauchen Sie nur die Adressdaten auf der Registerkarte Adressen zu erfassen. Diese werden dann mit dem Auftrag gespeichert und nicht in den Stammdaten angelegt

Rechnungsadresse

Die Rechnungsadresse ist für einen Auftrag, bzw. eine Rechnung zwingend erforderlich. Ohne diese Adresse kann ein Auftrag nicht fakturiert werden. Mit der Rechnungsadresse werden auch die folgenden notwendigen Daten für die Berechnung und Verbuchung einer Rechnung geladen:

Wenn noch keine Rechnungsadresse einem Auftrag zugeordnet wurde, werden für die Berechnungen der Positionspreise die Standardeinstellungen aus der Systemverwaltung herangezogen.

Ansprechperson

Sie können im ecaros System einer Adresse beliebig viele Ansprechpersonen zuordnen. Wenn Sie eine Adresse mit Ansprechpersonen als Rechnungsadresse auswählen, dann bekommen Sie automatisch auch die zugeordneten Ansprechpersonen in einem Extradialog angezeigt. Sie können dann die gewünschte Ansprechperson auswählen und übernehmen. Zusätzlich können Sie aber auch manuell eine Ansprechperson über die obengenannten Möglichkeiten zuordnen. Für die Fakturierung hat die Ansprechperson keinerlei Auswirkungen.

Lieferadresse

Die Lieferadresse wird zum einen für eine Gewährleistungs- oder zum anderen für eine Selbstbeteiligungsrechnung benötigt. Wenn Sie als Rechnungsadresse einen Gewährleistungsdebitor oder eine interne Belastung (Auftragstyp = Intern) auswählen, wird der Fahrzeughalter automatisch als Lieferantenadresse übernommen. Dadurch haben Sie immer die eindeutige Zuordnung von Gewährleistung zu Kunden. Falls Sie eine Versicherungsrechnung mit Selbsbeteiligung schreiben wollen, können Sie auf der Positionsmaske eine Selbstbeteiligung eingeben und auch die Mehrwertsteuer dem Kunden belasten. ecaros erstellt dann automatisch zwei neue Rechnungen für den Kunden und nimmt als Rechnungsadresse die hier zugeordnete Lieferadresse.

Leasingnehmer

Die Leasingnehmeradresse ist nur auf der Registerkarte Adressen sichtbar, da Sie nur für verschiedene Spezialfälle benötigt wird. Wenn Sie eine Fahrzeugrechnung an einen Leasingnehmer schreiben, dann müssen Sie als Rechnungsadresse die entsprechende Leasinggesellschaft hinterlegen und als Leasingnehmer den Fahrer dieses Fahrzeuges. Mit Fakturierung dieses Fahrzeuges wird dann der Leasingnehmer automatisch als Fahrzeughalter übernommen.

Fahrzeugauswahl


Für eine Servicerechnung benötigen Sie auch Fahrzeugdaten, die Sie hier zuordnen können. Am einfachsten finden Sie ein Fahrzeug in Ihren Stammdaten über das Schnellsuchfeld. Da Sie hier beliebige Daten eines Fahrzeuges eingeben können. Sie können aber auch die anderen Felder (Fahrgestellnummer, Kennzeichen, Servicetyp u.a.) als Suchfelder für ein Fahrzeug benutzen. Dazu nutzen Sie den Shortcut STRG+F. ecaros sucht dann je nach ausgewählter Auftragsart (Fahrzeugauftrag = Lagerfahrzeug, Serviceauftrag/Artikelauftrag=Kundenfahrzeug) nach einem Kunden- und/oder Lagerfahrzeug. Wenn Sie keine Auftragsart ausgewählt haben, sucht ecaros in den Kunden- und Lagerfahrzeugen.

Bitte beachten Sie
Sie können auch einem Artikelauftrag ein Fahrzeug zuordnen.

Fahrgestellnummer

In diesem Feld wird die 17-stellige Fahrgestellnummer des ausgewählten Fahrzeuges eingeblendet. Sie können die Fahrgestellnummer in diesem Feld anpassen. Alle Änderung werden auch in den Stammdaten des Fahrzeuges mit übernommen. Sämtliche Eingaben in dieses Feld werden automatisch in Großschrift formatiert. Falls das Fahrzeug nur eine Lagernummer besitzt, bleibt dieses Feld leer.

Kennzeichen

Hier sehen Sie das aktuelle Kennzeichen des ausgewählten Fahrzeuges. Auch hier werden alle Änderung in die Stammdaten des Fahrzeuges übernommen.

KM Auftrag / Aktuell

Das ecaros System arbeitet mit zwei verschiedenen Kilometerständen in der Auftragsbearbeitung. Wenn Sie ein Fahrzeug einem Auftrag hinzufügen, wird der aktuelle und der auftragsbezogene Kilometerstand mit dem Fahrzeugkilometerstand gefüllt. Spätere Anpassungen an dem Kilometerstand des Fahrzeuges werden dann nur noch in dem aktuellem Kilometerstand berücksichtigt. Dadurch sehen Sie immer den Kilometerstand, mit dem der Auftrag eröffnet wurde. Sofern Sie in der Systemverwaltung die Aktualisierung des Kilometerstandes aktiviert haben, müssen Sie auch nur den aktuellen Kilometerstand anpassen.

Bezeichnung

In dieses Feld wird die aktuelle Bezeichnung des ausgewählten Fahrzeuges übernommen. Falls Sie das Eingabefeld vergrößern wollen, klicken Sie auf den Lupe klein.png Knopf.

HU-Datum

Das letzte HU-Datum finden Sie in diesem Feld. Falls Sie Arbeits- oder Artikelpositionen mit dem Kennzeichen HU-Datum anpassen in diesem Auftrag berechnen, wird das Datum automatisch nach den in der Systemverwaltung hinterlegten Regel aktualisiert. Manuelle Änderungen werden natürlich auch in die Fahrzeugstammdaten mit übernommen.

Erstzulassung

Die Erstzulassung des ausgewählten Fahrzeuges wird in diese Feld eingeblendet. Alle Änderungen werden auch in die Stammdaten des Fahrzeuges übernommen.

AU-Datum

Das letzte AU-Datum finden Sie in diesem Feld. Falls Sie Arbeits- oder Artikelpositionen mit dem Kennzeichen AU-Datum anpassen in diesem Auftrag berechnen, wird das Datum automatisch nach den in der Systemverwaltung hinterlegten Regel aktualisiert. Manuelle Änderungen werden natürlich auch in die Fahrzeugstammdaten mit übernommen.

Letzte Inspektion

Für die Letzte Inspektion dient dieses Feld. Falls Sie in der Systemverwaltung für die entsprechenden Herstellerkataloge Inspektionsarbeitspositionen definiert haben, wird dieses Datum mit dem Auftragsdatum überschrieben, sobald Sie eine dieser Positionen in dem Auftrag berechnen.

Servicetyp

Der Service Typ ist von entscheidener Bedeutung für die Übernahme der Vorgabezeiten aus den Herstellerarbeitspositionskatalogen. Wenn einem Fahrzeug kein Servicetyp zugeordnet wurde, dann werden auch keine Vorgabezeiten übernommen. Sie können die Daten aber hier manuell anpassen. Diese werden dann auch in die Stammdaten automatisch übernommen. Mit dem Suche klein.png Knopf können Sie auch in dem Herstellerkatalog über den bekannten Suchdialog suchen (nur falls dieser hinterlegt ist). Wenn Sie einen eingegebene Servicetyp mit einem Herstellerkatalog abgleichen wollen, dann benutzen Sie hierfür den Lupe klein.png Knopf.

Diverses Fahrzeug

Um eine Rechnung über ein Fahrzeug zu erstellen, dass Sie nicht in der Stammdaten anlegen wollen, können Sie mit dem Diverse Adresse klein.png Knopf ein diverses Fahrzeug aktivieren. Sie können dann die Daten manuell auf der Registerkarte Fahrzeug eingeben. Diese Daten werden dann nur mit dem Auftrag gespeichert und nicht in den Stammdaten angelegt.

