Gewährleistung SAGA II Volkswagen/Audi/Nutzfahrzeuge/Skoda

Das SAGA II Gewährleistungsmodul dient der Onlineabwicklung von Reparaturaufträgen mit den Herstellersystemen der Marken Volkswagen, Audi, Volkswagen Nutzfahrzeuge und Skoda. Es handelt sich bei der SAGA II Gewährleistung um eine eigenständige Anwendung, die nicht in das ECAROS System integriert ist. Um allerdings die doppelte Eingabe von Auftragsdaten zu vermeiden, können Sie über ECAROS erstellte Aufträge an das SAGA II System übergeben und dort weiterverarbeiten. Im folgenden werden die einzelnen Arbeitsschritte für die Umsetzung einer Gewährleistung näher erläutert.

Erstellen eines Gewährleistungsauftrages

Einen Gewährleistungsauftrag können Sie entweder manuell oder über einen hinterlegten Geschäftsvorfall erstellen. Wenn Sie einen Auftrag manuell eröffnen, dann müssen Sie die Rechnungsart auf Rechnung, die Auftragsart auf Serviceauftrag und den Auftragstyp auf Gewährleistung oder Kulanz einstellen. Erst mit dieser Einstellung wird eine zusätzliche Registerkarte Gewährleistung eingeblendet.

Bitte beachten Sie
Wenn Sie auf diese Registerkarte Gewährleistung klicken und es werden keinerlei Daten angezeigt, so haben Sie noch keinen gültigen Gewährleistungsdebitor als Rechnungsadresse zu geordnet. Erst mit dieser Rechnungsadresse weiss ec@ros, welches Gewährleistungsmodul geladen werden soll.

Zuordnen des Rechnungsempfänger und Kundendaten

Über die Zuordnung der konfigurierten Rechnungsadresse, entscheidet ECAROS welches Gewährleistungmodul gestartet werden soll. Welche Rechnungsadresse bei welcher Marke geladen werden soll, konfigurieren Sie unter den Gewährleistungsadressen.

D.h. wenn Sie als Auftragstyp Gewährleistung oder Kulanz eingestellt haben und dann ein Fahrzeug zuordnen, erkennt ECAROS automatisch anhand der Fahrzeugmarke, welche Rechnungsadresse zugeordnet und damit auch welches Gewährleistungsmodul geladen werden soll. Der Fahrzeughalter wird dann automatisch als Lieferadresse dem Auftrag zugeordnet.

Diese Funktion müssen Sie unter den Mandanteneinstellungen -> Die Gewährleistungsadressen verwenden aktivieren.

Natürlich können Sie die entsprechenden Rechnungsadresse auch manuell zuordnen.

Zuordnen der Auftragspositionen

Die Zuordnung der Auftragspositionen erfolgt nach dem gleichen Schema, wie bei einem regulären Serviceauftrag. Sie müssen nur darauf achten die richtigen Herstellerpositionen für die Gewährleistung auszusuchen, da es ansonsten zu einer Ablehnung des Antrages kommen kann.

Sämtliche Auftragspositionen werden auf der Registerkarte Gewährleistung nochmal mit der Antragszuordnung angezeigt.

Bitte beachten Sie

Fremdleistungen müssen mit einem Einkaufspreis und der Menge 1 eingegeben werden, da diese Positionen nur dann auch korrekt von SAGA II vergütet werden. Zusätzlich müssen Sie darauf achten, dass diese Positionen auf dem Registerkarte Gewährleistung in der Positionstabelle (Herkunft) auch als Fremdleistung markiert sind, da diese ansonsten nicht korrekt nach SAGA II übernommen werden. Sie haben aber jederzeit die Möglichkeit Positionen in der SAGA II Anwendung noch anzupassen oder hinzuzufügen.

