Globale Einstellungen

Version vom 13. November 2007, 12:20 Uhr

Unter den globalen Einstellungen verändern Sie die Konfiguration Ihres gesamten Systems. Änderungen in diesem Bereich gelten für alle Mandanten egal, ob diese mit einer eigenen Finanzbuchhaltung arbeiten oder nicht. Sie können z.B. die Zusatzfelder der Fahrzeuge mit eigenen Beschriftungen versehen, diese erscheinen dann in den entsprechenden Suchdialogen und auf den Fahrzeugmasken.

Eigenschaften

Steuerkennzeichen

Standard-USt-Steuerkennzeichen

Dieses Kennzeichen wird als Standard in der Auftragsbearbeitung vorgeblendet, sobald Sie einen neuen Auftrag eröffnen. Es wird allerdings durch ein individuelles Kundenkennzeichen ersetzt, sobald Sie einen Kunden diesem Auftrag hinzufügen.

Ohne Umsatzsteuer

die Berechnung erfolgt ohne Umsatzsteuer, Brutto- und Nettobeträge sind identisch

Mit Umsatzsteuer

die Berechnung des Brutto oder Nettobetrages erfolgt mit dem zur Zeit geltenden Mehrwertsteuersatz

Nicht Steuerbar

die Berechnung erfolgt ohne Umsatzsteuer, Brutto- und Nettobeträge sind gleich. Allerdings werden Umsätze mit diesem Steuerkennzeichen in der Umsatzsteuervoranmeldung nicht ausgewiesen.

EU-Steuerpflichtig

falls ein Kunde aus dem benachbarten EU Ausland keine Umsatzsteuer ID besitzt, dann muss dieser Umsatz als EU-steuerpflichtig gekennzeichnet werden. Es werden mit dem zur Zeit geltenden Mehrwertsteuersatz der Brutto oder Nettobetrag errechnet. Diese Umsätze werden separat auf der Umsatzsteuervoranmeldung ausgewiesen.

EU-Steuerfrei

sobald ein Kunde aus dem benachbarten EU Ausland eine Umsatzsteuer ID besitzt, dann muss dieser Umsatz als EU-steuerfrei gekennzeichnet sein, da die Umsatzsteuer von dem Kunden in seinem Heimatland abgeführt wird. Diese Umsätze werden ebenfalls separat auf der Umsatzsteuervoranmeldung ausgewiesen.

Differenzbesteuerung netto ausweisen

Wenn Sie diese Option aktiviern, wird der Netto Betrag mit der Mehrwertsteuer und dem Bruttobetrag auf der Rechnung gedruckt. Über diese Einstellung haben Sie die Möglichkeit eine differenzbesteuerte Gebrauchtwagenrechnung analog einer regulären Rechnung auszuweisen. Diese Einstellung sollten Sie nur in Sonderfällen benutzen, da ein Kunde über die Mehrwertsteuer den Fahrzeugeinkaufspreis errechnen kann.

Auftragsberechnung

Standardberechnungsgrundlage

Auf einer Standardrechnung werden die einzelnen Positionen in der Regel mit ihrem Nettobetrag ausgewiesen. Im Fuß der Rechnung gibt es dann eine Summierung aller Nettobeträge mit einem eventuell vorhandenen Steueranteil und einem Gesamtbruttobetrag (Einstellung Netto-Preise). Um die Rechnung für einen Kunden transparenter zu machen, bietet das ECAROS System die Möglichkeit die Positionen mit ihrem Bruttobetrag auszuweisen. Im Fuß der Rechnung werden dann alle Bruttobeträge addiert und über den entsprechenden Steueranteil wird der Gesamte Nettobetrag ausgewiesen (Einstellung Brutto-Preise). Diese Einstellung kann auch für einen Kunden fest hinterlegt und gegeben falls im Auftrag noch angepasst werden.

