Mitarbeitereinstellungen

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ecaros Menüpunkt: Alle Arbeitsbereiche - Programm - Mitarbeitereinstellungen
Dokumentationsstand: 14.0

Unter diesem Punkt können Sie das Verhalten von ecaros ihren persönlichen Bedürfnissen anpassen. Dieser Punkt ist grundsätzlich allen Anwendern des ecaros Systems zugänglich.

Die Mitarbeitereinstellungen gliedern sich in die Gruppen Benachrichtigen, Warnen, Automatischer Rücksprung in vorhandenes Suchergebnis, Allgemein, Buchungsdialog, Kalender und Artikelsuche. Zusätzlich haben Sie als Administrator noch die Möglichkeit diese Einstellungen auf alle Mitarbeiter zu kopieren.


Inhaltsverzeichnis

Eigenschaften

Mitarbeitereinstellungen 1.png

Benachrichtigen


Durch die technische Architektur des ecaros Systems, ist es notwendig, ähnlich wie bei anderen Anwendungen (z.B. Open Office Writer oder MS Word) auch, Änderungen oder Neue Datensätze zu speichern. Möchten Sie eine Benachrichtigung vor, bzw. nach dem Ändern oder der Neuanlage haben, so können Sie dies hier einstellen.

vor dem Anlegen
eine Dialogbox öffnet sich vor dem Anlegen eines neuen Datensatzes, Sie haben jetzt noch die Möglichkeit das Speichern zu unterbrechen.
nach dem Anlegen
Sie bekommen eine Meldung, das der neue Datensatz erfolgreich angelegt wurde, sofern ein Problem beim Speichern eines neuen Datensatzes auftritt, bekommen Sie natürlich eine qualifizierte Fehlermeldung, egal ob diese Option aktiviert ist oder nicht.
vor dem Ändern
Diese Option macht dann Sinn, wenn Sie z. B. eine Adresse geöffnet haben und dann Daten überschreiben, um mit der STRG+F Funktion einen andere Adresse zu suchen. Bestätigen Sie dies nun aus Versehen mit der ENTER Taste, dann würden Sie die geöffnete Adresse unbeabsichtigt anpassen. Wenn diese Option allerdings aktiviert ist, dann erhalten Sie vorher eine Nachricht, über die Sie den Vorgang noch abbrechen können.
nach dem Ändern
Sie bekommen eine Meldung, das der neue Datensatz erfolgreich geändert wurde, sofern ein Problem beim Ändern eines neuen Datensatzes auftritt, bekommen Sie natürlich eine qualifizierte Fehlermeldung, egal ob diese Option aktiviert ist oder nicht.
vor dem Löschen
eine Dialogbox öffnet sich vor dem Löschen eines neuen Datensatzes, Sie haben jetzt noch die Möglichkeit das Löschen zu unterbrechen. Bitte aktivieren Sie diese Option für alle Mitarbeiter, weil Sie dadurch noch eine Sicherheitsabfrage vor dem unwiederbringlichen Löschen von Daten bekommen.
nach dem Löschen
Sie bekommen eine Meldung, das der neue Datensatz erfolgreich gelöscht wurde, sofern ein Problem beim Löschen eines neuen Datensatzes auftritt, bekommen Sie natürlich eine qualifizierte Fehlermeldung, egal ob diese Option aktiviert ist oder nicht.
bei Suche ohne Ergebnis (Strg+F)
Sie bekommen eine Meldung, wenn die Suche per Strg+F kein Suchergebnis gebracht hat.
beim Schließen von ungespeicherten Fenstern
wenn Sie z.B. das ecaros System oder auch nur ein Fenster schliessen wollen und Sie haben ihre Änderungen noch nicht gespeichert, bekommen Sie bei aktivierter Option eine Warnmeldung. Dadurch haben Sie die Möglichkeit ihre Daten zu sichern.
Wichtig
Bitte aktivieren Sie diese Option für alle Mitarbeiter. Da es ansonsten schnell vergessen wird, Daten, die verändert oder eingegeben wurden, zu speichern


Dokumente mit folgenden Kommando extern


öffnen
mit dieser Einstellung können Sie den direkten Aufruf von Dokumenten aus den Stammdaten steuern. Wenn Sie ein Dokument im ecaros doppelklicken, wird dieser Befehl ausgeführt, d.h. das Dokument wird mit der entsprechenden Anwendung unter Windows geöffnet. Setzen Sie alternative Betriebssysteme ein (z.B. Linux), müssen Sie die Befehlszeile entsprechend anpassen.
signieren
Angabe der Anwendung zum Signieren von PDF (signoSign)


