Mandanteneinstellungen

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ecaros Menüpunkt: Arbeitsbereich Systemverwaltung - Einstellungen - Mandanteneinstellungen
Dokumentationsstand: 14.0


Hier finden Sie umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten, mit denen Sie ecaros auf Ihre speziellen Bedürfnisse anpassen können.


Inhaltsverzeichnis

Auftragsbearbeitung

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Nummernkreise


Wichtig
Bitte beachten Sie, dass die Auftragsnummern immer eindeutig innerhalb des Mandanten sind. D.h. eine einmal vergebene Auftragsnummer kann kein zweites Mal vergeben werden.
Start Auftragsnummern
Geben Sie hier die nächste Auftragsnummer ein, die verwendet werden soll. Aber bitte beachten Sie den oben aufgeführten Hinweis.
Auftragsnummernkreis splitten
Über diese Option werden zwei unterschiedliche Nummernkreise für die Aufträge und die Kostenvoranschläge vergeben. Bitte beachten Sie auch hier den oben aufgeführten Hinweis. Sobald Sie diese Option aktivieren, werden die Felder Start Rechnungsauftragsnummer und Start KVA Auftragsnummer freigeschaltet.
Start Rechnungsauftragsnummern
Dieses Feld wird erst mit dem Splitten der Auftragsnummern freigeschaltet, dann geben Sie hier die nächste Auftragsnummer für Aufträge ein, bei denen es sich nicht um einen Kostenvoranschlag handelt.
Start KVA Auftragsnummern
Dieses Feld wird erst mit dem Splitten der Auftragsnummern freigeschaltet, dann geben Sie hier die nächste Auftragsnummer für einen Kostenvoranschlag ein.


Interne Belastungen


Aufwendungen (z.B. Fahrzeugaufbereitung o.a.), die Sie sich selbst belasten wollen, um Ihre eigene Kosten besser zuordnen zu können, werden im ecaros System als Interne Rechnung erstellt.

UST-Kennzeichen
Sobald Sie eine neue Interne Belastung erstellen, wird das hier eingestellte Umsatzsteuerkennzeichen vorgeblendet. Sie haben aber jederzeit die Möglichkeit dieses vor der Fakturierung der Rechnung noch anzupassen. Als Standardkennzeichen sollten Sie hier dass Kennzeichen nicht Steuerbar hinterlegen, da laut Umsatzsteuergesetz die Innenumsätze als nicht steuerbar zu kennzeichnen sind.
Preisgruppe
In der Artikelverwaltung können Sie einem Artikel bis zu 5 verschiedenen Verkaufspreise zuweisen. Über die Preisgruppe können Sie dann festlegen, welcher dieser Verkaufspreise für die Interne Rechnung verwendet werden soll.
Rabattgruppe
Über diese Einstellungen können Sie feste Nachlässe auf Arbeiten oder Artikel auch für interne Rechnungen hinterlegen. Bitte beachten Sie aber, das Sie die Rabattgruppen erst anlegen und mit Nachlässen versehen müssen, bevor Sie hier die entsprechenden Einträge sehen.
Wichtig
Diese Einstellung ist nur dann wirksam, wenn in den Domäneneinstellungen -> Allgemein -> Artikelpreise die Option VK gleich EK bei internen Belastungen nicht aktiviert ist, da ansonsten immer der durchschnittliche Einkaufspreis für die Interne Rechnung herangezogen wird.
Berechnungsgrundlage
Sofern Sie mit anderen Umsatzsteuerkennzeichen arbeiten als nicht Steuerbar, können Sie auch für Interne Rechnungen die Anzeige der Rechnungspositionen in Brutto- und Nettobetrag unterscheiden (siehe auch Einstellungen -> Globale Einstellungen -> Standard Berechnungsgrundlage)


Artikelbestandsabfrage im Auftrag


Sobald Sie einen Lagerartikel auf einen Auftrag hinzufügen, überprüft das ecaros System intern, ob der entsprechende Lagerbestand, des Artikels noch ausreichend ist. Unter dieser Rubrik können Sie einstellen, ob eine Meldung über einen zu geringen verfügbaren Lagerbestand oder Minimalbestand eingeblendet werden soll. Der verfügbare Bestand setzt sich aus dem aktuellen Bestand – Auftragsbestand zusammen. Der Minimalbestand muss manuell einem Artikel in der Artikelverwaltung zugeordnet werden.

Wichtig
Bitte beachten Sie, dass Sie über eine automatische Disposition Ihrer Verbrauchsartikel im ecaros System verfügen und dadurch keine Notwendigkeit haben, Ihr Artikellager manuell mit Minimal- oder Maximalbeständen zu versehen.
beim Hinzufügen eines Artikels
mit aktivierter Option wird eine Warnmeldung eingeblendet, sobald Sie über die Schnelleingabe in der Auftragspositionsmaske einen Lagerartikel heraussuchen und der verfügbare Bestand oder der Minimalbestand nicht ausreichend ist.
beim Anlegen oder Ändern eines Auftrags
mit aktivierter Option wird eine Warnmeldung eingeblendet, sobald Sie einen Auftrag anlegen oder ändern und der verfügbare Bestand oder der Minimalbestand von einer Artikelposition auf diesem Auftrag nicht ausreichend ist.
beim Ändern der Artikelmenge
mit aktivierter Option wird eine Warnmeldung eingeblendet, sobald Sie die Artikelmenge in der Auftragspositionsmaske ändern und der verfügbare Bestand oder der Minimalbestand nicht ausreichend ist.


Rechnungsarchivierung


Das ecaros System verfügt über einen automatische Rechnungsarchivierung. Sie können jede gedruckte Rechnung der entsprechenden Rechnungsadresse zuordnen und diese dann als PDF Dokument im Archiv speichern lassen.

Automatische Rechnungsarchivierung
Wenn Sie diese Option aktivieren, wird das erste gedruckte Rechnungsformular als PDF Dokument in der Dokumentenverwaltung archviert und der Rechnungsadresse automatisch zugeordnet
Dokumententyp für Rechnungsarchiv
Über den Dokumententyp können Sie die Schlagworte eines Dokumentes in der Dokumentenverwaltung anpassen. Der hier ausgewählte Dokumententyp wird dann bei der Archivierung automatisch zugeordnet und das Dokument im Standardordner des Dokumententyps abgelegt.


HU/AU Überprüfung


HU/AU Fälligkeit überprüfen
Wenn Sie diese Option aktiviert haben, wird in der Auftragsbearbeitung eine Überprüfung durchgeführt, ob das HU/AU-Datum überschritten wurde oder ob HU/AU in den nächsten X Tagen fällig werden. Der Wert für X wird durch den Prüfintervall bestimmt.
HU/AU Prüfintervall
Hier legen Sie den Zeitraum fest, auf den die Überprüfung für die Fälligkeit in der Zukunft zurückgreifen soll. Soll also eine Meldung erscheinen, wenn HU/AU bereits oder innerhalb der nächsten 90 Tage HU/AU fällig ist, muss hier 90 eingetragen werden.


UVV Überprüfung


UVV Fälligkeit überprüfen
Wenn Sie diese Option aktiviert haben, wird in der Auftragsbearbeitung eine Überprüfung durchgeführt, ob das UVV-Datum überschritten wurde oder ob die UVV-Prüfung in den nächsten X Tagen fällig werden. Der Wert für X wird durch den Prüfintervall bestimmt.
UVV Prüfintervall
Hier legen Sie den Zeitraum fest, auf den die Überprüfung für die Fälligkeit in der Zukunft zurückgreifen soll. Soll also eine Meldung erscheinen, wenn der UVV-Prüftermin bereits oder innerhalb der nächsten 90 Tage fällig ist, muss hier 90 eingetragen werden.


Lagerbewegungen


Lagerbewegungen auf Aufragsbestände erzeugen
Lagerbewegungen können auf Wunsch auch bereits für Auftragsbestände generiert werden anstatt bei Faktura. Dies hat zur Folge, dass der Bestand des Artikels direkt beim Hinzufügen in den Auftrag neu berechnet wird. Auftragsbestände werden somit nicht mehr gepflegt. Dies wird hauptsächlich dann aktiviert, wenn man mit dem automatischen Teilenachschub Autopart arbeitet.