Netto-Preise

Alle Rechnungspositionen werden mit ihrem Nettobetrag ausgewiesen. Im Rechnungsfuß werden dann alle Nettobeträge summiert, der Mehrwertsteueranteil und der gesamte Bruttobetrag ausgewiesen

Brutto-Preise

Alle Rechnungspositionen werden mit ihrem Bruttobetrag ausgewiesen. Im Rechnungsfuß werden dann alle Bruttobeträge summiert, der Mehrwertsteueranteil und der gesamt Nettobetrag ausgewiesen

Zeiterfassung pro Arbeitspositionen oder pro Auftrag

Innerhalb der Auftragsbearbeitung können Sie, die in der ECAROS Zeiterfassung gestempelten Zeiten eines Mechanikers, entweder für den ganzen Auftrag oder für einzelne Arbeitspositionen bewerten, bzw. zuordnen. Je nachdem welcher Fall bei Ihnen häufiger vorkommt, können Sie hier die Standardeinstellung anpassen. Sie haben aber jederzeit die Möglichkeit diese Einstellung pro Auftrag zu verändern

Arbeitsposition

Die in der ECAROS Zeiterfassung gestempelten Zeiten werden einzelnen Arbeitspositionen zugeordnet, d.h. alle berechneten Zeiten werden immer pro Arbeitsposition betrachtet und über die Mechaniker verteilt.

Auftrag

Die in der ECAROS Zeiterfassung gestempelten Zeiten werden dem gesamten Auftrag zugeordnet, d.h. alle berechneten Zeiten werden immer in Summe betrachtet und über die Mechaniker verteilt.

Arbeitspositionen

Arbeitswert pro Stunde

Sobald Sie eine Arbeitsposition in einen Auftrag übernehmen, wird als Verkaufspreis der Verrechnungssatz durch diesen Wert geteilt und eingetragen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit die Berrechnete Zeit in verschiedenen Einheiten (Minuten, Stunden oder auch AWs) beliebig einzugeben. Zu beachten ist allerdings, daß durch das Teilen des Stundenverrechnungssatzes auch Werte entstehen können die sehr viele Nachkommastellen haben. Um eventuelle Rundungsfehler zu vermeiden, sollte Sie den Arbeitswert oder den Verrechnungssatz so wählen, dass diese sich einfach durch einander teilen lassen.

Die folgenden Beispiele sollen diese Logik besser verdeutlichen:

Beispiel 1:

Verrechnungssatz 90,- € pro Stunde

Berechnete Zeit 90 Minuten

Arbeitswert pro Stunde 60

90 min * (90,- € / 60) = 90 min * 1,5 € = 135 €

Beispiel 2:

Verrechnungssatz 90,- € pro Stunde

Berechnete Zeit 1,5 Stunde

Arbeitswert pro Stunde 1,0

1,5 Stunden * (90,- € / 1,0) = 1,5 Stunden * 90 € = 135 €

Artikel

Über diese Option können Sie die Änderung von Original Artikelnummer im ECAROS verhindern. Die Originalartikelnummer kann nach dem Neuanlegen eines Artikels nicht mehr verändert werden. Diese Option lässt sich auch jederzeit deaktivieren.

Mitarbeiter

Sobald Sie einen neuen Mitarbeiter im ECAROS System anlegen, wird Ihnen entweder die nächste freie oder die höchste freie Nummer vor geblendet. Sie haben aber jederzeit die Möglichkeit diese Nummer zu überschreiben. Falls allerdings ein Mitarbeiter existiert, dem diese Nummer schon zugeordnet wurde, werden Sie eine Fehlermeldung bekommen.

fortlaufend

Bei der Neuanlage eines Mitarbeiters wird die höchste Nummer vor geblendet. Dies kann allerdings zu einer nicht lückenlosen Nummerierung Ihrer Mitarbeiter führen.

niedrigst freie Nummer

Bei der Neuanlage eines Mitarbeiters wird beginnend mit der 1 die nächste freie Mitarbeiternummer gesucht. So entstehen keine Lücken in der Abfolge der Mitarbeiternummern.