Automatischer Rücksprung in vorhandenes Suchergebnis


Über diese Option steuern Sie das Verhalten des ecaros Systems, wenn Sie eine Suche durchgeführt haben und nun die einzelnen Datensätze durcharbeiten wollen. Sobald Sie einen Datensatz doppelt anklicken, wird die entsprechende Maske geöffnet, sobald Sie diese mit dem Abbrechen Knopf wieder verlassen, springt das System, je nach aktivierter Option wieder in das Suchergebnis. Dies kann allerdings auch störend sein, wenn Sie z.B. einen Auftrag suchen, diesen öffnen und nach dem Bearbeiten wieder in das Suchergebnis zurückspringen. In der Regel wird diese Option von Mitarbeitern benötigt, die viele Listen durcharbeiten und in diesen Daten anpassen (z.B. Fahrzeugverkäufer).

nach dem Anlegen
Wenn Sie einen neuen Datensatz angelegt haben, springt das System automatisch bei aktivierter Option in ein vorher angezeigtes Suchergebnis zurück.
nach dem Ändern
Wenn Sie einen neuen Datensatz geändert haben, springt das System automatisch bei aktivierter Option in ein vorher angezeigtes Suchergebnis zurück.
nach dem Löschen
Wenn Sie einen neuen Datensatz gelöscht haben, springt das System automatisch bei aktivierter Option in ein vorher angezeigtes Suchergebnis zurück.


Allgemein


Suchwerte speichern
Sobald Sie eine Suche mit verschiedenen Suchkriterien gestartet haben, merkt sich das ecaros System bei aktivierter Option die letzte Einstellung. Wenn Sie diesen Suchdialog wieder aufrufen, werden Ihnen die letzten Suchkriterien und deren Werte vorgeblendet.
OK Knopf als Standardaktion
Über diese Option wird die ENTER Taste mit dem OK Knopf verbunden, d.h. sobald Sie die ENTER Taste auf Ihrer Tastatur drücken, betätigen Sie den Knopf mit dem Ok Knopf.png Symbol (z.B. Anlegen oder Ändern eines Datensatzes).
Druckdialog immer anzeigen
Mit dieser Option wird immer der Druckerauswahldialog angezeigt, egal ob Sie über die Vorschau oder direkt drucken. Dies macht besonders dann Sinn, wenn Sie mit mehreren Drucker für verschiedene Papierarten (z.B. Rechnungspapier oder Auftragspapier) arbeiten.
Mandantenspezifische Fensterrahmenfarbe (nur Smart-Design inkl. Eigener Fensterrahmen)
Mit dieser Option kann man, sofern man mehrere Mandanten hat, in jedem Mandanten eine andere Fensterrahmenfarbe aktivieren. Bedingung hierfür ist, dass in allen Mandanten ein Smart-Design eingesetzt wird und die Funktion Eigene Fensterrahmen aktiviert ist. Auf diesem Weg kann man auch eine optische Unterscheidung der Mandanten vornehmen.
Design pro Mandant speichern (nur bei durchgängigem Einsatz von Plastic-Design)
Mit dieser Option kann man, sofern man mehrere Mandaten hat, in jedem Mandanten ein eigenes Design verwenden. Bedingung hierfür ist, dass in allen Mandanten ein Platic-Design akiviert ist. Auf diesem Weg kann man auch eine optische Unterscheidung der Mandanten vornehmen.
Tipp
Für Systemadministratoren besteht noch die Möglichkeit über den Menüpunkt Mitarbeitereinstellungen in der Systemverwaltung die dort konfiguierten Einstellungen für alle Mitarbeiter zu speichern (Knopf Einstellungen für alle Mitarbeiter setzen). So entfällt ein mühsames Anpassen von allen Profilen.