Auftragsbearbeitung II

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Vorgaben


Standard-Marke
die hier eingestellte Marke wird bei einem neuen Auftrag automatisch ausgewählt. Ordnen Sie diesem Auftrag ein Fahrzeug mit einer anderen Marke zu, so wird diese natürlich geändert.
Standard-Rabattgruppe
Hier kann eine Standardrabattgruppe hinterlegt werden, die verwendet wird wenn in einer Adresse keine spezielle Rabattgruppe hinterlegt wurde. Auf diesem Weg kann man allen Adressen einen Rabatt/Aufschlag zuweisen, ohne jede Adresse einzeln zu bearbeiten.
Zwischensummen-Bezeichnung
Hier können Sie die Bezeichnung für die Zwischensummenposition eingeben, die in der Auftragsbearbeitung verwendet werden soll, wenn ein Zwischensumme eingefügt wird
Teilsummen-Bezeichnung
Hier können Sie die Bezeichnung für die Teilsummenposition eingeben, die in der Auftragsbearbeitung verwendet werden soll, wenn eine Teilsumme eingefügt wird


Arbeitspositionsdruck


Auf Rechnungen und Aufträgen werden die Arbeitspositionen grundsätzlich mit dem entsprechenden Verrechnungssatz, der Menge (entspricht der berechneten Zeit) und dem Gesamtbetrag ausgewiesen. Über diese Option können Sie diese Standardeinstellung anpassen.

mit Menge und Verrechnungssatz
diese Option entspricht der Standardeinstellung, hier werden der Stundenverrechnungssatz, die berechnete Zeit und der gesamte Betrag ausgewiesen.
mit Menge
über diese Option wird nur die berechnete Zeit und der gesamte Betrag ausgewiesen, der Stundenverrechnungssatz wird unterdrückt.
nur mit Betrag
wenn Sie nur den Betrag und keine berechnete Zeit, sowie Verrechnungssatz ausgewiesen haben wollen, aktivieren Sie diese Option.


Datenschutzeinwilligung


Einwilligung überprüfen
Ist diese Funktion aktiviert, wird je nach Auswahl beim Erstellen/Fakturieren/Öffnen von Aufträgen geprüft, ob für den Kunden und die im Auftrag verwendete Marke eine gültige Datenschutzeinwilligung vorliegt. Ist dies nicht der Fall erscheint eine entsprechende Meldung mit Datenpflegefunktion. Dies ist auch für die sogenannte Inhousekommunikation, also wie das Autohaus mit dem Kunden kommunizieren möchte, einstellbar.
Einwilligung unbegrenzt
Ist diese Funktion aktiviert, ist die in der Adresse hinterlegte Datenschutzerklärung bis auf Widerruf des Kunden gültig. Somit wird in der Auftragsbearbeitung keine erneute Abfrage erfolgen, wenn in der Adresse ein Datenschutzeintrag existiert. Ist die Funktion nicht aktiviert, wird in der Auftragsbearbeitung eine neue Datenschutzerklärung verlangt, wenn die bestehende älter als 2 Jahre ist. Dies ist auch für die sogenannte Inhousekommunikation, also wie das Autohaus mit dem Kunden kommunizieren möchte, einstellbar.


Artikelkataloge


Bezeichnung in Großbuchstaben übernehmen
Wenn Sie Artikel aus einem Artikelkatalog übernehmen, werden die Bezeichnungen in Großbuchstaben umgesetzt.
Schnellsuche auch in Bezeichnung
Wenn Sie ein Suchkriterium in der Artikelkatalogsuche eingeben, wird diese Suche auch über die Bezeichnung des Artikels durchgeführt. Wird diese Funktion deaktiviert, wird nur in der Artikelnummer gesucht.
Schnellsuche als Volltext
Wenn Sie ein Suchkriterium in der Artikelkatalogsuche eingeben, wird damit eine Volltextsuche durchgeführt. Ist diese Funktion deaktiviert, wird eine exakte Suche durchgeführt.


Arbeitspositionskataloge


Bezeichnung in Großbuchstaben übernehmen
Wenn Sie Arbeitspositionen aus einem Arbeitspositionskatalog übernehmen, werden die Bezeichnungen in Großbuchstaben umgesetzt.
Schnellsuche auch in Bezeichnung
Wenn Sie ein Suchkriterium in der Arbeitspositionskatalogsuche eingeben, wird diese Suche auch über die Bezeichnung der Arbeitsposition durchgeführt. Wird diese Funktion deaktiviert, wird nur in der Arbeitspositionsnummer gesucht.
Schnellsuche als Volltext
Wenn Sie ein Suchkriterium in der Arbeitspositionskatalogsuche eingeben, wird damit eine Volltextsuche durchgeführt. Ist diese Funktion deaktiviert, wird eine exakte Suche durchgeführt.


Paketkataloge


Bezeichnung in Großbuchstaben übernehmen
Wenn Sie Pakete aus einem Paktekatalog übernehmen, werden die Bezeichnungen in Großbuchstaben umgesetzt.
Schnellsuche auch in Bezeichnung
Wenn Sie ein Suchkriterium in der Paketkatalogsuche eingeben, wird diese Suche auch über die Bezeichnung des Pakets durchgeführt. Wird diese Funktion deaktiviert, wird nur in der Paketnummer gesucht.
Schnellsuche als Volltext
Wenn Sie ein Suchkriterium in der Paketkatalogsuche eingeben, wird damit eine Volltextsuche durchgeführt. Ist diese Funktion deaktiviert, wird eine exakte Suche durchgeführt.


Aufträge

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Aufträge


Diverse Konfigurationsmöglichkeiten, die das Verhalten der Auftragsbearbeitung beeinflussen, finden Sie unter diesem Punkt.

