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Inhaltsverzeichnis

Einleitung

Dass ein leistungsfähiges Dealer-Management-System zu den Schlüsselfaktoren für den Erfolg im Autohaus gehört, ist leider nach wie vor viel zu wenigen Geschäftsführern bewusst. In vielen Autohäusern und Service Werkstätten wird mit Systemen gearbeitet, die gut und gerne 20 Jahre alt sind und ihr Verfallsdatum schon lange überschritten haben. Speziell die Bereiche Controlling und CRM deckt die Software meistens gar nicht oder nur ungenügend ab – von der Mehrmarken-und Mehrstandortfähigkeit ganz zu schweigen.

Das Dealer-Management-System ecaros, das im engen Schulterschluss mit dem Handel entwickelt wurde, unterstützt alle Schnittstellen der Marken Skoda, Seat, Volkswagen, Volkswagen Nutzfahrzeuge und Audi. Zudem existieren Schnittstellen zu Kia, Hyundai, Fiat, Alfa, Lancia, Citroën, Nissan, Honda und Daihatsu. Mit der Softwarelösung kann ein Autohaus alle Geschäftsbereiche abdecken, vom Vertrieb über den Service bis hin zum Bereich Teile und Zubehör.

Der Arbeitsbereich Vertrieb ermöglicht es, Neu- und Gebrauchtfahrzeuge zu vermarkten und alle dazugehörigen Aufgaben und Geschäftsvorfälle durchzuführen – vom Ankauf und der Inzahlungnahme, über die Disposition bis zur Erstellung der Fahrzeugrechnung.

Das Modul Service deckt den kompletten Ablauf im Servicebereich ab – von der Auftragsannahme bis zur Servicerechnung. Die Integration der gängigen elektronischen Teilekataloge und die Einbindung von elektronischen Serviceassistenten erleichtern es dem Autohaus, die richtigen Arbeitswerte und Vorgabezeiten zu verwenden. Nützlich für die Auftragsplanung in der Serviceannahme ist die integrierte Termin- und Kapazitätsplanung. Durch die Kommunikation mit SilverDAT II ist es möglich, Schadenskalkulationen zu übernehmen und Fahrzeugtypen zu identifizieren.

Features:

  • Das automatische Teiledispositionssystem unterstützt die Teiledienstmitarbeiter darin, alle Lagerbewegungen zu überwachen und Bestellvorschläge zuerstellen.
  • Ebenfalls verfügbar ist ein Finanzbuchhaltungsmodul, mit dem der Anwender alle buchhalterischen Geschäftsvorgänge bearbeiten kann. Ein umfangreiches Reportwesen ermöglicht den Überblick über sämtliche Unternehmenskennzahlen.
  • Das Zeiterfassungsmodul bietet die Möglichkeit, alle An- und Abwesenheitszeiten sowie die produktiven und unproduktiven Zeiten exakt zu erfassen.
  • Das ecaros-Kassenmodul vereinfacht das Kassengeschäft im Autohaus.
  • Mit dem Reifeneinlagerungsmodul hat das Autohaus die Möglichkeit, Reifenlager mit Lagerorten anzulegen.
  • Neu integriert ist ein CRM-Modul, das neben den Modulen Termin-, Aufgaben-, Kontakt-, Projekt- und Kampagnenmanagement Tools wie SMS- und E-Mail-Versand enthält.
  • Einen professionellen Eindruck bei Kunden hinterlassen kann ein Betrieb auch mit dem Serviceterminal. Die Kunden fühlen sich schon beim Eintreten ins Autohaus willkommen – der erste Schritt zu zufriedenen Stammkunden ist damit getan.



Vertrieb


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Der Vertriebserfolg der Autohäuser hängt am seidenen Faden und muss oftmals teuer erkauft werden – Rabatte von 15 Prozent oder mehr sind längst nicht mehr die Ausnahme, sondern die Regel. Die einzige Chance, die ein Händler hat, um der Rabattspirale zu entkommen, ist, sich über den Service vom Wettbewerb zu differenzieren. Kfz-Betriebe müssen Mehrwert für den Kunden schaffen. Nur so kann es gelingen, die Kunden langfristig an sich zu binden und nur so ist es möglich, die Wertigkeit des Autos selbst zu schützen. Genau aus diesem Grund gewinnt das „Customer Relationship Management” – kurz CRM – stetig an Bedeutung.

