Auftragsannahme (Service)

Version vom 25. Januar 2008, 10:41 Uhr

Die Auftragsbearbeitung ist der Dreh- und Angelpunkt im ECAROS System. Hier werden alle Service, Gewährleistung-, Kulanz-, Artikel- und Fahrzeugrechnung erstellt und fakturiert. Außerdem werden alle Artikelbestellungen und -lieferscheine hier kontroliiert und in das Lager übernommen. Sie können über die Auftragsbearbeitung natürlich auch Adress- und Fahrzeugdaten anlegen oder bearbeiten.

Der Aufbau der Auftragsbearbeitung unterteilt sich in 9 unterschiedliche Bereiche. Diese Bereiche werden im folgenden mit Blickrichtung Kundendienst ausführlich erläutert.

Inhaltsverzeichnis

1 Auftragskopf
2 Positionen
- 2.1 Positionstabelle
- 2.2 Auftragsfuß
3 Zeiterfassung
4 Adressen
5 Fahrzeug
6 Rechnungshistorie
- 6.1 Fahrzeug
- 6.2 Rechnungsadresse
7 Reifeneinlagerung
8 Bemerkungen
9 Dokumente
- 9.1 Dokumententabelle
- 9.2 Schlagworte

Auftragskopf

Hier im Auftragskopf entscheiden Sie, welcher Geschäftsvorfall in der Auftragsbearbeitung umgesetzt werden soll. Die hier eingegebenen Daten haben direkten Einfluss auf die Berechnung von Auftragspositionen, wie z.B. Verrechnungssätze, Vorgabezeiten oder Nachlässe u.v.m.

Auftragsbeschreibung

Geschäftsvorfall

Der Geschäftsvorfall dient der einfachen und schnellen Auswahl der Dialogfelder Rechnungsart, Auftragsart und Auftragstyp. Sie können in der Systemverwaltung eigene Geschäftsvorfälle anlegen, um die Arbeit in der Auftragsbearbeitung noch mehr zu beschleunigen. Dazu hinterlegen Sie für jeden Geschäftvorfall eine Rechnungsart, eine Auftragsart und einen Auftragstyp. Diese werden dann nach der Auswahl automatisch in den Auftragskopf übernommen, können aber auch noch manuell verändert werden.

Sie können einem Geschäftsvorfall auch eine schon fakturierte Rechnung oder einen Auftrag als Vorlage hinterlegen. Diese Rechnung oder Auftrag wird dann als Kopie geladen. Sie brauchen dann nur noch die Rechnungsadresse und/oder das Fahrzeug anzupassen und können mit den schon mal berechneten Positionen einen neuen Auftrag anlegen und fakturieren.

Status

Rechnungsart

Rechnung: Wenn ein Auftrag zu einer Ausgangsrechnung werden soll, dann wählen Sie diese Rechnungsart aus. Dies ist z.B. Service-, Kulanz-, Artikel-, Fahrzeug- und Gewährleistungsrechnung der Fall.
Gutschrift: Sofern Sie eine manuelle Gutschrift erstellen wollen, benutzen Sie dafür diese Rechnungsart. Mit einer Gutschrift können Sie Artikel wieder in das Lager übernehmen oder Rechnungspositionen einem Kunden gut schreiben.

Bitte beachten Sie
Um eine Rechnung zu stornieren, gibt es eine automatisierte Stornofunktion, die Sie in der Auftragsbearbeitung einsetzen können. Dazu müssen Sie keinen Geschäftsvorfall hinterlegen. Außerdem haben Sie auch die Möglichkeit Teilgutschriften automatisiert zu erstellen.

Kostenvoranschlag: Der Kostenvoranschlag dient dem Erstellen eines Auftrages, der keinerlei Auswirkung auf die Finanzbuchhaltung oder die Artikelbestände hat. Natürlich können Sie einen Kostenvoranschlag später, sofern gewünscht in einen Auftrag übernehmen. Hierzu gibt es in den Mandanteneinstellung verschiedenen Einstellungen, wie mit dem Kostenvoranschlag nach der Übernahme in einen Auftrag umgegangen werden soll.
Eingangsrechnung: die Eingangsrechnung kann zum einen der Ankauf oder die Inzahlungnahme eines Gebrauchtwagen oder zum anderen der Artikellieferschein eines Herstellers sein.

Bitte beachten Sie
Ein Ankauf oder eine Inzahlungnahme kann je nach Einstellung auch in der Finanzbuchhaltung gebucht werden, das gilt aber nicht für einen Artikellieferschein. Hier werden nur die Artikelbestände in der Lagerverwaltung mit der Fakturierung aktualisiert. Die entsprechenden Eingangsrechnungen müssen von der Buchhaltung manuell gebucht werden.

Eingangsrechnung Gutschrift: mit dieser Rechnungsart können Sie z.B. manuelle Gutschriften zu einer Inzahlungnahme, einem Ankauf oder einem Artikellieferschein erstellen (siehe auch Rechnungsart Eingangsrechnung). Natürlich existiert genau wie bei den Rechnungen auch hier eine automatisierte Storno- und Gutschriftsfunktion.
Bestellung: die Bestellung wird für eine Artikelbestellung benötigt. Diese können Sie entweder manuell anlegen oder über die automatische Artikeldisposition (EDS) der Verbrauchsteile generieren lassen. Ein Bestellung lässt sich dann jederzeit in eine Eingangsrechnung und dann mit Fakturierung dieser in den Lagerbestand übernehmen.

