VW DSLEAS

Aktuelle Version vom 24. November 2022, 13:16 Uhr

Schnittstelle zur Übertragung von Rechnungen an die Leasing.

[Bearbeiten] Aktivieren des Plugins

Administration > Systemverwaltung > Plugins > Auftragsexport

Über die Funktion Plugin hinzufügen können Sie das Auftragsexport Plugin hinzufügen. Als Mehrmarken-Konzernpartner muss dies für alle Marken hinzugefügt werden, für die eine eigene Betriebsnummer vorhanden ist.

[Bearbeiten] Einrichten des Plugins

Administration > Systemverwaltung > Plugineigenschaften > Auftragsexport

Über die Oberfläche kann die DSLEAS-Schnittstelle konfiguriert werden.

LEASING_AFFILIATED_GROUP_NUMBER

Hier wird die Filialnummer für die Schnittstelle eingegeben, dieser Parameter ist standardmäßig mit dem Wert 001 vorgefüllt und muss nicht geändert werden.

LEASING_ENCODING

Hier wird der Zeichensatz für die Kommunikation angegeben, dieser Parameter ist standardmäßig mit dem Wert Cp850 vorgefüllt, die sollte auf den Wert Cp1250 geändert werden.

LEASING_FILE_SERIAL

Hier wird eine fortlaufende Nummer gebildet, die ggf. für die Versionierung der Versanddatei benötigt wird (Einsatz von IAXD/WEBDAV-Kommunikation). Diese muss nicht angepasst werden.

LEASING_OUTSIDE_SPAREPART_POSTING_CODES_TO_LABOUR_OPERATION

Hier wird der Fibucode für die Artikel die als Fremdleistung/Durchlaufendenr Posten gemeldet werden sollen angegeben. Die Befüllung der Werte erfolgt über das Setzen der Haken unter den Erweiterten Einstellungen öffnen > Durchlaufende Posten/Agenturware.

LEASING_SENDNAME

Hier wird der Name für die Sendedatei angegeben, dieser Parameter ist standardmäßig mit dem Wert DSLEAS vorgefüllt und muss nicht geändert werden.

LEASING_XDBB_BRAND

Hier muss das Markenkennzeichen für den Versand der Meldung angegeben werden, der Wert kann für Volkswagen 0 oder V sein, dieser Parameter ist standardmäßig mit dem Wert V vorgefüllt und sollte auf den Wert 0 geändert werden. Für Skoda muss C und für Seat S hinterlegt werden.

LEASING_XDBB_PRIORITY

Hier kann die Priorität für die Versendung über die XDBB Kommunikation angegeben werden, dieser Parameter ist standardmäßig mit dem Wert 1 vorgefüllt und muss nicht geändert werden.

[Bearbeiten] Erweiterte Einstellungen öffnen > Zuordnungen

[Bearbeiten] Zuordnung der KDB-Nummern

Hier müssen Sie den jeweiligen Kundendienstberater mit seiner KDB-Nummer versehen.

[Bearbeiten] Zuordnung der Schadensarten

Hier müssen Sie die Schadensarten der Leasing zu den Schadensarten von ecaros2 zuweisen.

[Bearbeiten] Zuordnung der Leasing-Gesellschaften

Hier müssen die Adressnummern der Leasing-Gesellschaften angeben werden.

Folgende Leasinggesellschaften werden von der Schnittstelle verwendet/unterstützt.

Wir empfehlen, diese in ECAROS als eigenständige Adressen anzulegen, damit dies für die Übertragung korrekt ermittelt werden kann.

[Bearbeiten] L (Reifenwechsel, Inspektion, Verschleißreparatur, Reparaturen zur Dienstleistung "Kaskoschutz", Reparaturen zur Dienstleistungskategorie "Schadenservice")

und

[Bearbeiten] VW (Fahrzeugrechnungen/ -gutschriften, Zubehör, Einbauten, Nebenkosten)

Volkswagen Leasing GmbH*

Gifhorner Str. 57

38112 Braunschweig

Hierunter sind auch die eingetragenen Zweigniederlassungen der VW Leasing GmbH zu fassen (Skoda Leasing; Audi Leasing; Seat Leasing; Ducati Leasing).