Schnellsuche

Über die Schnellsuche können Sie einfach auf Ihre Fahrzeugstammdaten zugreifen. Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben und die Suche mit der ENTER-Taste auslösen. ecaros sucht dann in den folgenden Feldern nach dem eingegebenen Text:

  • Kennzeichen
  • Modellcode
  • Verkaufscode
  • Bezeichnung
  • HU-Datum
  • AU-Datum
  • Letzte Inspektion
  • Erstzulassung
  • KBA-Nummer
  • Bestelldatum
  • Zugangsdatum
  • Bemerkungen
  • Fahrgestellnummer
  • Lagernummer
  • Marke
  • Kunde/Halter Nachname

Funktionen Anlegen/Bearbeiten/Suchen/Entfernen

Hinter dem Schnellsuchfeld befinden sich zusätzliche Knöpfe, über die Sie sehr einfach verschiedene Funktionen ausführen können. Im Folgenden werden diese Funktionen näher erläutert:

  • Neu klein.png = falls das gesuchte Fahrzeug noch nicht in den Lagerfahrzeugen angelegt ist, können Sie mit diesem Knopf direkt in die Lagerfahrzeugverwaltung springen und den fehlenden Lagerwagen anlegen.
  • Neuer Lagerwagen klein.png = falls das gesuchte Fahrzeug noch nicht in den Kundenfahrzeugen angelegt ist, können Sie mit diesem Knopf direkt in die Kundenfahrzeugverwaltung springen und das fehlende Kundenfahrzeug anlegen.
  • Bearbeiten klein.png = wenn sich die Daten eines Fahrzeuges geändert haben, können Sie je nach Fahrzeugart (Lager- oder Kundenfahrzeug) mit diesem Knopf direkt in die Fahrzeugverwaltung springen und die Daten entsprechend ändern. Dies müssen Sie allerdings nur für Daten machen, die nicht in der Auftragsbearbeitung in der Rubrik Fahrzeug angezeigt werden.
  • Suche klein.png = mit diesem Knopf springen Sie in den Suchdialog, falls Ihnen die hier angebotenen Suchkriterien nicht ausreichen.
  • Entfernen klein.png = um ein Fahrzeug von einem Auftrag zu entfernen, klicken Sie auf diesen Knopf. Bitte beachten Sie aber, dass die Daten des Fahrzeuges in den Stammdaten erhalten bleiben. Es wird nur die Zuordnung zu dem aktuellen Auftrag entfernt.

Positionen

Unter dieser Registerkarte stellen Sie die Auftrags-, bzw. Rechnungspositionen zusammen. Dabei kann es sich um Artikel-, Arbeitspositionen, Artikel ohne Bestandsführung, Fahrzeug- oder einfache Textpositionen handeln. Für die Zusammenstellung steht Ihnen zum einen das Kontextmenü in der Positionstabelle zur Verfügung und zum anderen auch die Eingabe über die Schnelleingabeleiste.

Auftragsbearbeitung 2.png

Positionstabelle


Die Positionstabelle listet Ihnen alle Auftragspositionen auf. Sie können hier über das Kontextmenü neue Positionen hinzufügen oder über einen Doppelklick auf ein gewünschtes Feld, den Inhalt nach Ihren Wünschen verändern. Im folgenden wird das Kontextmenü erläutert, das Sie über einen Klick mit der rechten Maustaste innerhalb der Tabelle aufrufen können. Menüeinträge, die hellgrau hinterlegt sind, können Sie nicht ausführen, da eine Bedingung für diese Funktion nicht erfüllt ist.

Kontext Menu Positionstabelle.png

Positionen hinzufügen

Über diesen Menüpunkt fügen Sie einfach leere Auftragspositionen hinzu, die Sie dann manuell ergänzen können, bzw. müssen. Um die Daten einer Position zu bearbeiten müssen Sie mit der linken Maustaste auf das gewünschte Feld doppelklicken. Danach öffnet sich ein Eingabedialog, über den Sie je nach Feld die gewünschten Daten anpassen könnnen. Die leere Position wird immer unterhalb der Stelle in der Positionstabelle hinzugefügt, die aktuell markiert ist.

Bitte beachten Sie
Wenn Sie auf ein Textfeld (z.B. Bezeichnung) klicken, dass eine Eingabe über mehrere Zeilen zu läßt, dann öffnet sich eine kleines gelbes Eingabefenster. Hier können Sie auch mehrzeiligen Text eingeben. Eine neuen Zeile bekommen Sie mit der Tastenkombination SHIFT+ENTER. Wenn Sie nur die Taste ENTER betätigen, wird das Eingabefeld wieder geschlossen

Die folgenden Positionsarten werden Ihnen hier angeboten:

Arbeitsposition
Mit dieser Funktion wird eine leere Arbeitsposition in den Auftrag übernommen. Felder, die für eine Berechnung notwendig sind, werden automatisch mit Standardwerten gefüllt. Vorgeblendet werden die Daten für Menge, Verkaufspreis Brutto/Netto (entspricht dem Standardverrechnungssatz), Betrag (Menge * Verkaufspreis), Ust.-Basiscode und Verbuchungscode. Es werden jeweils die Einträge, welche in den Stammdaten als Standard markiert sind, in den Auftrag übernommen.

Für die Verrechnungssatz Zuordnung wird die folgenden Reihenfolge berücksichtigt:

  • wenn dem Kunden und dem Fahrzeug kein Verrechnungssatzkennzeichen zugeordnet wurde, wird das Standardverrechungssatzkennzeichen genommen
  • wenn dem Kunden kein und dem Fahrzeug ein Verrechnungssatzkennzeichen zugeordnet wurden, dann wird das Verrechnungssatzkennzeichen des Fahrzeuges genommen
  • wenn dem Kunden und dem Fahrzeug ein Verrechnungssatzkennzeichen zugeordnet wurden, dann hat der Verrechnungssatzkennzeichen des Kunden die höhere Priorität
Artikel
Mit dieser Funktion wird eine leere Artikelposition in den Auftrag übernommen. Felder, die für eine Berechnung notwendig sind, werden automatisch mit Standardwerten gefüllt. Vorgeblendet werden die Daten für Menge, Verkaufspreis Brutto/Netto (wird immer mit 0,00 EUR vorgeblendet), Betrag (Menge * Verkaufspreis), Einkaufspreis (wird immer mit 0,00 EUR vorgeblendet),Ust.-Basiscode und Verbuchungscode. Es werden jeweils die Einträge, welche in den Stammdaten als Standard markiert sind, in den Auftrag übernommen.
Bitte beachten Sie
Wenn Sie eine Artikelposition manuell hinzufügen, die Sie nicht aus Ihrem Lager entnehmen, so wird auch keinerlei Bestandskorrektur durchgeführt. Außerdem müssen Sie alle für die Buchhaltung relevanten Daten eingeben. Sehr häufig wird der Einkaufspreis bei solchen Positionen vergessen.
Auftragstext
der Auftragstext dient dem Aufnehmen von Kundenwünschen bei der Auftragserfassung. Wenn Sie einen neuen Auftrag eröffnen, dann fügen Sie eine leere Auftragstextposition hinzu und bearbeiten die Bezeichnung mit einem Doppelklick oder fügen einen Textbaustein aus Ihren Stammdaten hinzu. Sie können dann in beliebig vielen Zeilen mit maximal 2000 Zeichen die Kundenwünsche aufnehmen. Bitte beachten Sie hierzu auch den obenaufgeführten Hinweis. Wenn Sie den Auftrag fakturieren wollen, brauchen Sie den Auftragstext nicht zu entfernen, da dieser nicht auf der Rechnung gedruckt wird. Sie haben dadurch jederzeit die Möglichkeit über die Rechnungshistorie die Informationen anzuschauen und zu drucken, die Sie bei der Auftragsannahme eingegeben haben.
Rechnungstext
der Rechnungstext dient dem Aufnehmen von zusätzlichen Informationen zu einer Rechnung. Sie können eine leere Rechnungstextposition hinzufügen und diese mit Doppelklick auf die Bezeichnung bearbeiten oder einen Textbaustein aus Ihren Stammdaten heraussuchen und diesen auf die Rechnung hinzufügen. Die Bezeichnung kann maximal 2000 Zeichen aufnehmen. Bitte beachten Sie hierzu auch den obenaufgeführten Hinweis. Mit der Einstellung Rechnungstext nicht auf Aufträge drucken können Sie den Druck des Rechnungstext auf Aufträge beeinflussen.
Teilsumme
mit einer Teilsumme können Sie die Beträge einzelner Position aufsummieren und ausdrucken. Dabei wird bei einer Teilsumme immer die Summe der Positionen von einer Teilsumme bis zur nächsten ausgewiesen. D.h. wenn Sie eine Teilsumme nach den ersten 5 Positionen einfügen, dann werden die Positionen 1 - 5 summiert. Fügen Sie danach eine Teilsumme nach der 10. Position ein, werden in dieser Teilsumme die Positionen von 6 - 10 summiert. Sie können sich auch automatisiert Teilsummen von ecaros einfügen lassen. Dies konfigurieren Sie in den Mandanteneinstellungen der Systemverwaltung.
Zwischensumme
die Zwischensumme dient dem Summieren von Beträgen einzelner Positionen. Dabei werden bei einer Zwischensumme immer die Positionen 1 - Nr. an der die Zwischensumme steht aufsummiert. D.h wenn Sie eine Zwischensumme nach den ersten 5 Positionen einfügen, dann werden die Beträge der Positionen 1 - 5 summiert. Fügen Sie danach eine Zwischensumme nach der 10. Position ein, werden die Positionen 1 - 10 summiert. Sie können sich auch automatisiert Zwischensummen von ecaros einfügen lassen. Dies konfigurieren Sie in den Mandanteneinstellungen der Systemverwaltung.

