Gemeinsamer Bestellmandant

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Inhaltsverzeichnis

Einleitung

Zurzeit bestellen Service Partner von Seat und Skoda die Originale Teile über eParts bei den Importeuren, Service Partner der Marken Volkswagen PKW, Volkswagen Nutzfahrzeuge und Audi über das SAP System (ET Master) bei der OTLG. Dieses Vorgehen ist gerade für Mehrmarkenpartner mit höherem Aufwand verbunden, bis hin zur mehrfachen Lagerung von Gleichteilen im Teiledienst. Diese historisch gewachsene Situation will Volkswagen gern im Sinne aller Beteiligten optimieren.

Daher haben sich die Marken im deutschen Markt dazu entschieden zukünftig einen Bestellmandanten für alle Marken zu nutzen und die Abrechnung einheitlich über die OTLG vorzunehmen. Konkret betroffen von den Änderungen sind also Partner der Marken Seat und Skoda, sowie auch „Mehrmarkenbetriebe“. Für die Umstellung sind systemische Anpassungen erforderlich.

0-Einleitung Grafik.png

Ablauf

Die Migration innerhalb von ecaros wird über einen separaten Menüpunkt in der Systemverwaltung freigeschalten, den Sie nach Aufforderung durch unseren Service mit einem entsprechenden Schlüssel ausführen können. In dieser Migration werden die folgenden Änderungen an Ihrem Artikelstamm durchgeführt:

  • es werden alle Artikel der Lieferanten Skoda und Seat in den konfigurierten Lager durchgegangen
  • für jeden Artikel wird geprüft, ob dieser sich noch auf einer offenen Zählliste befindet. Wenn dies so ist, wird der Artikel von der Migration ausgenommen
  • kann der Artikel migriert werden, wird der Lieferant des Artikels auf den konfigurierten Volkswagen Lieferanten geändert. Marke und Kataloglieferant bleiben für den Artikel erhalten, es sei denn es handelt sich um ein Gleichteil. Dann wird die Volkswagen Konfiguration gesetzt.
  • existiert der Artikel schon vom Volkswagen Lieferant und ist in dem gleichen Lager/Lagerort eingelagert, werden die Bestände aktualisiert und alle Bewegungsdaten des Skoda Artikels kopiert.
  • die Autopart Plugins der ausgewählten Mandanten werden auf dem Volkswagen Lieferanten geändert und alle nicht ausgewählten Autopart Plugins werden entfernt

Zeitlicher Ablauf am Umstellungstermin

Sie bekommen einen Umstellungstermin von unserem Support mitgeteilt. Im Vorfeld werden wir Ihnen schon die Umstellungs PIN per Nachrichtensystem zu kommen lassen. Diese können Sie aber NUR am Umstellungstag benutzen.

Bitte beachten Sie
Sie können die Migration im Laufe das Umstellungstages vornehmen, es ist nur sehr wichtig, dass Sie vor der Migration die Autopartmeldung versenden. Nach der Migration ist der Versand einer neuen Autopartmeldung bis zum Folgetag 8 Uhr gesperrt.
  1. Bis 20 Uhr versenden der PTVERB (Autopartmeldung)
  2. nach dem Versenden der PTVERB Durchführen der Migration
  3. ab 08:00 Uhr können Sie die PTVERB (Autopartmeldung) nach Migration senden, dies können Sie aber auch zum geplanten Zeitpunkt an diesem Tag durchführen

Vorbereitung

Zur Vorbereitung einer optimalen Migration sollten Sie die folgenden Punkte vorher ausführen.

  • Alle offenen Zähllisten schließen
  • Durchführen der Konfiguration vor dem Ausführen der Migration. Ihre Einstellungen werden mit dem Button Weiter gespeichert.
  • während der Migration sollten Sie keine Aufträge bearbeiten, bzw. Zähllisten erstellen.
  • da die Migration Hauptmandantenabhängig ist, sollten Sie in der Konfiguration alle Lager auswählen, in denen Skoda, Seat, Volkswagen Artikel eingelagert sind. Auch wenn diese Lager einem anderen Mandanten als dem aktuellen gehören.
  • sollte noch kein Volkswagen Lieferant angelegt sein, so legen Sie bitte einen entsprechenden Lieferanten unter den Adressen an

Konfiguration

Bitte beachten Sie
Sie können die Migration nur mit den Berechtigungen Alle Berechtigungen, Stammdaten Migration VW Gemeinsamer Bestellmandant oder als Systemadministrator durchführen.

Menüpunkt "Migration Gemeinsamer VW Bestellmandant "

Sie erreichen die Konfiguration für die Migration des Gemeinsamen Bestellmandanten unter dem folgenden aufgeführten Menüpunkt:

1-Aufruf Menüpunkt.png

Konfiguration Lager- und Lieferanteninformationen

In der ersten Maske des Konfigurationsdialoges müssen Sie die Lieferanten für die Volkswagen, Skoda und Seat Artikel zuordnen. Die Lieferanten von Skoda und Seat werden auf Basis der Katalogkonfigurationen automatisch vorgeblendet. Sollte noch kein Volkswagen Lieferant existieren, so müssen Sie diesen unter Adressen anlegen und hier zuordnen.