Eigenschaften 2

Mitarbeitereinstellungen 2.png


Buchungsdialog


Buchungsbetrag in Cent angeben
Damit Sie in dem Buchungsdialog der Finanzbuchhaltung schnell und effektiv buchen können, haben Sie die Möglichkeit den Buchungsbetrag ohne Komma direkt als Cent Betrag einzugeben. Das ecaros System wandelt den Betrag dann automatisch in den korrekten Euro Wert um.
Buchungskreis-Auswahl über
Über diese Einstellung kann der Anwender individuell einstellen, wie im Buchungsdialog der Buchungskreis in der Auswahlbox angezeigt wird und auswählbar ist.
Bezeichnung - die Bezeichnung der Buchungskreise wird in der Auswahlbox angezeigt
Id und Bezeichnung - in der Auswahlbox werden die Id und die Bezeichnung der Buchungskreise angezeigt
Id - es wird nur die Id in der Auswahlbox angezeigt
Absatzkanal-Auswahl über
Über diese Einstellung kann der Anwender individuell einstellen, wie im Buchungsdialog der Absatzkanal in der Auswahlbox angezeigt wird und auswählbar ist.
Bezeichnung - die Bezeichnung der Absatzkanäle wird in der Auswahlbox angezeigt
Id und Bezeichnung - in der Auswahlbox werden die Id und die Bezeichnung der Absatzkanäle angezeigt
Id - es wird nur die Id in der Auswahlbox angezeigt
USt-Code-Auswahl über
Über diese Einstellung kann der Anwender individuell einstellen, wie im Buchungsdialog die USt-Codes in der Auswahlbox angezeigt werden und auswählbar sind.
Bezeichnung - die Bezeichnung der USt-Codes werden in der Auswahlbox angezeigt
Id und Bezeichnung - in der Auswahlbox werden die Id und die Bezeichnung der USt-Codes angezeigt
Id - es wird nur die Id in der Auswahlbox angezeigt
Kostenstellen-Auswahl über
Über diese Einstellung kann der Anwender individuell einstellen, wie im Buchungsdialog die Kostenstellen in der Auswahlbox angezeigt werden und auswählbar sind.
Bezeichnung - die Bezeichnung der Kostenstellen werden in der Auswahlbox angezeigt
Id und Bezeichnung - in der Auswahlbox werden die Id und die Bezeichnung der Kostenstellen angezeigt
Id - es wird nur die Id in der Auswahlbox angezeigt
Kostenträger-Auswahl über
Über diese Einstellung kann der Anwender individuell einstellen, wie im Buchungsdialog die Kostenträger in der Auswahlbox angezeigt werden und auswählbar sind.
Bezeichnung - die Bezeichnung der Kostenträger werden in der Auswahlbox angezeigt
Id und Bezeichnung - in der Auswahlbox werden die Id und die Bezeichnung der Kostenträger angezeigt
Id - es wird nur die Id in der Auswahlbox angezeigt

Kalender


Das ecaros System ist mit einem vollständigen Kalender ausgestattet, über den Sie nicht nur Ihre Werkstatttermine, sondern auch alle anderen Termine und Besprechungen planen können.

Erinnerungsbenachrichtigungen anzeigen
Sie können einen Termin mit einer Erinnerung versehen. Über diese Option können Sie steuern, ob das ecaros System Sie mit einem Dialog an einen Termin erinnern soll oder ob Ihnen das Erinnerungssymbol in der Statusleiste ausreichend ist.
Einladungsbenachrichtigungen anzeigen
Sofern Sie zu einer Besprechung eingeladen wurden, können Sie über diese Option steuern, ob das ecaros System Sie mit einem Einladungsdialog auf die Besprechung aufmerksam machen soll oder ob Ihnen das Einladungssymbol in der Statusleiste ausreichend ist.
Kundengeburtstage anzeigen
Mit aktivierter Option werden alle Geburtstage der Adressen mit Namen und Alter in dem Kalender als Ganztagestermin angezeigt.
Feiertage anzeigen
Wenn die Feiertage innerhalb des Kalenders sehen wollen, dann aktivieren Sie diese Option. ecaros beinhaltet zur Zeit nur die bundeseinheitlichen Feiertagen. Wenn Sie die bundeslandspezifischen Feiertage zusätzlich anlegen wollen, so können Sie dies unter dem Menüpunkt Kundendienst -> Stammdaten -> Feiertage machen
Abwesenheiten des Stammmandanten anzeigen
Mit aktivierter Option werden die Abwesenheiten der zu Ihrem Stammmandanten zugeordneten Mitarbeiter angezeigt. Die Zuordnung zu einem Stammmandanten erfolgt in den Mitarbeitereigenschaften.
Nur eigene Kunden
Mit aktivierter Funktion werden nur die Kunden angezeigt, in deren Stammdaten der angemeldete Mitarbeiter als Verkaufsberater hinterlegt ist.
Standard-Erinnerung
Angabe einer Standard-Erinnerung, die bei der Neuanlage von Terminen vorgegeben wird.


Kapazitätsplaner


Bemerkungen
Hier kann man steuern, ob und wie die Kunden- und Fahrzeugbemerkungen in der Kapazitätsplanung angezeigt werden sollen.
Auslastungsbalken anzeigen
Mit dieser Option können Sie den Auslastungsbalken in der Maske für die Kapazitätsplanung ausblenden. Dadurch erhalten Sie mehr Platz für die Anzeige der Kapazitätsaufträge in der entsprechenden Tabelle.


