SEPA-Umwandlung
Nachfolgend folgt eine kurze Anleitung, wie Sie die vorhandenen "alten" Bankverbindungen aus Bankleitzahl und Kontonummern in die SEPA-konformen BIC und IBAN umwandeln können.
Inhaltsverzeichnis |
Berechtigungen
Unter Systemverwaltung > Stammdaten > Berechtigungen können folgende Berechtigungen im Zusammenhang mit der Bearbeitung/Umstellung der Kontodaten vergeben werden: Stammdaten Bankleitzahlen/BIC setzen und Stammdaten Bankleitzahlen/Kontonummern nach BIC/IBAN konvertieren
Import des Bankleitzahlenverzeichnisses
Unter Finanzbuchhaltung > Stammdaten > Bankleitzahlen/BIC können Sie das Bankleitzahlenverzeichnis der Deutschen Bundesbank einlesen.
Laden Sie sich hierzu die entsprechende (Text-) Datei aus dem Internet herunter. (http://www.bundesbank.de/Redaktion/DE/Standardartikel/Kerngeschaeftsfelder/Unbarer_Zahlungsverkehr/bankleitzahlen_download.html)
| Wichtig! |
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| Bitte achten Sie darauf, dass Sie die neueste Datei im txt-Format (TXT) herunterladen. |
Nachdem Sie die Datei heruntergeladen haben, können Sie das Bankleitzahlen/BIC-Verzeichnis aktualisieren, indem Sie die Schaltfläche Bankleitzahlen/BIC-Datei einlesen drücken. Navigieren Sie im anschliessenden Dialog zu der heruntergeladenen Textdatei und lesen Sie diese ein. Nach dem Einlesen stehen in ECAROS für die BIC der inländischen Banken die korrekten Bankbezeichnungen zur Verfügung. Wenn Sie nun in den Stammdaten im Feld BIC einen gültigen Code eingeben und mit der Tab-Taste bestätigen, befüllt ECAROS das Feld Bankname automatisch.
Konvertierung von vorhandenen Bankleitzahlen und Kontonummern in BIC und IBAN
Um in den Stammdaten vorhandene Bankleitzahlen und Kontonummern in gültige BIC und IBAN zu konvertieren, bietet Ihnen ECAROS die nachfolgend beschriebene Vorgehensweise.
Die eigentliche Konvertierung findet hierbei nicht in ECAROS statt, sondern in von den Banken zur Verfügung gestellten Konvertern, wie z. B. den vom Sparkassenverband zur Verfügung gestellten Sepa-(Account)-Converter oder den von den Volks- und Raiffeisenbanken entwickelten VR-IBAN-Konverter. Diese Konverter können Sie i.d.R. kostenfrei bei Ihrer Hausbank herunterladen.
In diesen Konvertern können Sie entweder einzelne Kontoverbindungen umrechnen lassen oder Sie lesen eine Datei mit mehreren Kontoverbindungen ein, die dann alle auf einen Rutsch konvertiert werden. Dabei ist es unerheblich, um welche Bankverbindungen es sich handelt. ECAROS bietet Ihnen die Möglichkeit diese Datei im korrekten Format zu erstellen und die konvertierten Daten dann auch wieder einzulesen.
IBANHIN erstellen
Um eine Datei mit allen Kontoverbindungen Ihrer Kunden und/oder Lieferanten zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor.
Öffnen Sie zunächst den Menüpunkt Finanzbuchhaltung > Stammdaten > Bankleitzahlen/BIC. Unterhalb der Tabelle mit den BIC finden Sie die Schaltflächen „IBANHIN erstellen“ und „IBANRUECK importieren“.
Nachdem Sie die Schaltfläche „IBANHIN erstellen“ gedrückt haben, liest ECAROS alle Adressen aus, die eine Kontonummer und/oder eine Bankleitzahl hinterlegt haben. Findet ECAROS hierbei fehlerhafte Einträge, bekommen Sie eine entsprechende Meldung angezeigt. Den Text der Hinweismeldung können Sie mit der Tastenkombination „STRG A“ markieren und mit „STRG C“ kopieren. Den so kopierten Text können Sie dann in ein Textdokument einfügen und ggf. für eine spätere Korrektur der Stammdaten speichern oder ausdrucken.
Unabhängig davon, wird der Export der Liste, nachdem man die Hinweismeldung mit OK bestätigt hat, weiter fortgesetzt.
Sie können die erstellte Liste nun an einem Ort Ihrer Wahl abspeichern.