Bitte beachten Sie
Bitte beachten Sie, dass Sie auch die Lager anderer Mandanten aktivieren, in denen VW, Skoda, Seat Artikel eingelagert sind. Da die Migration Hauptmandantenabhängig ist, spielen die Zugriffsrechte des aktiven Mandanten auf die ausgewählten Lager keine Rolle.

2-Migrationsassistent - Lieferanten- und Lagerauswahl.png

Neuanlage Volkswagen Lieferant

Bitte beachten Sie
Bitte beachten Sie das der Volkswagen Lieferant in allen Domänen, auf dem Tab Finanzbuchhaltungsinformationen zum einen die Option Kreditor aktiviert hat und zum anderen auf dem Tab Adressinformation für die Bestellart 1 "Eilbestellung" und die Bestellart 2 "Monatsbestellung" eintragen sind (siehe folgenden Darstellungen). Außerdem muss dieser Lieferant auch in den Volkswagen Katalogeinstellungen zugeordnet sein. Ansonsten wird die Migration nicht durchgeführt.

0b-Konfiguration Volkswagen Lieferant.png

0c-Konfiguration Volkswagen Lieferant.png

Konfiguration Mandanten- und Autopart Plugins

In der nächsten Maske können Sie entscheiden von welchem Lieferant Sie die Katalogeinstellungen in den Volkswagen Lieferanten übernehmen wollen. Die ausgewählten Autopart Plugins werden ebenfalls auf den Volkswagen Lieferanten angepasst.

Bitte beachten Sie
Wenn Sie hier den Volkswagen Lieferanten auswählen und dieser neu angelegt wurde, bleiben Katalogeinstellungen auf Initialwerten.

3-Migrationsassistent - Mandantenauswahl.png

Übersicht der durchgeführten Konfiguration

In der folgenden Maske sehen Sie noch mal eine Übersicht, der von Ihnen eingestellten Konfiguration. Hier können Sie alle Werte noch mal kontrollieren.

4-Migrationsassistent - Konfigurationsübersicht.png


Durchführen der Migration

Um die Migration durchführen zu können, benötigen Sie einen Ausführungs-PIN, den Sie von unserem Support (support@procar.de) erhalten. Dieser Schlüssel gilt ab einem gewissen Datum und Uhrzeit, um hier Konflikte mit der zentralen Umstellung von Volkswagen zu vermeiden.

Bitte beachten Sie
Sie können die Migration mit diesem Schlüssel jederzeit wiederholen, falls Sie in der Konfiguration z.b. die Zuordnung eines Lagers vergessen haben oder Artikel sich vielleicht noch auf einer offenen Zählliste befinden.


5-Migrationsassistent - Ausführungs PIN.png

Monitoring und Protokoll der Migration

Monitoring

Während die Migration läuft, sollten Sie optimalerweise keine Bearbeitung von Aufträgen oder Lageroperationen durchführen. ecaros zeigt Ihnen in dem Informationsfenster den aktuellen Stand der Migration und eventuelle Fehlermeldung an, sofern ein Artikel nicht migriert werden konnte.

Bitte beachten Sie
Wenn Sie die Migration mehrfach durchführen, werden nur noch Artikel migriert, die nicht schon migriert wurden.

6-Migration.png

Im Status Balken von ecaros können Sie anhand der grünen Balken den Fortschritt verfolgen.

6a-Migration Fortschrittsbalken.png

Wenn alle blauen Balken Ihre Farbe in Grün geändert haben, ist die Migration abgeschlossen und Sie erhalten die folgende Meldung.

6b-Migration Abschluss.png

Protokoll der Migration

Nach der Migration können Sie das Durchführungsprotokoll in einer Textdatei speichern. Dies sollten Sie auch durchführen, falls im Nachhinein noch Fragen aufkommen, kann man diese anhand des Durchführungsprotokoll einfacher bearbeiten.

6c-Migration Protokoll exportieren.png

Geben Sie den entsprechenden Pfad an, in dem das Protokoll als Textdatei gespeichert werden soll. Dieses wird dann mit dem Dateinamen vw_migration_TTMMJJJJHHMMSS.txt gespeichert.

6d-Migration Protokoll Pfad Eingabe.png

Bitte beachten Sie
Jeder durchgeführte Migration wird in einem zentralen Eintrag mit Datum, Uhrzeit und Hauptmandantennummer auf unserem System gespeichert, da diese Information an Volkswagen gemeldet werden müssen.

Nacharbeiten und Kontrolle der Migration

Bitte beachten Sie
Es ist notwendig, dass Sie unter der Systemverwaltung->Artikelkataloge->Volkswagen, die Einstellungen der Artikelgruppen, Handelsspannen und Aufschläge kontrollieren, da es leider Konstellationen gibt, für die ein Kopieren der Skoda oder Seat Konfiguration nicht möglich ist.
Bitte beachten Sie
Nach der Migration für alle Artikel eine Artikelaktualisierung unter Teiledienst -> Lagerverwaltung -> Artikelaktualisierung durchzuführen.
Bitte beachten Sie
Nach der Migration müssen Sie in dem Plugin Online Pakete - PPSO Onlinepakete Skoda oder Seat unter den Erweiterten Plugineigenschaften die Zuordnung der Schmierstoffe überprüfen, bzw. Anpassen.

Die Autopart-Meldung nach der Migration kann erst am Folgetag ab 08:00 Uhr gesendet werden, da die Plugins bis zu diesem Zeitraum gesperrt sind.

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