Positionen splitten

Über diese Funktion können Sie einen Auftrag, der an verschiedene Kunden abgerechnet werden soll, aufteilen. Ein Beispiel wäre, wenn Sie einigen Positionen in einem Gewährleistungsauftrag abrechnen und andere Positionen direkt an den Kunden. Dazu müssen Sie die gewünschten Positionen markieren. Entweder in dem Sie die STRG Taste gedrückt halten und alle gewünschten Positionen mit der linken Maustaste anklicken oder in dem Sie die SHIFT Taste gedrückt halten, die erste Positionen anklicken und die letzte, dann werden alle Positionen zwischen diesen beiden markiert. Diese Positionen werden dann farblich markiert. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die farbliche Markierung, sie bekommen dann das Kontextmenü angezeigt und haben dann die folgenden Möglichkeiten,

in neuen Auftrag verschieben
es wird ein neuer Auftrag mit den markierten Positionen angelegt und gespeichert. Als Kunden und Fahrzeugdaten werden die vom Ursprungsauftrag übernommen. Sie können diese aber noch jederzeit anpassen. Nach der Übernahme werden Sie noch gefragt, ob Sie mit dem Ursprungsauftrag oder mit dem neuen Auftrag weiterarbeiten wollen. Die Auftragspositionen werden dann von dem Ursprungsauftrag gelöscht.
in bestehenden Auftrag verschieben
mit dieser Funktion springen Sie in den Suchdialog und können nach einen bereits angelegten offenen Auftrag suchen. Die markierten Positionen werden dann an das Ende dieses Auftrages hinzugefügt und aus dem Ursprungsauftrag entfernt. Nach der Übernahme werden Sie noch gefragt, ob Sie mit dem Ursprungsauftrag oder mit dem Zielauftrag weiterarbeiten wollen.
in neuen Auftrag kopieren
es wird ein neuer Auftrag mit den markierten Positionen angelegt und gespeichert. Als Kunden und Fahrzeugdaten werden die vom Ursprungsauftrag übernommen. Sie können diese aber noch jederzeit anpassen. Nach der Übernahme werden Sie noch gefragt, ob Sie mit dem Ursprungsauftrag oder mit dem neuen Auftrag weiterarbeiten wollen. Die Auftragspositionen bleiben aber in dem Ursprungsaufrag erhalten und werden nicht gelöscht.
in bestehenden Auftrag kopieren
mit dieser Funktion springen Sie in den Suchdialog und können nach einen bereits angelegten offenen Auftrag suchen. Die markierten Positionen werden dann an das Ende dieses Auftrages hinzugefügt, bleiben aber in dem Ursprungsauftrag erhalten. Nach der Übernahme werden Sie noch gefragt, ob Sie mit dem Ursprungsauftrag oder mit dem Zielauftrag weiterarbeiten wollen.
Umbuchen von Zeitstempel beim Splitten
Wenn Sie die integrierte Zeiterfassung von ecaros einsetzen und auf den Auftrag schon Zeitstempel existieren, dann wird Ihnen vor dem Splitten ein Dialog (siehe unten aufgeführte Grafik) mit der Zeitstempelauswahl angezeigt. Über den Sie auch Teile der gestempelten Zeiten in den neuen oder existierenden Auftrag automatisch mit übernehmen können. Sie können durch einen Doppelklick auf die Spalte Umzubuchende Dauer den Wert natürlich auch individuell anpassen. Der Wert wird auf Basis des prozentualen Anteils der berechneten Zeit an der Gesamten berechneten Zeit vorgeblendet.

Auftragsbearbeitung Zeiterfassung Splitten Zeitstempel.png

Positionen entfernen

Positionen, die Sie irrtümlich auf einen Auftrag hinzugefügt haben können Sie sehr einfach über diese Funktion entfernen. Markieren Sie dazu die gewünschte Position mit der linken Maustaste. Mehrfach Selektionen über die STRG und SHIFT Taste sind natürlich auch möglich.

Pakete anlegen

Mit diesen Funktion können Sie alle markierten Positionen in einem neuen Paket speichern. ecaros übernimmt diese Positionen dann in die Maske der Paketverwaltung. Sie müssen nun noch die fehlenden Informationen ergänzen und das Paket anlegen.

Pakete auflösen

Übernehmen Sie ein Paket in die Positionstabelle, so wird dieses Paket in der Farbe Orange markiert und mit einen Kopfposition (Bezeichnung) versehen. Sie können nicht einzelne Positionen aus diesem Paket löschen.

Positionstabelle Pakete.png

Über diese Funktion haben Sie die Möglichkeit ein Paket in seine einzelnen Positionen aufzusplitten. Dadurch wird die Kopfpositionn entfernt und die Paketpositionen werden wie normale Auftragspositionen behandelt.

Bitte beachten Sie
Wenn Sie die Berechnung eines Paketes auf eine andere Art als Einzelne Berechnung eingestellt haben, kann dies beim Auflösen eines Paketes nicht mehr berücksichtigt werden. Die Positionen werden dann als Einzelpositionen berechnet.

Position hoch

Über diese Funktion können Sie einzelne oder auch mehrere Positionen innerhalb der Tabelle nach oben verschieben. Dazu müssen Sie die gewünschten Positionen mit der Linken Maustaste markieren.

Bitte beachten Sie
Falls Sie in der Systemverwaltung eine automatische Sortierung eingestellt haben, werden Ihre manuellen Änderungen eventuell überschrieben

Position runter

Über diese Funktion können Sie einzelne oder auch mehrere Positionen innerhalb der Tabelle nach unten verschieben. Dazu müssen Sie die gewünschten Positionen mit der Linken Maustaste markieren.

Bitte beachten Sie
Falls Sie in der Systemverwaltung eine automatische Sortierung eingestellt haben, werden Ihre manuellen Änderungen eventuell überschrieben

Position sortieren

Über diese Funktion können Sie die eingegeben Positionen nach Ihren Einstellungen in der Systemverwaltung automatisch sortieren lassen. Eventuelle manuelle Sortierung werden natürlich überschrieben.

Verkaufspreis anpassen

Mit dieser Funktion können Sie den Verkaufspreis mehrerer Positionen auf einmal anpassen.

Positionstabelle Verkaufspreis anpassen.png

Für diese Funktion stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung.

prozentual
alle eingegebenen Werte werden als Prozentwerte interpretiert und auf den Originalverkaufspreis aufgeschlagen oder abgezogen. Sie erkennen die Prozenteingabe am Prozentzeichen hinter der Eingabe.
als Nachlass
Wenn Sie diese Option aktiviert haben, wird der eingegebene Wert als Nachlass interpretiert und nicht direkt auf den Verkaufspreis aufgeschlagen oder abgezogen. Sie können sich dies anhand der Spalten Nachlass in % und Nachlass anzeigen lassen. Bei aktivierter Option werden die Optionen absolut und netto deaktiviert.
Bitte beachten Sie
Dass Sie Werte negativ eingeben müssen, wenn Sie einen effektiven Nachlass erreichen wollen.
absolut
Um diese Option zu aktivieren, muß die Option prozentual deaktiviert sein. Bei aktivierter Option wird der eingegebene Betrag als Verkaufspreis übernommen.
Bitte beachten Sie
Der ursprüngliche Verkaufspreis wird überschrieben. Sie können Ihre Änderungen nur rückgängig machen, wenn Sie den geänderten Verkaufspreis wieder manuell überschreiben.
netto
Diese Option ist nur aktiv, wenn die Option als Nachlass deaktiviert ist. Hierrüber können Sie beeinflussen, ob der eingegebene Betrag als Netto (wenn aktiviert) oder als Brutto Wert übernommen werden soll.