Textpositionen über die gesamte Tabellenbreite drucken
wenn Auftrags- oder Rechnungstexte in der Tabelle für die Rechnungspositionen vom linken Rand bis zum rechten Rand gedruckt werden sollen, müssen Sie diese Option aktivieren. Ansonsten werden die Textpositionen in der maximalen Breite der Bezeichnungsspalte gedruckt.
Neuen Kilometerstand bei Auftragsanlage verlangen
mit aktivierter Option können Sie einen Auftrag nur dann speichern, wenn Sie einen neuen Kilometerstand für das zugeordnete Fahrzeug eingeben. Über diese Option wird der Anwender gezwungen den Kilometerstand beim Kunden abzufragen.
Neuen Kilometerstand bei Auftragsfreigabe verlangen
mit aktivierter Option können Sie einen Auftrag nur dann freigeben oder fakturieren, wenn Sie einen neuen Kilometerstand für das zugeordnete Fahrzeug eingeben. Über diese Option wird der Anwender gezwungen den Kilometerstand beim Kunden abzufragen.
Bei Fahrzeug- und Adresszuordnung nach offen Aufträgen suchen
wenn Sie einem Auftrag ein Fahrzeug oder eine Adresse zuordnen, überprüft das ecaros System automatisch, ob ein anderer offener Auftrag für dieses Fahrzeug existiert. Sie bekommen dann eine Dialogbox angezeigt, über die Sie entscheiden können, ob Sie mit dem bestehenden Auftrag weiterarbeiten oder ob Sie einen neuen Auftrag anlegen wollen
Für Serviceaufträge bei Rechnungsadressenzuordnung nach Fahrzeugen suchen
Sobald Sie eine Adresse, die einem Fahrzeug als Kunde zugeordnet ist, als Rechnungsempfänger einem Auftrag hinzufügen, wird das zugehörige Fahrzeug dem Auftrag ebenfalls zugeordnet. Falls der Adresse mehrere Fahrzeuge zugeordnet sind, wird eine Dialogbox mit allen Fahrzeugen angezeigt. Darunter können sich auch Lagerfahrzeuge befinden, denen die Adresse als Kunde zugeordnet wurde.
Für Artikelaufträge bei Rechnungsadressenzuordnung nach Fahrzeugen suchen
Sobald Sie eine Adresse, die einem Fahrzeug als Kunde zugeordnet ist, als Rechnungsempfänger einem Auftrag hinzufügen, wird das zugehörige Fahrzeug dem Auftrag ebenfalls zugeordnet. Falls der Adresse mehrere Fahrzeuge zugeordnet sind, wird eine Dialogbox mit allen Fahrzeugen angezeigt. Darunter können sich auch Lagerfahrzeuge befinden, denen die Adresse als Kunde zugeordnet wurde.
Die Gewährleistungsadressen verwenden
Über den Menüpunkt Systemverwaltung -> Stammdaten -> Gewährleistungsadressen können Sie den einzelnen Marken entsprechende Rechnungsadressen für die Gewährleistung zuordnen. Wenn Sie nun als Auftragstyp Gewährleistung oder Kulanz auswählen und ein Fahrzeug zuordnen, dann nimmt das ecaros System automatisch die für die Fahrzeugmarke hinterlegte Rechnungsadresse. Mit dieser Rechnungsadresse wird dann auch automatisch das richtige Gewährleistungsplugin aufgerufen.
Zeiterfassung ausblenden
wenn Sie nicht mit der integrierten Zeiterfassung arbeiten und auch manuell keinen Monteurszeiten erfassen wollen, so können Sie die Registerkarte Zeiterfassung in der Auftragsbearbeitung ausblenden. Diese Option dient nur der besseren Übersichtlichkeit in der Auftragsmaske
Katalogartikel in den Stammdaten suchen
in der Auftragsbearbeitung können Sie zum einen Artikel direkt aus dem Katalog der jeweiligen Hersteller oder Artikel aus Ihrem Lager hinzufügen. Damit Sie nicht aus Versehen einen Artikel aus dem Katalog verkaufen, den Sie vielleicht auch am Lager haben, überprüft das ecaros System ihr Lager automatisch. Wenn der Artikel gefunden wird, können Sie über eine Dialogbox entscheiden, ob Sie den Lager- oder den Katalogartikel verkaufen wollen.
Katalogartikel nach Nachfrage in den Stammdaten anlegen
Siehe auch vorherigen Punkt Katalogartikel in den Stammdaten suchen. Wenn ein Katalogartikel nicht in Ihrem Lager gefunden wird, werden Sie gefragt, ob Sie diesen Artikel gleich als Lagerartikel anlegen möchten.
Positionsbemerkungen als Auftragsbestätigungstext drucken
Wenn Sie in der Auftragsbearbeitung einer Position eine Bemerkung hinzufügen, werden diese Bemerkungen direkt unter der Position als Auftragstext gedruckt.
Positionsbemerkungen als Rechnungstext drucken
Wenn Sie in der Auftragsbearbeitung einer Position eine Bemerkung hinzufügen, werden diese Bemerkungen direkt unter der Position als Rechnungstext gedruckt.
Das Drucken von Aufträgen als Rechnungen verbieten
Über diese Einstellung können Sie sich zwar einen Auftrag mit dem Rechnungsformular in der Druckvorschau anschauen, allerdings ist der Druck deaktiviert. Wenn Sie einen Auftrag als Kontrolle auch mit einem Rechnungsformular drucken wollen, so müssen Sie diese Option deaktivieren
Rechnungstexte nicht auf Aufträge drucken
Bei aktivierter Option werden die Rechnungstexte nicht mit dem Auftragsformular gedruckt
Negative Artikelnachlässe auf Verkaufspreis aufschlagen
Wenn Sie einen negativen Nachlass in einer Rabattgruppen definieren, so wird der Verkaufspreis automatisch um diesen negative Nachlass erhöht. Der Nachlass wird nicht gedruckt. Falls Sie dies innerhalb der Auftragsbearbeitung manuell durchführen wollen, sollten Sie die Funktion Verkaufspreis anpassen in dem Kontextmenü der Auftragspositionen benutzen.
Negative Arbeitspositionsnachlässe auf Verkaufspreis aufschlagen
Wenn Sie einen negativen Nachlass in einer Rabattgruppen definieren, so wird der Verkaufspreis automatisch um diesen negative Nachlass erhöht. Der Nachlass wird nicht gedruckt. Falls Sie dies innerhalb der Auftragsbearbeitung manuell durchführen wollen, sollten Sie die Funktion Verkaufspreis anpassen in dem Kontextmenü der Auftragspositionen benutzen.
Marke ist Pflichtfeld für Ausgangsrechnungen
Diese Option wirkt sich vor allem auf Artikelrechnungen aus, da hier evtl. kein Fahrzeug enthalten ist. Da das System die Marke anhand des im Auftrag hinterlegten Fahrzeuges zuordnet, kann dies in solchen Fällen nicht erfolgen. Da für manche Herstellermeldungen die Marke dringend benötigt wird, besteht hier die Möglichkeit, die Marke als Pflichtfeld zu definieren.
Gewährleistungsbeteiligung bei 100%-Kulanz erstellen
Ist diese Option aktiviert, wird auch bei einer 100%-Kulanz eine Gewährleistungsbeteiligung für den Kunden erstellt. Diese Rechnung enthält dann 100% Nachlass, kann aber somit als Bestätigung für den Kunden gedruckt werden.
Bei fehlendem Lack-Artikel warnen
Es erscheint eine Warnmeldung, wenn der Auftrag Arbeitspositionen mit Lackeinheiten enthält aber keine Lack-Artikelposition.
Textpositionen ohne Code drucken
Bei Auftrags- und Rechnungstexten kann man den Druck des Text-Codes ausschalten.
Änderungen am Auftragskopf bei parallelen Zugriff verhindern
die Daten des Auftragkopfes dürfen nicht durch mehreren Personen gleichzeitig verändert werden.
bei mehreren Artikelpreisen Auswahldialog zeigen
wenn ein Artikel mehrere Verkaufspreise ungleich "0.00" hat, dann wird ein Auswahldialog angezeigt, über den der Anwender entscheiden kann, welchen Preis er für die Berechnung nehmen will
Inaktive Adressen bei Adresssuche ausblenden
Adresse, die mit der Adressart "inaktiv" gekennzeichnet wurden, werden in den Suchdialogen für die Adressauswahl (z.B. in der Auftragsbearbeitung) nicht mit angezeigt
Hinzufügen beliebiger Monteure bei bereits gestempelten Aufträgen
wenn ein Auftrag bereits über die Zeiterfassung von einem Monteur gestempelt wurde, kann ich über diese Option trotzdem noch Änderungen an den Monteurszeiten mit beliebigen Monteuren durchführen.
Ausgegebene Menge nach dem Drucken eines Materialscheines automatisch füllen
Bei Freigabe von Rechnungen und Gutschriften Artikel und Lagerorte anlegen
Wenn bei Ausgangsrechnungen und Gutschriften ein Artikel nicht existiert oder nicht in einem Lagerort angelegt wurde, können Sie dies durch ecaros bei der Freigabe automatisch durchführen lassen.
Bei Änderung von Rechnungen und Gutschriften Artikel und Lagerorte anlegen