Die Standard-Dienstleistungskategorie ist „Wartung und Verschleiß“. Die alternative Zuordnung (Schadenservice) erfolgt über die Versandmaske.

[Bearbeiten] X (Garantie- Glas- und Kaskoschäden über VVD GmbH bzw. Volkswagen Versicherung AG)

Volkswagen Versicherungsdienst GmbH

Gifhorner Str. 57

38112 Braunschweig

[Bearbeiten] Y (Garantie- Glas- und Kaskoschäden über Volkswagen Autoversicherung AG)

Volkswagen Autoversicherung AG

Gifhorner Str. 57

38112 Braunschweig

[Bearbeiten] N (Service bzw. Reparatur gemäß Postinstandhaltungsvertrag)

Volkswagen Leasing GmbH*

Gifhorner Str. 57

38112 Braunschweig

[Bearbeiten] Erweiterte Einstellungen öffnen > Zuordnungen 2

[Bearbeiten] Angezeigte Marken

Hier können Sie steuern, welche Markenaufträge für diese Schnittstelle zum Versand angezeigt werden sollen. Diese Funktion ist dann interessant, wenn man als Mehrmarken-Konzernpartner die Schnittstelle für mehrere Marken eingerichtet hat, aber die gleiche/n Adressnummer/n verwendet. Somit bekommt man für den Versand nur noch die Rechnungen der gewünschten Marken angezeigt.

[Bearbeiten] Nebenkosten

Weiterhin können Sie für Fahrzeugrechnungen auch die Nebenkosten übertragen. Damit diese als solche übertragen und zentral verarbeitet werden können, muss in der Tabelle „Nebenkosten“ die entsprechende Zuweisung durchgeführt werden. Hierzu werden den gewünschten ecaros-Positionen die von der Schnittstelle vorgegebenen Positionen zugewiesen.

[Bearbeiten] Erweiterte Einstellungen öffnen > Durchlaufende Posten/Agenturware

Hier können Sie komfortabel die Fibucodes für die einzelnen Buchungskreise hinterlegen, die bereits unter den Punkten:

LEASING_OUTSIDE_SPAREPART_POSTING_CODES_TO_LABOUR_OPERATION

angesprochen wurden.

Hier nochmal die offizielle Erläuterung aus der Schnittstellenbeschreibung, welche Positionen alle als durchlaufender Posten/Agenturware anerkannt werden und dem entsprechend so markiert werden müssen:

Als Fremd-Lohn (Durchlaufender Posten / Agenturware) sind diejenigen Fremdrechnungen (Verbuchungscodes) zu kennzeichnen, bei denen nicht die Werkstatt Rechnungsempfänger ist, sondern der Kunde, was beispielsweise auf TÜV-Gebühren meistens zutrifft. Die Werkstatt kann in diesem Fall keine Vorsteuer geltend machen.

[Bearbeiten] DSLEAS-Meldung versenden

Kundendienst > Auftragsbearbeitung > Auftragsannahme

Hier können Sie die Übermittlungsmaske öffnen, um Ihre Rechnungen an DSLEAS übermitteln.

Nach der Auswahl des Punktes gelangen Sie in die Versandmaske, in der Sie alle noch nicht versendeten Rechnungen angezeigt bekommen. Die Anzeige der Rechnungen wird anhand folgender Kriterien gefiltert:

• Rechnungsdatum innerhalb des gewählten Zeitraums aber nicht in der Zukunft
• Rechnungs- oder Lieferadresse ist als Leasinggesellschaft zugewiesen
• Verwendete Marke ist für die Anzeige markiert
• Rechnung ist weder versendet noch manuell als gesendet markiert

