Dokumente

Version vom 22. Januar 2008, 13:08 Uhr

Mit dem Dokumentenmanager werden alle Ihre Dokumente, wie z.B. Fahrzeugbilder, archivierte Aus- und Eingangsrechnungen oder auch alle anderen Dateien verwaltet. Sie können in der Dokumentenverwaltung beliebige Dokumententypen speichern und diese jederzeit mit einem Fahrzeug oder einer Adresse verknüpfen. Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit diese Dokumente wieder zu exportieren und eventuell an Dritte Personen zu senden.

Der Aufbau des Dokumentenmanager unterteilt sich in 4 verschiedenen Bereiche und ist ähnlich einem Dateimanager unter Linux (z.B. Dolphin) oder Windows (z.B. Explorer) aufgebaut.

Verzeichnisbaum

Über den Verzeichnisbaum können Sie Ihre Dokumenten in unterschiedliche Ordner ablegen. um jederzeit den Überblick zu behalten. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner klicken, bekommen Sie ein entsprechendes Kontextmenü angezeigt. Im folgenden werden die einzeln Menüpunkte erläutert.

Unterordner anlegen

über diesen Menüpunkt legen Sie automatisch einen Unterordner unter dem markierten Ordner an. Der Name dieses Unterordner lautet Neuer Ordner und kann dann mit dem Menüpunkt Umbennen in die gewünschte Bezeichnung geändert werden.

Dokument hinzufügen

Mit diesem Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit jedes beliebige Dokument auf Ihrem System in das Dokumentenarchiv zu speichern. Dabei wird das Dokument in den markierten Ordner abgelegt.

Ordner löschen

Wenn Sie einen Ordner nicht mehr benötigen, können Sie diesen hier löschen.

Umbenennen

Wenn Sie einen neuen Unterordner anlegt haben oder einen Ordner umbenennen wollen, so wählen Sie diesen Menüpunkt. Der Name des markierten Ordners wird dann zur Bearbeitung freigegeben.

Dateiliste

Hier sehen Sie alle Dokumenten sowie die Unterordner des im Verzeichnisbaum markierten Ordners. Mit einem Doppelklick auf das Ordnersymbol können Sie von hier aus auch den

Dateiname

Sobald Sie ein Dokument speichern, wird der Dateiname diese Dokumentes auch für ECAROS benutzt. Falls Sie den Namen anpassen wollen, können Sie diesen mit einem Doppelklick auf die entsprechende Spalte verändern.

Bemerkung

zu jedem Dokument lassen sich auch noch individuelle Bemerkungen hinterlegen. Sie können diese über einen Doppelklick auf die Spalten entsprechend bearbeiten

Dokumententyp

Automatisch archivierten Dokumenten kann ein Dokumententyp zugeordnet werden, über den Sie die einzelnen Schlagwortes eines Dokumentes definieren können. Welche Dokumententypen bei der automatischen Rechnungs- oder E-Mailarchivierung zugeordnet werden stellen Sie in den Mandanteneinstellungen unter der Registerkarte Auftragsbearbeitung und Stammdaten ein

Verwendet

wenn sie einer Adresse oder einem Fahrzeug ein Dokument zugeordnet haben, so wird dieses Dokument als verwendet gekennzeichnet. Wenn Sie ein verwendetes Dokument löschen, wird natürlich auch die Zuordnung zur Adresse oder zum Fahrzeug gelöscht. Sie können ein Dokument beliebig vielen Adressen oder Fahrzeugen zuordnen.

Exportieren

Jedes Dokument in der Dokumentenverwaltung lässt sich wieder exportieren, d.h. auf Ihrem System speichern. Sie brauchen also importierte Dokumente nicht noch zusätzlich auf Ihrem System zu speichern.

Exportieren und Öffnen

Über diese Knopf können Sie das markierte Dokument exportieren und gleichzeitig mit den verknüpften Anwendung unter Linux oder Windows öffnen. D.h. wenn Sie z.b. ein PDF-Dokument markieren und auf diesen Knopf klicken wird der Adobe PDF Reader geöffnet. Mit welchen Befehl die Anwendungen gestartet werden sollen, können sie in den Mitarbeitereinstellungen individuell anpassen.

Löschen

Mit diesem Knopf können Sie das markierte Dokument löschen.

Unbenutzte Dokumente selektieren

Über diese Funktion können Sie sich alle Dokumente markieren lassen, die weder einer Adresse noch einem Fahrzeug zugeordnet sind. Dadurch können Sie sehr schnell unbenutzte Dokumente aus Ihrem Archiv entfernen.

Schlagworte anzeigen

über diesen Knopf können Sie eventuell zugeordnete Schlagworte unter der Dateiliste einblenden. Sie haben dann auch die Möglichkeit, diese entsprechend anzupassen.

Schlagworte

Die Schlagworte dienen der einfachen Zuordnung von Suchkriterien zu den entsprechenden Dokumenten. Sie können die Beschreibungen der Schlagworte in den Dokumententypen ändern. Wenn es sich um eine automatische Archvierung von Rechnungen handelt, werden die Schlagworte vom ECAROS System vorgegeben. Sie können nur die Inhalte, aber nicht die Zuordnung (z.B. Auftragsnummer -> Schlagwort 1) anpassen.

Änderungen der Schlagworte speichern Sie mit dem Knopf Schlagworte speichern.

Vorschau

Sofern ECAROS die Möglichkeit besitzt eine Vorschau anzuzeigen, wird dafür dieser Bereich genutzt. Zur Zeit werden die folgenden Dateitypen in der Vorschau angezeigt.

GIF, JPEG, PNG

Hierbei handelt es sich um Bildformate. Mit einem Doppelklick auf die Vorschau, können Sie von der Vorschau auf die Orignaldarstellung wechseln.