Wenn bei Ausgangsrechnungen und Gutschriften ein Artikel nicht existiert oder nicht in einem Lagerort angelegt wurde, so können Sie dies durch ecaros beim Ändern automatisch durchführen lassen.
Schadensnummer ist Pflichtfeld für Versicherungsrechnungen
Ist ein Auftrag als Versicherungsrechnung gekennzeichnet, kann die Schadensnummer als Pflichtfeld deklariert werden.
Katalogartikel auf Ausgangsrechnungen verbieten
Mit dieser Option wird der Menüpunkt Artikel – Katalog aus der Auswahl in der Auftragsbearbeitung herausgenommen. Sie können dann keine Katalogartikel (ohne Lagerbewegung) direkt verkaufen.
Auftragssuche auf eigene Aufträge beschränken
Wenn Sie innerhalb einer Mehrmandantenkonfiguration nur ihre eigenen Aufträge sehen wollen, so müssen Sie diese Option aktivieren. Dies betrifft allerdings auch die Anzeige der Fahrzeughistorie in der Kunden- und Fahrzeugmaske.
Löschen von abgeschlossenen KVAs zulassen
Sobald Sie einen Kostenvoranschlag in einen Auftrag übernommen haben, wird dieser als abgeschlossen gekennzeichnet. Sie können den Kostenvoranschlag dann nicht mehr verändern. Wollen Sie alte Kostenvoranschläge löschen, so müssen Sie diese Option aktivieren.
KVAs automatisch nach Übernahme löschen
Diese Option ist nur aktiv, wenn die vorherige Option Löschen von abgeschlossenen KVAs zulassen aktiviert wurde. Dann haben Sie die Möglichkeit direkt mit der Übernahme des Kostenvoranschlages in einen Auftrag den Kostenvoranschlag zu löschen.
Löschen von abgeschlossenen Bestellungen zulassen
Sobald Sie eine Bestellung in eine Eingangsrechnung übernommen haben, wird dieser als abgeschlossen gekennzeichnet. Sie können die Bestellung dann nicht mehr verändern. Wollen Sie alte Bestellungen löschen, so müssen Sie diese Option aktivieren.
Bestellungen automatisch nach Übernahme löschen
diese Option ist nur aktiv, wenn die vorherige Option Löschen von abgeschlossenen Bestellungen zulassen aktiviert wurde. Dann haben Sie die Möglichkeit direkt mit der Übernahme einer Bestellung in eine Eingangsrechnung die Bestellung zu löschen.
Keine Brutto-Beträge für Artikel- und Service-Eingangsrechnungen anzeigen
Mit Aktivierung dieser Option werden bei Eingangsrechnungen in den Auftragspositionen und Gesamtbeträgen keine Brutto-Beträge mehr ausgewiesen. Der Druck dieser Werte ist aber weiterhin möglich.
Überprüfen nach Anwesenheitszeiten ausschalten
Wenn Sie die integrierte Zeiterfassung nur für die Erfassung der Auftrags-bezogenen Zeiten verwenden und die Erfassung der Anwesenheitszeiten in einer anderen Zeiterfassung durchführen, so können Sie über diese Option die Plausibilität der Anwesenheit in der ecaros Zeiterfassung ausschalten.
Auftragspositionen zusammenführen
Diese Option ist sehr wichtig, wenn mehrere Benutzer parallel mit einem Auftrag arbeiten. ecaros kontrolliert die Änderungen der Benutzer und fügt diese beim Ändern des Auftrages zusammen. Wenn allerdings ein Benutzer eine Position von einem Auftrag löscht und ein anderer Benutzer den gleichen Auftrag zu diesem Zeitpunkt geöffnet hat, so wird diese Position gelb markiert, da es nicht eindeutig ist, was damit geschehen soll. Sie müssen dann mit der rechten Maustaste in der Positionstabelle über den Menüpunkt Konfliktmarkierung entfernen, die Position wieder in den Auftrag übernehmen oder die Position ebenfalls von dem Auftrag löschen.
0,00 Beträge in Positionen nicht drucken
Sobald eine Rechnungsposition mit dem Betrag 0,00 berechnet wird, wird dieser Betrag nicht gedruckt, wenn diese Option aktiviert wird.
Lohn- und Materialsummen anzeigen
wenn Sie auf der Positionsmaske in der Auftragsbearbeitung noch zwei zusätzliche Informationsfelder mit den Summen für die Löhne und des Materials angezeigt bekommmen möchten, dann aktivieren Sie diese Option
Werbetext drucken
Sie können unter dem Menüpunkt Systemverwaltung -> Stammdaten -> Werbetexte Textbausteine hinterlegen, die dann automatisch auf den Rechnungen gedruckt werden, sofern Sie dem Rechnungsformular zugeordnet wurden. Dies können Sie hier ein- oder ausschalten.
Verbuchungs- und Bestandscode prüfen
wenn Sie eine Rechnungsposition fakturieren wollen, die keinen Verbuchungs- oder Bestandscode enthält, bekommen Sie eine Fehlermeldung angezeigt. Sie können den Auftrag erst dann fakturieren, wenn Sie den oder die fehlenden Verbuchungs- und Bestandscodes ergänzt haben.
Bei fehlenden Telefonnummern in der Rechnungsadresse warnen
Sobald Sie einen Auftrag fakturieren, überprüft ecaros, ob in der Rechnungsadresse eine Telefonnummer (Telefon privat/geschäftlich oder Mobil privat/geschäftlich) hinterlegt ist. Wenn alle Felder leer sind, bekommen Sie eine Warnmeldung
Telefonnummern der Rechnungsadresse sind Pflichtangaben
Wenn Sie diese Option aktiviert haben, muss in der Rechnungsadresse eine Telefonnummer (Telefon privat/geschäftlich oder Mobil privat/geschäftlich) hinterlegt sein, da Sie ansonsten den Auftrag nicht fakturieren können
Artikelmengen bei Übernahme in Bestellung nicht zusammenführen
Bei der Übernahme von Artikeln in eine Bestellung, werden diese mengenmäßig kumuliert. Möchte man dies unterbinden (bspw. um den einzelnen Positionen Bemerkungen zuzuordnen) kann man diese Option aktivieren.
Verkaufsdatum beim Ankauf eines Fahrzeuges löschen
Bei Aktivierung dieser Option wird beim Ankauf eines Fahrzeuges das evtl. im Fahrzeug hinterlegte Verkaufsdatum gelöscht. Gerade bei der Erstellung von Stichtagslisten kann dies sonst zu fehlerhaften Ergebnissen führen.
Paketpositionspreise auch bei Festpreispaketen drucken
Mit Aktivierung dieser Option werden bei Festpreispaketen auch die Preise der einzelnen Positionen ausgewiesen.
Bruttogesamtpreis für Pakete drucken
Zur Kundeninformation kann man durch Aktivieren dieser Funktion bei den Paketen die Bruttogesamtpreise ausweisen.
Kundennachlässe bei Gewährleistungsbeteiligungen berücksichtigen
Ist diese Funktion aktiviert, werden bei der Gewährleistungsbeteiligung zusätzlich zum resultierenden Nachlass auch noch die beim Kunden hinterlegten Rabatte berücksichtigt.
Adress- und Fahrzeugdokumente anzeigen
Mit dieser Funktion können Sie in der Auftragsbearbeitung den Tab "Dokumente" anzeigen lassen. Dieser zeigt dann die evtl. vorhandenen Dokumente der Adresse und des Fahrzeugs an.
Unveränderbares Auftragsdatum bei Einsatz von ELSA
Die Funktion sperrt das nachträgliche Ändern des Auftragsdatums, da dies bei der Kommunikation mit ELSA/ELSApro zu Problemen führen kann.
Monteurzeiten sind Pflicht für Ausgangsrechnungen
Hier können Sie steuern, ob bei Aufträgen ohne Zeitstempel trotzdem die Monteurzeiten eingegeben werden müssen. Dies ist gerade im Hinblick auf die Hersteller-Meldung der Monteurzeiten und der damit entstandenen Verkauften Stunden wichtig.
Keine Artikeleingangsrechnungen mit fehlenden Lagerorten
Wenn Artikel in mehreren Lagerorten angelegt sind, muss man bei automatisch generierten Eingangsrechnungen den Lagerort auswählen/zuordnen, damit die Eingangsrechnungen fakturiert werden können.
Historie auf eigene Aufträge beschränken
Wenn Sie im System mit mehreren Mandanten arbeiten, können Sie die Ansicht der Fahrzeug-/Rechnungshistorie so einstellen, dass Sie hier nur die eigenen Aufträge/Rechnungen des angemeldeten Mandanten sehen.
Bei Freigabe von Eingangsrechnungen und Eingangsgutschriften Artikel und Lagerorte anlegen
Wenn bei Eingangsrechnungen und Eingangsgutschriften ein Artikel nicht existiert oder nicht in einem Lagerort angelegt wurde, können Sie dies durch ecaros bei der Freigabe automatisch durchführen lassen.
Bei Änderung von Eingangsrechnungen und Eingangsgutschriften Artikel und Lagerorte anlegen
Wenn bei Eingangsrechnungen und Eingangsgutschriften ein Artikel nicht existiert oder nicht in einem Lagerort angelegt wurde, so können Sie dies durch ecaros beim Ändern automatisch durchführen lassen.