Elektronische Zeiterfassung

Über diese Option schalten Sie die integrierte Zeiterfassung des ECAROS Systems ein, bzw. aus. Mit der aktivierten Zeiterfassung, können Sie direkt in der Auftragsbearbeitung die benötigten Zeiten einem Auftrag oder sogar einzelnen Arbeitspositionen zuordnen. Nur mit der aktivierten Zeiterfassung stehen Ihnen komfortable Auswertungen zur Verfügung, mit denen Sie auf einen Blick sehen, wie die Auslastung und die Produktivität Ihrer Werkstatt ist. Zusätzlich können Sie die Zeiterfassung auch für Ihre Mitarbeiter außerhalb des Services einsetzen und haben dadurch die Urlaubsplanung, wie auch die Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter stets im Griff.

Export

CSV Trennzeichen

Im ECAROS System können Sie alle selektierten Daten auch im Textformat exportieren, das Sie z.B. in Excel weiterverarbeiten können. In der Standardeinstellung werden die einzelnen Felder mit einem Komma getrennt (z.b. Name , Vorname), dies kann aber bei anderen Anwendungen eventuell zu Problemen führen, deswegen können Sie das Trennzeichen hier individuell verändern, z.b (Name ; Vorname). Den Export können Sie in jeder Ergebnistabelle mit dem Diskettensymbol am unteren Rand durchführen. Bitte beachten Sie dabei, dass nur die markierten Datensätze und angezeigten Spalten auch exportiert werden.

Adressweitergabe erlaubt

Als Handelspartner müssen Sie bei vielen Hersteller oder Importeuren verschiedene Meldesysteme unterstützen. Hier werden in der Regel auch Kundendaten abgefragt. Deswegen gibt es die Möglichkeit, sofern der Kunde die Weitergabe seiner Daten nicht wünscht, diese über eine Einstellung in den Kundendaten zu unterdrücken. Mit dieser Option stellen Sie den Standardwert ein, der bei einer Neuanlage eines Kunden vor geblendet werden soll.

Barcode

Aufträge

Die Einstellungen sind für den Barcodedruck in der Auftragsbearbeitung (z.b. Werkstattauftrag). Sie können die Art und den Barcodetyp jederzeit entsprechend der Anforderungen des Scanners anpassen.

Barcodetyp

Die folgenden Barcodetypen werden von ECAROS unterstützt (Beschreibung liegt zur Zeit leider nur in Englisch vor).

BAR39

Code 39 is an alphanumeric bar code that can encode decimal numbers, the upper case alphabet, and the following special symbols: _ . * $ / % +. If the CHECK_CHAR flag is set RBarCode will calculate the optional check character (modulus 43).

BAR39 EXT

Extended Code 39 encodes the full 128 character ASCII character. If the CHECK_CHAR flag is set RBarCode will calculate the optional check character (modulus 43)

INTERLEAVED25

Interleaved 2 of 5 code is a numeric only bar code. If the CHECK_CHAR flag is set RBarCode will calculate the optional modulus 10 check character.

CODE11

Code 11 is a numeric, high density code with one special character - .If the CHECK_CHAR flag is set RBarCode will calculate check character. If the value to be encoded is longer than 10 digits, a second check character will be calculated.

CODEBAR

Codabar is a discrete, numeric code with special characters (-$:/.+). If the CHECK_CHAR flag is set RBarCode will calculate the optional modulus 16 check character

MSI

MSI Code is a numeric. If the CHECK_CHAR flag is set RBarCode will calculate the modulus 10 check character.

UPCA

UPC-A is used for marking products which are sold at retail in the USA. Version A encodes a twelve digit number. The first number encoded is the number system character, the next ten digits are the data characters, and the last digit is the check character.

IND25

Industrial 2 of 5 is a numeric-only barcode that has been in use a long time. Unlike Interleaved 2 of 5, all of the information is encoded in the bars; the spaces are fixed width and are used only to separate the bars. The code is self-checking and does not include a checksum.

CODE93

Code 93 is a more compact version of Code 39. It encodes exactly the same characters as Code 39, but uses 9 barcode elements per character instead of 15. If the CHECK_CHAR flag is set RBarCode will calculate the optional modulus 43 check character .

