Geschäftsvorfälle (Auftragsbearbeitung)

Geschäftsvorfälle dienen der einfachen und schnellen Auswahl der Rechnungsart, Auftragsart und des Auftragstyps in der Auftragsbearbeitung. Sie können hier eigene Geschäftvorfälle definieren, die dann in der Auftragsbearbeitung angezeigt werden.

Zuätzlich besteht auch noch die Möglichkeit eine Auftragskopie hinter einen Geschäftsvorfall zu definieren. Dadurch wird in der Auftragsbearbeitung eine vollständige Kopie (Rechnungsadresse, Fahrzeugdaten, Positionsdaten u.a.) des hinterlegten Auftrages oder Rechnung geladen. Danach können Sie den Auftrag nach Belieben verändern und fakturieren. Dies erleichtert die Umsetzung von Standardvorgänge enorm, da alle Daten übernommen werden und Sie nur die veränderten Informationen anpassen müssen.

Geschäftsvorfall

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Bezeichnung

Hier hinterlegen Sie die Bezeichnung für Ihren Geschäftsvorfall. Diese Bezeichnung wird in der Auswahlbox in der Auftragsbearbeitung angezeigt.

Bitte beachten Sie
Da die Sortierung der Anzeige Alphabetisch erfolgt, sollten Sie häufig benutzte Geschäftsvorfälle mit einer "01 - BEZEICHNUNG", "02 - BEZEICHNUNG" u.s.w. benennen. Dadurch können Sie die Reihenfolge der Geschäftsvorfälle in der Auswahlbox beeinflussen und der am häufigsten benötigte Geschäftsvorfall steht als Erster in der Liste.

Typ

Vorgabe Arten und Typ

Wenn Sie diese Option aktivieren, müssen Sie eine Rechnungsart, eine Auftragsart und einen Auftragstyp hinterlegen. Wenn Sie dann diesen Geschäftsvorfall in der Auftragsbearbeitung auswählen werden die hier hinterlegten Werte in die Auswahlboxen Rechnungsart, Auftragsart und Auftragstyp übernommen. Sie können also mit einem Klick gleichzeitig diese 3 Auswahlboxen füllen.

Auftragskopie

Wenn Sie diese Option aktivieren, müssen die dem Geschäftsvorfall einen Auftrag oder Rechnung über die Schnellsuche zuordnen. Dieser Auftrag wird dann geladen, sobald Sie den Geschäftsvorfall in der Auftragsbearbeitung auswählen. Sie können dann natürlich noch alle Daten an den aktuellen Kunden oder das aktuelle Fahrzeug anpassen

Rechnungsart

Rechnung

Wenn ein Auftrag zu einer Ausgangsrechnung werden soll, dann wählen Sie diese Rechnungsart aus. Dies ist z.B. Service-, Kulanz-, Artikel-, Fahrzeug- und Gewährleistungsrechnung der Fall.

Gutschrift

Sofern Sie eine manuelle Gutschrift erstellen wollen, benutzen Sie dafür diese Rechnungsart. Mit einer Gutschrift können Sie Artikel wieder in das Lager übernehmen oder Rechnungspositionen einem Kunden gut schreiben.

Bitte beachten Sie
Um eine Rechnung zu stornieren, gibt es eine automatisierte Stornofunktion, die Sie in der Auftragsbearbeitung einsetzen können. Dazu müssen Sie keinen Geschäftsvorfall hinterlegen. Außerdem haben Sie auch die Möglichkeit Teilgutschriften automatisiert zu erstellen.

Kostenvoranschlag

Der Kostenvoranschlag dient dem Erstellen eines Auftrages, der keinerlei Auswirkung auf die Finanzbuchhaltung oder die Artikelbestände hat. Natürlich können Sie einen Kostenvoranschlag später, sofern gewünscht in einen Auftrag übernehmen. Hierzu gibt es in den Mandanteneinstellung verschiedenen Einstellungen, wie mit dem Kostenvoranschlag nach der Übernahme in einen Auftrag umgegangen werden soll.

Eingangsrechnung

die Eingangsrechnung kann zum einen der Ankauf oder die Inzahlungnahme eines Gebrauchtwagen oder zum anderen der Artikellieferschein eines Herstellers sein.

Bitte beachten Sie
Ein Ankauf oder eine Inzahlungnahme kann je nach Einstellung auch in der Finanzbuchhaltung gebucht werden, das gilt aber nicht für einen Artikellieferschein. Hier werden nur die Artikelbestände in der Lagerverwaltung mit der Fakturierung aktualisiert. Die entsprechenden Eingangsrechnungen müssen von der Buchhaltung manuell gebucht werden.

Eingangsrechnung Gutschrift

mit dieser Rechnungsart können Sie z.B. manuelle Gutschriften zu einer Inzahlungnahme, einem Ankauf oder einem Artikellieferschein erstellen (siehe auch Rechnungsart Eingangsrechnung). Natürlich existiert genau wie bei den Rechnungen auch hier eine automatisierte Storno- und Gutschriftsfunktion.

Bestellung

die Bestellung wird für eine Artikelbestellung benötigt. Diese können Sie entweder manuell anlegen oder über die automatische Artikeldisposition (EDS) der Verbrauchsteile generieren lassen. Ein Bestellung lässt sich dann jederzeit in eine Eingangsrechnung und dann mit Fakturierung dieser in den Lagerbestand übernehmen.

