Domäneneinstellungen

Version vom 6. Dezember 2011, 10:44 Uhr

Finanzbuchhaltung

Einstellungen für die Finanzbuchhaltung, die nicht mandantenabhängig sind, nehmen Sie unter dieser Rubrik vor.

Kontonummern

Einstellungen der Debitoren- und Kreditorennummernkreise, sowie Einstellungen für das Anlegen von neuen Kunden oder Lieferanten verändern Sie in diesem Bereich.

Länge Sachkontonummern

Hier wird die Länge der Sachkontonummern vorgeblendet. Sie können diesen Wert allerdings nicht verändern, da die Einstellung durch den benutzten Kontenrahmen vorgeben wird. Dies wird bei der Konfiguration der Finanzbuchhaltungsdomäne nach Ihren Vorgaben eingestellt.

Kontonummer vorblenden

Wenn Sie einen Kunden oder Lieferanten anlegen, können Sie sich automatisch eine Kunden- und/oder Lieferantennummer vorblenden lassen. Diese Nummer kann jetzt entweder die Höchste verfügbare Nummer sein oder die Nächste freie Nummer. Bei der Einstellung Nächste freie Nummer werden eventuelle Zwischenräume in dem Nummernkreis, die durch das Löschen von Kunden oder Lieferanten entstehen können, automatisch aufgefüllt.

Start Debitoren- und Start Kreditorennummern

Die Länge der Debitoren- und Kreditorennummern sind abhängig von dem konfigurierten Kontenrahmen. Über diese Einstellung können Sie den Startbereich der Nummernkreise festlegen. ECAROS überprüft automatisch, dass der Debitorennummernkreis kleiner ist als der Kreditorenkreis. Außerdem wird auch die Länge der Nummernkreise überprüft

Debitoren- und Kreditorennummern standardmäßig zuordnen

Wenn Sie einen Kunden oder Lieferanten neu anlegen, können Sie über diese Option diesem automatisch ein Debitoren- und/oder eine Kreditorennummer zuweisen. Das ist sehr hilfreich. um die Verarbeitung im Service zu beschleunigen. Die Nummer wird nach den vorher festgelegten Kriterien vergeben (siehe vorherige Erläuterung).

Verbuchung

Einstellungen für die automatische Verbuchung des Rechnungsausganges, sowie des Buchungsdialoges können Sie unter diesem Punkt beeinflussen.

Gleiche Buchungen zusammmenfassen

Wenn Sie diese Option aktivieren, werden Buchungen einer Rechnung, die den gleichen Kontierungsparameter ansprechen im Buchungsjournal zusammengefasst. Dies erleichtert die Übersichtlichkeit in den Rechnungsausgangsjournalen, da z.B. alle Artikel oder Arbeitspositionen einer Rechnung unter einer Buchung zusammengefasst werden.

Mandantenauswahl im Buchungsdialog

Sofern Sie mehrere Mandanten in einer Finanzbuchhaltungsdomäne konfiguriert haben, können Sie über diese Einstellung eine Auswahlbox im Buchungsdialog freischalten. Dies erleichtert beim Buchen die Zuordnung zu dem entsprechenden Mandanten, dadurch bekommen Sie aussagekräftige Auswertungen pro Mandant auch wenn diese in einer Finanzbuchhaltungsdomäne geführt werden.

Stornierungen negativ buchen

Um einen gebuchten Rechnungsvorgang rückgängig zu machen, muss er im ECAROS System storniert werden. Dieses Storno kann entweder entgegengesetzt der Rechnungsbuchung oder mit negativem Vorzeichen identisch zu der Rechnungsbuchung erfolgen.