Verrechnungssatzcode ändern

Mit dieser Funktion können Sie für alle markierten Arbeitspositionen den Verrechnungssatzcode anpassen. Sie bekommen hier die vollständige Auswahl aller angelegten Verrechnungssatzcodes angezeigt

Artikel anlegen/bearbeiten oder Arbeitsposition bearbeiten

Über diese Funktion können Sie manuell einen Artikel/Arbeitsposition in Ihren Stammdaten anlegen oder bearbeiten. Dazu müssen Sie eine entsprechende Position entweder aus Ihren Stammdaten oder manuell in die Positionstabelle hinzufügen. Sie gelangen dann je nach Positionsart in die Artikel- oder Arbeitspositionsverwaltung.

Lagerort wechseln

Wenn Sie einen Artikel aus Ihrem Lager in der Positionstabelle markieren, können Sie über diese Funktion den Lagerort dieses Artikels verändern. Diese Funktion dient bei einer Ausgangsrechnung dazu einen Artikel aus einem anderen Lagerort zu entnehmen und bei einer Eingangsrechnung dazu einen Artikel in einen anderen Lagerort einzulagern.

Lagerort hinzufügen

Wollen Sie einen Artikel einem neuen Lagerort hinzufügen, dann setzen Sie hierfür diese Funktion ein. Markieren Sie einen Artikel aus Ihrem Lager in der Positionstabelle und wählen Sie über den Suchdialog den gewünschten Lagerort aus. Der Artikel wird dann bei einer Ausgangsrechnung aus diesem Lagerort entnommen und bei einer Eingangsrechnung diesem Lagerort hinzugefügt.

Artikel in Bestellung übernehmen

Wenn ein Artikel nicht in ausreichender Menge vorhanden ist, können Sie den Fehlbestand über diese Funktion manuell in eine Bestellung übernehmen. Wenn ecaros keine offene Bestellung für den Artikellieferanten findet, können Sie sich eine neue Bestellung anlegen lassen. Mit einem Doppelklick auf die Spalte Menge, können Sie die vorgeschlagenen Menge auch noch individuell anpassen.

Auftragsbearbeitung Artikel in Bestellung.png

Begr. Tabellenbreite

Die Funktion dient der besseren Darstellung der Positionstabelle. Sie funktioniert wie ein Schalter, der einrastet. Sobald Sie diese Funktion auswählen, werden die Spalten der Positionstabelle auf den maximal anzeigbaren Platz aufgeteilt.

Text, der nicht mehr angezeigt werden kann, wird abgeschnitten und mit 3 Punkten (...) gekennzeichnet. Sie können sich diesen Text anzeigen lassen, in dem Sie mit der Maus über das Feld gehen. ecaros öffnet dann einen Tooltip mit dem gesamten Inhalt dieser Spalte.

Opt. Tabellenbreite

Mit dieser Funktion verbreitern Sie alle Spalten, auf eine Größe, dass der Inhalt immer lesbar ist und nicht abgeschnitten wird. Das bedeutet eine Spalte wird so breit, wie der breiteste Text in dieser Spalte.

Spaltenauswahl

Über diese Funktion können Sie die angezeigten Spalten in der Positionstabelle beeinflussen. Die Spaltenauswahl arbeitet nach den gleichen Prinzipien, wie die Spaltenauswahl eines Suchergebnisses.

Auftragspositionen suchen

Handelt es sich um einen sehr umfangreichen Auftrag mit vielen Positionen und Sie möchten gerne eine spezielle Position anpassen ohne den ganzen Auftrag durchsuchen zu müssen, dann können Sie dies mit dieser Funktion komfortabel durchführen. Sie gelangen dann in einen Suchdialog, über den Sie mit unterschiedlichen Kriterien nach Auftragspositionen suchen können.

Schnelleingabeleiste


Über die Schnelleingabeleiste können Sie einfach Positionen aus Ihrem Stammdaten einem Auftrag hinzufügen. Zusätzlich werden Ihnen hier die gleichen Funktionen, wie im Kontextmenü der Auftragspositionstabelle angeboten.

Positionstabelle Schnellsuchleiste.png

Position suchen

Diese Funktion entspricht der Funktion Auftragspositionen suchen des Kontextmenüs. Handelt es sich um einen sehr umfangreichen Auftrag mit vielen Positionen und Sie möchten gerne eine spezielle Position anpassen ohne den ganzen Auftrag durchsuchen zu müssen, dann können Sie dies mit dieser Funktion komfortabel durchführen. Sie gelangen dann in einen Suchdialog, über den Sie mit unterschiedlichen Kriterien nach Auftragspositionen suchen können.

Schnellsuche in Eingabeleiste

Die Schnellsuche setzt sich aus mehreren Auswahl- und Eingabefeldern zusammen. Es fängt an mit der Auswahl der gewünschten Positionsart, geht über die Eingabe der Menge (nur bei Artikelpositionen) und endet mit der Eingabe eines Suchkriteriums in das Schnellsuchfeld. Ihnen stehen die folgenden Positionsarten zur Verfügung:

Arbeitspositionen, Arbeitsposition Katalog, Artikel, Artikel Katalog, Artikel ohne Bestandsführung, Auftragstext, Rechnungstext, Service Paket, Stücklisten Paket

Das Feld Menge wird nur bei den Positionsarten Artikel und Artikel - Katalog freigeschalten. Als Standard wird hier die 1 vorgeblendet. In das Schnellsuchfeld können Sie jetzt beliebige Kriterien ihrer Auftragsposition eingeben. ecaros sucht dann in den folgenden Feldern:

Artikel, Artikel - Katalog oder Artikel ohne Bestandsführung:

  • Artikelnummer
  • Ersetzende Artikelnummer
  • Bezeichnung

Arbeitsposition oder Arbeitsposition - Katalog:

  • AP-Nummer
  • Bezeichnung

Auftragsbestätigungstext oder Rechnungstext:

  • Text
  • Text - ID

Servicepaket oder Stücklisten Paket:

  • Berechnungsart
  • Bezeichnung
  • Festbetrag (Brutto / Netto)
  • Marke
  • Paketart
  • Paketnummer
  • Pakettyp
  • Verbuchen Erlösschmälerung

Die folgenden Knöpfe entsprechen den Funktionen im Kontextmenü der Auftragspositionstabelle.

Positionen hinzufügen, Positionen splitten, Paket anlegen, Paket auflösen, Positionen entfernen

Über die Knopf Positionen importieren können Sie Fremdsysteme, wie z.B. Tec Doc u.v.m, mit dem ecaros verbinden. Dazu müssen Sie in der Systemverwaltung die entsprechenden Schnittstelle freischalten und konfigurieren. Danach können Sie über diesen Knopf den Warenkorb der konfigurierten Anwendung importieren. Beim ersten Import müssen Sie den Pfad zu diesem Warenkorb angeben. Dieser Pfad wird dann gespeichert. D.h. bei Änderungen des Warenkorbes wird dieser sofort importiert. Wenn Sie den Pfad wieder ändern wollen, so müssen Sie dies in der Systemverwaltung wieder freischalten.

Auftragsfuß


Im Auftragsfuß werden für die Berechnung des Auftrages Daten gruppiert. Dazu zählen außer den Umsatzsteuer auch noch die gewünschte Zahlungsart, der Rechnungsbetrag, jeweils in Brutto und Netto, sowie eventuelle Versicherungsrechnungen, die aus diesem Auftrag heraus generiert werden sollen. Zusätzlich können Sie sich auch noch die Lohn- und Materialkosten getrennt anzeigen lassen. Dies ist aber von der Einstellung Lohn- und Materialsummen anzeigen in der Systemverwaltung abhängig.

Ust-Kennzeichen

Das Ust-Kennzeichen dient der korrekten Umsatzsteuerberechnung der Rechnung. Je nach Auftragstyp wird hier das Kennzeichen entweder der Rechnungsadresse, des Interne Auftrages, des Mandanten oder der Einstellung für die Gewährleistung übernommen. Sie können dieses Kennzeichen aber vor der Fakturierung noch jederzeit verändern.