EAN13

The symbol encodes 13 characters: the first two or three are a country code which identify the country in which the manufacturer is registered (not necessarily where the product is actually made). The country code is followed by 9 or 10 data digits (depending on the length of the country code), and a checksum digit.

EAN8

EAN-8 is a shortened version of the EAN-13 code. It includes a 2 or 3 digit country code, 4 of 5 data digits (depending on the length of the country code), and a checksum digit.

UPCE

The UPC-E code is a compressed barcode which is intended for use on small items. Compression works by squeezing extra zeroes out of the barcode and then automatically re-inserting them at the scanner. Only barcodes containing zeroes are candidates for the UPC-E symbol.

CODE128

Code 128 is a continuous, multilevel, full ASCII code. If the CHECK_CHAR flag is set RBarCode will calculate the mandatory check character (modulus 103).

PDF417

PDF stands for “Portable Data File.” A two-dimensional symbology (2D), a single PDF417 symbol carries up to 1.1 kilobytes of machine-readable data in a space no larger than a standard bar code. And, unlike one-dimensional bar codes (1D), which are just a key linked to a database, PDF417 symbols contain the database itself. That means, you don't have to store an article number in the barcode but you can also store the name , the size , the color, the name of the manufacturer etc...

DATAMATRIX

is a two-dimensional (2D) matrix symbology which is made up of square modules arranged within a perimeter finder pattern. It can encode up to 3116 characters from the entire 256 byte ASCII character set. The symbol consists of data regions which contain square modules set out in a regular array. Large ECC 200 symbols contain several regions. Each data region is delimited by a finder pattern, and this is surrounded on all four sides by a quiet zone border (margin).

EAN128

It is a CODE128 barcode which starts with a FNC1 character.

Höhe in cm

Über diese Option steuern Sie die Höhe des Barcodes in der er gedruckt werden soll. Bitte beachten Sie aber, wenn in der Formulardefinition der Barcode mit einer geringeren oder größeren Höhe angeben wird, so wird der Ausdruck auf die im Formular angegebene Größe skaliert.

Breite (Schmale Balken in cm)

Über diese Option steuern Sie die Breite der schmalen Balken. Damit ist nicht die gesamte Breite des Barcodes gemeint.

Faktor (breite Balken)

Mit dem Faktorfeld ist das Verhältnis zwischen den breiten und den schmalen Balken gemeint. D.h. wenn Sie wollen, dass die breiten Balken doppelt so dick, wie die schmalen Balken, gedruckt werden sollen, dann müssen Sie hier eine 2 eingeben. Nachkommastellen sind auch erlaubt.

Auflösung X und Y (in px)

Über diese Option steuern Sie die Ausmaße des Barcode. Wobei Sie auch jederzeit die Möglichkeit haben, diese auch über das Formular zu beeinflussen.

Aufträge (feste Zeichenlänge)

Die Einstellungen sind für den Barcodedruck in der Auftragsbearbeitung (z.b. Werkstattauftrag). Sie können die Art und den Barcodetyp jederzeit entsprechend der Anforderungen des Scanners anpassen. Außerdem besteht noch die Möglichkeit, den Barcode auf einen maximale Zeichenlänge auffüllen zu lassen. Dies ist z.B. für die Miditec Schnittstelle wichtig, da hier immer mit einer festen Länge der Auftragsnummer gearbeitet wird.

Barcodetyp

Die folgenden Barcodetypen werden von ECAROS unterstützt => siehe Aufträge.

Höhe in cm

Über diese Option steuern Sie die Höhe des Barcodes in der er gedruckt werden soll. Bitte beachten Sie aber, wenn in der Formulardefinition der Barcode mit einer geringeren oder größeren Höhe angeben wird, so wird der Ausdruck auf die im Formular angegebene Größe skaliert.

Breite (Schmale Balken in cm)

Über diese Option steuern Sie die Breite der schmalen Balken. Damit ist nicht die gesamte Breite des Barcodes gemeint.