Auftragssortierung

Über die Auftragssortierung können Sie immer ein einheitliches Bild Ihrer Rechnungen sicherstellen. Sie können über diese Einstellung die Positionen automatisch nach verschiedenen Kriterien sortieren lassen und dabei noch Zwischen- oder Teilsummen einfügen.

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Zuerst müssen Sie die Rechnungs- und die Auftragsart einstellen, für die Sie die Sortierung anpassen wollen. Dafür stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung.


Rechnungsart

Rechnung, Gutschrift, Kostenvoranschlag
hierbei handelt sich um alle Ausgangsrechnungen (bzw. Gutschriften). Ein Kostenvoranschlag wird auch wie einen Ausgangsrechnung behandelt. Allerdings findet keine automatische Buchung in der Finanzbuchhaltung statt und es werden auch keine Lagerbestände von Artikeln angepasst
Eingangsrechnung, Eingangsgutschrift, Bestellung
Sie können die Sortierung auch für das Zubuchen von Lieferscheine (Eingangsrechnungen) oder Bestellungen aktivieren. Dies wird allerdings nur selten genutzt.


Auftragsart

Artikelauftrag
die Auftragsart für den Barverkauf (oder Thekenverkauf)
Serviceauftrag
über diese Auftragsart werden alle Serviceaufträge (auch Gewährleistungen u.a.) durchgeführt
Fahrzeugauftrag
Neu- und Gebrauchtwagen werden über diese Auftragsart erfasst
Fahrzeugzusatzauftrag


Auftragssortierung


Über die Auftragssortierung stellen Sie ein, ob die Sortierung automatisch, wonach sortiert werden soll und ob automatisch Zwischen- oder Teilsummen eingefügt werden sollen.

Zwischensumme: Es werden die Beträge von der ersten Auftragsposition bis zu der Zwischensumme addiert
Teilsumme: Es werden die Beträge der Auftragspositionen von der letzten Teilsumme (oder der ersten Auftragsposition) bis zu nächsten Teilsumme addiert.


Auftragspositionen automatisch sortieren

mit dieser Option stellen Sie die Automatische Sortierung ein. Diese kann zu zwei unterschiedlichen Zeitpunkten erfolgen.

beim Speichern
wenn Sie den Auftrag speichern oder ändern, werden die Positionen sortiert
beim Freigeben
wenn Sie den Auftrag freigeben, werden die Positionen sortiert. Die Freigabe erfolgt auch automatisch beim Fakturieren des Auftrages.
nach Code sortieren
wenn Sie die Positionen nach ihrer Nummern (z.B. Artikelnummer oder Arbeitspositionsnummer) sortiert haben wollen, aktivieren Sie diese Option
nach Bezeichnung sortieren
wenn Sie die Positionen nach ihrer Bezeichnung (z.B. Ölfilter o.a.) sotiert haben wollen, aktivieren Sie diese Option
Wichtig
Bitte beachten Sie, auch noch die Option Nach Positionstyp gruppieren. Wenn Sie dies nicht aktiviert haben, findet durch die beiden obengenannten Optionen (nach Code sortieren / nach Bezeichnung sortieren) keine Sortierung nach dem Positionstyp statt. D.h. Artikel-, Arbeits- und andere Positionen werden vermischt. Wenn Sie die Option Nach Positionstyp gruppieren aktivieren, dann findet die Sortierung innerhalb der Positionstypen statt. D.h. die Artikelpositionen werden entweder nach der Nummer (Code) oder nach der Bezeichnung sortiert, dasselbe gilt dann für die anderen Positionsarten
vorhandene Zwischen- oder Teilsummen entfernen
innerhalb der Auftragsbearbeitung haben Sie die Möglichkeit über das Kontextmenü (rechte Maustaste oder Knopf Positionen hinzufügen in der Positionstabelle) manuelle Zwischen- oder Teilsummen hinzuzufügen. Bei einer automatischen Sortierung können Sie diese entfernen (bei aktivierter Option) und über die Gruppierung automatisch neue hinzufügen lassen.
Wichtig
Wenn Sie diese Option nicht aktiviert und manuelle Zwischen- oder Teilsummen einem Auftrag hinzugefügt haben, findet keine automatische Sortierung statt, da Teil- und Zwischensummen sich nicht sinnvoll sortieren lassen. Sollen die Positionen also immer automatisch sortiert werden, dann müssen Sie diese Option aktivieren.
Auftragspositionen ohne Jobzuordnung hinter Jobs sortieren
Wenn Sie in Aufträgen mit Jobs arbeiten, werden bei aktivierter Funktion die Positionen, die keinem Job zugeordnet sind, hinter den Jobpositionen angehängt.


Gruppieren nach Positionstypen


In diesem Bereich legen Sie das Layout für die Auftragpositionen fest. Sie bestimmen die Gruppierung der Auftragspositionen und an welcher Stelle eventuell Zwischen- oder Teilsummen gesetzt werden sollen.

nach Positionstyp gruppieren
nur wenn Sie diese Option aktiviert haben, werden die einzelnen Positionstypen (Artikel, Arbeitspositionen u.a.) zu Gruppen zusammengefasst. Dadurch können Sie dann auch Zwischen- oder Teilsummen setzen.
VW-Konzern Hauptgruppensortierung
diese Option ist nur aktiv, wenn Sie die Gruppierung eingeschaltet haben. Dadurch werden alle Artikel nach der VW Hauptgruppen Logik sortiert. D.h. nach den Stellen 4-6 der Artikelnummer, wobei bestimmte Nummernbereiche in der Sortierung keine Berücksichtigung finden


Mit der folgenden Tabellen können Sie die das Layout für die Gruppierung der Auftragspositonen beeinflussen.

Mandanteneinstellung 3 Tabelle.png

  • In der ersten Spalte Positionstyp finden Sie die möglichen Positionarten aufgelistet. Diese sind auch abhängig von der gewählten Auftragsart, da z.B. ein Artikelauftrag keine Arbeitspositionen enthalten darf.
  • Über die zweite Spalte, stellen Sie ein, ob nach den Positionen automatisch eine Leerzeile eingefügt werden soll.
  • Wenn Sie eine Zwischensumme für diese Positionsart eingefügt haben möchten, dann aktivieren Sie die Option in der dritten Spalte.
  • In der vierten Spalten geben Sie die Bezeichnung ein, welche bei einer aktivierten Zwischensumme gedruckt werden soll.
  • Möchten Sie lieber mit Teilsummen arbeiten, dann aktivieren Sie die Option in der fünften Spalte.
  • Mit der sechsten Spalten können Sie eine individuelle Bezeichnung für die Teilsumme vergeben.
  • Mit der letzten Spalten haben Sie die Möglichkeit nach jeder Summe noch eine automatische Leerzeile für die bessere Lesbarbkeit einzufügen.
  • die Reihenfolge der Gruppierung können Sie über die Sortieren unten.png und Sortieren oben.png einstellen. Markieren Sie eine Positionsart und schieben Sie diesem mit den Pfeiltasten an die gewünschte Stelle
Bitte beachten Sie
Sie können in der Auftragspositionstabelle die Sortierung auch über das Kontextmenü manuell auslösen. Diese Sortierung wird dann ebenfalls nach den hier hinterlegten Kriterien durchgeführt.


Fahrzeugaufträge

Über diesen Punkt beeinflussen Sie die Vergabe des Fahrzeugstandortes, sowie des Fahrzeugstatus, sobald Sie ein Fahrzeug ver- oder ankaufen. Die Einstellungen können je nach Auftragstyp vorgenommen werden, d.h. sobald Sie einen Fahrzeugauftrag an einen Kunden schreiben, wird der Fahrzeugstandort oder -status, entsprechend Ihrer Einstellung gesetzt. Sie können auch eigene Standorte Vertrieb -> Stammdaten -> Standorte und Status Vertrieb -> Stammdaten -> Fahrzeugstatus im System anlegen und diese dem Fahrzeug automatisch beim Ver- oder Ankauf zuweisen lassen.

Mandanteneinstellungen 05.png

Im folgenden werden die möglichen Einstellungen für den Standort, wie auch den Status beschrieben:


Standort bei Freigabe

den Standort beibehalten
der ursprünglich hinterlegte Standort wird ohne Änderungen für das Kundenfahrzeug oder Lagerfahrzeug übernommen.
keinen Standort setzen
das Fahrzeug wird ohne einen Standort übernommen.
eigene Standorte
Sofern Sie unter Vertrieb -> Stammdaten -> Standorte eigene Standorte angelegt haben, erscheinen diese auch als Auswahlmöglichkeit
Fahrzeugstandort bei Stornierung wiederherstellen
Sobald Sie eine Eingangs- oder Ausgangsfahrzeugrechnung stonieren, wird der ursprüngliche Standort wieder zugewiesen.