Dabei handelt es sich um eine IT-unterstützte Strategie, um Kundenbeziehungen systematisch aufzubauen und dauerhaft zu pflegen. CRM ist immer nur dann erfolgreich, wenn alle Organisationsbereiche im Autohaus, die mit Kunden Kontakt haben, in die Strategie mit einbezogen werden. Die Mitarbeiter müssen CRM mit Leben füllen. CRM-Software ist zwar ein unerlässliches Instrument für die Kundenkontaktpfege, ein „Allheilmittel“ ist es allerdings nicht.

Mit dem CRM-Modul des Dealer-Management-Systems ecaros können Sie alle aktiven Vertriebsprojekte überwachen. anlegen, bearbeiten und überwachen. Ein Kalender zeigt Ihnen alle Projekte mit aktuellem Status an. Sie können den Kalender mit verschiedenen Farben hinterlegen, die die Dringlichkeit des jeweiligen Projekts auf einen Blick veranschaulichen. Wichtigstes Kriterium für die weitere Bearbeitung ist der im Projekt gespeicherte nächste geplante Kontakttermin. Es ist auch möglich, individuelle Abfragen zu erstellen, die der Verkaufsleitung zum Beispiel einen Überblick über sämtliche Projekte der einzelnen Verkäufer ermöglichen.

Die angelegten Projekte beinhalten alle Informationen zum Kunden, dem Wunschfahrzeug und dem aktuellen Kundenfahrzeug. Ein Überblick über geplante Aufgaben und Termine ist ebenso leicht ersichtlich wie der Zugriff auf Dokumente und die Kontakthistorie. Damit Ihre Verkäufer und Ihre Verkaufsleitung eine Prognose über den Stand sowie die Wahrscheinlichkeit der Abschlüsse treffen können, ist es im CRM-Tool möglich, einen individuellen Vertriebsprozess und Erfolgsfaktoren zu definieren. Auf Basis dieser Einstellungen berechnet die Software dann eine Wahrscheinlichkeit, die die Geschäfts- oder Verkaufsleitung zur Absatzplanung heranziehen kann.

Einige der CRM Funktionalitäten sind:

Aufgaben

Mit diesem CRM Tool kann ein Verkäufer seinen täglichen Arbeitsablauf organisieren und seine Aufgaben und Termine verwalten.

Kontakthistorie

Alle Informationen zu den Kontakten lassen sich in der Kontakthistorie umfassend festhalten.

Projekte

Alle Informationen rund um den Vertriebsprozess laufen im Bereich „Projekte“ zusammen.

Kampagnen

Das Kampagnenmanagement unterstützt das Direktmarketing im Autohaus, ob Serien-Werbebrief, E-Mail oder SMS.


Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

  • Standtageberechnung
  • Bruttoertragsrechnung
  • Darstellung der Fahrzeugpreishistorie
  • Individuelles Designen von Preisschildern und Formularen
  • Auswertung "versteckter Preisnachlässe" bei Inzahlungnahmen
  • Vollständige Verkaufsunterstützung (z. B. Angebot, Auftrag)
  • Onlineübernahme der disponierten Neufahrzeuge
  • Übernahme der in DAT bewerteten Gebrauchtfahrzeuge
  • Automatische Verbuchung der Geschäftsvorfälle




Kontaktmanagement (CRM)


Sei es aufgrund der fortschreitenden Liberalisierung oder auch aufgrund der wachsenden Bedeutung des Internets als neuer Vertriebskanal, der Wettbewerb im Automobilhandel spitzt sich seit einigen Jahren zu. Dies trifft im besonderen Maße auf den Neufahrzeugvertrieb zu, da hier eine geringe Produktdifferenzierung möglich ist. Dort wo sich Produkte immer mehr gleichen muss die Differenzierung über den Service erfolgen. Systematisch zum Erfolg heisst Mehrwerte für den Kunden schaffen, welche zu einem die Wertigkeit des Produktes Auto schützen und zum anderen die individuelle Bindung vom Kunden zum Autohaus sichern.