UST Code Änderungen erlauben bei gleichem Reportcode

Jedem Konto ist ein eindeutiger USt-Code zugeordnet. Damit es bei der USt-Verprobung nicht zu Differenzen kommt, wird bei den für die Umsatzsteuervoranmeldung relevanten Konten die Eigenschaft UST-Code änderbar deaktiviert. Bei Buchungen mit Altteilesteuer ist es so, dass diese Buchungen auf die normalen Erlöskonten gebucht werden, es gibt hierfür keine separaten Erlöskonten. Da auf den Erlöskonten aber der USt-Codes voller Satz 19% Umsatzsteuer vorgegeben ist, würde die Buchung mit dem Steuerschlüssel 3 Altteilesteuer 19% zwangsläufig zu Fehlermeldungen führen. Hierfür gibt es jetzt diese Option. Bei USt-Codes, die in die gleiche Zeile der USt-Voranmeldung fließen, wird die Überprüfung auf den USt-Code übergangen. Da die "normale" 19%-ige Umsatzsteuer und die Altteilesteuer in der Umsatzsteuervoranmeldung in die Zeile für 19% fließen, haben sie denselben Reportcode und die Verbuchung der Erlöse kann auf das gleiche Konto erfolgen.

Mehrere Buchungstexte pro Buchungssatz

Sie können mehrere Buchungstextzeilen pro Buchungssatz eingeben. Die ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie bei einer Sollbuchung mehrere Texte für die Habenbuchung hinterlegen wollen.

Eingangsrechnung buchen (soweit möglich)

Das ECAROS System ist in der Lage, den Ankauf und die Inzahlungnahme von Gebrauchtwagen automatisch zu buchen. Sie können die Buchung allerdings über diese Option ein- bzw. ausschalten.

Boni verbuchen

ECAROS bietet über diese Option die Möglichkeit, die bei Fahrzeugverkäufen anfallenden Boni automatisch zu verbuchen. Für die Berechnung werden die in der Finanzbuchhaltung eingepflegten Bonuscodes genutzt.

Journale beim Export abschliessen

Beim Export der Buchungsjournale in eine Fremdbuchhaltung (bspw. Datev), werden die Buchungsjournale geschlossen, d. h. eine Änderung wie z. B. das Neuverbuchen ist dann nicht mehr ohne Weiteres möglich.

Bei Verkauf Fahrzeugzugang automatisch buchen

Diese Option ermöglicht es ECAROS automatische Einstandsbuchungen für Fahrzeuge zu erzeugen. Diese werden dann automatisch beim Verkauf eines Fahrzeugs erfasst, somit entfällt eine manuelle Einbuchung der Fahrzeugeingangsrechnung.

Bestandskorrekturen automatisch buchen

Falls gewünscht, können Bestandskorrekturen an Lagerfahrzeugen automatisch gebucht werden. Die geschieht dann, wenn Sie den Bestandscode eines Lagerfahrzeuges ändern. ECAROS bucht dann den aktuellen Einkaufspreis des Fahrzeuges in einem Sachkontenjournal auf das geänderte Bestandscodekonto, das dem neuen Bestandscode hinterlegt wurde, um. Änderungen am Einstandspreis werden auch als Bestandskorrektur erfasst.

Zahlungsexport auf Verrechnungskonto automatisch verbuchen

Im ECAROS besteht die Möglichkeit Zahlungen im DTAUS-Format zu exportieren. Sie finden diese Funktion unter Zahlungen Debitoren/Kreditoren. Es besteht nun die Möglichkeit, den Zahlungsexport automatisch verbuchen zu lassen. Somit wird der Offene Posten für die selektierten Zahlungen automatisch ausgeglichen.

Offene Posten / Mahnwesen

Mahnlauf ohne Habensaldo

Um in dem Mahnlauf nur die Kunden vorgeblendet zu bekommen, die noch offene Zahlungen zu leisten haben, können Sie über diese Option alle Kunden mit einem Habensaldo ausblenden. Dies erhöht die Übersichtlichkeit in der Mahnvorschlagsliste.

Überfällige OPOS Auftragserstellung

Bei aktivierter Option werden, sobald Sie eine Adresse einem Auftrag hinzufügen, alle Offene Posten (sofern vorhanden) in einem extra Hinweisfenster angezeigt. Dies dient der besseren Kontrolle von offenen Kundenforderungen.

Überfällig nur bei falschem Saldo

Diese Option wirkt sich auf die OPOS-Anzeige bei Auftragserstellung aus. Ein Personenkonto wird bei gewählter Option nur dann als überfällig angesehen, wenn für sämtliche OPOS des Kontos Soll minus Haben größer 0 ist. Ist die Option nicht ausgewählt, erfolgt die Anzeige wenn Soll minus Haben ungleich 0 ist.

