Kalender

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Mit dem integrierten Kalender können Sie Ihre Termine, Aufgaben und Projekte verwalten. Des Weiteren können Sie Serientermine, Einladungen und Erinnerungen erstellen. Die Maske besteht aus einer Symbolleiste, einem Übersichtskalender mit integrierter Auswahl der Bereiche Termine, Aufgaben und Projekte und dem Anzeigebereich.

Inhaltsverzeichnis

Termine

Hier erhalten Sie eine Übersicht über Ihre Termine des im Übersichtskalender ausgewählten Zeitraums (unter Berücksichtigung der gewählten Ansicht).

Kalender-Termine.png

Über die folgenden Symbole können Sie die Ansicht steuern:

Heute
Über diesen Button gelangen Sie zum aktuellen Tag.
Tag
Über diesen Button gelangen Sie in die Tagesansicht des auf dem Übersichtskalender gewählten Tages.
Arbeitswoche
Über diesen Button erhalten Sie eine Ansicht über die Arbeitstage der im Übersichtkalender gewählten Woche. Standard sind hier die Tage Montag-Freitag. In den Mandanteneinstellungen können Sie alternativ die 6-Tage-Woche aktivieren. Somit wird die Ansicht auf Montag-Samstag erweitert.
Woche
Über diesen Button erhalten Sie eine Ansicht über die im Übersichtkalender gewählte Woche.
Monat
Über diesen Button erhalten Sie eine Monatsübersicht. Diese beinhaltet die aktuelle Woche des im Übersichtskalender gewählten Tages und die vier folgenden Wochen.
Wochennummern anzeigen
Über diesen Button können Sie im Übersichtskalender die Wochennummern ein- und ausblenden.
Listenansicht
Über diesen Button können Sie sich die Termine des im Übersichtskalender gewählten Zeitraums in Listenform darstellen lassen.
Bitte beachten Sie
Der Übersichtskalender kann durch das Verbreitern des Rahmens auf 6 Monate erweitert werden.

Termin

Über einen Doppelklick in den Anzeigebereich können Sie zum gewählten Zeitpunkt einen neuen Termin erstellen (alternativ kann dies auch über den Neu-Button in der Symbolleiste erfolgen).

Kalender-Terminerstellung1.png

Terminbeschreibung

Bezeichnung
Hier können Sie die Terminbezeichnung eingeben, die dann in der Übersicht angezeigt wird.
Standort
Hier kann der Veranstaltungsstandort hinterlegt werden (bspw. Besprechungsraum)
Termingruppe
Hier wird die Termingruppe gewählt, zu der dieser Termin gehört.
Terminart
Hier wird die zur Termingruppe passende Terminart gewählt.
Besitzer
Hier wird der Besitzer des Termins hinterlegt. Als Standard wird der im ecaros2 angemeldete Benutzer vorgeblendet, der diesen Termin erstellt.
Koordinator
Da Termine nur vom Besitzer bearbeitet werden dürfen, kann man hier zusätzlich einen Koordinator hinterlegen, der ebenfalls diesen Termin bearbeiten darf. Wählt man bei der Terminerstellung einen anderen Besitzer als den vorgegebenen, wird der Ersteller als Koordinator vorgegeben, kann aber auch angepasst werden.
Koordinatorgruppe
Alternativ oder zusätzlich zum Koordinator kann man auch eine Mitarbeitergruppe als Koordinatorgruppe hinterlegen. Somit kann man einen bestimmten Personenkreis berechtigen, den Termin zu bearbeiten.

Terminzeiten

Startzeitpunkt/Endzeitpunkt
Hier kann der Start- und Endzeitpunkt des Termins gesteuert werden und somit auch die Dauer.
Erinnerung
Möchte man an den Termin erinnert werden (Pop-Up & Anzeige in der Statusleiste), kann man hier den Erinnerungszeitpunkt angeben.

Zusätzliche Informationen

Termininhalt

Hier kann man zusätzlich zur Bezeichnung auch noch eine Beschreibung des Termininhalts hinterlegen.