CRM-Software ist heute ein absolutes "must-have" im Vertrieb, allerdings wer eine geheimnisvolle Erfolgsformel erwartet, wird entäuscht werden. Die Software liefert eine Sammlung wertvoller Werkzeuge welche den systematischen Umgang mit vielen tausenden Adressen ermöglichen. Die Kreativität und das Konzept muss allerdings jedes Autohaus für sich selbst entwickeln.

Die integrierte Lösung beinhaltet neben den Modulen Termin-, Aufgaben-, Kontakt- Projekt- und Kampagnenmanagement auch wichtige Tools wie SMS und E-Mailversand. Die Software gibt dem Autohaus keinen einheitlichen Prozess vor, sondern ermöglicht durch zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten die Unterstützung des individuellen Vertriebsprozesses.

Funktionale Beschreibung:

CRM Uebersicht 1.jpg

Alle aktiven Vertriebsprojekte können angelegt, bearbeitet und überwacht werden. Im Kalender werden für den angemeldeten Benutzer alle eigenen Projekte angezeigt welche zum ausgewählten Zeitpunkt oder Zeitfenster fällig sind. Maßgebend hier ist der im Projekt gespeicherte nächste Kontakttermin. Selbstverständlich lassen sich auch individuelle Abfragen erstellen, welche einen Blick auf die Projekte anderer Verkäufer ermöglichen. Die Anzeige kann wie überall im System individuell eingestellt werden. Damit auch sofort der Status des jeweiligen Projektes ersichtlich wird, können für alle Vertriebsstatus Farben konfiguriert werden.










CRM Projektmaske.jpg

Projekte beinhalten alle Informationen rund um den Kunden, dem Wunschfahrzeug/en und dem gegenwärtigen Fahrzeug. Wichtig ist, dass alle Informationen auf kurzem Weg erreichbar sind. Alle Aufgaben und Termin sind ebenso leicht ersichtlich wie Dokumente und Kontakte. Damit der Verkäufer und die Verkaufsleitung eine Prognose über den Stand sowie der Wahrscheinichkeit der Abschlüsse treffen können, kann man einen individuellen Vertriebsprozess (Vertriebsphasen) und Erfolgsfaktoren (Chancen) definieren. Auf Basis dieser Einstellungen wird eine Wahrscheinlichkeit berechnet, welche zur Absatzplanung herangezogen werden kann.















Modul Service


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Ein perfekter Serviceprozess setzt den Zugriff auf die unterschiedlichsten Informationen voraus. Jede Anwendung muss nahtlos mit dem Gesamtprozess verzahnt sein, damit im Autohaus der Arbeitsablauf nicht nur reibungslos, sondern auch schnell durchführbar ist. Es gilt nicht nur, den Kunden zufriedenzustellen.

Wichtig ist, dass den verschiedenen Abteilungen im Autohaus alle erforderlichen Informationen für die Servicemeldungen, Werkstattdurchgänge und Auswertungen zur Verfügung stehen. Alle hierzu erforderlichen Funktionen hat procar nahtlos in das Dealer-Management-System ecaros implementiert. Eine Zusatzsoftware ist nicht vonnöten.

Dreh- und Angelpunkt des perfekten Serviceprozesses ist der systematische Einsatz einer Termin- und Kapazitätsplanung. Sie erhalten nicht nur einen Überblick über freie Werkstattkapazitäten, sondern auch eine Übersicht über die verfügbaren Ersatzfahrzeuge. Im Terminkalender sind alle Termine für alle Mitarbeiter übersichtlich dargestellt. Speziell in Mehrmarken-Autohäusern und -Servicewerkstätten ist das Anzeigen der Termine in einem Kunden-Serviceterminal fast schon Pflicht. Ein Flachbildschirm blendet alle Werkstatttermine mit Kundenname, Kennzeichen und dem zuständigen Serviceberater ein.