Status bei Freigabe

den Status beibehalten
der ursprünglich hinterlegte Status wird ohne Änderungen für das Kundenfahrzeug oder Lagerfahrzeug übernommen.
keinen Status setzen
das Fahrzeug wird ohne einen Status übernommen
eigene Status
Sofern Sie unter Vertrieb -> Stammdaten -> Fahrzeugstatus eigene Status angelegt haben, erscheinen diese auch als Auswahlmöglichkeit


Fahrzeugstatus bei Stornierung wieder herstellen
Sobald Sie eine Eingangs- oder Ausgangsfahrzeugrechnung stornieren, wird der ursprüngliche Status wieder zugewiesen.
Lagernummer bei Freigabe löschen
Sobald Sie diese Option aktiviert haben, wird die Lagernummer beim Verkauf des Fahrzeuges gelöscht und kann somit wieder vergeben werden.
Einkaufspreis für Freigabe/Fakturierung benötigt
Fahrzeugrechnung ohne einen Fahrzeugeinkaufspreis können weder freigegeben noch fakturiert werden
Stichtagsliste von Bestandsfahrzeugen über Rechnungsdatum
über diese Einstellung wird definiert, ob die Fahrzeugstichtagsliste über das Zugangsdatum oder das Eingangsrechnungsdatum generiert wird. Dann ergibt sich die folgende Vorgehensweise: Wenn Eingangsrechnungs- oder Zugangsdatum (je nach Einstellung) vorhanden ist, wird dieses genommen. Wenn Eingangsrechnungsdatum oder Zugangsdatum (je nach Einstellung) nicht vorhanden, dann wird das aktuelle Tagesdatum genommen.
Änderungen am Fahrzeug in Auftrag übernehmen
Wenn Sie die Daten eines Fahrzeuges in den Stammdaten ändern, für dieses Fahrzeug aber schon ein offener Auftrag existiert, so werden mit aktivierter Option die Daten des Auftrages auch automatisch angepasst.
Kunde bei Ankauf entfernen
Wenn Sie ein Fahrzeug ankaufen, wird der Fahrzeughalter automatisch als Vorbesitzer eingetragen, wenn Sie diese Option aktivieren, dann wird der Kunde von dem Fahrzeug entfernt.
Standardausstattung in Auftrag übernehmen
Wenn im Lagerwagen Standardausstattungen enthalten sind, kann man diese durch Aktivieren dieser Funktion auf dem Auftrag ausweisen lassen.
Verkauf nur vom besitzenden Mandant
Ist diese Funktion nicht aktiviert, kann jeder Mandant der gleichen Fibudomäne Lagerfahrzeuge anderer Mandanten verkaufen. Ist dies nicht gewünscht und die Funktion aktiviert ist, kann das immer nur der besitzende Mandant.


Stammdaten

Unter der Stammdatenregisterkarte können Sie das Verhalten bei Überprüfen auf doppelte Adressen, die Vorblendung für Arbeits- und Artikelpositionen in der Auftragsbearbeitung und die Berechungsparameter der ABC Umsatzliste der Artikel u.a. einstellen.

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Adressen


Dublettenprüfung

Das ecaros System bietet Ihnen die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Adresse, zu überprüfen, ob diese Adresse eventuell schon existiert. Dies kann auf zwei unterschiedliche Arten erfolgen.

Scharf

Bei der Option scharf, wird überprüft, ob der Nachname und der Vorname existiert. Ist dies der Fall, wird als zusätzliches Kriterium das Geburtsdatum, dann die Strasse und dann die Stadt herangezogen. Wenn also kein Geburtsdatum eingegeben wurde, wird die Strasse überprüft und falls diese fehlt, dann die Stadt.

Unscharf

Bei der unscharfen Option wird aus den Nachname und dem Vorname eine Prüfsumme gebildet. Existiert eine Adresse mit den gleichen Anfangsbuchstaben und weicht die Prüfsumme nur um einen geringen Teil von der neuen Adresse ab, dann werden die Adressdupletten angezeigt. Umlaute werden intern umgewandelt und spielen somit keine Rolle bei der Überprüfung. Falls Sie sich über die Berechnung der Prüfsumme informieren wollen, so können Sie diese unter der englisch sprachigen Seite [1] nachlesen.

Aus

es findet keine Überprüfung auf doppelte Adressen statt
Standard-Adressart
Hier kann definiert werden, welche Adressart bei der Neuanlage von Adressen vorgegeben wird
Geburtstag ist nicht hinterlegt
Beim Öffnen von Adressen kann eine Überprüfung stattfinden, ob in der Adresse ein Geburtsdatum eingepflegt ist. Ist dies nicht der Fall, erscheint eine entsprechende Hinweismeldung
Geburtstagprüfung bei Firmen deaktivieren
Wenn die Option Geburtstag ist nicht hinterlegt aktiviert ist, kann man über diese Option steuern, ob Firmen aus dieser Überprüfung ausgeklammert werden sollen.
Kommunikation aktiviert
Hier wird festgelegt, ob bei der Neuanlage von Adressen die Kommunikation standardmäßig aktiviert ist.

Arbeitspositionen und Artikel


Im ecaros haben Sie die Möglichkeit schon Arbeits- und Artikelpositionen einem Auftrag zuzuordnen ohne dass Sie eine Auftragsart oder -typ ausgewählt habe. Diese sind aber für die Preisberechnungen der Positionen notwendig. Deswegen können Sie hier die Standardauftragsart und den Standardauftragstyp auswählen, über den die Preise berechnet werden. Dies können Sie natürlich in der Auftragsbearbeitung jederzeit ändern, ecaros kalkuliert die Preise dann entsprechend Ihrer Änderung neu.

Artikelaktualisierung


Das ecaros System ist mit sehr vielen Herstellerartikelkatalogen ausgestattet. Über diese Kataloge haben Sie die Möglichkeit ihre Stammdaten im Bereich der Preise oder Erlössteuerung immer auf den aktuellsten Stand zu halten. Falls Sie allerdings wünschen, dass die von Ihnen geänderten Artikelbezeichnungen und/oder FiBu-Codes erhalten bleiben, so können Sie das über diese Option einstellen.

ABC Umsatzliste


Mit der ABC Umsatzliste bekommen Sie eine Auswertung an die Hand, über die Sie Ihre Artikel nach Umschlagshäufigkeit und Umsatzanteil auswerten können. Die Gruppierung Ihrer Artikel können Sie über diese Tabelle beeinflussen.

Reifeneinlagerung


Standardlager
Beim Anlegen einer neuen Reifeneinlagerung, wird dieser Lagort als Standard vorgeblendet. Sie haben natürlich jederzeit die Möglichkeit, diesen noch anzupassen. Die Reifenlager können Sie unter Kundendienst -> Reifeneinlagerung -> Lager anlegen oder verändern.
Reifeneinlagerung ohne Lagerort erlaubt
Über diese Option können Sie auch eine Reifeneinlagerung ohne die Angabe eines konkreten Lagerortes anlegen.
Start- und Ende Sommerreifenwechsel
Über diese beiden Datumsfelder können Sie die Meldung steuern, die Sie bekommen, wenn ein Fahrzeug seine Sommerreifen noch eingelagert hat, das aktuelle Tagesdatum aber innerhalb diese Frist liegt. Dadurch können Sie den Kunden darauf aufmerksam machen oder auch anschreiben, dass er seine Reifen eventuell wechseln sollte.
Start- und Ende Winterreifenwechsel
Über diese beiden Datumsfelder können Sie die Meldung steuern, die Sie bekommen, wenn ein Fahrzeug seine Winterreifen noch eingelagert hat, das aktuelle Tagesdatum aber innerhalb diese Frist liegt. Dadurch können Sie den Kunden darauf aufmerksam machen oder auch anschreiben, dass er seine Reifen eventuell wechseln sollte.
Reifenwechsel prüfen
Ob und wann die Überprüfung stattfinden soll, können Sie über die folgenden Punkte steuern.
Beim Öffnen von Aufträgen
Immer wenn ein Auftrag in der Auftragsbearbeitung geöffnet wird, wird die Überprüfung ausgeführt.
Beim Fakturieren von Aufträgen
Immer wenn ein Auftrag in der Auftragsbearbeitung fakturiert wird, wird die Überprüfung ausgeführt.
Beim Hinzufügen von Fahrzeugen zu Aufträgen
Immer wenn in der Auftragsbearbeitung einem Auftrag ein Fahrzeug zugeordnet wird, wird die Überprüfung ausgeführt.