Übergeben des Auftrages an die SAGA II Gewährleistung

Über die zusätzliche Registerkarte Gewährleistung können Sie zusätzlich Gewährleistungsdaten den Auftragspositionen hinzufügen und den Auftrag an SAGA II übertragen oder wieder entfernen.

Kommunikationsstatus

Der Kommunikationsstatus zeigt Ihnen an, in welchem Bearbeitungsschritt des Gewährleistungsantrag Sie sich befinden. Wenn es Probleme mit der Kommunikation von ECAROS und SAGA II gibt, können Sie sich mit dem eine detaillierte Fehlermeldung anzeigen lassen. Diese teilen Sie dann gegebenfalls dem Support mit.

Mit dem können Sie die Abfrage des Kommunikationsstatus manuell aktualisieren ohne den Auftrag neuladen zu müssen.

Im folgenden finden Sie eine Auflistung der möglichen Status in dem Bearbeitungsablauf.

nicht gesendet

Der Auftrag wurde noch nicht an SAGA/2 übermittelt oder wurde bereits wieder entfernt

gesendet, warte auf Antwort

Der Auftrag wurde an SAGA/2 übermittelt, ECAROS wartet nun auf die Annahmebestätigung oder Ablehnung für den Auftrag

abgelehnt von SAGA/2

Der Auftrag wurde aufgrund fehlerhafter oder fehlender Informationen von SAGA/2 abgelehnt. Ist dies der Fall, wird neben dem Status das Lupensymbol aktiviert. Hier erhält man dann eine entsprechende Fehlerbeschreibung. Diese ist sehr technischer Natur und kann dann ggf. dem Supportmitarbeiter mitgeteilt werden. Nachdem die Ursachen behoben wurden, kann der Auftrag erneut gesendet werden.

in Bearbeitung, warte auf Anträge

Der Auftrag wurde von SAGA/2 angenommen und ECAROS wartet nun auf die Antragsinformationen. Der Auftrag kann nun in SAGA/2 bearbeitet werden, er wird dort unter der gleichen Auftragsnummer geführt wie in ECAROS.

in Bearbeitung, GW-Beteiligung anstehend

Es wurden nicht alle Positionen in den Anträgen verwendet oder die Vergütung erfolgt nur anteilig (Kulanz). Nach anwählen des Antrags kann eine entsprechende Gewährleistungsbeteiligung erstellt werden. Auf diesem Weg entsteht dann ein offener Werkstattauftrag für den Kunden.

in Bearbeitung, Fakturierung anstehend

ECAROS hat die Antragsinformationen von SAGA/2 erhalten, der Auftrag kann fakturiert, die Gewährleistungsrechnung und der Gewährleistungsantrag kann ausgedruckt werden.

Abgeschlossen

Der Auftrag wurde fakturiert, die Bearbeitung ist abgeschlossen.

Auftrag senden

Ein fertig bearbeiteten Auftrag können Sie über diesen Knopf an die SAGA II übertragen. Sobald der Auftrag erfolgreich übertragen wurden, ändert sich der Status des Auftrages auf in Bearbeitung, warte auf Anträge. Da die Übertragung asynchron funktioniert, kann es ein wenig dauern, bis der Auftrag in der SAGA II angezeigt wird.

Bitte beachten Sie
Sie müssen diesen Auftrag nach der Übertragung in der SAGA II bearbeiten. Erst wenn die Bearbeitung dort abgeschlossen wurden, kann der Auftrag in ECAROS fakturiert werden.

Kulanzanfrage senden

Wenn Sie über die SAGA II Anwendung eine Kulanzanfrage stellen wollen, können Sie mit diesem Knopf den aktuellen Auftrag als Anfrage an die SAGA II übertragen.

Bitte beachten Sie
Dieser Knopf steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie bei dem Auftragstyp Kulanz ausgewählt haben. Außerdem ändert sich bei einer Kulanzanfrage der Status des Auftrages nicht.