Maximaler Skonto-Betrag / - Prozentsatz

Beim Ausgleich von Offenen Posten wird der Zahlungsbetrag mit dem Rechnungsbetrag verglichen, ist die Abweichung der Beträge größer als der hier eingegebene Prozentsatz / Betrag, dann ist das Ausgleichen des Offenen Postens nicht möglich. Diese Einstellung dient der Sicherheit beim Offenen Posten Ausgleich. Ob Sie einen Prozentsatz oder einen Absolutbetrag eingeben, hängt von der Einstellung Max. Skonto in % oder Max. Skonto in EUR ab.

Mahnzinsen (Privat/Geschäftlich)

An dieser Stelle geben Sie den Prozentsatz an, der bei der Berechnung der Mahnzinsen herangezogen werden soll. Hierbei sind die gesetzlichen Bestimmungen der §§ 247, 288 BGB n.F. zu beachten, in denen festgelegt ist, dass die jährlichen Verzugszinsen bei Privatleuten 5% und bei Geschäftskunden 8% über dem von der Bundesbank halbjährlich festgesetzten Basiszinssatz betragen.

Fakturierung

In diesem Bereich konfigurieren Sie Ihre Rechnungsnummernkreise, sowie die Berechnung der Artikelpreise und die Versicherungsparameter.

Rechnungsnummern

Rechnungsnummer pro Wirtschaftsjahr vergeben

Mit aktivierter Option ist die Eingabe der Rechnungsnummer unter den Wirtschaftsjahreseinstellungen freigeschaltet und Sie können für jedes Wirtschaftsjahr Ihren Rechnungsnummernkreis verändern

Rechnungsnummernkreise für Ausgangs- und Eingangsrechnungen

Die Rechnungsnummern lassen sich einmal global für alle Ausgangs- bzw. Eingangsrechnungen festlegen oder, wenn Sie die Option Rechnungsnummer splitten aktivieren, auch für jede Auftragsart separat.

Start Rechnungsnummern

Mit dieser Rechnungsnummer wird die nächste fakturierte Ausgangs- bzw. Eingangsrechnung versehen.

Rechnungsnummernkreise splitten

Mit aktivierter Option müssen Sie für Fahrzeug, Teile- und Servicerechnungsnummern verschiedenen Nummernkreise hinterlegen

Start Serviceauftrags-Rechnungsnummern

Mit dieser Rechnungsnummer wird die nächste fakturierte Serviceausgangs- bzw. -eingangsrechnung versehen.

Start Teilauftrags-Rechnungsnummern

Mit dieser Rechnungsnummer wird die nächste fakturierte Artikelausgangs- bzw. -eingangsrechnung versehen.

Start Fahrzeugauftrags-Rechnungsnummern

Mit dieser Rechnungsnummer wird die nächste fakturierte Fahrzeugausgangs- bzw. -eingangsrechnung versehen.

Versicherung

ECAROS bietet Ihnen die Möglichkeit, Rechnungen an Versicherungen unter automatischer Berücksichtigung der vom Fahrzeughalter zu tragenden Selbstbeteiligung und ggf. zu erstattender Umsatzsteuer zu schreiben. Hierbei werden aus einem Auftrag heraus alle relevanten Rechnungen und Gutschriften erstellt. Mit Erstellung der Servicerechnung an die Versicherung können Sie gleichzeitig eine Selbstbeteiligungsrechnung und eine Rechnung über die Umsatzsteuer an den Versicherungsnehmer und Gutschriften an die Versicherung in Höhe der Selbstbeteiligung und der Umsatzsteuer erstellen. Diese Rechnungen/Gutschriften werden mit Faktura der Servicerechnung automatisch erstellt und verbucht.

USt-Kennzeichen

Hier wählen Sie das USt-Kennzeichen aus, mit dem die zusätzlichen Aufträge erstellt werden sollen.

USt-Basiscode

Mit dieser Auswahl legen Sie fest, mit welchem USt-Basiscode die Selbstbeteiligung und die zu vergütende Umsatzsteuer fakturiert werden sollen.