Als lästig empfinden es viele Kunden, wenn sie im Autohaus mehrmals ihre persönlichen Daten und Wünsche angeben müssen. Mit ecaros haben Sie die Möglichkeit auch in den verschiedenen Abteilungen jederzeit Zugriff auf die Kunden- und Fahrzeugdaten zu haben. Individuelle Kundenwünsche wie Hol-und Bringservice sind sofort ersichtlich. Sollte das Kundenfahrzeug von einer Werkstatt- oder Rückrufaktion betroffen sein, zeigt das DMS dies automatisch an. Bei der Auftragsplanung kann der Servicemitarbeiter die Rückrufaktion direkt berücksichtigen.

In die Auftragsbearbeitung haben unsere Softwareentwickler alle erforderlichen Markenschnittstellen integriert. Somit stehen sämtliche Informationen für die Zuordnung von Arbeitspositionen, Richtzeiten und Ersatzteilen zur Verfügung. Die Zeiterfassung sorgt nicht nur für eine revisionssichere Abrechnung, sondern ermöglicht auch Soll-Ist-Vergleiche zur betrieblichen Werkstattanalyse. Dank einer SMS- und E-Mail-Funktion können Sie Ihre Kunden informieren, dass das Fahrzeug zur Abholung bereit steht.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

  • Elektronischer Serviceassistent (Elsa) ist integriert
  • Kostenvoranschläge, von Auftragsannahme bis Fakturierung
  • Paketverwaltung
  • Individuelle Abfragen und Selektionsmöglichkeiten
  • Transparente Rechnungslegung mit Splitting
  • Automatische Online Aktionsabfrage
  • Gutschriften, Stornos
  • Markenspezifische Gewährleistung (Škoda, SEAT, VW, Audi)
  • Unterstützung von beliebig vielen Arbeitspositionskatalogen
  • Fahrzeug- und kundenspezifische Rechnungshistorie
  • Revisonssichere Zeiterfassung
  • Monats-Servicereport




Modul Teiledienst


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Mitarbeiter im Teiledienst befinden sich oftmals in einer Zwickmühle: Die Kunden akzeptieren keine Auftragsverzögerungen durch lange Teile-Lieferzeiten, die Geschäftsleitung wünscht den Abbau hoher Lagerbestände und gleichzeitig locken die Lieferanten mit besonders attraktiven Einkaufskonditionen bei Sonderbestellungen. Automatische Ersatzteildispositionssysteme sorgen für Abhilfe: Sie überwachen alle Lagerbewegungen und erstellen auf Basis der Verbrauchsdaten automatisch Bestellvorschläge, die an das Bestellsystem des Lieferanten übergeben werden können.

Stellt der Lieferant eine Schnittstelle bereit, um die digitalen Lieferscheine zu übertragen, wird das Zubuchen zum Kinderspiel. In Zusammenarbeit mit Teilelieferanten und Teiledisponenten verschiedener Autohäuser hat procar ein Teile-Dispositionsmodul entwickelt (EDS), mit dem die Teiledisponenten den Nachschub umschlagsstarker Teile überwachen können, die eine hohe Bevorratungspriorität haben. Mithilfe des Softwaremoduls sparen die Mitarbeiter im Teiledienst bei der Überwachung der Lagervorräte Zeit, die allgemeinen Bestell- und Lagerkosten sinken und die Handelsspanne steigt, weil es weniger Eilaufträge gibt.

Mehrlagerkonzept:

Autohäuser, die sich für den Mehrstandortvertrieb entscheiden, sehen sich auch mit neuen Anforderungen hinsichtlich der unternehmensweiten Lager konfrontiert. Das Mehrlagerkonzept von ecaros bietet eine hohe Flexibilität, um die individuell passende Lagerorganisation zu konfigurieren. Der Zugriff auf die verschiedenen Lager lässt sich durch die Vergabe von Berechtigungen schützen. So lässt sich zum Beispiel einstellen, dass Bestandsabfragen möglich sind, aber keine Bestandsänderungen.Der unternehmensweite Zugriff auf Bestandsinformationen birgt ein großes Potenzial, um die Teiledisposition zu verbessern und unterstützt einen zentralen Teileeinkauf, um attraktive Konditionen auszunutzen. Aufgrund der fortschreitenden Liberalisierung des Teilemarktes hat procar auch die Verkettung von Gleichteilen verschiedener Teilehersteller ermöglicht.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

  • Integration beliebiger elektronischer Teilekataloge (z. B. Etka)
  • Automatische Teiledisposition
  • Inventur und Lagerbewertung
  • Anzeige von Beständen erfolgt standortübergreifend
  • Unbegrenzte Mehrlagerfähigkeit
  • Automatische Aktualisierung der Preislisten
  • Unterstützung von beliebig vielen Teilekatalogen
  • Individuelle Formulargestaltung
  • Komplette Einkaufs- und Verkaufsunterstützung
  • Lieferscheine und Sammelrechnungen
  • 12 verschiedene Schnittstellen zu Teilelieferanten, z. B.
  • Wessels+Müller Für mehr Infos klicken Sie bitte hier!