Faktor (breite Balken)

Mit dem Faktorfeld ist das Verhältnis zwischen den breiten und den schmalen Balken gemeint. D.h. wenn Sie wollen, dass die breiten Balken doppelt so dick, wie die schmalen Balken, gedruckt werden sollen, dann müssen Sie hier eine 2 eingeben. Nachkommastellen sind auch erlaubt.

Auflösung X und Y (in px)

Über diese Option steuern Sie die Ausmaße des Barcode. Wobei Sie auch jederzeit die Möglichkeit haben, diese auch über das Formular zu beeinflussen.

Feste Zeichenlänge

Hier geben Sie die Anzahl der Zeichen ein, auf der der Barcode maximal aufgefüllt werden soll.

Füllzeichen

Mit diesem Füllzeichen wird der Barcode auf die Feste Zeichenlänge aufgefüllt

Artikel

Die Einstellungen sind für den Barcodedruck über die Artikelmaske (z.B. Lagerfachetiketten o.a.). Sie können die Art und den Barcodetyp jederzeit entsprechend der Anforderungen des Scanners anpassen.

Barcodetyp

Die folgenden Barcodetypen werden von ECAROS unterstützt => siehe Aufträge.

Höhe in cm

Über diese Option steuern Sie die Höhe des Barcodes in der er gedruckt werden soll. Bitte beachten Sie aber, wenn in der Formulardefinition der Barcode mit einer geringeren oder größeren Höhe angeben wird, so wird der Ausdruck auf die im Formular angegebene Größe skaliert.

Breite (Schmale Balken in cm)

Über diese Option steuern Sie die Breite der schmalen Balken. Damit ist nicht die gesamte Breite des Barcodes gemeint.

Faktor (breite Balken)

Mit dem Faktorfeld ist das Verhältnis zwischen den breiten und den schmalen Balken gemeint. D.h. wenn Sie wollen, dass die breiten Balken doppelt so dick, wie die schmalen Balken, gedruckt werden sollen, dann müssen Sie hier eine 2 eingeben. Nachkommastellen sind auch erlaubt.

Auflösung X und Y (in px)

Über diese Option steuern Sie die Ausmaße des Barcode. Wobei Sie auch jederzeit die Möglichkeit haben, diese auch über das Formular zu beeinflussen.

Fahrzeugverwaltung

Fahrzeugverwaltung

Letzte Lagernummer vorblenden

Da Sie in der Lagernummer auch Buchstaben und Zahlen verwenden können, besteht nicht die Möglichkeit, diese automatisch durch zu nummerieren. Sie haben aber die Möglichkeit sich immer die letzte vergebene Lagernummer in der Fahrzeugmaske vorblenden zu lassen, sobald Sie ein neues Fahrzeug anlegen

Verkaufspreis immer gleich Gesamtpreis

In der Fahrzeugmaske unter der Registerkarte Konfiguration und Preise haben Sie einmal ein Feld für den gesamten Verkaufpreis, sowie eine Tabelle in der Sie den Verkaufspreis des Fahrzeuges und seiner Optionen pflegen können. Ist diese Option aktiviert, so werden Änderungen in den Preisen des Fahrzeuges sofort auch in das Verkaufspreisfeld mit übernommen. Falls Sie den Wert in dem Verkaufspreisfeld ändern, wird automatisch der Fahrzeugpreis in der Tabelle angepasst. Falls diese Option nicht aktiviert ist, werden Sie bei dem Verkauf der Fahrzeuges gefragt, ob Sie den Betrag des Verkaufspreisfeldes oder den der Tabelle nehmen möchten.

Einfache Standardoptionen

Im ECAROS System können Sie die Standardausstattung entweder nur als einfachen Text hinterlegen und einem Fahrzeug zuordnen oder diese mit entsprechenden Preisen und Verbuchungscode versehen. Diese Einstellung hat Auswirkung auf die Registerkarte Konfiguration und Preise eines Fahrzeuges, dadurch können entweder nur die einfachen Standardausstattungen (Stammdaten -> Standardausstattung) oder die normalen Standardausstattung (Stammdaten -> Mehrausstattungen (Vorlagen)) einem Fahrzeug zuordnen.