Selbstbeteiligungsbezeichung

Hier tragen Sie den Rechnungstext ein, der bei Weiterberechnung der Selbstbeteiligung auf der Rechnung an den Fahrzeughalter erscheint.

Umsatzsteuerbezeichnung

Hier bestimmen Sie den Rechnungstext für die zu erstattende Umsatzsteuer.

Selbstbeteiligungs-FiBu-Code

Tragen Sie hier einen FiBu-Code für die Verbuchung der Selbstbeteiligung ein. I.d.R. wird man hier einen FiBu-Code für durchlaufende Posten auswählen.

Umsatzsteuer-FiBu-Code

Hier müssen Sie einen FiBu-Code für die Verbuchung der Umsatzsteuer-Erstattung auswählen. Auch hier wird man einen FiBu-Code für durchlaufende Posten auswählen.

Selbstbeteiligungsrechnung automatisch fakturieren

Mit Faktura der Versicherungsrechnung wird auch die Selbsbeteiligungsrechnung an den Fahrzeughalter automatisch fakturiert. Wenn Sie die Option deaktivieren, wird nur der Auftrag angelegt.

Selbstbeteiligungsgutschrift automatisch fakturieren

Mit Faktura der Versicherungsrechnung wird auch die Selbsbeteiligungsgutschrift an die Versicherung automatisch fakturiert. Wenn Sie die Option deaktivieren, wird nur der Auftrag angelegt.

Umsatzsteuerrechnung automatisch fakturieren

Mit Faktura der Versicherungsrechnung wird auch die Umsatzsteuerrechnung an den Fahrzeughalter automatisch fakturiert. Wenn Sie die Option deaktivieren, wird nur der Auftrag angelegt.

Umsatzsteuergutschrift automatisch fakturieren

Mit Faktura der Versicherungsrechnung wird auch die Umsatzsteuergutschrift an die Versicherung automatisch fakturiert. Wenn Sie die Option deaktivieren, wird nur der Auftrag angelegt.

Allgemein

Artikelpreise

Artikelpreise pro Fibu-Domäne oder pro Mandant

Ein Artikel kann fünf verschiedene Verkaufs- und Einkaufspreise haben. Diese können Sie pro Finanzbuchhaltungsdomäne oder pro Mandant pflegen. Bei aktivierter Option Mandant kann ein Artikel in jedem Mandanten unterschiedliche Einkaufs- und Verkaufspreise haben.

Standard Preisgruppe

Wenn Sie einer Adresse keinen individuellen Verkaufspreis zugeordnet haben, dann wird der hier eingestellte Standardpreis herangezogen. Preisgruppe 1 entspricht dem Verkaufspreis 1 eines Artikels usw.

VK gleich EK bei internen Belastungen

Wenn Sie diese Option aktivieren, dann wird in internen Belastungen (Rechnungen mit dem Auftragstyp Intern) der durchschnittliche Einkaufspreis der Artikel berechnet.

Standard Dispositionsmodul

Für die automatische Disposition von Verbrauchsartikel gibt es im ECAROS System das Elektronische Dispositionsmodul (EDS). Über dieses Modul können Sie sich automatisch Bestellvorschläge ihrer gängigen Artikel erstellen lassen. Zur Zeit existiert nur ein Dispositionsmodul (EDS) dies ist hier auch als Standard hinterlegt.

Aufträge

Standardzahlungsart

mit dieser Einstellung steuern Sie innerhalb der Auftragsbearbeitung, welche Zahlungsart vorgeblendet werden soll, falls dem Kunden keine eigene Zahlungsart zugeordnet wurde. Sie können sich individuelle Zahlungsarten unter Finanzbuchhaltung -> Stammdaten -> Zahlungsarten anlegen

Überprüfe Artikel mit mengen- und wertmäßiger Bestandsführung auf Einkaufspreis

mit dieser Einstellung verhindert man das Fakturieren von Aufträgen, auf denen Artikel mit mengen- und wertmäßiger Bestandsführung enthalten sind, die einen EK von 0,00EUR haben.