Stammdaten II

Einstellungen für die integrierte Reifeneinlagerung, den Kalender, sowie die Kapazitätsplanung nehmen Sie unter dieser Rubrik vor.

Mandanteneinstellungen 07.png



Kalender


Zeitzone
Für eine korrekte Anzeige der Zeit, ist es notwendig, dass Sie ihre Zeitzone entsprechend einstellen. Falls Sie Ihren Standort in Deutschland haben, wählen Sie bitte die Zeitzone Europa/Berlin.
6 Tage Arbeitswoche
Falls Sie die Arbeitswoche inklusive des Samstags im Kalender angezeigt haben wollen, dann aktivieren Sie diese Option.

Kapazitätsplaner


Standard Werkstattteam
Für die Kapazitätsplanung unterteilen Sie Ihre Monteure in sogenannte Werkstattteams, hier stellen Sie ein, welches Team automatisch vorblendet wird, wenn Sie einen neuen Kapazitätsauftrag planen. Sie haben aber jederzeit die Möglichkeit das Team in der Kapazitätsplanung zu wechseln. Wählen Sie hier das Werkstattteam aus, das Sie am häufigsten benötigen. Falls die Auswahlbox keine Einträge enthält, so müssen Sie noch in dem Bereich Systemverwaltung unter Systemverwaltung -> Stammdaten -> Werkstattteams Ihre eigenen Teams anlegen. Danach müssen Sie die Maske Mandanteneinstellungen schließen und nochmal öffnen, bevor die Anzeige aktualisiert wird.
Kapazitätsdatum für Auftrag verwenden
Ist diese Funktion aktiviert, wird beim Anlegen eines Auftrages aus dem Kapazitätsplaner heraus das Kapazitätsauftragsdatum als Auftragsdatum übernommen. Aufträge die bereits im Vorfeld angelegt werden, werden somit vordatiert.
Dauer Annahmetermin
Mit der Kapazitätsplanung können Sie sich automatisch Annahmetermine generieren lassen. Unter diesem Punkt stellen Sie die Standardzeit ein, die Sie für einen solchen Termin benötigen. Die Zeit wird in Minuten eingegeben.
Dauer Abholtermin
Mit der Kapazitätsplanung können Sie sich automatisch Abholtermine generieren lassen. Unter diesem Punkt stellen Sie die Standardzeit ein, die Sie für einen solchen Termin benötigen. Die Zeit wird in Minuten eingegeben.
Annahmetermingruppe
Um die Termin später in der Terminverwaltung optimal filtern zu können, wird jedem Termin eine Termingruppe zugewiesen. Sie können dann später nach diesen Kriterien die Anzeige der Termine einschränken. Dies erleichtert die Übersicht über viele Termine. Hierüber steuern Sie die Standardtermingruppe, die einem Annahmetermin zugewiesen wird. Sie können Sie individuelle Termingruppen unter Kundendienst -> Stammdaten -> Termingruppen anlegen.
Abholtermingruppe
Um die Termin später in der Terminverwaltung optimal filtern zu können, wird jedem Termin eine Termingruppe zugewiesen. Sie können dann später nach diesen Kriterien die Anzeige der Termine einschränken. Dies erleichtert die Übersicht über viele Termine. Hierüber steuern Sie die Standardtermingruppe, die einem Abholtermin zugewiesen wird. Sie können Sie individuelle Termingruppen unter Kundendienst -> Stammdaten -> Termingruppen anlegen.
Annahmeterminart
Zusätzlich zu der Termingruppe wird jedem Termin noch eine Terminart für eine bessere Selektion zugewiesen. Sie können dann später nach diesen Kriterien die Anzeige der Termine einschränken. Dies erleichtert die Übersicht innerhalb des Kalenders. Hierüber steuern Sie die Standardterminart, die einem Annahmetermin zugewiesen wird. Sie können Sie individuelle Terminarten unter Kundendienst -> Stammdaten -> Terminarten anlegen.
Abholterminart
Zusätzlich zu der Termingruppe wird jedem Termin noch eine Terminart für eine bessere Selektion zugewiesen. Sie können dann später nach diesen Kriterien die Anzeige der Termine einschränken. Dies erleichtert die Übersicht innerhalb des Kalenders. Hierüber steuern Sie die Standardterminart, die einem Abholtermin zugewiesen wird. Sie können Sie individuelle Terminarten unter Kundendienst -> Stammdaten -> Terminarten anlegen.
Standardfahrzeugtermingruppe und -arten
Sie können aus einem Kundentermin heraus eine Reservierung für z.B. einen Werkstattersatzwagen machen. Diese Reservierung wird als neuer Termin für den Werkstattersatzwagen angelegt, dieser Termin wird mit der hier eingestellten Termingruppe und Terminart angelegt. Falls die Auswahlbox Standard Fahrzeugterminart -oder gruppe leer ist, so müssen Sie noch unter Kundendienst -> Stammdaten -> Terminarten oder Kundendienst -> Stammdaten -> Termingruppen eigenen Arten anlegen. Nachdem Sie das getan haben, müssen Sie die Maske Mandanteneinstellungen schließen und wieder öffnen, damit die Anzeige aktualisiert wird.
Anzeigebeginn Verfügbarkeiten (Stunde)
Der Zeitstrahl in der Verfügbarkeit des Terminplaners und des Kapazitätenplaners kann hier bspw. an die Öffnungszeiten des Autohauses angepasst werden. Hier wird die Stunde hinterlegt, zu der der Zeitstrahl beginnt.
Anzeigeende Verfügbarkeiten (Stunde)
Der Zeitstrahl in der Verfügbarkeit des Terminplaners und des Kapazitätenplaners kann hier bspw. an die Öffnungszeiten des Autohauses angepasst werden. Hier wird die Stunde hinterlegt, zu der der Zeitstrahl endet.
Anwesenheitscheck Serviceberater
Ist diese Funktion aktiviert, wird bei der Zuordnung eines Annahme- oder Abholtermins anhand der Arbeitszeitdefinitionen geprüft, ob der Serviceberater überhaupt zur Verfügung steht.
Verfügbarkeitscheck Serviceberater
Mit dieser Funktion kann geprüft werden, ob der Serviceberater für den Annahme- und/oder Abholtermin zur Verfügung steht oder ob er zu dem betroffenen Zeitraum bereits andere Termine hat.
Dauer und Arbeiten aus Auftrag übernehmen
Je nach Arbeitsweise wird ggf. gewünscht, dass die im Auftrag hinterlegten Arbeiten und deren Zeiten in das Arbeiten- und Dauerfeld des Kapazitätsauftrages übernommen werden.
Annahme- und Abholdaten an Auftrag übergeben
Mit aktivierter Option werden die An- und Abholdaten aus der Kapazitätsplanung an die Auftragsbearbeitung übergeben, sobald Sie aus der Kapazitätsplanung einen Auftrag erstellen. Sie können dann diese Daten auf einen Auftrag nach belieben drucken.

Projekte


Max. Intervall für nächsten Kontakt
Geben Sie hier die Anzahl der Tage ein, mit denen ecaros den nächsten Kontakt errechnen soll. Das entsprechenden Datum wird Ihnen dann in dem Feld nächster Kontakt unter den Menüpunkt Projekte vorgeblendet.

Dokumente

Einstellungen für die automatische Skalierung beim Hochladen von Bildern und für den Dokumentenimport.

Mandanteneinstellungen 08.png

Skalierungseinstellungen


Bilder beim Hochladen skalieren
Ist diese Funktion aktiviert, werden die Bilder beim Hochladen auf die angegebene Größe skaliert. Dies ist gerade beim Einsatz der Internet Fahrzeugbörsenschnittstelle nützlich.
Wichtig
Bitte beachten Sie auch noch die Option Seitenverhältnis beibehalten, damit die Bilder beim Skalieren nicht verzerrt werden.

Schlagworteinstellungen beim Dokumentenimport


Schlagworte von Dokumenten ableiten
Ist diese Funktion aktiviert, werden beim Dokumentenimport die Schlagworte automatisch anhand des Dateinamens generiert.