Auftrag entfernen

Wenn ein Auftrag schon an die SAGA II übertragen wurde, dann ist dieser für die weitere Bearbeitung gesperrt. Sie können in der SAGA II Anwendung allerdings die übertragenen Positionen ändern oder neue hinzufügen. Sofern Sie den Auftrag wieder in ECAROS bearbeiten möchten, müssen Sie diesen aus SAGA II entfernen.

Bitte beachten Sie
Wenn Sie einen Auftrag aus der SAGA II entfernen, dann werden auch alle eingegebenen Gewährleistungsdaten in der SAGA II gelöscht. Diese müssen Sie bei einer erneuten Übertragung nochmal eingeben.

Auftrag ignorieren

Wird diese Funktion aktiviert, findet keine Kommunikation mit dem Hersteller statt, die Rechnung kann fakturiert werden ohne dass diese versendet wird. Dies kann bspw. verwendet werden, wenn der Antrag in SAGA/2 manuell eingegeben wurde und die Rechnung nachträglich erfasst werden soll.

Anträge

Antragstabelle

In der Antragstabelle sehen Sie die in SAGA II erstellen Anträge für einen Auftrag. Sie können vor der Fakturierung noch entscheiden, welchen Antrag Sie als Fakturiert an SAGA II weitermelden wollen, indem Sie die Option annehmen in der Tabelle deaktivieren.

Bitte beachten Sie
Wenn Sie die Option annehmen hinter einem Antrag deaktivieren, so wird dieser auch nicht als fakturiert an SAGA II gemeldet und kann damit auch nicht gutgeschrieben werden.

Gewährleistungsdaten

In dieser Rubrik bekommen Sie die Daten aus den übertragenen Gewährleistungsanträge angezeigt. Diese Daten dienen nur der Information.

GW-Geber, Servicenummer, Kampagnenummer, Kulanz AP, Kulanz Teile, Max. Kulanzbetrag, Schadenscode, Reparaturcode, Laufleistung, Schadensort, Reparaturdatum, Einbaudatum, Entferntes Teil, abgeschleppt, Wiederholen, Details

Positionen

Antrag

In dieser Spalte wird der Antrag aus SAGA II angezeigt, sobald Sie die Bearbeitung dort abgeschlossen haben. Wenn eine Position in der SAGA II gelöscht wurde, dann kann diese Spalte auch leer sein. Wenn Sie in der Antragstabelle einen Antrag markieren, bekommen Sie in dieser Tabelle alle zugehörigen Positionen in der Farbe Grün markiert.

Bitte beachten Sie
Für alle Positionen die keine Antragszuordnung haben, erstellt ECAROS bei der Fakturierung automatischen einen Auftrag mit der Lieferadresse als Rechnungsempfänger.

Kulanz

In dieser Spalte wird nach der Abrechnung eines Kulanzantrages die prozentuale Beteiligung pro Position angezeigt.

Verursacher

Sie können vor der Übertragung an SAGA II einzelne Positionen schon als Verursacher kennzeichnen. Dies ist aber nicht unbedingt notwendig, da Sie dies auch noch in der SAGA II Anwendung durchführen können.

Herkunft

Um die Positionen in der SAGA II Anwendung gleich korrekt zuzuordnen, sollten Sie die Fremdartikel und -leistung vor dem Senden hier als solche markieren. Handelt es sich um reguläre Auftragspositionen, dann lassen Sie die Herkunft auf unverändert

Abrechnen des Auftrages nach der Bearbeitung in der SAGA II Gewährleistung

Für die Abrechnung eines Auftrages muss dieser in der SAGA II vollständig bearbeitet sein. Erst dann meldet SAGA II dem ECAROS System die Fertigstellung und Sie können den Auftrag fakturieren. Für Positionen die keinem Antrag zugeordnet wurden, erstellt ECAROS bei der Fakturierung automatisch einen neuen Auftrag mit der Lieferadresse als Rechnungsadresse.