Die folgenden Steuerkennzeichen können Sie einstellen:

  • Mit Umsatzsteuer: auf der Rechnung wird die Umsatzsteuer ausgewiesen, wie hoch diese ist, ist von den Umsatzsteuer-Basiscodes der einzelnen Rechnungspositionen abhängig (Standardfall)
  • Ohne Umsatzsteuer: die Rechnungsstellung erfolgt ohne Umsatzsteuerausweis (z. B. für Nato-Angehörige)
  • Nicht steuerbar: die nicht steuerbaren Umsätze fallen nicht unter das Umsatzsteuergesetz, daher wird auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen (klassische Anwendungsfälle sind interne und echte Gewährleistungsrechnungen)
  • EU-steuerpflichtig: falls ein Kunde aus dem benachbarten EU Ausland keine Umsatzsteuer ID besitzt, dann muss dieser Umsatz als EU-steuerpflichtig gekennzeichnet werden. Es werden mit dem zur Zeit geltenden Mehrwertsteuersatz der Brutto oder Nettobetrag errechnet. Diese Umsätze werden separat auf der Umsatzsteuervoranmeldung ausgewiesen.
  • EU-steuerfrei: sobald ein Kunde aus dem benachbarten EU Ausland eine Umsatzsteuer ID besitzt, dann muss dieser Umsatz als EU-steuerfrei gekennzeichnet sein, da die Umsatzsteuer von dem Kunden in seinem Heimatland abgeführt wird. Diese Umsätze werden ebenfalls separat auf der Umsatzsteuervoranmeldung ausgewiesen.
Bitte beachten Sie
Die in der Finanzbuchhaltung verbuchte Umsatzsteuer ergibt sich aus einer Kombination von diesem Kennzeichen und den einzelnen Kennzeichen der Rechnungspositionen.
Bitte beachten Sie
Sobald Sie als Auftragstyp Gewährleistung oder Kulanz auswählen, stehen Ihnen in dieser Auswahlbox nur noch die Kennzeichen mit Umsatzsteuer oder nicht steuerbar zur Verfügung. Das Kennzeichen mit Umsatzsteuer müssen Sie auswählen, wenn das Fahrzeug von einem Händlerkollegen verkauft wurde. Wenn Sie das Fahrzeug selber verkauft haben, dann wählen Sie nicht steuerbar

Rechnungsbetrag (netto / brutto)

In diesem Feld sehen die Summe der Beträge aller Rechnungspositionen in Netto / Brutto. Sie können mit diesem Feld die Vollständigkeit Ihrer Rechnung überprüfen. Der Brutto Betrag ist natürlich von dem entsprechenden Umsatzsteuerkennzeichen des Auftrages und der Positionen abhängig.

Zahlungsart

Die Zahlungsarten dienen innerhalb der Auftragsbearbeitung der Zuordnung von Zahlungsweisen. Sie können die Zahlungsarten einer Adresse fest zuordnen, diese wird dann hier vorgeblendet. Sie können sich natürlich auch individuelle Zahlungsarten anlegen.

Umsatzsteuer

Je nach eingestelltem Umsatzsteuerkennzeichen, wird in diesem Feld die zu berechnende Umsatzsteuer als Betrag angezeigt. Dieses Feld dient nur der Information und kann nicht verändert werden.

Berechnungsgrundlage

In der Regel werden auf einer Rechnung die einzelnen Positionen mit ihrem Nettobetrag ausgewiesen. Im Fuß der Rechnung gibt es dann eine Summierung aller Nettobeträge mit einem eventuell vorhandenen Steueranteil und einem Gesamtbruttobetrag (Einstellung Netto-Preise). Um die Rechnung für einen Kunden transparenter zu machen, bietet das ecaros System die Möglichkeit die Positionen mit ihrem Bruttobetrag auszuweisen. Im Fuß der Rechnung werden dann alle Bruttobeträge addiert und über den entsprechenden Steueranteil wird der Gesamte Nettobetrag ausgewiesen (Einstellung Brutto-Preise). Diese Einstellung kann auch für einen Kunden fest hinterlegt und gegeben falls im Auftrag noch angepasst werden.

  • Netto-Preise: Alle Rechnungspositionen werden mit ihrem Nettobetrag ausgewiesen. Im Rechnungsfuß werden dann alle Nettobeträge summiert, der Mehrwertsteueranteil und der gesamte Bruttobetrag ausgewiesen
  • Brutto-Preise: Alle Rechnungspositionen werden mit ihrem Bruttobetrag ausgewiesen. Im Rechnungsfuß werden dann alle Bruttobeträge summiert, der Mehrwertsteueranteil und der gesamt Nettobetrag ausgewiesen
Bitte beachten Sie
Wenn Sie diese Einstellung global festlegen wollen und nicht nur für eine einzelne Adresse oder Auftrag, so können Sie die Berechnungsgrundlage in den Systemeinstellungen verändern. Wenn Sie bei einer Adresse oder einem Auftrag eine andere Einstellung wählen, so wird die globale Einstellung ignoriert.

Versicherung

Diese Option dient der einfachen und schnellen Berechnung von Selbstbeteiligungen bei Versicherungsrechnungen. Aktivieren Sie diese Option, dann bekommen Sie die folgenden Eingabemöglichkeiten.

Auftragsfuss Versicherungen.png

Umsatzsteuer an Lieferadresse belasten
bei aktivierter Option generiert ecaros eine Rechnung über die hier enthaltene Umsatzsteuer an die zugeordnete Lieferadresse.
Selbstbeteiligung
Wenn Sie hier einen Selbstbeteiligungsbetrag eingeben, wird zum einen eine Gutschrift über diesen Betrag mit der Rechnungsadresse dieses Auftrages erstellt und zum anderen eine Rechnung über diesen Betrag an die Lieferadresse generiert.

Nach dem Sie den Auftrag fakturiert haben, haben Sie die Möglichkeit, je nach aktivierter Option mit einer der automatisch generierten Rechnungen weiterzuarbeiten.

Auftragsfuss Versicherungen Dialog.png

Bitte beachten Sie
Die automatisch generierten Rechnungen werden sofort fakturiert, können also im Nachhinein nur storniert werden. Außerdem wird die Umsatzsteuer nicht auf der Ursprungsrechnung gutgeschrieben.

Festbetrag

Der Festbetrag dient dem einfachen Zuordnen eines Gesamtrechnungsbetrages. Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie den Rechnungsbetrag netto/brutto manuell verändern. Wenn der eingegebene Betrag vom Ursprungsbetrag abweicht, wird der die absolute prozentuale Abweichung berechnet und bei allen Positionen als Nachlass übernommen. Dadurch wird der gegebene Nachlass für die einzelnen Positionen als Erlösschmälerung in der Finanzbuchhaltung gebucht. Sie können sich diesen Nachlass in der Spalte Sondernachlass oder Sondernachlass in % pro Position in der Positionstabelle anzeigen lassen.

Bitte beachten Sie
Sie können den Betrag brutto, wie auch netto eingeben. Aber aufgrund von mathematischen Rundungsdifferenzen, existieren Beträge, die Sie nicht eingeben können. ecaros passt diese dann automatisch auf den korrekten Wert an.

Drucken

Über dies Option können Sie den Rechnungsdruck pro Rechnung beeinflussen. Dazu stehen Ihnen die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:

Paketpositionen
bei aktivierter Option werden alle Paketpositionen gedruckt. Falls Sie nur die Kopfposition der Pakete gedruckt haben wollen, deaktivieren Sie diese Option
Paketpreise
bei aktivierter Option werden die einzelnen Positionspreise (sofern in der Paketverwaltung konfiguriert) gedruckt. Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden alle Positionspreise addiert und in der Kopfposition als Summe ausgewiesen. Die einzelnen Positionspreise werden dann nicht mehr gedruckt.
Werbetexte
sofern Sie in der Systemverwaltung Werbetexte konfiguriert haben, können Sie diese mit deaktivierter Option beim Drucken ausblenden.

Lohn / Material (Netto)

Wenn Sie die Option Lohn- und Materialsummen anzeigen in den Mandanteneinstellungen altiviert haben, dann bekommen Sie hier die Summe der Beträge der Auftragspositionen nach Material (alle Positionen außer Arbeitspositionen) und Lohn (alle Arbeitspositionen) angezeigt.

Zeiterfassung

Über die integrierte Zeiterfassung lassen sich sehr einfach und komfortabel auftragsbezogenen Zeiten durch Ihre Mechaniker erfassen. Die erfassten Zeiten können Sie dann auf die Monteurszeiten verteilen. Dadurch haben Sie maximale Transparenz bei der Rechnungslegung und können sehr einfach die verschiedene Herstellermeldesysteme (z.B. VW-MOMEK, Skoda-Morse u.v.m.) bedienen. Im folgenden finden Sie die Zuordnung der gestempelten Zeiten zu den Monteurszeiten, die Sie für verschiedene Auswertung benötigen. Ohne diese Zuordnung lässt sich der Auftrag bei produktiven Einsatz der Zeiterfassung nicht fakturieren. Außerdem besteht auch die Möglichkeit mit externen Zeiterfassungssystemen (z.B. Miditec) zu arbeiten und die gestempelten Daten in ecaros zu übernehmen.

Die Maske teilt sich in drei große Bereiche auf, die im folgenden näher erläutert werden.