• Über Alle anzeigen können zusätzlich zu den für den Versand bereitgestellten Rechnungen auch die schon versendeten Rechnungen angezeigt werden.
• Hierüber können bereits versendete Rechnungen auch erneut versendet werden (wenn beispielsweise nachträglich die Kennzeichnung von Durchlaufenden Posten erfolgt ist und die Rechnungen zuvor abgelehnt wurden).
• Vor dem Versand kann über das Markieren der Rechnung und „Rechte Maustaste“, noch die „Dienstleistungskategorie“ („Wartung oder Verschleiß“ (Standard) oder „Schadensservice“) angepasst werden.
• Ebenfalls kann hier bei manuellen Gutschriften die Bezugs-Rechnungsnummer hinterlegt werden. Das Fehlen wird beim Versand entsprechend bemängelt.
• Über die rechte Maustaste haben Sie weiterhin die Möglichkeit, bereits per Post oder Mail versendete Rechnungen als gesendet zu markieren, somit werden diese ausgeblendet und nicht an DSLEAS versendet.
• Durch Markieren der Rechnung/en und Klick auf „Senden“ können die Rechnungen versendet werden.
• Mit einem Doppelklick auf die Rechnung oder dem Markieren einer Rechnung und dem Button „Rechnung anzeigen“ gelangen Sie direkt in die Rechnung.

[Bearbeiten] Zusatzinformationen

[Bearbeiten] Steuernummer

Für die Übermittlung wird die in den Mandantenstammdaten (Arbeitsbereich Systemverwaltung - Stammdaten - Mandanten) hinterlegte Steuernummer herangezogen.

[Bearbeiten] Adressübermittlung

Die Schnittstelle verlangt bei der Übertragung von Rechnungen zwei Adressen – einen Rechnungsempfänger und einen Kunden. Als Rechnungsempfänger wird die in der ecaros-Rechnung verwendete Rechnungsadresse übermittelt. Als Kunde wird die im Fahrzeug enthaltene Kunden-/Halteradresse übermittelt (ausgenommen Fahrzeugrechnungen für die Leasinggesellschaft VW, siehe unten). Von der Leasing-Fachabteilung gibt es zur Verwendung der Rechnungs- und Kundenadressen spezielle Vorgaben zu den einzelnen Leasinggesellschaften:

• Rechnungen für die Leasinggesellschaften L & N müssen auf diese ausgestellt werden. Somit müssen diese in ECAROS als Rechnungsadresse verwendet werden. Als Lieferadresse soll der Kunde hinterlegt werden, dies ist für die Übermittlung aber nicht relevant.
• Rechnungen für die Leasinggesellschaft N müssen außerdem als Kundenadresse die Adresse „Deutsche Post Fleet GmbH - Am Listholze 72 - 30177 Hannover“ enthalten. Somit muss diese in ECAROS als Fahrzeughalter hinterlegt sein.
• Rechnungen für die Leasinggesellschaft VW müssen auf diese ausgestellt werden. Somit muss diese in ECAROS als Rechnungsadresse verwendet werden. Als Lieferadresse muss, wie bei Leasing-Fahrzeugrechnungen üblich, der Kunde hinterlegt werden, dieser wird dann für die Übermittlung herangezogen.
• Rechnungen für die Leasinggesellschaft X müssen auf den Kunden ausgestellt werden. Somit muss der Kunde in ECAROS auch als Rechnungsempfänger hinterlegt werden. Als Lieferadresse muss die Leasinggesellschaft X hinterlegt werden, damit die Rechnung für den Versand bereitgestellt wird. Beim Versand prüft ecaros, dass die in den Schnittstelleneinstellungen zugewiesene Adresse als Lieferadresse verwendet wird. Ist dies nicht der Fall, weil die Versicherung als Rechnungsadresse und der Kunde als Lieferadresse hinterlegt wurden, wird die Lieferadresse als Rechnungsadresse an die Schnittstelle übergeben.
• Rechnungen für die Leasinggesellschaft Y müssen auf den Kunden ausgestellt werden. Somit muss der Kunde in ECAROS auch als Rechnungsempfänger hinterlegt werden. Als Lieferadresse wird die Leasinggesellschaft Y hinterlegt, damit die Rechnung für den Versand bereitgestellt wird.

