Gewährleistung CWS Toyota/Lexus

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Inhaltsverzeichnis

Allgemein

Das CWS Gewährleistungsmodul dient der Onlineabwicklung von Reparaturaufträgen mit den Herstellersystemen der Marken Toyota und Lexus. Es handelt sich bei der CWS Gewährleistung um eine eigenständige Anwendung, die als Plugin in das ecaros System integriert ist. Mit diesem Plugin ist die manuelle Eingabe von Gewährleistungen im Toyota/Lexus Garantiesystem (CWS=Customer Warranty System) nicht mehr nötig, da über ecaros erstellte Gewährleistungs-Aufträge an das Toyota/Lexus Garantiesystem übergeben werden können. Im Folgenden werden die einzelnen Arbeitsschritte für die Umsetzung einer Gewährleistung näher erläutert

Einrichtung Plugineigenschaften

Im Bereich Systemverwaltung / Plugineigenschaften müssen beim Typ Gewährleistung und Plugin Toyota Gewährleistung die Zugangsdaten zum Toyota / Lexus CWS-System hinterlegt werden.

Doku CWS 18 Plugineigenschaften.png

Erstellen eines Gewährleistungsauftrages

Einen Gewährleistungsauftrag können Sie entweder manuell oder über den hinterlegten Geschäftsvorfall Serviceauftrag - Gewährleistung erstellen. Wenn Sie einen Auftrag manuell eröffnen, dann müssen Sie die Rechnungsart auf Rechnung, die Auftragsart auf Serviceauftrag und den Auftragstyp auf Gewährleistung oder Kulanz einstellen.

Doku CWS 1 Geschäftsvorfall.png

Erst mit dieser Einstellung wird die zusätzliche Registerkarte Gewährleistung eingeblendet.

Doku CWS 2 Register Gewährleistung.png


Wichtig
Wenn Sie auf die Registerkarte Gewährleistung klicken und es werden keinerlei Daten angezeigt, so haben Sie noch keinen gültigen Gewährleistungsdebitor als Rechnungsadresse zu geordnet. Erst mit dieser Rechnungsadresse weiß ecaros, welches Gewährleistungsmodul geladen werden soll.


Zuordnen des Rechnungsempfänger und Kundendaten

Über die Zuordnung der konfigurierten Rechnungsadresse, entscheidet ecaros, welches Gewährleistungsmodul gestartet werden soll. Welche Rechnungsadresse bei welcher Marke geladen werden soll, konfigurieren Sie unter den Gewährleistungsadressen.

D.h. wenn Sie als Auftragstyp Gewährleistung oder Kulanz wählen und im Anschluss daran ein Fahrzeug zuordnen, erkennt ecaros automatisch anhand der Fahrzeugmarke, welche Rechnungsadresse zugeordnet und damit auch welches Gewährleistungsmodul geladen werden soll. Der Fahrzeughalter wird automatisch als Lieferadresse dem Auftrag zugeordnet.


Die Adresse der Toyota Garantieabteilung können Sie unter dem Menüpunkt Systemverwaltung / Stammdaten / Gewährleistungsadressen einpflegen.

Doku CWS 3 Gewährleistungsadresse.png


Die Nutzung dieser Adresse müssen Sie über die Checkbox Die Gewährleistungsadresse verwenden unter Systemverwaltung / Einstellungen / Mandanteneinstellungen / Aufträge aktivieren.

Doku CWS 4 Mandanteneinstellung.png

Zuordnen der Auftragspositionen

Die Zuordnung der Auftragspositionen erfolgt nach dem gleichen Schema, wie bei einem regulären Serviceauftrag. Sie müssen nur darauf achten die richtigen Positionen, die normalerweise von dem Hersteller vorgegeben werden, für die Gewährleistung auszusuchen, da es ansonsten zu einer Ablehnung des Antrages kommen kann. Sämtliche Auftragspositionen werden auf der Registerkarte Gewährleistung nochmal mit der Antragszuordnung angezeigt.

Jobs für die Gewährleistung anlegen

Wenn sie die Positionen für einen, oder mehrere Garantiefälle erstellt haben, ist es zwingend notwendig für jeden Garantiefall einen einzelnen JOB anzulegen.

Dazu markieren Sie die, zum Garantieantrag notwendigen Positionen. Eine Mehrfachauswahl ist mit gehaltener STRG-Taste + Mausklick (Windows Logik) möglich.

Nachdem die Positionen markiert wurden, klicken Sie mit der rechten Maustaste einmal auf eine der markierten Positionen. Jetzt wählen Sie Jobs / Job mit Positionen anlegen.

Doku CWS 5 Jobs.png


Wenn Sie jetzt den Job erstellt haben werden Sie im folgenden Fenster aufgefordert Texte für die Punkte Bezeichnung / Beschreibung / Kundenbemerkung und Werkstattkommentar einzugeben. Achten Sie bitte darauf, dass in jedem Feld mind. 15 Zeichen eingetragen werden.

Doku CWS 6 Jobnotiz.png


Nach der Bestätigung mit OK werden die Jobinformationen in die Positionsliste übernommen und als Block markiert.