Auftragsbearbeitung 3.png

Zeitstempel


In dieser Tabelle werden alle Stempel für einen Auftrag detailliert aufgelistet. Falls ein Monteur mehrfach auf einen Auftrag an- und abstempelt hat, erscheint in dieser Tabelle für jeden Stempel ein Eintrag. Sie können also den gesamten Stempelvorgang nachvollziehen und bei Fehler diesen in der Zeiterfassung gegebenenfalls korrigieren.

Zeitstempelauswertung


In dieser Tabelle finden Sie die Summierung der produktiven Zeiten aller Stempel pro Monteur. Als produktive Zeiten gelten alle Stempel die mit einem Zeitstempeltyp, der einer produktiven Zeitstempelgruppe zugeordnet ist, gestempelt wurden. Sie können die Zuordnung unter dem Punkt Zeitstempeltypen kontrollieren.

Monteurszeiten


ecaros unterscheidet zwischen realen Zeitstempeln und den Monteuren zugeordneten Monteurszeiten. Die Monteurszeiten werden für unterschiedliche Auswertungen benötigt. Hier findet zu den real gestempelten Zeiten noch die Aufteilung der in der Auftragsbearbeitung abgerechneten Zeiten statt. Außerdem werden über die Monteurszeiten die Leistungsgrade berechnet.

Sie müssen also in dieser Tabelle die abgerechneten Zeiten den einzelnen Monteuren zuordnen, bzw. verteilen. Dies können Sie auf zwei verschiedene Arten vornehmen.

Arbeitsposition
Alle auf dem Auftrag zugeordneten Arbeitspositionen werden eingetragen. Sie müssen jetzt jeder Arbeitsposition einen Monteur aus der Zeiterfassung zuordnen. Dabei werden Ihnen nur die Monteure angezeigt, die auch auf den Auftrag gestempelt haben. Klicken Sie dazu doppelt auf die rot markierte Spalte Monteur. Zusätzlich müssen Sie auch die benötigte Zeit auf die Arbeitspositionen verteilen. Klicken Sie dazu zweimal auf die Spalte Benöt. Zeit und geben den gewünschten Wert ein. Im unteren Bereich der Tabelle erhalten Sie Informationen zu den zu vergebenden Zeiten. Bitte beachten Sie aber dazu den unten aufgeführten Hinweis.

Auftragsbearbeitung Zeiterfassung 1.png

Auftrag
Alle auf dem Auftrag zugeordneten Arbeitspositionen werden summiert und müssen den Monteuren zugeordnet werden. Dies erfolgt automatisch, sobald Sie auf diese Auswahl klicken. ecaros verteilt dann linear die berechneten Zeiten (Summe der Menge aller Arbeitspositionen) auf die Monteure aus der Zeitstempeltabelle. Die berechnete Zeit wird bei mehreren Monteuren durch die Anzahl der Monteure geteilt und entsprechend zugeordnet. Sie können diese Verteilung aber jederzeit noch manuell anpassen. Im unteren Bereich der Tabelle erhalten Sie Informationen zu den zu vergebenden Zeiten. Allerdings beachten Sie hierzu bitte den unten aufgeführten Hinweis.

Auftragsbearbeitung Zeiterfassung 2.png

Bitte beachten Sie
Die Summe der berechneten Zeiten und Vorgabezeiten, die Sie auf die Monteure verteilt haben, muss der Summe der Menge der Arbeitspositionen des Auftrages entsprechen. Sie können dies sehr einfach anhand der folgenden Grafik erkennen. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie den Auftrag nicht fakturieren.

Auftragsbearbeitung Zeiterfassung3.png

Zusätzlich stehen Ihnen noch die folgenden Funktionen in der Monteurszeitentabelle zur Verfügung.

Neu klein.png Neue Monteurzeit
Über diesen Knopf können Sie manuell eine Monteurszeit anlegen, für die kein Zeitstempel existiert. Sie müssen dann die benötigten Daten manuell ergänzen.
Bitte beachten Sie
Wenn Sie manuell eine Monteurszeit hinzufügen, für die kein Zeitstempel existiert, dann bekommen Sie unterschiedliche Auswertungen für die Monteurszeiten und die Zeitstempel. Beim produktiven Einsatz der Zeiterfassung sollten Sie den oder die fehlenden Stempel über die Zeitstempelverwaltung manuell anlegen.
Entfernen klein.png Monteurzeit(en) entfernen
Hierüber können Sie eine in der Tabelle markierte Monteurszeit entfernen.
Bearbeiten klein.png Monteurszeiten generieren
Mit diesem Knopf können Sie, ausgehend von den vorhandenen Zeitstempeln, automatisch die entsprechenden Monteurszeiten generieren.

Adressen

Auf dieser Registerkarte werden alle dem Auftrag zugeordneten Adressen angezeigt. Da Sie einem Auftrag bis zu 4 Adressen zuordnen können, haben Sie die Möglichkeit über sogenannten Schalter die unterschiedlichen Adressen zu aktivieren.

Auftragsbearbeitung 4.png

Auswahl einer Adresse


Über die Auswahl Knöpfe können Sie die Anzeigefelder auf die unterschiedlichen Adressentypen umschalten.

Bitte beachten Sie
Wenn Sie einen Auftrag neu anlegen sind diese Felder auch für Eingaben freigeschalten. Allerdings dient dies nur der Suche nach Aufträgen mit der STRG-F Funktion. Daten die Sie hier eingeben werden nicht in den Adressstammdaten gespeichert. Sie müssen für die Neuanlage einer Adresse den Knopf Neu klein.png Adresse anlegen verwenden

Rechnungsadresse

Die Rechnungsadresse ist für einen Auftrag, bzw. eine Rechnung zwingend erforderlich. Ohne diese Adresse kann ein Auftrag nicht fakturiert werden. Mit der Rechnungsadresse werden auch die folgenden notwendigen Daten für die Berechnung und Verbuchung einer Rechnung geladen:

Wenn noch keine Rechnungsadresse einem Auftrag zugeordnet wurde, werden für die Berechnungen der Positionspreise die Standardeinstellungen aus der Systemverwaltung herangezogen.

Ansprechperson

Sie können im ecaros System einer Adresse beliebig viele Ansprechpersonen zuordnen. Wenn Sie eine Adresse mit Ansprechpersonen als Rechnungsadresse auswählen, dann bekommen Sie automatisch auch die zugeordneten Ansprechpersonen in einem Extradialog angezeigt. Sie können dann die gewünschte Ansprechperson auswählen und übernehmen. Zusätzlich können Sie aber auch manuell eine Ansprechperson über die obengenannten Möglichkeiten zuordnen. Für die Fakturierung hat die Ansprechperson keinerlei Auswirkungen.

Lieferadresse

Die Lieferadresse wird zum einen für eine Gewährleistungs- oder zum anderen für eine Selbstbeteiligungsrechnung benötigt. Wenn Sie als Rechnungsadresse einen Gewährleistungsdebitor auswählen, wird der Fahrzeughalter automatisch als Lieferantenadresse übernommen. Dadurch haben Sie immer die eindeutige Zuordnung von Gewährleistung zu Kunden. Falls Sie eine Versicherungsrechnung mit Selbsbeteiligung schreiben wollen, können Sie auf der Positionsmaske eine Selbstbeteiligung eingeben und auch die Mehrwertsteuer dem Kunden belasten. ecaros erstellt dann automatisch zwei neue Rechnungen für den Kunden und nimmt als Rechnungsadresse die hier zugeordnete Lieferadresse.

Leasingnehmer

Wenn Sie eine Fahrzeugrechnung an einen Leasingnehmer schreiben, dann müssen Sie als Rechnungsadresse die entsprechende Leasinggesellschaft hinterlegen und als Leasingnehmer den Fahrer dieses Fahrzeuges. Mit Fakturierung dieses Fahrzeuges wird dann der Leasingnehmer automatisch als Fahrzeughalter übernommen.

Diverse Adresse


Die Diverse Adresse dient dem manuellen Zuordnen von Adressdaten, die nicht in den Stammdaten gespeichert werden. Dies ist häufig bei Kunden der Fall, die nicht mehr ins Autohaus kommen, da Sie z.B. aus einem weit entfernten Ort kommen. Sobald Sie die Diverse Adresse aktivieren werden die Adressfelder für die Eingabe freigeschaltet.

Auftragsbearbeitung Diverse Adresse.png

Bitte beachten Sie
Die Daten werden nicht in den Stammdaten, sondern nur mit dem Auftrag gespeichert. Die Verbuchung der Erlöse findet auf das ausgewählte Diverse Konto in den Auftragskopfdaten statt.