Auftragsart

Das ECAROS System unterscheidet in 4 verschiedene Auftragsarten, die im folgenden erläutert werden.

Serviceauftrag

mit dieser Auftragsart sind alle Kundendienstaufträge gemeint. Dazu zählen Reparatur-, Gewährleistung-, Kulanzrechnungen.

Artikelauftrag

über diese Auftragsart werden Artikelverkäufe und -lieferscheine umgesetzt. Das kann ein Thekenverkauf oder auch ein Artikellieferschein sein (abhängig von der Rechnungsart).

Bitte beachten Sie
Mit dieser Auftragsart stehen Ihnen nur noch Artikelpositionen in der Auftragsbearbeitung zur Verfügung, Arbeitspositionen sind dann nicht mehr zugelassen und werden in dem Auftrag Rot markiert. Sie müssen diese Positionen dann entfernen, wenn Sie den Auftrag fakturieren wollen.

Fahrzeugauftrag

sobald Sie einen Neu- oder Gebrauchtwagen fakturieren wollen, wählen sie diese Auftragsart. Das gilt auch für den Ankauf oder die Inzahlungnahme eines Fahrzeuges. Ob es sich um eine Fahrzeugrechnung oder um einen Ankauf handelt ist abhängig von der Rechnungsart.

Fahrzeugzusatzauftrag

diese Auftagsart wird für die Berechnung von zusätzlichen Positionen einer Fahrzeugrechnung benötigt, die z.b. an einen anderen Rechnungsempfänger berechnet werden sollen. Als Beispiel wäre eine Leasingrechnung zu nennen. Die eigentliche Fahrzeugrechnung wird an die Leasinggesellschaft berechnet, während die z.B. Überführungskosten an den Endkunden berechnet werden sollen. Für die Überführungkosten müssen Sie dann diese Auftragsart auswählen.

Bitte beachten Sie
Rechnungen mit dieser Auftragsart werden nicht als Werkstattdurchgang für die Herstellerbezogenen Meldewesen (z.B. Skoda Morse, VW Momek u.a.) gezählt

Auftragstyp

Mit dem Auftagstyp legen Sie fest an wenn die Rechnung gestellt werden soll oder von wem die Artikel oder das Fahrzeug geliefert wurde. Der Auftragstyp ist abgängig von der vorher ausgewählten Rechnungs- und der Auftragsart. Wenn Sie hier noch keine Auswahl getroffen haben, bleibt diese Dialogbox leer.

Kunde

Mit dieser Auftragsart sind alle Endkundenrechnungen oder Inzahlungnahmen gemeint. Handelt es sich um eine Service-, Artikel oder Fahrzeugrechnung, so wählen Sie diesen Auftragstyp. Das gilt auch für eine Fahrzeuginzahlungnahme, allerdings nicht für einen Fahrzeugankauf.

Lieferant

Der Lieferant wird nur aufgeführt, wenn sie als Rechnungsart Eingangsrechnung, Eingangsrechnung Gutschrift oder Bestellung ausgewählt haben. Diese Auftragsart wird für die Übernahme von Artikellieferscheine oder Fahrzeugankäufen benötigt.

Gewährleistung

Mit dieser Auftragsart, werden alle Herstellergewährleistungen umgesetzt. Das ECAROS System wählt bei diesem Auftragstyp und der Marke des zugeordneten Fahrzeuges automatisch das entsprechende Herstellergewährleistungmodul, mit dem Sie zusätzlich zu Ihren Auftragsdaten auch die für den Hersteller wichtigen Gewährleistungsinformationen eingeben können.

Kulanz

dieser Auftragstyp entspricht der Gewährleistung mit den Unterschied, das je nach Kulanzanteil für den Kunden automatisch eine Gewährleistungsbeteiligungsrechnung erstellt wird. Die dann separat abgerechnet werden kann.

Intern

für alle Interne Aufträge, wie z.B. eine Fahrzeugaufbereitung, wählen Sie diesen Auftragstyp. Sie müssen dann ein Internes Konto statt einem Rechnungsempfänger auswählen, da die internen Aufträge nicht an einen Endkunden berechnet werden.

Mandant

für Rechnungen, die Sie unter den Mandanten erstellen wollen, gibt es diesen Auftragstyp. Sie können hier eigene Verrechnungssätze hinterlegen und auch die Verbuchung in der Finanzbuchhaltung unterschiedlich zu den regulären Rechnungen steuern. Als Rechnungsempfänger werden Ihnen alle konfigurierten Mandanten angeboten.

Gewährleistungbeteiligung

die Gewährleistungsbeteiligung wird für den Kundenanteil einer Kulanz benötigt. Dieser Auftragstyp kann entweder automatisiert aus einer Kulanz heraus erstellt werden oder auch manuell. Alle Artikel, die sich auf einer Gewährleistungsbeteiligung befinden, sind bestandsneutral, werden also nicht aus dem Lagerbestand gebucht.

Auftrag

Dieses Feld ist nur aktiv, wenn Sie die Option Auftragskopie aktiviert haben. Hier wird dann die auswählte Auftragsnummer angezeigt, die als Kopie in der Auftagsbearbeitung geladen werden soll.

Schnellsuche

Über die Schnellsuche können Sie mit beliebigen Begriffen nach einer Rechnung oder einem Auftrag suchen, der als Auftragskopie in der Auftragsbearbeitung geladen werden soll. Um hier nach einem Auftrag suchen zu können, müssen Sie die Option Auftragskopie aktivieren.