Dokumente

Mit dem Dokumentenmanager werden alle Ihre Dokumente, wie z.B. Fahrzeugbilder, archivierte Aus- und Eingangsrechnungen oder auch alle anderen Dateien verwaltet. Sie können in der Dokumentenverwaltung beliebige Dokumententypen speichern und diese jederzeit mit einem Fahrzeug oder einer Adresse verknüpfen. Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit diese Dokumente wieder zu exportieren und eventuell an Dritte Personen zu senden.

Bitte beachten Sie
Damit nicht die Möglichkeit besteht, den zentralen Server durch extrem große Dokumente zu stören, ist die Größe einer einzelnen Datei auf 3 MB besschränkt. Alle Dateien, die größer sind werden nicht in der Dokumentenverwaltung gespeichert.

Der Aufbau des Dokumentenmanager unterteilt sich in 4 verschiedenen Bereiche und ist ähnlich einem Dateimanager unter Linux (z.B. Dolphin) oder Windows (z.B. Explorer) aufgebaut.

Verzeichnisbaum

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Über den Verzeichnisbaum können Sie Ihre Dokumenten in unterschiedliche Ordner ablegen. um jederzeit den Überblick zu behalten. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner klicken, bekommen Sie ein entsprechendes Kontextmenü angezeigt. Im folgenden werden die einzeln Menüpunkte erläutert.

Unterordner anlegen

über diesen Menüpunkt legen Sie automatisch einen Unterordner unter dem markierten Ordner an. Der Name dieses Unterordner lautet Neuer Ordner und kann dann mit dem Menüpunkt Umbennen in die gewünschte Bezeichnung geändert werden.

Dokument hinzufügen

Mit diesem Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit jedes beliebige Dokument auf Ihrem System in das Dokumentenarchiv zu speichern. Dabei wird das Dokument in den markierten Ordner abgelegt.

Ordner löschen

Wenn Sie einen Ordner nicht mehr benötigen, können Sie diesen hier löschen.

Bitte beachten Sie
Mit dem Löschen eines Ordners werden auch alle Dokumente und Unterordner unwiderruflich gelöscht. Sofern Sie nochmaligen Zugriff auf diese Dokumente benötigen, ist dies nur durch eine Datenrücksicherung möglich. Verwenden Sie diesen Menüpunkt also äußerst vorsichtig.

Umbenennen

Wenn Sie einen neuen Unterordner anlegt haben oder einen Ordner umbenennen wollen, so wählen Sie diesen Menüpunkt. Der Name des markierten Ordners wird dann zur Bearbeitung freigegeben.

Dateiliste

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Hier sehen Sie alle Dokumenten sowie die Unterordner des im Verzeichnisbaum markierten Ordners. Automatisch archivierten Dokumenten kann ein Dokumententyp zugeordnet werden, über den Sie die einzelnen Schlagwortes eines Dokumentes definieren können. Welche Dokumententypen bei der automatischen Rechnungs- oder E-Mailarchivierung zugeordnet werden stellen Sie in den Mandanteneinstellungen unter der Registerkarte Auftragsbearbeitung und Stammdaten ein