ACHTUNG AUSNAHMEREGELUNG FÜR RECHNUNGEN LEASINGGESELLSCHAFT Y:

1. Sollte der Kunde in den ecaros-Stammdaten als „Mwst-Abzugsberechtigt“ gekennzeichnet sein, muss die Leasinggesellschaft Y als Rechnungsadresse verwendet werden.

2. Bei Kaskoschaden muss die Leasinggesellschaft Y als Rechnungsadresse verwendet werden.

3. Bei Glasschaden ohne Schadensnummer muss die Versicherungsscheinnummer übermittelt werden, diese ist in den Fahrzeugstammdaten unter "Fahrzeugdaten I" zu pflegen.

[Bearbeiten] Versicherungsrechnungen

Hier muss unterhalb der Auftragspositionen die Funktion „Versicherung“ aktiviert werden. Daraufhin werden zusätzliche Felder freigeschaltet, die für eine erfolgreiche Übermittlung bearbeitet werden müssen:

• Schadensnummer
• Schadensdatum
• Schadensart
• Abtretungskennzeichen

Des Weiteren kann in den Fahrzeugstammdaten die Versicherungsnummer hinterlegt und mit übertragen werden. (Fahrzeugstammdaten – Tab „Fahrzeugdaten I“ - Feld „Versicherungs-Nr.“). Dies ist Pflicht, falls die Schadensnummer nicht vorhanden ist (möglich bei Glasschadenabwicklung).

[Bearbeiten] Fahrzeugrechnungen

Bei Fahrzeugrechnungen ist folgendes zu beachten:

• Die Leasing-Vertragsnummer muss im Fahrzeug hinterlegt sein (Fahrzeugstammdaten – Tab „Finanzierung/Leasing“ - Unterpunkt „Leasing“ - Feld „Leasingvertragsnr.“). Dies wird beim Versand der Rechnung geprüft und entsprechend bemängelt. Eine nachträgliche Korrektur kann in den Fahrzeugstammdaten erfolgen. Beim erneuten Versand der Rechnung wird dies berücksichtigt.
• In der Rechnung verwendete Nebenkostenpositionen (Artikel ohne Bestandsführung) müssen in den Schnittstelleneinstellungen konfiguriert sein (siehe Seite 7).
• Arbeitspositionen und Artikel (denen keine Nebenkosten-Positionsnummer zugewiesen wurden) werden innerhalb von Fahrzeugrechnungen als Zubehör/Zubauten übertragen!
• Der Kunde muss als Lieferadresse hinterlegt sein.

[Bearbeiten] Fahrzeugzubehör- und Zubautenrechnungen

Sollen Fahrzeugzubehör und/oder Zubauten nicht mit auf der Fahrzeugrechnung enthalten sein, können diese auch als Fahrzeugzusatzauftrag angelegt und versendet werden. Die Kundendaten werden für den Versand aus dem Fahrzeug bezogen. Sollte das Fahrzeug noch nicht fakturiert sein und somit keine Kundendaten enthalten, wird auf die Lieferadresse zurückgegriffen.

[Bearbeiten] Gutschriften/Stornos

Bei Gutschriften/Stornos muss immer die Bezugs-Rechnungsnummer mit übergeben werden. Diese wird automatisch ermittelt, wenn aus der Ursprungsrechnung das Storno oder die Gutschrift generiert wird. Bei manuell erstellten Gutschriften gibt es in ECAROS keine automatische Bezugs-Rechnungsnummer. Dies wird beim Versand der Gutschrift überprüft und entsprechend bemängelt. In diesem Fall können Sie die betroffene Gutschrift in der Versandmaske markieren und über die rechte Maustaste das Kontextmenü öffnen, um manuell eine Bezugs-Rechnungsnummer zu hinterlegen.