Schnellsuche Adresse


Über das Schnellsuchfeld können Sie nach beliebige Daten einer Adresse suchen. Wenn Sie die Eingabe mit ENTER bestätigen, sucht ecaros in den folgenden Felder nach diesen Daten:

  • Adressnummer
  • Vorname
  • Name
  • Strasse
  • PLZ
  • Stadt
  • Telefon (geschäftlich und privat)
  • Fax (geschäftlich und privat)
  • Mobil (geschäftlich und privat)
  • Mail (geschäftlich und privat)
  • Internet (geschäftlich und privat)
  • Debitoren- bzw. Kundennnummer
  • Kreditoren- bzw Lieferantennummer
  • Bemerkung

Adressfunktionen


Neu klein.png Adresse anlegen

Wenn die Adresse noch nicht existiert, muss sie in den Stammdaten angelegt werden. Dies machen Sie entweder über diesen Knopf oder über den Knopf Neu klein.png auf der Registerkarte Auftragskopf. Manuelle Eingabe auf dieser Registerkarte können nur vorgenommen werden, wenn es sich um eine diverse Adresse handelt.

Bearbeiten klein.png Adresse bearbeiten

Wenn eine Adresse dem Auftrag zugeordnet wurde, können Sie über diesen Knopf die Daten der Adresse in den Stammdaten gegebenenfalls anpassen (bei z.B. Wohnsitzänderungen). Sie springen dann in den [[Adressen|Adressmaske] und kommen automatisch wieder in die Auftragsmaske zurück, sobald Sie die Änderungen speichern.

Suche klein.png Adresse suchen

Sofern Ihnen das Schnellsuchfeld nicht ausreichend ist, können Sie über diesen Knopf den Suchdialog aufrufen und komplexere Suchen zusammenstellen.

Entfernen klein.png Adresse entfernen

Mit diesem Knopf entfernen Sie die Zuordnung einer Adresse zu einem Auftrag. Die Adresse wird nicht in den Stammdaten gelöscht, sondern bleibt noch erhalten.

Schlüsselnummern


Die folgenden Felder dienen nur der Anzeige von Daten. Sie können hier keinerlei Adressinformationen verändern. Allerdings haben Sie die Möglichkeit über die STRG+F Suchfunktion nach Aufträgen oder Rechnungen über die Adressfelder zu suchen. Im folgenden werden die Daten erläutert, die in diesem Bereich angezeigt werden.

Adressnummer

Kundennummer

Lieferantennummer

Anschrift


Anrede

Briefanrede

Nachname

Vorname

Adresse

Land

Postleitzahl

Ort

Adressinformationen


Telefon privat

Fax Privat

Mobiltelefon privat

E-Mailadresse privat

Telefon geschäftlich

Fax geschäftlich

Mobiltelefon geschäftlich

E-Mailadresse geschäftlich

Fahrzeug

Über diese Registerkarte ordnen Sie dem Auftrag ein entsprechendes Fahrzeug zu. ecaros unterscheidet bei den Fahrzeugen zwischen den Kundenfahrzeugen und den Lagerfahrzeugen. D.h. Sie können z.B. ein Kundenfahrzeug einem Serviceauftrag zuordnen und ein Lagerfahrzeug einem Fahrzeugauftrag (z.B. Neu- oder Gebrauchtwagenverkauf). Natürlich besteht auch die Möglichkeit einen Serviceauftrag über ein Lagerfahrzeug abzuwickeln (z.B. Gewährleistung oder interne Belastungen).

Auftragsbearbeitung 5.png

Diverses Fahrzeug


Ein diverses Fahrzeug dient der Eingabe von Fahrzeugdaten für einen Auftrag. Die Daten werden nicht in den Stammdaten gespeichert, sondern nur mit dem Auftrag abgelegt. Diese Funktion wird sehr häufig bei abgeschleppten Fahrzeugen eingesetzt, die sehr wahrscheinlich nicht mehr im Service bedient werden. Wenn Sie das diverse Fahrzeug aktivieren, dann werden die möglichen Eingabefelder freigeschaltet. Die Inhalte sind identisch mit den Feldern der Kundenfahrzeuge.

Bitte beachten Sie
Wenn die Vorgabezeiten der Herstellerarbeitspositionen angezeigt werden sollen, so müssen Sie zum einen den Servicetyp, wie auch die Marke korrekt eingeben.

Auftragsbearbeitung Diverses Fahrzeug.png

Schnellsuche Fahrzeug


Über die Schnellsuche können Sie einfach auf Ihre Fahrzeugstammdaten zugreifen. Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben und die Suche mit der ENTER-Taste auslösen. ecaros sucht dann in den folgenden Felder nach dem eingegebenen Text:

  • Kennzeichen
  • Modellcode
  • Verkaufscode
  • Bezeichnung
  • HU-Datum
  • AU-Datum
  • Letzte Inspektion
  • Erstzulassung
  • KBA-Nummer
  • Bestelldatum
  • Zugangsdatum
  • Bemerkungen
  • Fahrgestellnummer
  • Lagernummer
  • Marke
  • Kunde/Halter Nachname

Fahrzeugfunktionen


Neu klein.png Lagerfahrzeug anlegen

Falls das gesuchte Fahrzeug noch nicht in den Lagerfahrzeugen angelegt ist, können Sie mit diesem Knopf direkt in die Lagerfahrzeugverwaltung springen und den fehlenden Lagerwagen anlegen.

Neuer Lagerwagen klein.png Kundenfahrzeug anlegen

Falls das gesuchte Fahrzeug noch nicht in den Kundenfahrzeugen angelegt ist, können Sie mit diesem Knopf direkt in die Kundenfahrzeugverwaltung springen und das fehlende Kundenfahrzeug anlegen.

Bearbeiten klein.png Fahrzeug bearbeiten

Wenn sich die Daten eines Fahrzeuges geändert haben, können Sie je nach Fahrzeugart (Lager- oder Kundenfahrzeug) mit diesem Knopf direkt in die Fahrzeugverwaltung springen und die Daten entsprechend ändern. Dies müssen Sie allerdings nur für Daten machen, die nicht in der Auftragsbearbeitung in der Rubrik Fahrzeug angezeigt werden.

Suche klein.png Fahrzeug suchen

Mit diesem Knopf springen Sie in den Suchdialog, falls Ihnen die hier angebotenen Schnellsuche nicht ausreicht.

Entfernen klein.png Fahrzeug entfernen

Um ein Fahrzeug von einem Auftrag zu entfernen, klicken Sie auf diesen Knopf. Bitte beachten Sie aber, dass die Daten des Fahrzeuges in den Stammdaten erhalten bleiben. Es wird nur die Zuordnung zu dem aktuellen Auftrag entfernt.

Fahrzeugschlüssel


Die folgenden Felder dienen nur der Anzeige von Fahrzeugdaten. Sie können hier keinerlei Daten verändern.

Fahrzeugart

Mandant

Marke

Lagernummer

Fahrgestellnummer

Kennzeichen

Fahrzeuginformationen


Modellbezeichnung

Bemerkungen

HU-Datum

AU-Datum

Erstzulassung

Letzte Inspektion

Servicetyp

Modellcode

Baudatum

Kilometerstand

Motorkennung

Motornummer

Getriebecode

Getriebenummer

KBA Nummer

Rechnungshistorie

Auf dieser Registerkarte bekommen Sie alle Rechnungen (gedruckt oder nicht gedruckt), sowie auch andere offene Aufträge des Fahrzeuges oder der Rechnungsadresse angezeigt. Für die Änderung der Anzeige müssen Sie den entsprechenden Knopf Fahrzeug / Rechnungsadresse drücken.

Falls Sie im ecaros System mehr als einen Mandanten konfiguriert haben, werden natürlich alle Rechnungen dieser Adresse oder des Fahrzeuges angezeigt, egal in welchem Mandant diese erstellt wurden.

Bitte beachten Sie
Wenn in den Mandanteneinstellungen die Option Auftragssuche auf eigene Aufträge beschränken aktiviert ist, so werden hier nur die Aufträge und Rechnungen des aktiven Mandanten angezeigt.
Fahrzeug
Zeigt alle Rechnungen und Aufträge an, denen das Fahrzeug zugeordnet wurde
Rechnungsadresse
Zeigt alle Rechnungen und Aufträge an, denen die Rechnungsadresse auch als Rechnungsadresse zugeordnet wurde.

Auftragsbearbeitung 6.png

Wenn Sie detaillierte Informationen zu einer Rechnung benötigen, so können Sie diese über einen Doppelklick oder über den Knopf Bearbeiten klein.png Auftrag anzeigen/bearbeiten öffnen.