Auftragsbearbeitung


Bemerkungen
Hier kann man steuern, ob und wie die Kunden- und Fahrzeugbemerkungen in der Auftragsbearbeitung angezeigt werden sollen.
Druckvorschau nach dem Fakturieren öffnen
Hier kann aktiviert werden, dass nach der Faktura automatisch eine Druckvorschau geöffnet ist, falls Standard-Auftragsformulare definiert sind.
Kassendialog anzeigen wenn mehrere Kassen definiert sind
Falls im System mehrere Kassen eingerichtet sind, kann man diese beim Kassieren anzeigen lassen

Eigenschaften 3

Mitarbeitereinstellungen 3-9.1.png


Artikelsuche


Artikelsuche bei Aufträgen auf Lager des aktuellen Mandanten beschränken
Über dies Option steuern Sie die Suche nach Artikeln in der Auftragsbearbeitung. Wenn Sie z.B. über die Schnellsuche bei den Auftragspositionen nach einem Artikel suchen, werden Ihnen (bei aktivierter Option) nur die Artikel des Lagers in dem aktuellen Mandanten angezeigt. Wenn Sie alle Artikel aller Lager sehen wollen, dann deaktivieren Sie diese Option
Artikelsuche bei manuellen Lagerbewegungen auf Lager des aktuellen Mandanten beschränken
Über dies Option steuern Sie die Suche nach Artikeln innerhalb der manuellen Lagerbewegungen. Buchen Sie z.B. einen Zugang, dann werden Ihnen über die Suche bei aktivierter Option nur die Artikel des aktuellen Mandanten angezeigt.


Fahrzeugsuche


Suche über den gesamten Fahrzeugstamm
Hier kann gesteuert werden, ob die Suche in den Kunden- oder Lagerfahrzeugen über den gesamten Stamm (Kunden- und Lagerfahrzeuge) erfolgen soll oder nur über den jeweiligen Bereich.


Benutzerdefinierte Tastenkombinationen

Ein weiterer Schritt zur Optimierung der Bedienung ist die Möglichkeit, sich für bestimmte Funktionen ein Tastenkürzel zu hinterlegen (bspw. AltGr+A für die Auftragsbearbeitung). Mit einem Doppelklick in das Tastenkombinationsfeld der gewünschten Funktion, wird die Eingabe des Kürzels aktiviert. Danach führen Sie die gewünschte Aktion aus und dies wird dann gespeichert.

Mitarbeitereinstellungen 4.png


Google Kalender / Aufgaben

Wenn Sie im Besitz eines Google-Accounts sind haben Sie hier die Möglichkeit, einen Kalender und eine Aufgabenliste einzubinden, die dann mit dem ecaros Kalender/Aufgaben synchronisiert werden. Über diese Funktion können Sie einen optimalen Ablauf in der Termin- und Aufgabenplanung sicherstellen.

Dadurch werden Einladung, die in ecaros oder im Google Kalender erstellt werden automatisch synchronisiert. Den Google Kalender können Sie dann über verschiedenen Endgeräte (z.b. Smartphone und/oder Browser) von überall aufgerufen werden.

Mitarbeitereinstellungen 5.png

Google Benutzer


E-Mail
Über den Button Google Benutzer Button.png können Sie einen Google-Account zuordnen. Mit Klick auf diesen Button wird automatisch der Internet Browser geöffnet. Hier müssen Sie dann das entsprechende Googlekonto mit der zugehörigen E-Mailadresse eingeben oder auswählen.

Google Konto Synchronisation 1.png

Wenn vorher die folgende Meldung erscheint, dann bestätigen Sie über die Option Erweiterte Optionen einblenden, mit der Option ecaros öffnen den Zugriff von ecaros auf Ihr Konto.

Google Konto Synchronisation 2a.png

Danach müssen Sie ecaros die Berechtigung für diese Konto erteilen.

Google Konto Synchronisation 2.png

Wenn Sie dieses erfolgreich durchgeführt haben, bekommen Sie einen Sicherheitstoken angezeigt, den Sie über den markierten Button kopieren können.

Google Konto Synchronisation 3.png

Diesen Sicherheitstoken müssen Sie dann in ecaros mit der Tastenkombination STRG+V einfügen.

Google Konto Synchronisation 4.png

Danach können Sie einen Kalender und eine Aufgabenliste in ecaros zuordnen.

