Durchführen einer Inventur
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Version vom 9. September 2008, 12:10 Uhr
Die Inventur (von lateinisch invenire = etwas bzw. es vorfinden) ist die Erfassung aller vorhandenen Bestände. Durch die Inventur werden Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag ermittelt und schriftlich niedergelegt. Das Ergebnis einer Inventur ist das Inventar, ein Bestandsverzeichnis, das alle Vermögensteile und Schulden nach Art, Menge und Wert aufführt. Dabei werden sowohl Gegenstände des Anlagevermögens wie Gegenstände des Material-, Halbfarbrikate- und des Produktbestandes erfasst.
Jeder Kaufmann ist gemäß § 240 HGB und §§ 140, 141 AO im Rahmen der ordnungsmäßigen Buchführung zur Inventur verpflichtet, und zwar wenn er ein Unternehmen gründet oder übernimmt, wenn er es schließt, sowie zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres.
Zeitpunkt der Inventur
Grundsätzlich ist die Inventur mindestens zum Bilanzstichtag durchzuführen, also am 31.12. eines Kalenderjahres oder am letzten Tag des Geschäftsjahres. Da die Aufnahme der Bestände aber mit einem erheblichen zeitlichen und personellen Aufwand verbunden sein kann, sind für Güter des Umlaufvermögens sogenannte Vereinfachungsverfahren mit flexibleren Terminen zulässig.
Das Unternehmen kann frei entscheiden, zu weiteren Terminen eine Zwischeninventur durchzuführen, beispielsweise bei Änderung des Geschäftsjahres, bei Eigentumsübergang des Unternehmens oder bei jeder für die Bilanz relevanten Neugliederung der Unternehmensbereiche und schließlich auch bei Änderungen des Inventurverfahrens.
Allgemeine Informationen zur Inventur in ECAROS
Die folgenden Punkte sind bei einer Inventur in ECAROS zu beachten.
- Die Inventur kann immer nur pro Mandant durchgeführt werden
- Achten Sie bei der Erstellung Ihrer Zähllisten darauf, dass Sie nur die Teile Ihres Mandanten selektieren. Artikel anderer Mandanten können zwar mit in die Zähllisten übernommen, aber nicht gespeichert werden.
- Aufrufen von Zähllisten
- Zum Drucken und / oder weiteren Bearbeiten von bereits angelegten Zähllisten, gehen Sie auf Lagerverwaltung -> Zähllisten. Geben Sie nun im Feld Bezeichnung den Namen der Zählliste ein und starten Sie die Suche über das Tastaturkürzel STRG + F. Alternativ können Sie die Bezeichnung auch frei lassen, so erhalten Sie alle bereits angelegten Zähllisten als Ergebnis (ACHTUNG!: Da abgeschlossene Zähllisten nicht automatisch gelöscht werden, kann das Suchergebnis sehr groß sein!). Durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zählliste können Sie diese aufrufen und bearbeiten bzw. drucken. Natürlich können Sie Ihre gesuchte Zählliste auch über den Suchdialog aufrufen. Hier stehen Ihnen noch mehr Suchkriterien zur Verfügung.
- Formular für die Zählliste hinterlegen
- Suchen Sie sich das entsprechende Formular aus dem Formulararchiv heraus und übernehmen Sie diese nach der Importanleitung.
Vorbereitung der Inventur
Die folgenden Punkte sind vor der Inventur zu beachten oder auch zu korrigieren.
- Artikel auf offenen Aufträgen
- Alle Artikel, die sich auf einem offenen Auftrag befinden (Auftragsbestand) werden auf den Zähllisten nicht mit berücksichtigt und dürfen nicht gezählt werden
- Artikelbestellungen
- Alle Artikelbestellungen sollten vor der Inventur zugebucht oder gelöscht werden.
- Alte und offene Zähllisten
- Ein Artikel kann nur auf einer Zählliste erscheinen. Löschen Sie alte, nicht abgeschlossene Zähllisten, damit die von Ihnen neu erstellten Zähllisten auch alle gewünschten Artikel enthalten.
- Löschen von Artikel ohne Bewegung
- Über diesen Punkt können Sie Artikel, die eine gewissen Zeit nicht bewegt wurden und einen Bestand von 0 haben, automatisiert löschen. Die entsprechenden Einstellungen nehmen Sie unter den Mandanteneinstellungen vor. Danach können Sie die Artikel unter dem Menüpunkt Artikel ohne Bewegungen aus Ihren Lager löschen.
Zähllisten
Unter dem Menüpunkt Zähllisten, können Sie eine beliebige Anzahl von Zähllisten erstellen, bearbeiten, erfassen und auch löschen. Der größte Teil der Inventur wird unter diesen Menüpunkt durchgeführt. Im folgenden wird der exemplarische Ablauf mit dem Erstellen, Drucken und Erfassen einer Zählliste erläutert. Dabei wird auch auf die Unterstützung des ECAROS Barcodescanner eingegangen.
Zählliste erstellen
Um eine Zählliste zu erstellen, sollten Sie dieser zuerst eine Bezeichnung geben. Mit dieser Bezeichnung können Sie die Zählliste später einfacher identifizieren und wiederfinden. Jetzt können Sie die gewünschten Artikel der neuen Zählliste hinzufügen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
