Globale Einstellungen

Unter den globalen Einstellungen verändern Sie die Konfiguration Ihres gesamten Systems. Änderungen in diesem Bereich gelten für alle Mandanten egal, ob diese mit einer eigenen Finanzbuchhaltung arbeiten oder nicht. Sie können z.B. die Zusatzfelder der Fahrzeuge mit eigenen Beschriftungen versehen, diese erscheinen dann in den entsprechenden Suchdialogen und auf den Fahrzeugmasken.

Inhaltsverzeichnis

1 Eigenschaften

Eigenschaften

Steuerkennzeichen

Standard-Ust-Steuerkennzeichen

Dieses Kennzeichen wird als Standard in der Auftragsbearbeitung vorgeblendet, sobald Sie einen neuen Auftrag eröffnen. Es wird allerdings durch ein individuelles Kundenkennzeichen ersetzt, sobald Sie einen Kunden diesem Auftrag hinzufügen.

Ohne Umsatzsteuer: die Berechnung erfolgt ohne Umsatzsteuer, Brutto- und Nettobeträge sind identisch

Mit Umsatzsteuer: die Berechnung des Brutto oder Nettobetrages erfolgt mit dem zur Zeit geltenden Mehrwertsteuersatz

Nicht Steuerbar: die Berechnung erfolgt ohne Umsatzsteuer, Brutto- und Nettobeträge sind gleich. Allerdings werden Umsätze mit diesem Steuerkennzeichen in der Umsatzsteuervoranmeldung nicht ausgewiesen.

EU-Steuerpflichtig: falls ein Kunde aus dem benachbarten EU Ausland keine Umsatzsteuer ID besitzt, dann muss dieser Umsatz als EU-steuerpflichtig gekennzeichnet werden. Es werden mit dem zur Zeit geltenden Mehrwertsteuersatz der Brutto oder Nettobetrag errechnet. Diese Umsätze werden separat auf der Umsatzsteuervoranmeldung ausgewiesen.

EU-Steuerfrei: sobald ein Kunde aus dem benachbarten EU Ausland eine Umsatzsteuer ID besitzt, dann muss dieser Umsatz als EU-steuerfrei gekennzeichnet sein, da die Umsatzsteuer von dem Kunden in seinem Heimatland abgeführt wird. Diese Umsätze werden ebenfalls separat auf der Umsatzsteuervoranmeldung ausgewiesen.

Differenzbesteuerung netto ausweisen

Wenn Sie diese Option aktiviern, wird der Netto Betrag mit der Mehrwertsteuer und dem Bruttobetrag auf der Rechnung gedruckt. Über diese Einstellung haben Sie die Möglichkeit eine differenzbesteuerte Gebrauchtwagenrechnung analog einer regulären Rechnung auszuweisen. Diese Einstellung sollten Sie nur in Sonderfällen benutzen, da ein Kunde über die Mehrwertsteuer den Fahrzeugeinkaufspreis errechnen kann.

Auftragsberechnung

Standardberechnungsgrundlage

Auf einer Standardrechnung werden die einzelnen Positionen in der Regel mit ihrem Nettobetrag ausgewiesen. Im Fuß der Rechnung gibt es dann eine Summierung aller Nettobeträge mit einem eventuell vorhandenen Steueranteil und einem Gesamtbruttobetrag (Einstellung Netto-Preise). Um die Rechnung für einen Kunden transparenter zu machen, bietet das ECAROS System die Möglichkeit die Positionen mit ihrem Bruttobetrag auszuweisen. Im Fuß der Rechnung werden dann alle Bruttobeträge addiert und über den entsprechenden Steueranteil wird der Gesamte Nettobetrag ausgewiesen (Einstellung Brutto-Preise). Diese Einstellung kann auch für einen Kunden fest hinterlegt und gegeben falls im Auftrag noch angepasst werden.

Netto-Preise: Alle Rechnungspositionen werden mit ihrem Nettobetrag ausgewiesen. Im Rechnungsfuß werden dann alle Nettobeträge summiert, der Mehrwertsteueranteil und der gesamte Bruttobetrag ausgewiesen

Brutto-Preise: Alle Rechnungspositionen werden mit ihrem Bruttobetrag ausgewiesen. Im Rechnungsfuß werden dann alle Bruttobeträge summiert, der Mehrwertsteueranteil und der gesamt Nettobetrag ausgewiesen

Zeiterfassung pro Arbeitspositionen oder pro Auftrag

Innerhalb der Auftragsbearbeitung können Sie, die in der ECAROS Zeiterfassung gestempelten Zeiten eines Mechanikers, entweder für den ganzen Auftrag oder für einzelne Arbeitspositionen bewerten, bzw. zuordnen. Je nachdem welcher Fall bei Ihnen häufiger vorkommt, können Sie hier die Standardeinstellung anpassen. Sie haben aber jederzeit die Möglichkeit diese Einstellung pro Auftrag zu verändern

Arbeitsposition: Die in der ECAROS Zeiterfassung gestempelten Zeiten werden einzelnen Arbeitspositionen zugeordnet, d.h. alle berechneten Zeiten werden immer pro Arbeitsposition betrachtet und über die Mechaniker verteilt.