Google Kalender und Aufgabenliste für die Synchronisation


Kalendername
Hier können Sie einen der Kalender zuordnen, die im zuvor gewählten Google-Benutzeraccount verfügbar sind
Listenname
Hier können Sie eine der Aufgabenlisten zuordnen, die im zuvor gewählten Google-Benutzeraccount verfügbar sind


Ecaros Termine für die Synchronisation


Termingruppe
Damit Termine aus dem Google-Kalender in ecaros übernommen werden können, muss für deren Erstellung eine ecaros-Termingruppe zugewiesen werden
Terminart
Damit Termine aus dem Google-Kalender in ecaros übernommen werden können, muss für deren Erstellung eine ecaros-Terminart zugewiesen werden


Ecaros Aufgaben für die Synchronisation


Aufgabengruppe
Damit Aufgaben aus dem Google-Kalender in ecaros übernommen werden können, muss für deren Erstellung eine ecaros-Aufgabengruppe zugewiesen werden
Aufgabenart
Damit Aufgaben aus dem Google-Kalender in ecaros übernommen werden können, muss für deren Erstellung eine ecaros-Aufgabenart zugewiesen werden


Protokoll


Hier werden Fehler protokolliert, die ggf. bei der Synchronisation aufgetreten sind. Die Protokolle können hier auch gelöscht oder bspw. auch exportiert werden.


Synchronisation


Über diesen Button Google Synchronisation Button.png können Sie die Synchronisation zwischen ecaros und dem zugeordneten Google-Account starten. Da man sich in der Regel für ein führendes System entscheidet, erfolgt bei der Synchronisation die Abfrage, ob man die Termine des Google-Kalenders löschen möchte. Die Antwort ist vom vorgegebenen Szenario und dem gewünschten Ergebnis abhängig:

Google-Kalender ist leer oder soll durch die Daten aus ecaros ersetzt werden
Abfrage muss bejaht werden, alle ggf. vorhandenen Termine im Google-Kalender werden entfernt und zukünftige Termine aus ecaros werden in den Google-Kalender synchronisiert.
Google-Kalender ist bereits befüllt und Daten sollen in ecaros übernommen werden
Abfrage muss verneint werden, die zukünftigen Termine werden aus dem Google-Kalender in ecaros übernommen.
Google-Kalender und ecaros-Kalender sind befüllt
Abfrage muss verneint werden, die zukünftigen Termine werden aus dem Google-Kalender in ecaros übernommen. Gleichzeitig werden die zukünftigen Termine aus ecaros in den Google-Kalender synchronisiert. Hierbei ist zu beachten, dass es zu doppelten Terminen kommen kann, wenn Termine vor der Synchronisation in beiden Kalendern vorhanden sind.

Google Kalender Optionen


Wenn Sie einen Termin im Google Kalender bearbeiten, haben Sie die folgenden Optionen, die auch in ecaros übergeben werden:

Zusätzliche Teilnehmer
Sie können über die E-Mailadresse Gäste zu einen Termin einladen. Wenn diese die Synchronisation mit ecaros ebenfalls aktiviert haben, wird die Einladung auch in ecaros angezeigt und kann dort auch beantwortet werden. Zusätzlich bekommt jeder Teilnehmer noch eine E-Mail mit der Einladung zugesendet.

Google Konto Synchronisation 5a.png

Sichtbarkeit
Über diese Option steuern Sie die Anzeige von Terminen für anderen Mitarbeiter in ecaros und im Google Kalender. Die Standardsichtbarkeit ist in der Regel auf Öffentlich eingestellt. Das bedeutet, dass jeder der Mitarbeiter den Termin inklusive der Bezeichnung, des Standortes und der Bemerkungen. Wenn der Termin mit der Sichtbarkeit Vertraulich gespeichert wird, dann werden in ecaros die Bezeichnung, der Standort und die Bemerkungen des Termins mit Sternchen ausgeblendet und sind nur für die Terminteilnehmer sichtbar.

Google Konto Synchronisation 5.png

Verfügbarkeit
mit der Verfügbarkeit beeinflußen Sie die Anzeige in ecaros sowie eine eventuelle Terminplanung. Ein Termin der mit der Option Verfügbar gekennzeichnet ist, wird in ecaros mit der Farbe Grün - Frei angezeigt. Wird der Termin als Beschäftigt gekennzeichnet, erscheint er in ecaros mit der Farbe Blau - Gebucht.

Google Konto Synchronisation 5b.png

Google Konto Synchronisation 5c.png

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