Reifeneinlagerung

Unter dieser Registerkarte sehen Sie alle zu dieser Adresse zugeordneten Reifeneinlagerungen. Sie können auch von hier aus einen neue Ein- oder Auslagerung erstellen, in dem Sie auf den Knopf Neu klein.png Reifeneinlagerung hinzufügen klicken. Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag in der Tabelle oder mit dem Knopf Bearbeiten klein.png Reifeneinlagerung anzeigen/bearbeiten können Sie eine Reifeneinlagerung anpassen.

Auftragsbearbeitung 7.png

Bemerkungen

Auf dieser Registerkarte sehen Sie die Daten des Bemerkungsfeld der Rechnungsadresse, des Fahrzeuges und der Rechnung (Text, der bei der Fakturierung eingegeben wird..

Bemerkungen zur Rechnungsadresse

Bemerkungen zur Fahrzeug

Text für die Rechnungshistorie

Auftragsbearbeitung 8.png

Dokumente

Sie können einem Auftrag beliebig viele unterschiedliche Dokumente zuordnen, wobei es keine Beschränkung hinsichtlich des Typs von Dokumenten (z.b. JPG, Word Dokument, PDF Dokument) gibt. In dem Dokumentenarchiv, in dem alle Dokumente gespeichert werden können Sie noch zusätzliche Bemerkungen oder Dokumententypen zuordnen. Wenn Sie mit der automatischen Rechnungsarchivierung arbeiten, dann werden hier auch die automatisch generierten Dokumente einer Rechnung angezeigt.

Auftragsbearbeitung 9.png

Mit dem Knopf Neu klein.png Dokument hochladen haben Sie die Möglichkeit direkt von Ihrem Rechner ein beliebiges Dokument in das Archiv zu speichern und automatisch dem Auftrag zuzuordnen.

Über den Knopf Suche klein.png Dokument zuordnen springen Sie direkt in das Dokumentenarchiv, in dem Sie das gewünschte Dokument aussuchen und dann zuordnen können.

Wenn Sie über den Suchdialog auf Ihre Archiv zugreifen wollen, dann benutzen Sie dazu den Knopf Suche klein.png Dokument suchen. Auch hier wird das Suchergebnis automatisch dem Auftrag zugeordnet.

Wenn Sie ein Dokument über den Knopf Entfernen klein.png Dokument(e) entfernen löschen wollen, so wird die Zuordnung des ausgewählten Dokumentes zu dieser Adresse gelöscht. Das Dokument selber bleibt aber noch im Archiv gespeichert. Wenn Sie es vollständig löschen wollen, so müssen Sie dies auch im Dokumentenarchiv durchführen.

Schlagworte


Unter den Schlagworten finden Sie die aktuellen zugeordneten Suchbegriffe für das Rechnungsarchiv.

Funktionen

Anlegen / Ändern


Anlegen

Um einen Auftrag auch dauerhaft zu speichern, müssen Sie diesen anlegen. Erst dann können Sie auch zu späteren Zeitpunkten noch auf diesen Auftrag zugreifen. Solange Sie dies nicht durchgeführt haben, ist der Knopf noch mit der Bezeichnung Anlegen beschriftet. Sobald Sie den Auftrag gespeichert haben, ändert sich die Beschriftung in Ändern und der Auftrag bekommt eine Auftragsnummer, die im Nachhinein nicht mehr änderbar ist.

Sie können also einen Auftrag erst vollständig zusammenstellen, bevor Sie diesen dauerhaft abspeichern.

Bitte beachten Sie
Wenn Sie die Eingabe ohne zu speichern abbrechen, gehen alle Ihre Eingaben verloren. Sie können sich eine Warnung anzeigen lassen, wenn Sie Daten geändert und noch nicht gespeichert haben, die Maske aber trotzdem verlassen wollen. Diese Einstellung müssen Sie unter den Mitarbeitereinstellungen für jeden Benutzer konfigurieren.

Ändern

Wenn Sie Positionen oder andere Daten an einem Auftrag geändert haben, so müssen Sie diese Änderung speichern, da sie beim Verlassen der Maske ansonsten verloren gehen.

Bitte beachten Sie
In ecaros ist es möglich, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig einen Auftrag bearbeiten können. Beim Ändern wird automatisch eine Synchronisation der Auftragspositionen durchgeführt. Hierbei kann es zu Konflikten kommen, die nicht automatisiert aufgelöst werden können. Z.B. wenn ein Mitarbeiter eine Position gelöscht hat, die aber bei einem anderen Mitarbeiter noch vorhanden ist. In einem solchen Fall werden die fraglichen Positionen gelb markiert. Sie sollten dann diesen Konflikt mit dem anderen Mitarbeiter klären. Mit dem Kontextmenüeintrag (rechte Maustaste in der Auftragspositionstabelle) Tip klein.png Konfliktmarkierungen entfernen können Sie diese Markierung entfernen und dann Ihre Version des Auftrages entsprechend anpassen. Wenn Sie dies nicht machen, dann können Sie den Auftrag nicht fakturieren.

Auftragsbearbeitung Konflikt1.png

Freigeben


Die Funktion Freigeben dient der einfachen und komfortablen Erstellung von Sammelrechnungen. Ein Auftrag, der freigegeben wird, wird nicht sofort verbucht, kann aber auch nicht mehr verändert werden. Es lassen sich beliebig viele Aufträge freigeben. Wenn Sie einen freigegebenen Auftrag fakturieren wollen, dann müssen Sie diesen wieder öffnen und über den Knopf Fakturieren klein.png Fakturieren verbuchen lassen.

Sammelrechnung

Wenn Sie einen Auftrag für einen Kunden erst freigeben und dann fakturieren, für den schon freigegebene Aufträge existieren, so öffnet Ihnen ecaros automatisch den Sammelrechnungsdialog. Sie können dann entscheiden, welche Aufträge Sie zusätzlich noch mit fakturieren lassen möchten.

Auftragsbearbeitung Sammelrechnung1.png

Sie bekommen dann den folgenden Auswahldialog angezeigt:

Auftragsbearbeitung Sammelrechnung2.png

Markieren Sie in der unteren Tabelle die gewünschten freigegebene Aufträge, die Sie mit dieser Sammelrechnung fakturieren wollen und übernehmen diese mit dem Knopf Plus16.pngZu Sammelrechnung hinzufügen.

Mit dem OK Knopf wird dann die entsprechende Sammelrechnung erstellt. Über den Druckdialog können Sie dann mit dem zugeordneten Sammelrechnungsformular den Ausdruck der Rechnung erstellen.

Fakturieren


Über diesen Knopf können Sie die Verbuchung eines Auftrages durchführen. ecaros erstellt dann je nach der Konfiguration die entsprechenden Buchungen und Buchungsjournale in der Finanzbuchhaltung. Die Rechnung kann nicht mehr verändert werden. Sie können diese aber jederzeit nochmal drucken, sofern dies gewünscht wird.

Auftragsbearbeitung Fakturierung.png

Mit der Fakturierung müssen Sie ein Rechnungsdatum eingeben, das für die Buchung benötigt wird. Hier wird Ihnen das aktuelle Datum Ihres Arbeitsplatzrechners vorgeblendet. Bitte kontrollieren Sie dieses Datum und ändern es nur, wenn dies mit Ihrer Buchhaltung entsprechend abgesprochen wurde. Zusätzlich bietet Ihnen ecaros auch noch die Möglichkeit zu jeder Rechnung einen individuellen Text für die Rechnungshistorie einzugeben, den Sie später jederzeit wieder einsehen können. Sobald Sie die Fakturierung mit dem Knopf Ok Knopf.png OK bestätigen, wird die Rechnung verbucht.

Stornieren


Über die Funktion Stornieren, können Sie auch eine fakturierte Rechnung im Nachhinein noch ändern. Dabei wird die Ursprungsrechnung nicht gelöscht, sondern es wird eine identische Gutschrift erstellt und automatisch in der Finanzbuchhaltung verbucht. Sie können zusätzlich noch entscheiden, ob ecaros mit der Ursprungsrechnung einen neuen Auftrag erstellen soll (siehe Bild). Diesen Auftrag können Sie dann nach Belieben verändern und wieder fakturieren.

Auftragsbearbeitung Stornieren.png

Bitte beachten Sie
Die automatisch erstellte Gutschrift wird nicht automatisch gedruckt. Sie können diese aber über den Suchdialog sehr einfach filtern, da die Gutschrift direkt nach der Erstellung den Status nicht gedruckt bekommen

Abbrechen


Über diese Funktion verlassen Sie die Auftragsbearbeitung.

Bitte beachten Sie
Nicht gespeicherte Daten gehen verloren. Sie können Sich aber von ecaros warnen lassen (Mitarbeitereinstellungen), wenn Sie Ihre Änderungen noch nicht gespeichert haben
Meine Werkzeuge