Hierzu kann man das verwendete Trennzeichen festlegen und welches Schlagwort mit welcher Stelle des Dateinamens gefüllt wird.

Wichtig
Bitte beachten Sie, dass der Schlagwortindex der Dateinamen mit 0 beginnt und nicht mit 1. Um das Schlagwort 1 mit der ersten Stelle des Dateinamen zu füllen, muss hier also eine Null eingetragen sein.

E-Mail Einstellungen

Hier können Sie E-Mail Einstellungen hinterlegen, mit denen die Funktion der automatischen Benachrichtigungen des Terminkalenders ausgeführt werden soll. Zusätzlich erfolgen über diesen Zugang auch die E-Mailbenachrichtigungen der Nachrichten-Abonnements des internen Nachrichtensystems.

Mandanteneinstellungen 09.png

SMTP-Mail Konto


Diese Maileinstellungen sind für Systemmails (z.b. Einladungen zu Terminen) gedacht.

SMTP-Server
Hier tragen Sie den Mailserver ein, der für den Empfang von E-Mails bei Ihnen im Hause zuständig ist. Falls Sie diese Daten nicht parat haben, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.
Server erfordert Authentifizierung
die meisten Mailserver erfordern einen Benutzerzugang, damit Sie über diese auch Mails versenden können. Falls dies nicht der Fall ist, können Sie diese Option deaktivieren
SMTP-Port
der für die Kommunikation verwendete Port des SMTP-Servers
Verbindungssicherheit
Verschlüsselungseinstellungen für die Kommunikation mit dem SMTP-Server
E-Mail Adresse
die hier eingegeben Adresse wird als E-Mail Adresse bei dem Empfänger Ihrer Mails angezeigt
Antwortadresse
sobald ein Empfänger auf den Knopf Antworten drücken, wird die Antwort an diese Mailadresse gesendet.
Benutzername
Falls der Server ein Benutzerzugang benötigt, geben Sie hier bitte Ihren Benutzernamen ein
Kennwort
und das entsprechende Kennwort zu Ihrem Benutzerzugang
Signatur
Wenn Sie jede Ihre Mails mit einer automatischen Signatur versehen wollen, können Sie diese hier eingeben.
Bitte beachten Sie
Bitte beachten Sie, dass Signaturen in der Regel mit den Zeichen "-- " (zwei Bindestriche und ein Leerzeichen) eingeleitet werden sollten, da diese dann automatisch bei Antwort nicht mehr mit gesendet werden. Dadurch wird der Mailtext enorm verkürzt, sofern diese zwischen zwei Empfängern häufiger hin und her gesendet wird
Bitte beachten Sie
Wurden alle Daten eingepflegt, können diese über den Test-Mail-Button.jpg -Button neben der Mailadresse durch den Versand einer Testmail getestet werden.


Integration

Mandanteneinstellungen 10.png

ETKA/ETOS/Mandantenrechnung Artikel XDTI


Über die ETKA-XDTI Schnittstelle besteht die Möglichkeiten Artikelbestände und Lagerorte aus ecaros über den ETKA (Elektronischer Teilekatalog) abzufragen und Materialscheine direkt in Aufträge von ecaros zu übernehmen.

Bestandsabfrage
aktueller Bestand
es wird der Artikelbestand ohne den Auftrags- oder Bestellbestand an ETKA gemeldet
verfügbarer Bestand
es wird der aktuelle Bestand minus dem Auftragsbestand an ETKA gemeldet
verfügbarer Bestand plus Bestellbestand
es wird der aktuelle Bestand minus dem Auftragsbestand plus dem Bestellbestand an ETKA gemeldet
Standardlagerort
Wenn Sie einen Materialschein vom ETKA an ecaros übergeben und Artikel auf diesem Materialschein noch nicht im Lager von ecaros angelegt sind, dann werden diese Artikel automatisch mit dem hier eingestellten Standardlagerort angelegt. Lagerorte können Sie unter Teiledienst -> Lagerverwaltung -> Lagerorte pflegen. Der hier eingestellte Standardlagerort wird genommen, wenn Sie unter den Marken-Lagerorten keine Standardlagerorte konfiguriert haben.
Nicht vorhandene Artikel im Lager anlegen
Werden Artikel über die Schnittstellen an ecaros übermittelt, werden diese im Lager angelegt, sofern sie noch nicht vorhanden sind.
Preisgruppe externe Kataloge
Sollten Sie im System eine abweichende Standard-Preisgruppe verwenden, können Sie diese hier ebenfalls hinterlegen, damit die externen Kataloge auch mit diesen Preisen arbeiten
Standardlagerorte
Diese Standardlagerorte dienen der direkten Zuweisen von Lagerorten pro konfigurierter Marke. Dadurch können Sie beeinflußen, dass z.b. Skoda und Volkswagen Artikel an verschiedenen Lagerorten als Standard eingelagert werden. Wenn Sie die Konfiguration leer lassen, wird der Standardlagerort genommen.

Serviceterminal


Der Serviceterminal dient dem komfortablen und modernen Darstellung Ihrer Servicetermine aus der integrierten Kapazitätsplanung. Sämtliche aktuellen Termine können in Ihrem individuellen Design, z.b. über einen LCD Fernsehen im Showroom Ihres Autohauses angezeigt werden.

Serviceterminal.png

Max. angezeigte Datensätze
Hierüber können Sie die Anzahl der Servicetermine einstellen, die auf einer Bildschirmseite angezeigt werden sollen.
Design URI
Für individuelle Designs müssen Sie sich über die Technik der Cascading Style Sheets eine eigenes Design erstellen und hier die URL zur der entsprechenden CSS-Datei angeben. ecaros verwendet dann für die Darstellung des Serviceterminals Ihr angepasstes Design.
Aktualisierungsrate (in Sek.)
Zeitfenster, in dem aktuelle Daten aus ecaros gelesen und die Anzeige aktualisiert werden soll.
Namen anonymisieren (DSGVO)
Aufgrund der Datanschutzgrundverordnung können Sie die Anzeige der Namen im Serviceterminal beeinflussen.

Haben Sie die Anonymisierung aktiviert, wird der Nachname des Kunden nicht ausgeschrieben sondern abgekürzt dargestellt (Bsp.: Reiner H.).

Werkstattteams
Hierüber können Sie die angezeigten Werkstattteams beeinflussen. Teams, die nicht in Liste Ausgewählte Teams stehen, werden auch in der Anzeige der Servicetermine nicht berücksichtigt. In der Liste Verfügbare Teams sehen Sie alle angelegten Werkstattteams, die noch nicht dem Serviceterminal zugeordnet wurden.

Archivierung

Hier kann konfiguriert werden, welche Dokumente beim Druck im Fahrzeug archiviert werden sollen. So ist, wenn gewünscht, bspw. im Fahrzeug ersichtlich, welche Anschreiben gedruckt wurden.

Mandanteneinstellungen 11.png

Fahrzeugarchivierung


Dokumententyp für Fahrzeugarchivierung
Über den Dokumententyp können Sie die Schlagworte eines Dokumentes in der Dokumentenverwaltung anpassen. Der hier ausgewählte Dokumententyp wird dann bei der Archivierung automatisch zugeordnet
Autom. archivierte Formulare
Hier können Sie steuern, welche Formulare beim Druck automatisch archiviert werden sollen.

E-Mailarchivierung


Die E-Mailarchivierung dient der vollständigen Dokumentation Ihrer Kunden- und Interessentenkontakte. Sobald Sie einer Adresse aus dem ecaros System heraus eine Mail schreiben, wird diese nach Wunsch in der Kontakthistorie der entsprechenden Adresse archiviert. Wenn Sie an eine Mail ein Dokument angehängt haben, so wird diese ebenfalls in der Dokumentenverwaltung archiviert. Sie haben also alle Informationen zu einem Kontakt stets im Zugriff. Die Einstellungen für die E-Mail Kommunikation müssen für jeden Mitarbeiter in den Mitarbeitereinstellungen vorgenommen werden.

Dokumententyp für E-Mail Dokumente
Über den Dokumententyp können Sie die Schlagworte eines Dokumentes in der Dokumentenverwaltung anpassen. Der hier ausgewählte Dokumententyp wird dann bei der Archivierung automatisch zugeordnet
Meine Werkzeuge