Diese IBANHIN-Datei können Sie nun in ein Konvertierungstool einlesen, die Bankverbindungen konvertieren und eine IBANRUECK-Datei erstellen lassen.
IBANRUECK einlesen
Die so erstellte IBANRUECK-DATEI können Sie jetzt wieder in ECAROS einlesen. Drücken Sie hierzu in ECAROS auf die Schaltfläche „IBANRUECK importieren“, es öffnet sich ein Dialog zum Einlesen der Datei.
Suchen Sie mit diesem Dalog nach der IBANRUECK-Datei und öffnen Sie die Datei. ECAROS liest nun die Datei und zeigt Ihnen ggf. ein Fehlerprotokoll an.
Das Fehlerprotokoll enthält die Adressen, die mit dem genutzten Konvertierungstool nicht umgewandelt werden konnten. Sie bekommen die Liste der nicht umgewandelten Adressen und die zugehörigen Fehlercodes mit Erläuterung angezeigt. Wie bereits weiter oben beim Export beschrieben, können Sie auch den Text aus dieser Meldung mit den Tastenkombinationen „STRG A“ und „STRG C“ kopieren und in ein Textdokument einfügen.und ggf. für eine spätere Korrektur der Stammdaten speichern oder ausdrucken.
Mit OK werden die geänderten Daten nun in ECAROS importiert.
Diese Umwandlung können Sie so oft starten, bis Sie keine Fehlermeldungen mehr angezeigt bekommen.
Zahlungsexport
Beim Zahlungsexport kommt es vordergründig zu keiner Änderung, die Handhabe des Zahlungsexport bleibt wie bisher bestehen und ändert sich nicht. Lediglich im Hintergrund und beim Speichern der Datei sind Änderungen zu beachten.
Vorbereitungen
Im Vorfeld müssen Sie ein paar Dinge zu beachten.
Erstens müssen bei allen Beteiligten (Mandanten,Debitoren,Kreditoren) des Zahlungsexports die Kontodaten im SEPA-Format vorliegen.
Zweitens muß, beim Einzug von Forderungen durch das Autohaus (Zahlungen Debitoren, Zahlungen Mandanten > Debitoren) in den Mandantenstammdaten die Gläubiger-ID eingetragen sein, die Sie von der Bundesbank erhalten haben (Antragstellung unter https://extranet.bundesbank.de/scp).
Drittens muß beim Einzug von Forderungen durch das Autohaus (Zahlungen Debitoren, Zahlungen Mandanten > Debitoren) ein Lastschriftenmandat vorliegen und in den Debitorendaten hinterlegt sein. Geben Sie als Lastschriftenmandat das Datum des Mandats ein.
Bei Überweisungen an Kreditoren (Zahlungen Kreditoren, Zahlungen Mandanten > Kreditoren) sind Gläubiger-ID und Lastschriftenmandat nicht Pflicht.
Erstellen der Zahlungen
Das Folgende gilt für Einzüge (Zahlungen Debitoren, Zahlungen Mandanten > Debitoren) als auch für Überweisungen (Zahlungen Kreditoren, Zahlungen Mandanten > Kreditoren) im SEPA-Format.
Die Erstellung und Bearbeitung der Zahlungsvorschlagsliste bleibt wie bisher, Sie sollten sich nur bei der Spaltenauswahl die Spalten IBAN, BIC und Lastschriftenmandat Debitor zuordnen.
Erst beim eigentlichen Export werden Sie die Änderungen bemerken. Nachdem Sie auf Exportieren geklickt und die nachfolgende Abfrage bestätigt haben, werden Sie nach dem Buchungsdatum gefragt, zudem die Überweisung/der Einzug erfolgen soll.
Geben Sie das Datum ein, zu dem die Bank die Transaktion durchführen soll. Anschließend werden Sie nach dem Exportmodul gefragt, welches Sie benutzen wollen. Wählen Sie bitte SEPA aus. Nachdem Sie im nachfolgenden Speichern unter - Dialog die Datei abgespeichert haben, bekommen Sie noch ein Fenster mit dem Zahlungsexportfortschritt angezeigt. Hierbei bedeutet ein grüner Haken, dass der Export durchgeführt wurde. Ein rotes Kreuz zeigt an, dass der Export nicht durchgeführt werden konnte, es wird dann auch der Grund aufgeführt.
Die gespeicherte Datei können Sie nun wie gewohnt in Ihr Zahlungs-Programm einlesen.
