Geschäftsvorfälle (Auftragsbearbeitung)

Geschäftsvorfälle dienen der einfachen und schnellen Auswahl der Rechnungsart, Auftragsart und des Auftragstyps in der Auftragsbearbeitung. Sie können hier eigene Geschäftvorfälle definieren, die dann in der Auftragsbearbeitung angezeigt werden.

Zuätzlich besteht auch noch die Möglichkeit eine Auftragskopie hinter einen Geschäftsvorfall zu definieren. Dadurch wird in der Auftragsbearbeitung eine vollständige Kopie (Rechnungsadresse, Fahrzeugdaten, Positionsdaten u.a.) des hinterlegten Auftrages oder Rechnung geladen. Danach können Sie den Auftrag nach Belieben verändern und fakturieren. Dies erleichtert die Umsetzung von Standardvorgänge enorm, da alle Daten übernommen werden und Sie nur die veränderten Informationen anpassen müssen.

Geschäftsvorfall

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Bezeichnung

Hier hinterlegen Sie die Bezeichnung für Ihren Geschäftsvorfall. Diese Bezeichnung wird in der Auswahlbox in der Auftragsbearbeitung angezeigt.

Bitte beachten Sie
Da die Sortierung der Anzeige Alphabetisch erfolgt, sollten Sie häufig benutzte Geschäftsvorfälle mit einer "01 - BEZEICHNUNG", "02 - BEZEICHNUNG" u.s.w. benennen. Dadurch können Sie die Reihenfolge der Geschäftsvorfälle in der Auswahlbox beeinflussen und der am häufigsten benötigte Geschäftsvorfall steht als Erster in der Liste.

Typ

Vorgabe Arten und Typ

Wenn Sie diese Option aktivieren, müssen Sie eine Rechnungsart, eine Auftragsart und einen Auftragstyp hinterlegen. Wenn Sie dann diesen Geschäftsvorfall in der Auftragsbearbeitung auswählen werden die hier hinterlegten Werte in die Auswahlboxen Rechnungsart, Auftragsart und Auftragstyp übernommen. Sie können also mit einem Klick gleichzeitig diese 3 Auswahlboxen füllen.

Auftragskopie

Wenn Sie diese Option aktivieren, müssen die dem Geschäftsvorfall einen Auftrag oder Rechnung über die Schnellsuche zuordnen. Dieser Auftrag wird dann geladen, sobald Sie den Geschäftsvorfall in der Auftragsbearbeitung auswählen. Sie können dann natürlich noch alle Daten an den aktuellen Kunden oder das aktuelle Fahrzeug anpassen

Rechnungsart

Rechnung

Wenn ein Auftrag zu einer Ausgangsrechnung werden soll, dann wählen Sie diese Rechnungsart aus. Dies ist z.B. Service-, Kulanz-, Artikel-, Fahrzeug- und Gewährleistungsrechnung der Fall.

Gutschrift

Sofern Sie eine manuelle Gutschrift erstellen wollen, benutzen Sie dafür diese Rechnungsart. Mit einer Gutschrift können Sie Artikel wieder in das Lager übernehmen oder Rechnungspositionen einem Kunden gut schreiben.

Bitte beachten Sie
Um eine Rechnung zu stornieren, gibt es eine automatisierte Stornofunktion, die Sie in der Auftragsbearbeitung einsetzen können. Dazu müssen Sie keinen Geschäftsvorfall hinterlegen. Außerdem haben Sie auch die Möglichkeit Teilgutschriften automatisiert zu erstellen.

Kostenvoranschlag

Der Kostenvoranschlag dient dem Erstellen eines Auftrages, der keinerlei Auswirkung auf die Finanzbuchhaltung oder die Artikelbestände hat. Natürlich können Sie einen Kostenvoranschlag später, sofern gewünscht in einen Auftrag übernehmen. Hierzu gibt es in den Mandanteneinstellung verschiedenen Einstellungen, wie mit dem Kostenvoranschlag nach der Übernahme in einen Auftrag umgegangen werden soll.

Eingangsrechnung

die Eingangsrechnung kann zum einen der Ankauf oder die Inzahlungnahme eines Gebrauchtwagen oder zum anderen der Artikellieferschein eines Herstellers sein.

Bitte beachten Sie
Ein Ankauf oder eine Inzahlungnahme kann je nach Einstellung auch in der Finanzbuchhaltung gebucht werden, das gilt aber nicht für einen Artikellieferschein. Hier werden nur die Artikelbestände in der Lagerverwaltung mit der Fakturierung aktualisiert. Die entsprechenden Eingangsrechnungen müssen von der Buchhaltung manuell gebucht werden.

Eingangsrechnung Gutschrift

mit dieser Rechnungsart können Sie z.B. manuelle Gutschriften zu einer Inzahlungnahme, einem Ankauf oder einem Artikellieferschein erstellen (siehe auch Rechnungsart Eingangsrechnung). Natürlich existiert genau wie bei den Rechnungen auch hier eine automatisierte Storno- und Gutschriftsfunktion.

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