Terminmarkierung

Hier kann man dem Termin eine Markierung zuweisen, mit der der Termin dann im Kalender gekennzeichnet wird. Die Kennzeichnung hat auch zur Folge, dass die Zeiträume dieser Termine bei der Neuvergabe anderer Termine in der Mitarbeiterverfügbarkeit angezeigt werden (ausgenommen der Markierung Frei). So ist ersichtlich, ob der Mitarbeiter zu einem gewissen Zeitpunkt bereits einen anderen Termin hat.
Folgende Markierungen sind möglich:
  • Frei
  • Abwesend
  • Gebucht
  • Mit Vorbehalt

Privat

Hier kann ein Termin als privat markiert werden. In der Übersicht werden so die Bezeichnung und der Termininhalt für andere Anwender unkenntlich gemacht.
Bitte beachten Sie
Über den Button 'Auftrag erstellen' gelangen Sie direkt in die Auftragsbearbeitung, in der Kunde und Fahrzeug aus dem Termin übernommen werden.

Einladung

Hier haben Sie die Möglichkeit, andere Anwender zu einem Termin einzuladen. Diese erhalten die Einladung als Pop-Up-Meldung, als Anzeige in der Statusleiste und, falls in den Mitarbeiterstammdaten aktiviert und im System korrekt konfiguriert, auch als E-Mail.

Kalender-Terminerstellung2.png

Sie können andere Anwender durch das Setzen des Hakens einladen. Im Zeitstrahl wird der betroffene Zeitraum anhand der grünen und roten Linie markiert. Anhand der blauen Balken ist ersichtlich, zu welchen Zeitpunkten ein Anwender bereits Termine hat. Sagt ein eingeladener Anwender zu oder ab, wird dies vom System im Status des Namens entsprechend hinterlegt. Wenn Termine geändert werden und Anwender bereits einen Status übermittelt haben, erfolgt eine Abfrage, ob der Status zurückgesetzt werden soll. Somit würde eine neue Einladung versendet.

Adresse

Damit man bei einem Kundentermin auch die notwendigen Kundeninformation zur Hand hat, kann man dem Termin auch eine Adresse zuordnen.

Kalender-Terminerstellung3.png

Dies erfolgt entweder über die Neuanlage oder die Adresssuche. Eine zugeordnete Adresse kann außerdem bearbeitet und/oder wieder aus dem Termin entfernt werden.

Wichtig
Durch das Entfernen der Adresse wird diese nur aus dem Termin entfernt, die Adresse wird nicht in den Stammdaten gelöscht.

Fahrzeug

Zusätzlich zur Adresse kann man einem Termin auch ein Fahrzeug zuordnen.

Kalender-Terminerstellung4.png

Dies erfolgt entweder über die Neuanlage oder die Fahrzeugsuche. Ein zugeordnetes Fahrzeug kann außerdem bearbeitet und/oder wieder aus dem Termin entfernt werden. Wird ein Fahrzeug in den Termin übernommen erfolgt eine Abfrage, ob der Halter ebenfalls in den Termin übernommen werden soll.

Wichtig
Durch das Entfernen des Fahrzeugs wird dieses nur aus dem Termin entfernt, das Fahrzeug wird nicht in den Stammdaten gelöscht.

Rechnungshistorie

Ist einem Termin eine Adresse zugeordnet, bekommt man hier die Rechnungshistorie angezeigt. Auf diesem Weg erhält man einen Überblick und kann diese per Doppelklick auch einsehen.

Kalender-Terminerstellung5.png


Fahrzeugverfügbarkeit

Hier kann einem Termin ein Fahrzeug aus dem eigenen Haus zugeordnet werden. Somit können die internen Fahrzeuge verplant werden (bspw. Vorführwagen, Werkstattersatzwagen).

Kalender-Terminerstellung6.png

Sie erhalten eine Übersicht der Fahrzeuge der entsprechenden Fahrzeuggruppen und deren Auslastung (Blaue Balken). Per Haken kann ein Fahrzeug für den Termin reserviert werden und wird somit im Zeitstrahl markiert. In den Mandanteneinstellungen kann eine Überprüfung auf Verfügbarkeit aktiviert werden, so das ein Hinweis erfolgt, falls es zu einer Überschneidung kommen sollte.

Aufgaben

Hier erhalten Sie eine Übersicht über alle offenen, bis zum angewählten Datum fälligen, Aufgaben.