Modul Finanzbuchhaltung


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Ein einfaches Handling, nachvollziehbare und komfortable Buchungen sowie tagesaktuelle Auswertungen: Das sind nur einige der Anforderungen, die eine Finanzbuchhaltungssoftware im Autohaus erfüllen muss. Mit dem Finanzbuchhaltungsmodul des Dealer-Management-Systems ecaros kann der Anwender alle buchhalterischen Geschäftsvorgänge bearbeiten. Die automatische Kontierung des Rechnungsausgangs reduziert den Buchungsaufwand im Autohaus erheblich und garantiert die Einhaltung komplexer Kontierungsvorschriften. Eine automatische Verbuchung erfolgt bereits mit der Fakturierung.

Die Zeit, die Sie durch den Einsatz des Finanzbuchhaltungsmoduls gewinnen, können Sie nutzen, um dem Controlling mehr Aufmerksamkeit zu schenken. Die Software erstellt sämtliche Auswertungen inklusive Kontennachweisen pro Mandant und/oder für den Gesamtbetrieb – für einzelne Kostenstellen genau und wahlweise auch mit Vergleichszahlen. Per Knopfdruck lassen sich Summen- und Saldenlisten, eine Gewinn- und Verlustrechnung oder betriebswirtschaftliche Auswertungen erstellen. Die offene Postenverwaltung mit integriertem Mahnwesen unterstützt Sie darin, Ihre Forderungen auf einem möglichst niedrigen Stand zu halten.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

  • Frei wählbarer Kontenrahmen (z.B. SKR 03,61,62,63)
  • Betriebswirtschaftliche Auswertungen pro Mandantennummer
  • Schnittstelle zur Teilnahme am Skoda Händlerbetriebsvergleich (HBV)
  • VW/Audi BM-Report
  • Schnittstelle zu Toyota SuccessControl
  • DATEV Im- und Export für Jahresabschluss
  • Flexibles Mahnwesen mit individuellen Formularen
  • Exportfunktion (CSV, XML)
  • Girokontenintegration (MT-940) inkl. autom. Verbuchung
  • Zahlungsexport im DTAUS-Format



Modul Zeiterfassung


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Das Modul Elektronische Zeiterfassung bietet dem Betrieb die Möglichkeit alle An- und Abwesenheitszeiten sowie die produktiven und unproduktiven Zeiten exakt zu erfassen.

Die Auswertung der unterschiedlichen Zeitarten kann individuell eingestellt werden. Wichtigstes Ziel ist die Ermittlung der Produktivität der Mechaniker und der gesamten Werkstatt. Die Zeiterfassung ermöglicht eine lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation. Sie ist revisionssicher und kann als Zeitnachweis für Ihre Gewährleistungsanträge verwendet werden. Das Web-Terminal eignet sich besonders für kleinere Betriebsgrößen zum kostengünstigen Einstieg in das Thema Zeiterfassung. Alternativ hierzu kann die Datenerfassung über BDE-Terminals oder über Barcode-Scanner erfolgen.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

  • Individuelle Monteurs- und Werkstattauswertungen
  • Zeitstempel via Web-Terminal, BDE-Terminals oder Scanner
  • Unbegrenzte Anzahl von Mechanikern und Teams pro Auftrag
  • Differenzierte Azubibewertung
  • Manuelle Zuordnung von Mechanikern zu Arbeitspositionen
  • Optionale Scannerunterstützung (Neuheit 2007)