Verkaufspreis für alle Fahrzeugpreise übernehmen

In der Fahrzeugmaske unter der Registerkarte Konfiguration und Preise gibt es außer dem regulären Verkaufspreis noch zusätzliche Preise, wie z.B. Internetpreis, Aktionspreis oder Händlerpreis. Damit nicht aus Versehen einer dieser Preise leer ist, können Sie über diese Option die anderen Preise automatisch mit dem Verkaufspreis füllen lassen. Sobald Sie Änderungen an den anderen Preisen vorgenommen haben, bleiben diese natürlich erhalten.

Letzte Lagernummer pro Fibudomäne vergeben

Um eine fortlaufende Nummerierung Ihrer Lagerfahrzeuge pro Gesellschaft (oder Finanzbuchhaltung) sicher zu stellen, können Sie sich immer die letzte vergebene Lagernummer Ihrer Finanzbuchhaltungsdomäne vorblenden lassen. Um eine vollständige Trennung der Lagernummern zu erreichen, müssen Sie allerdings pro Finanzbuchhaltungsdomäne einen eigenen Nummernkreis vergeben, da die Lagernummern immer noch global für alle Mandanten gelten.

GW Preis ohne Optionen

Sobald Sie diese Option aktiviert haben, wird ein Gebrauchtwagen nur noch mit seinem Gesamtpreis verkauft. Alle zusätzlichen Fahrzeugausstattungen sollten Sie als einfache Standardausstattung hinzufügen, da zusätzliche Mehrausstattungen mit einem separaten Verkaufspreis beim Verkauf des Fahrzeuges nicht berücksichtigt werden.

Optionen getrennt verbuchen

Bei einem Lagerfahrzeug besteht die Möglichkeit die Fahrzeug Mehrausstattungen mit eigenen Verbuchungscodes, die dann die Erlöse auf andere Sachkonten steuern können als das Fahrzeug selber, zu hinterlegen. Dies geschieht allerdings nur dann, wenn Sie diese Option aktivieren, ansonsten werden die separaten Erlössteuerungen der Mehrausstattungen ignoriert.

Kennzeichen ist Pflichteingabe für Kundenfahrzeuge

Wenn Sie diese Option aktivieren, müssen Sie bei der Neuanlage eines Kundenfahrzeuges ein Kennzeichen eingeben. Deaktivieren Sie diese Option, dann ist dies nicht notwendig.

NW HU/AU Jahre / GW HU/AU Jahre

Wenn Sie in der Fahrzeugmaske ein Erstzulassungsdatum eingeben, so wird anhand dieses Wertes ein Datum für die nächste Haupt- und Abgasuntersuchung errechnet und die entsprechenden Felder eingetragen. Dies gilt auch, wenn Sie eine Arbeitsposition oder einen Artikel mit dem Kennzeichen „HU-Datum anpassen“ oder „AU-Datum anpassen„ markieren. Sobald Sie diese Position in der Auftragsbearbeitung verwenden, wird das HU- oder AU-Datum entsprechend errechnet und angepasst. Da es in Deutschland unterschiedliche Intervalle für Neu- und Gebrauchtfahrzeuge gibt, werden diese Werte entsprechend unterschieden.

Feldbezeichnungen

Fahrzeug und Adresszusatzfelder

Für individuelle Daten haben wir Ihnen 10 Zusätzliche Felder in der Fahrzeug- und 12 Felder in der Adressmaske bereitgestellt. Diese Felder können Sie mit eigenen Informationen füllen und jederzeit für Auswertungen und Abfrage heranziehen. Damit Sie die Daten in diesen Zusatzfelder schnell wiederfinden, können Sie jedem Feld einen eigenen Namen geben. Diesen Namen finden Sie dann in allen Suchdialogen und Ergebnistabellen wieder.

Beispiel Fahrzeug

Zusatzfeld 1: Radiocode

Auf der Fahrzeugmaske finden Sie jetzt unter der Registerkarte Fahrzeugdaten I ein Feld mit dem Namen Radiocode, dieses Feld werden Sie auch in den Suchabfragen und Fahrzeuglisten wiederfinden.