Stornierter Auftrag

Marke

Auftragsart

Mitarbeiter

Auftragstyp

Ansprechpartner

Auftragsnummer

Rechnungsnummer

Auftragsdatum

Rechnungsdatum

Freigabedatum

Adressen

Rechnungsadresse

Ansprechperson

Lieferadresse

Fahrzeug

Fahrgestellnummer

Kennzeichen

KM Auftrag / Aktuell

Bezeichnung

HU-Datum

Erstzulassung

AU-Datum

Letzte Inspektion

Servicetyp

Schnellsuche

Positionen

Positionstabelle

Auftragsfuß

Ust-Kennzeichen

Rechnungsbetrag (netto)

Zahlungsart

Umsatzsteuer

Berechnungsgrundlage

Versicherung

Festbetrag

Rechnungsbetrag (Brutto)

Drucken

Lohn / Material (Netto)

Zeiterfassung

Zeitstempel

Zeitstempelauswertung

Monteurszeiten

Adressen

Auswahl einer Adresse

Diverse Adresse

Schnellsuche

Adressfunktionen

Schlüsselnummern

Adressnummer

Kundennummer

Lieferantennummer

Anschrift

Anrede

Briefanrede

Nachname

Vorname

Adresse

Land

Postleitzahl

Ort

Adressinformationen

Telefon privat

Fax Privat

Mobiltelefon privat

E-Mailadresse privat

Telefon geschäftlich

Fax geschäftlich

Mobiltelefon geschäftlich

E-Mailadresse geschäftlich

Fahrzeug

Diverses Fahrzeug

Fahrzeugfunktionen

Fahrzeugschlüssel

Fahrzeugart

Mandant

Marke

Lagernummer

Fahrgestellnummer

Kennzeichen

Fahrzeuginformationen

Modellbezeichnung

Bemerkungen

TÜV-Datum

AU-Datum

Erstzulassung

Letzte Inspektion

Servicetyp

Modellcode

Baudatum

Kilometerstand

Motorkennung

Motornummer

Getriebecode

Getriebenummer

KBA Nummer

Rechnungshistorie

Fahrzeug

Rechnungsadresse

Reifeneinlagerung

Bemerkungen

Bemerkungen zur Rechnungsadresse

Bemerkungen zur Fahrzeug

Text für die Rechnungshistorie

Dokumente

Dokumententabelle

Schlagworte

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 ==== Rechnungsart ====
+;Rechnung
+:Wenn ein Auftrag zu einer Ausgangsrechnung werden soll, dann wählen Sie diese Rechnungsart aus. Dies ist z.B. Service-, Kulanz-, Artikel-, Fahrzeug- und Gewährleistungsrechnung der Fall.
+;Gutschrift
+:Sofern Sie eine manuelle Gutschrift erstellen wollen, benutzen Sie dafür diese Rechnungsart. Mit einer Gutschrift können Sie Artikel wieder in das Lager übernehmen oder Rechnungspositionen einem Kunden gut schreiben.
+{{Wichtig|Überschrift=Bitte beachten Sie|Inhalt=Um eine Rechnung zu stornieren, gibt es eine automatisierte Stornofunktion, die Sie in der Auftragsbearbeitung einsetzen können. Dazu müssen Sie keinen Geschäftsvorfall hinterlegen. Außerdem haben Sie auch die Möglichkeit Teilgutschriften automatisiert zu erstellen.}}
+;Kostenvoranschlag
+:Der Kostenvoranschlag dient dem Erstellen eines Auftrages, der keinerlei Auswirkung auf die Finanzbuchhaltung oder die Artikelbestände hat. Natürlich können Sie einen Kostenvoranschlag später, sofern gewünscht in einen Auftrag übernehmen. Hierzu gibt es in den [[Mandanteneinstellungen#Auftr.C3.A4ge_2|Mandanteneinstellung]] verschiedenen Einstellungen, wie mit dem Kostenvoranschlag nach der Übernahme in einen Auftrag umgegangen werden soll.
+;Eingangsrechnung
+:die Eingangsrechnung kann zum einen der Ankauf oder die Inzahlungnahme eines Gebrauchtwagen oder zum anderen der Artikellieferschein eines Herstellers sein.
+{{Wichtig|Überschrift=Bitte beachten Sie|Inhalt=Ein Ankauf oder eine Inzahlungnahme kann je nach [[Dom%C3%A4neneinstellungen#Verbuchung|Einstellung]] auch in der Finanzbuchhaltung gebucht werden, das gilt aber nicht für einen Artikellieferschein. Hier werden nur die Artikelbestände in der Lagerverwaltung mit der Fakturierung aktualisiert. Die entsprechenden Eingangsrechnungen müssen von der Buchhaltung manuell gebucht werden.}}
+;Eingangsrechnung Gutschrift
+:mit dieser Rechnungsart können Sie z.B. manuelle Gutschriften zu einer Inzahlungnahme, einem Ankauf oder einem Artikellieferschein erstellen (siehe auch Rechnungsart Eingangsrechnung). Natürlich existiert genau wie bei den Rechnungen auch hier eine automatisierte Storno- und Gutschriftsfunktion.
+;Bestellung
+:die Bestellung wird für eine Artikelbestellung benötigt. Diese können Sie entweder manuell anlegen oder über die automatische Artikeldisposition ([[EDS]]) der Verbrauchsteile generieren lassen. Ein Bestellung lässt sich dann jederzeit in eine Eingangsrechnung und dann mit Fakturierung dieser in den Lagerbestand übernehmen.
 ==== Stornierter Auftrag ====