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Der Handscanner stellt eine sinnvolle Erweiterung des Zeiterfassungssystems dar und ermöglicht das Stempeln sämtlicher Vorgänge im Autohaus. Jeder Mitarbeiter erhält einen individuellen Barcode, mit dem er sich am System automatisch an- und abmelden kann. Folgende Stempeltypen werden darüber hinaus unterstützt:

  • Start/Ende Arbeitstag
  • Start/Ende Pause
  • Start/Ende Auftrag
  • Auswahl Zeitart
  • Auftrag abgeschlossen

Download der Produktbeschreibung Voyager MS9540













Modul Termin- und Kapazitätsplanung


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Einstellbare Erinnerungsfunktionen, Besprechungssanfragen sowie die Anzeige von freien Kapazitäten gehören zu den Standardfunktionen. Der Kalender steht allen Mitarbeitern zur Verfügung und eignet sich nicht nur zur Gestaltung einer optimalen Termin- und Kapazitätsplanung in der Werkstatt, sondern unterstützt den Vertrieb in der zeitlichen Planung der Kontakte.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

  • Termin- und Kapazitätsplanung (Tag, Woche, Monat)
  • Erinnerungsfunktion für Aufgaben und Termine
  • Vollständiger Zugriff auf alle relevanten Daten
  • Anzeige freier Kapazitäten pro Termin bzw. Auftrag
  • Zugriff auf Zeiterfassung (BDE-Daten)
  • Möglichkeit der direkten Auftragseröffnung
  • Einsicht in die Rechnungshistorie




Modul Kasse


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Das ecaros Kassensystem ist ein leicht zu bedienendes Software-Modul für die Vereinfachung des Kassengeschäfts im Autohaus. Durch die Verwendung eines "handlesüblichen" PC's ist die wirtschaftliche Anwendung garantiert. Der Anschluss eines Bondruckers sowie einer Kassenschublade komplettieren den Arbeitsplatz. Selbstverständlich wurde das Modul vollständig integriert und kann hierdurch auf alle Stammm- und Bewegungsdaten zugreifen. Dies sorgt automatisch für Transparenz, Ordnung und Tempo in allen Kassiervorgängen.


Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

  • Verwaltung beliebig vieler Kassen
  • Ausgleich und Kontierung der offenen Posten
  • Kontierung von Eingangsrechnungen (z.B. Tankstellenbeleg)
  • Kassenbuchauswertung
  • Vollständige Kassenhistorie
  • Möglichkeit zur kreativen Beleggestaltung (Formulardesign)
  • Optional: Anschlußmöglichkeit eines Bondruckers und einer
  • Kassenschublade






SMS - Versand


Ob Sie nun Ihrem Kunden mitteilen wollen, dass Sie mit der Reparatur seines Fahrzeuges fertig sind oder einen Geburtstagsglückwunsch versenden wollen, ist das SMS Modul die richtige Wahl für Sie. Sie können Werbe SMS über das Kampagnenmodul oder einzelne SMS über den Werkstattplaner jederzeit und so oft Sie wollen versenden.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

  • Versenden von SMS aus einer Adresse, Auftrag, Kapazitätsplaner, Fahrzeug und Kampagnen
  • Erstellen von individuellen Textvorlagen wie z.B. "Ihr Fahrzeug ist fertig und abholbereit"
  • Versenden von Sammel-SMS aus den Kampagnen
  • Kostenfreies Modul (es fallen nur Kosten bei Versendung der SMS an)






Modul Reifeneinlagerung


Reifeneinlagerung.png

Im Frühjahr und beim ersten Schnee herrscht Hochbetrieb in der Reifenabteilung. Um dieser Situation paroli bieten zu können, ist ein funktionelles und gut durchdachtes Reifeneinlagerungsmodul eine Notwendigkeit. Durch die Integration der Reifeneinlagerung in ecaros und der damit verbundenen Zugriffsmöglichkeiten in die verschiedenen Bereiche, z. B. die ecaros Auftragsmaske, dem Fahrzeugdatensatz oder der Kundenadresse, wird dem Anwender ein sehr zügige Arbeitsweise ermöglicht. Sie haben die Möglichkeit, Reifenlager mit Lagerorten, die nach Mandanten getrennt und nach Berechtigung genutzt werden sollen, anzulegen. Sie werden z. B. Basisdaten wie Reifengröße, Reifenhersteller, Felgengröße oder Felgenhersteller nicht ständig neu eingeben, sondern einmalig im System hinterlegen und über ein Pull-Down Menü bei der Einlagerung auswählen. Die einmal eingegebenen Daten bleiben Ihnen auch nach der Auslagerung erhalten, so dass Sie bei erneutem Einlagern den Datensatz nur geringfügig abändern müssen. Mit dem Einsatz der Reifeneinlagerung stehen Ihnen natürlich verschiedene Lagerauswertungen zur Verfügung. Nach Wunsch wird nach Mandant, nach Lager oder Lagerort ausgewertet und ist somit jederzeit über den Stand der noch zu Verfügung stehenden Lagerkapazität informiert.


Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

  • Integriertes System in ecaros und dadurch schnellen Zugriff auf die Reifeneinlagerung
  • Mandantenfähigkeit, Mehrlagerfähigkeit und unbegrenzte Lagerorte
  • Pull-Down-Auswahl von Reifen- und Felgengrößen
  • Pull-Down-Auswahl von Reifen- und Felgenherstellern
  • Vergebene Lagerorte werden nach Wunsch nicht zu weiterer
  • Vergabe angeboten
  • Einmal eingegebene Reifeneinlagerung bleibt durch Angabe von Ein- oder Auslagerung im Fahrzeug- oder Kundenadressdatensatz erhalten
  • Druck eines Reifenbegleitscheins
  • Bestätigungsdruck der Einlagerung für den Kunden


Die wichtigsten Reifen-Datensatzinformationen im Überblick:

  • Lager
  • Lagerort
  • Einlagerungsnummer
  • Datum der Ein- oder Auslagerung
  • Vereinbarte Einlagerungsdauer
  • Mitarbeiterkennzeichnung
  • Premium-Einlagerung
  • Bemerkungsfeld zu Reifen, Felge oder Einlagerungsdatensatz
  • Reifentyp (Sommer-, Winter-, oder Ganzjahresreifen)
  • Hersteller und Größe des Reifens oder der Felgen (V/H)
  • Profiltiefe und DOT
  • Laufleistung, Baujahr und Neuwert der Reifen oder Felgen
  • Radkappen (ja/nein)
  • Radschraubenmenge
  • Radschloss (ja/nein) und Radschlossnummer
  • Hersteller, Felgentyp, Größe, Neuwert (V/H)




Modul Serviceterminal


Wann haben Sie zuletzt Ihren Empfang mal aus dem Blickwinkel Ihrer Kunden betrachtet? Welchen Eindruck entsteht bei Ihren Besuchern? Was in größeren Betrieben schon fast Pflicht ist, wird sehr häufig in kleineren Autohäusern und Servicewerkstätten als überflüssig abgetan. Dabei vermittelt das Serviceterminal Ihren Kunden und Besuchern nicht nur einen professionellen Eindruck, sondern auch das wichtige Gefühl willkommen zu sein. Noch mehr als das - es signalisiert wir erwarten Dich und haben Zeit für dich reserviert. In einer Zeit in der viele Menschen von einem Termin zum andern hetzen, vermittelt diese Ordnung und Organisation ein sehr angenehmes Gefühl. Bedenken Sie noch folgendes! Nicht selten wird eine Planung dadurch erschwert das Kunden nicht zum vereinbarten Zeitpunkt erscheinen. Mit dem Serviceterminal machen Sie Ihre Termine für Ihre Kunden transparent. Er hat hierdurch in der Regel mehr Verständnis für etwaige Wartezeiten.

Organisieren Sie Ihren Serviceprozess mit unserem Termin- und Kapazitätsplaner, füllt sich die Liste der Annahmetermine ohne zusätzlichen Eingabeaufwand für den Anwender.

Das Design des Terminals passen wir auf Wunsch natürlich entsprechend Ihrer Corporate Design Vorgaben an.