Doku CWS 7 Jobfinal.png


Bitte beachten Sie
Jobs können natürlich auch bearbeitet, durch weitere Positionen erweitert oder gelöscht werden.

Aufbereitung des Antrags für die TOYOTA CWS Gewährleistung

Über die zusätzliche Registerkarte Gewährleistung können Sie zusätzlich Gewährleistungsdaten den Auftragspositionen hinzufügen und den Auftrag an das TOYOTA CWS-System übertragen oder wieder entfernen. Nachdem das Register Gewährleistung ausgewählt wurde, erscheint das folgende Formular um weitere gewährleistungsrelevante Informationen zu erfassen.

Doku CWS 8 Formular Gewährleistung.png


Antragsnummer: Die Antragsnummer wird von ecaros generiert.


Antragsart: Die Antragsart kann über das Pulldown Menü ausgewählt werden.


DVT: Das Defekt verursachende Teil kann manuell eingetragen werden, es kann danach gesucht werden, oder man kann das Teil in der Artikelliste markieren und über die Funktion Als DVT übernehmen übernehmen.

Doku CWS 9 DVT übernehmen.png


T1-Code: Der T1-Code kann direkt im Eingabefeld eingetragen werden oder man kann den Code über das Lupensymbol aus einer Liste auswählen.


T2-Code: Der T2-Code kann direkt im Eingabefeld eingetragen werden oder man kann den Code über das Lupensymbol aus einer Liste auswählen.


T3-Code: Der T3-Code kann direkt im Eingabefeld eingetragen werden oder man kann den Code über das Lupensymbol aus einer Liste auswählen.


Urspr. Rechnung: Wenn es für den Gewährleistungsantrag notwendig ist (Antragsart: P1-Teile / P2-Thekenverkauf / AC-Zubehör), muss hier die ursprüngliche Rechnungsnummer selektiert werden.


Status: In diesem Feld wird der Status des Gewährleistungsantrags angezeigt.


Midtronic-Codes: Handelt es sich bei dem Gewährleistungsantrag um einen Antrag für eine Batterie, werden in diesem Bereich die Midtronic-Codes, die der Tester ausgibt, eingetragen.


DTC-Codes: Diagnosis Trouble Codes. Bei einigen speziellen Artikeln ist es für den Gewährleistungsauftrag notwendig, in diesem Bereich die DTC-Codes einzutragen.


Überschr. Einsendung: Wenn die Einsendefrist bis max. 30 Tage überschritten wurde, kann in diesem Feld ein Grund für die Verzögerung eingetragen, bzw. aus einer Liste ausgewählt werden.


Reparaturdatum: Hier wird das Datum der Reparatur eingetragen bzw. kann über die Kalenderauswahl selektiert werden.


Rückruf-Referenz: Hier kann eine Referenznummer zu einer Rückrufaktion eingetragen werden.


Kulanznummer: Das Feld wird zur Zeit noch nicht verwendet.


Gemeldet von: Das Feld wird zur Zeit noch nicht verwendet.

Bitte beachten Sie
Wenn in der Positionserfassung mehrere Gewährleistungsjobs erstellt wurden, dann gibt es im Register Gewährleistung für jeden Job ein einzelnes Register.

Doku CWS 17 mehrere Jobs.png


Bitte beachten Sie
Im Formular der Gewährleistung kann zwischen den Registern Positionen / Texte / Anhänge gewechselt werden.


Register-Positionen: In diesem Register werden die dem Job zugeordneten Artikel und Arbeitspositionen angezeigt.

Doku CWS 10 Register Positionen.png

, Register-Texte: In diesem Register werden die Texte, die bei der Joberstellung eingetragen wurden, angezeigt. Zusätzlich kann hier noch der festgestellte Fehler eingetragen werden. Zu einigen Artikeln oder Arbeitspositionen muss ein Kommentar übermittelt werden. Dieser Text wird im Feld Kommentar eingetragen.

Doku CWS 11 Register Texte.png


Register-Anhänge: In diesem Register können Anhänge, die zuvor über das Register Dokumente den Auftrag angefügt wurden, zum Gewährleistungsantrag angefügt werden.

Doku CWS 12 Register Anhänge.png

Gewährleistungsantrag an TOYOTA CWS senden

Sobald der Gewährleistungsantrag komplett bearbeitet wurde, kann der Antrag über das Symbol Senden an das TOYOTA CWS-System übertragen werden.


Doku CWS 13 Senden.png


Wenn der Antrag erfolgreich versendet wurde, wird vom CWS System eine Bestätigungsnummer übergeben. Diese wird dann im Feld Antragsnummer angezeigt


Doku CWS 14 Antragsnummer.png


Wenn es beim Antragsversand Probleme gab, werden diese beim Klick auf das "!" neben dem Symbol zum Versenden angezeigt.


Doku CWS 15 Info.png


Sollte ein bereits versendeter Gewährleistungsantrag korrigiert oder ergänzt werden, kann er über das Symbol Aktualisieren erneut an das TOYOTA CWS-System übermittelt werden.


Doku CWS 16 Update.png

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