Auftrag: Die in der ECAROS Zeiterfassung gestempelten Zeiten werden dem gesamten Auftrag zugeordnet, d.h. alle berechneten Zeiten werden immer in Summe betrachtet und über die Mechaniker verteilt.

Arbeitspositionen

Arbeitswert pro Stunde

Sobald Sie eine Arbeitsposition in einen Auftrag übernehmen, wird als Verkaufspreis der Verrechnungssatz durch diesen Wert geteilt und eingetragen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit die Berrechnete Zeit in verschiedenen Einheiten (Minuten, Stunden oder auch AWs) beliebig einzugeben. Zu beachten ist allerdings, daß durch das Teilen des Stundenverrechnungssatzes auch Werte entstehen können die sehr viele Nachkommastellen haben. Um eventuelle Rundungsfehler zu vermeiden, sollte Sie den Arbeitswert oder den Verrechnungssatz so wählen, dass diese sich einfach durch einander teilen lassen.

Die folgenden Beispiele sollen diese Logik besser verdeutlichen:

Beispiel 1:

Verrechnungssatz 90,- € pro Stunde

Berechnete Zeit 90 Minuten

Arbeitswert pro Stunde 60

90 min * (90,- € / 60) = 90 min * 1,5 € = 135 €

Beispiel 2:

Verrechnungssatz 90,- € pro Stunde

Berechnete Zeit 1,5 Stunde

Arbeitswert pro Stunde 1,0

1,5 Stunden * (90,- € / 1,0) = 1,5 Stunden * 90 € = 135 €

Artikel

Über diese Option können Sie die Änderung von Original Artikelnummer im ECAROS verhindern. Die Originalartikelnummer kann nach dem Neuanlegen eines Artikels nicht mehr verändert werden. Diese Option lässt sich auch jederzeit deaktivieren.

Wichtig
Wenn Sie Originalartikelnummern anpassen, so werden diese nicht mehr bei der Arktikelaktualisierung mit den Herstellerkatalogen berücksichtigt. Bitte gehen Sie mit dieser Option äußerst vorsichtig um

Mitarbeiter

Sobald Sie einen neuen Mitarbeiter im ECAROS System anlegen, wird Ihnen entweder die nächste freie oder die höchste freie Nummer vor geblendet. Sie haben aber jederzeit die Möglichkeit diese Nummer zu überschreiben. Falls allerdings ein Mitarbeiter existiert, dem diese Nummer schon zugeordnet wurde, werden Sie eine Fehlermeldung bekommen.

fortlaufend: Bei der Neuanlage eines Mitarbeiters wird die höchste Nummer vor geblendet. Dies kann allerdings zu einer nicht lückenlosen Nummerierung Ihrer Mitarbeiter führen.

niedrigst freie Nummer: Bei der Neuanlage eines Mitarbeiters wird beginnend mit der 1 die nächste freie Mitarbeiternummer gesucht. So entstehen keine Lücken in der Abfolge der Mitarbeiternummern.

Elektronische Zeiterfassung

Über diese Option schalten Sie die integrierte Zeiterfassung des ECAROS Systems ein, bzw. aus. Mit der aktivierten Zeiterfassung, können Sie direkt in der Auftragsbearbeitung die benötigten Zeiten einem Auftrag oder sogar einzelnen Arbeitspositionen zuordnen. Nur mit der aktivierten Zeiterfassung stehen Ihnen komfortable Auswertungen zur Verfügung, mit denen Sie auf einen Blick sehen, wie die Auslastung und die Produktivität Ihrer Werkstatt ist. Zusätzlich können Sie die Zeiterfassung auch für Ihre Mitarbeiter außerhalb des Services einsetzen und haben dadurch die Urlaubsplanung, wie auch die Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter stets im Griff.

Export

CSV Trennzeichen: Im ECAROS System können Sie alle selektierten Daten auch im Textformat exportieren, das Sie z.B. in Excel weiterverarbeiten können. In der Standardeinstellung werden die einzelnen Felder mit einem Komma getrennt (z.b. Name , Vorname), dies kann aber bei anderen Anwendungen eventuell zu Problemen führen, deswegen können Sie das Trennzeichen hier individuell verändern, z.b (Name ; Vorname). Den Export können Sie in jeder Ergebnistabelle mit dem Diskettensymbol am unteren Rand durchführen. Bitte beachten Sie dabei, dass nur die markierten Datensätze und angezeigten Spalten auch exportiert werden.