Individuelles Design des Skoda Vertragpartners Autohaus Best in Offenbach
Ein weiteres Beispieldesign
Ein weiteres Beispieldesign

Modul Dokumentenarchiv


Für die Dokumentenarchivierung gelten gesetzliche Bestimmungen, die unbedingt zu beachten sind. So stellt der Gesetzgeber mit der GDPdU-Richtlinie hohe Anforderungen an den Einsatz elektronischer Archivsysteme. Demnach müssen Dokumente nicht nur originalgetreu reproduziert werden, sondern auch vor Manipulation geschützt, mit geeigneten Suchwörtern indiziert und auf zulässigen Datenträgern gespeichert werden.

Diese sind im einzelnen:

Aufbewahrungspflicht

Jeder Unternehmer muss alle steuerrechtlich relevanten Unterlagen aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre für buchhalterisch erfasste Belege und 6 Jahre für Unterlagen aus Schriftwechseln mit Kunden und Lieferanten.

Revisionssicherheit

Elektronisch archivierte Dokumente müssen revisionssicher gespeichert werden. Die nachträgliche Manipulation gespeicherter Dokumente darf nicht möglich sein. Aus diesem Grund wird eine reine Backuplösung den Anforderungen nach GDPdU und GoBS nicht gerecht.

Lückenlose Chronologie

Alle steuerrechtlich relevanten Belege und zugehörigen Dokumente müssen lückenlos erfasst werden. Eine nachträgliche Eintragung oder Aufzeichnung darf nach dem Buchungszeitpunkt nicht mehr verändert werden, ohne dass der ursprüngliche Inhalt feststellbar ist. Die Vervielfältigung eines elektronischen Dokuments ist beliebig oft und ohne Qualitätsverlust möglich.

Manipulationssicherheit

Da eine Kopie vom Original faktisch nicht mehr zu unterscheiden ist, darf das Original nicht nachträglich bearbeitet werden.

Indizierung und Suche

Alle Dokumente sind mit einer eindeutigen Identifikation zu kennzeichnen. Jedes Dokument muss mit Eingabe der maßgeblichen Suchkriterien schnell und eindeutig wieder aufzufinden sein.

Exakte Reproduktion

Alle Dokumente müssen in der gleichen Form wie das Original dargestellt und gedruckt werden können. Ist nach HGB eine bildliche Übereinstimmung des archivierten Dokuments mit dem Original erforderlich, so muss die originalgetreue Anzeige bei einer Recherche möglich sein.

Zuverlässige Speichermedien

Für die Speicherung der Daten sind nur einmalig beschreibbare Medien zulässig (z.B. CD/R, DVD ).

Dokumentenmanager.png

Mit dem Dokumentenmanager lassen sich alle Dokumententypen archivieren. Pro Dokumententyp können bis zu zehn individuelle Schlagwörter gespeichert werden. Jedes Dokument lässt sich mit einem Fahrzeug oder einer Adresse verknüpfen. Dokumente können jederzeit export und zum Beispiel auf CD/R oder DVD gespeichert werden. Die Bedienung des Dokumentenmanagers ist intuitiv und vergleichbar mit der Bedienung eines Windows Dateimanagers.











Systemvoraussetzung

Java Virtual Machine

Eine der Grundvoraussetzung für den Einsatz von ecaros ist die Installation der Java SE (Standard Edition) in der Version 7 Update 80. Sie können auch aktuell schon die Version 8 Update 45 einsetzen.

Die aktuelle Java Standard Edition können Sie sich [hier] herunterladen.

Bitte beachten Sie
Die Java Standard Edition in der Version 8 ist für ecaros Version 10.2 verpflichtend, da die Version 7 nicht mehr weiter entwickelt wird.

Erforderliche Hardware

Rechenzentrumsbetrieb

Da Sie für den Einsatz von ecaros 2 im Rechenzentrumsbetrieb keinen Server benötigen, werden hier nur die Anforderungen an die Arbeitsstationen und die Kommunikation mit dem Rechenzentrum aufgeführt. Dabei sind die Anforderungen an einer optimalen Arbeitsgeschwindigkeit ausgerichtet.

Hardware Ausstattung
CPU AMD, INTEL 2 GHz
RAM 1 GB
Festplatte 500 MB freier Festplattenspeicher
Grafik 1920x1080 Pixel
Netzwerk LAN 10/100 MBit/s
Netzwerk WAN (DSL) 2 MBit/s
Meine Werkzeuge