Kalender-Aufgaben.png

Sie können die Aufgaben per Doppelklick einsehen/bearbeiten oder über den Neu-Button in der Symbolleiste neue Aufgaben anlegen.

Aufgaben

Kalender-Aufgaben1.png


Aufgabendefinition

Bezeichnung
Hier wird der Aufgabe eine Bezeichnung gegeben.
Besitzer
Hier wird festgelegt, wer die Aufgabe erledigen soll oder die Verantwortung dafür übernimmt.
Ersteller
Hier wird der Ersteller der Aufgabe gespeichert. Dies ist immer der angemeldete Benutzer, der Ersteller kann nicht geändert werden.
Aufgabengruppe
Zur Definition und Selektion muss der Aufgabe eine Aufgabengruppe zugewiesen werden.
Aufgabenart
Hier wird der Aufgabe eine Aufgabenart zugewiesen. Dies dient der feineren Gruppierung/Selektion von Aufgaben.
Status
Hier kann man der Aufgabe einen Status zuweisen
  • Offen
  • In Bearbeitung
  • Abgeschlossen
Prozent abgeschlossen
Ist die Aufgabe in Bearbeitung, kann man hier einen Prozentwert hinterlegen, zu dem die Aufgabe erledigt ist. Dies dient der Statusansicht, ggf. auch dem Verantwortlichen gegenüber.
Priorität
Hier erfolgt die Priorisierung der Aufgabe.
  • Niedrig
  • Normal
  • Hoch
Privat
Hier kann die Aufgabe als Privat gekennzeichnet werden, somit sind die Aufgabeninhalte (Bezeichnung/Details) nur noch für den Besitzer und den Ersteller sichtbar.
Anfangsdatum
Datum und Uhrzeit, wann mit der Aufgabe begonnen werden soll.
Fälligkeitsdatum
Datum und Uhrzeit, bis wann die Aufgabe fällig ist.
Erinnerungsdatum
Datum und Uhrzeit, wann der Besitzer der Aufgabe eine Erinnerung erhalten soll.
Details
Hier kann die Aufgabe detailliert erfasst werden.


Kunde

Betrifft die Aufgabe einen bestimmten Kunden, kann dieser hier zugeordnet werden.

Kalender-Aufgaben2.png

Dies erfolgt entweder über die Neuanlage oder die Adresssuche. Eine zugeordnete Adresse kann außerdem bearbeitet und/oder wieder aus der Aufgabe entfernt werden.

Wichtig
Durch das Entfernen der Adresse wird diese nur aus der Aufgabe entfernt, die Adresse wird nicht in den Stammdaten gelöscht.


Fahrzeug

Zusätzlich zur Adresse kann man einer Aufgabe auch ein Fahrzeug zuordnen.

Kalender-Aufgaben3.png

Dies erfolgt entweder über die Neuanlage oder die Fahrzeugsuche. Ein zugeordnetes Fahrzeug kann außerdem bearbeitet und/oder wieder aus der Aufgabe entfernt werden. Wird ein Fahrzeug in die Aufgabe übernommen erfolgt eine Abfrage, ob der Halter ebenfalls in die Aufgabe übernommen werden soll.

Wichtig
Durch das Entfernen des Fahrzeugs wird dieses nur aus der Aufgabe entfernt, das Fahrzeug wird nicht in den Stammdaten gelöscht.


Rechnungshistorie

Ist einer Aufgabe eine Adresse zugeordnet, bekommt man hier die Rechnungshistorie angezeigt. Auf diesem Weg erhält man einen Überblick und kann diese per Doppelklick auch einsehen.

Kalender-Aufgaben4.png


Kontakte

Ist einer Aufgabe eine Adresse zugeordnet, bekommt man hier die Kontakthistorie angezeigt. Man kann hier die einzelnen Kontakte einsehen und weitere Kontakte anlegen.

Kalender-Aufgaben5.png


Projekte

Hier erhalten Sie ein Übersicht über Ihre offenen Projekte.

Kalender-Projekte.png

Die Ansicht erfolgt als Liste und beinhaltet alle Projekte, deren nächster Kontakt fällig oder überfällig sind. Sie können die Projekte per Doppelklick einsehen und bearbeiten oder auch neue Projekte anlegen.

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