Import von Buchungsjournalen

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Sie können mit diesem Modul Buchungsjournale aus anderen Systemen in die ecaros - Finanzbuchhaltung importieren.

Der Import von Datev-Buchungsjournalen steht seit der Version 3.0 zur Verfügung. Darüberhinaus können Journale aus der Vaudis und der xenon [personal] - Lohnbuchhaltung importiert werden.

Inhaltsverzeichnis

Anwendungsfälle

Der Buchungsjournalimport eröffnet Ihnen vielfältige Möglichkeiten die interne ecaros - Finanzbuchhaltung durch externe Programme wie z. B. ein Lohnprogramm oder eine Anlagekartei zu erweitern und die in diesen Fremdprogrammen erzeugten Buchungsjournale im ASCII-Format zu importieren. Ein weiterer Anwendungsfall ist die „Erstbestückung der ecaros – Finanzbuchhaltung mit Daten“, hierbei werden beim Umstieg auf die ecaros – Buchhaltung die bisherigen Buchungen aus dem Fremdsystem in ecaros übernommen. Hierzu nutzen wir das Standardformat des Datev-ASCII-Exports "Primanotabuchungen". Eine Formatbeschreibung stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Ab der Version 4.1 ist es möglich, neben den Adressen auch die gebuchten Euromobil Mietrechnungen anhand eines Journals in die ecaros Finanzbuchhaltung zu übernehmen.

Datev-Import

Einstellungen

Um den Journalimport nutzen zu können, muss zunächst in der Systemverwaltung unter Systemverwaltung > Plugins beim Typ Buchungsjournalimport das Plugin Datev hinzugefügt werden. Zur Zeit brauchen Sie bei den Plugin-Eigenschaften keine weiteren Einstellungen vornehmen. In der Finanzbuchhaltung steht Ihnen anschliessend unter Buchungen > Import von Buchungsjournalen das Importmodul Datev zur Verfügung.

Vorgehensweise

Um nun Buchungen in die ecaros – Finanzbuchhaltung zu importieren, rufen Sie im Menü Buchungen den Menüpunkt Import von Buchungsjournalen auf.

In der sich daraufhin öffnenden Maske wählen Sie für den Import von Daten im Datev-ASCII-Format das Importmodul Datev aus. Wählen Sie nun noch einen Journaltypen aus und geben Sie den Speicherort der zu importierenden Datei an. Den Import starten Sie dann mit Importieren.

Buchungsjournalimport-1.png

Um den Import endgültig zu starten, bestätigen Sie die folgende Meldung mit Ja.

Buchungsjournalimport-2.png

Nachdem die Buchungen erfolgreich eingelesen wurden, erscheint der folgende Hinweis.

Buchungsjournalimport-3.png

Nachdem Sie diese Meldung mit OK bestätigt haben, wird Ihnen direkt das importierte Journal angezeigt.

Buchungsjournalimport-4.png

Wie Sie auf dem Bild erkennen, handelt es sich bei dem angezeigten Buchungsjournal um ein manuell bearbeitbares Journal, sprich alle Buchungen können nach dem Import in ecaros editiert werden. Dies gilt natürlich insbesonders für die Buchungen, die von ecaros nicht erkannt werden. Diese Buchungen werden auf das als Standard eingestellte Hilfskonto gebucht und im Buchungsjournal rot markiert.

Buchungsjournalimport-5.png

Um die fehlerhaften Buchungen zu korrigieren markieren Sie den zu ändernden Buchungssatz und übernehmen Sie diesen per Doppelklick in den Buchungsdialog.

Buchungsjournalimport-6.png

Nehmen Sie nun die Änderungen am Buchungssatz vor. Im Beispiel wurde das Kreditorenkonto nicht erkannt. Überschreiben Sie die Kontonummer „989999“ mit der gewünschten Kreditorennummer, hier „70020“. Mit Ändern übernehmen sie die Änderungen am Buchungssatz.

Buchungsjournalimport-7.png

So können Sie die „fehlerhaften“ Buchungen nach und nach korrigieren. Sie können die Bearbeitung des Buchungsjournals jederzeit unterbrechen und es zu einem anderen Zeitpunkt wieder aufrufen.

Import von Euromobil-Buchungsjournalen

Einstellungen

Um den Journalimport nutzen zu können, muss zunächst in der Systemverwaltung unter Systemverwaltung > Plugins beim Typ Buchungsjournalimport das Plugin Miete 6 hinzugefügt werden.

Zur Zeit brauchen Sie in den Plugineigenschaften für den Import der Miete 6 – Buchungsjournale keine weiteren Einstellungen vornehmen, es gelten hier dieselben Einstellungen wie für den Adressimport. In der Finanzbuchhaltung steht Ihnen anschliessend unter Buchungen > Import von Buchungsjournalen das Importmodul Miete 6 zur Verfügung.

Vorgehensweise

Um nun die Buchungen in die ecaros – Finanzbuchhaltung zu importieren, rufen Sie im Menü Buchungen den Menüpunkt Import von Buchungsjournalen auf.

Miete6 1.png

Wählen Sie für den Import der Miete 6 -Buchungsjournale das Importmodul Miete 6 aus. Wählen Sie nun noch einen Journaltypen aus und geben Sie den Speicherort der zu importierenden Datei an. Den Import starten Sie dann mit Importieren.

Um den Import endgültig zu starten, bestätigen Sie die folgende Meldung mit Ja.

Miete6 2.png

Nachdem die Buchungen erfolgreich eingelesen wurden, erscheint der folgende Hinweis.

Miete6 3.png

Hinweis:
Beim Miete 6 – Buchungsjournalimport gibt es eine kleine Besonderheit: In Miete 6 können die Buchungsdaten auch monatsübergreifend exportiert werden. In ecaros kann ein Journal hingegen nur für maximal einen Monat angelegt werden, das führt dazu, dass in diesem Falle die importierten Daten auf 2 Journale verteilt werden, entsprechend ändert sich dann auch der eingeblendete Hinweis in ecaros.

Miete6 4.png

Das Journal des zweiten Monats müssen Sie dann aus der Liste der Buchungsjournale heraus öffnen.

Nachdem Sie diese Meldung mit OK bestätigt haben, wird Ihnen direkt das importierte Journal angezeigt.

Miete6 5.png

Wie Sie auf dem Bild erkennen, handelt es sich bei dem angezeigten Buchungsjournal um ein manuell bearbeitbares Journal, sprich alle Buchungen können nach dem Import in ecaros editiert werden. Dies gilt natürlich insbesonders für die Buchungen, die von ecaros nicht erkannt werden. Diese Buchungen werden auf das als Standard eingestellte Hilfskonto gebucht und im Buchungsjournal rot markiert. Um die fehlerhaften Buchungen zu korrigieren, markieren Sie den zu ändernden Buchungssatz und übernehmen Sie diesen per Doppelklick in den Buchungsdialog. Nehmen Sie nun die Änderungen am Buchungssatz vor. Überschreiben Sie die Kontonummer „989999“ jeweils mit der gewünschten Kontonummer und speichern Sie die Änderungen. So können Sie die „fehlerhaften“ Buchungen nach und nach korrigieren. Sie können die Bearbeitung des Buchungsjournals jederzeit unterbrechen und es zu einem anderen Zeitpunkt wieder aufrufen.

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