Kalender
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+ | :Datum und Uhrzeit, bis wann die Aufgabe fällig ist. | ||
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+ | :Datum und Uhrzeit, wann der Besitzer der Aufgabe eine Erinnerung erhalten soll. | ||
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+ | :Hier kann die Aufgabe detailliert erfasst werden. | ||
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+ | Ist einer Aufgabe eine Adresse zugeordnet, bekommt man hier die Kontakthistorie angezeigt. Man kann hier die einzelnen Kontakte einsehen und weitere [[Adressen#Kontakte|Kontakte]] anlegen. | ||
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+ | [[Bild:Kalender-Aufgaben5.png]] | ||
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== Projekte == | == Projekte == |
Aktuelle Version vom 29. Februar 2012, 18:55 Uhr
Mit dem integrierten Kalender können Sie Ihre Termine, Aufgaben und Projekte verwalten. Des Weiteren können Sie Serientermine, Einladungen und Erinnerungen erstellen. Die Maske besteht aus einer Symbolleiste, einem Übersichtskalender mit integrierter Auswahl der Bereiche Termine, Aufgaben und Projekte und dem Anzeigebereich.
Inhaltsverzeichnis |
[Bearbeiten] Termine
Hier erhalten Sie eine Übersicht über Ihre Termine des im Übersichtskalender ausgewählten Zeitraums (unter Berücksichtigung der gewählten Ansicht).
Über die folgenden Symbole können Sie die Ansicht steuern:
- Heute
- Über diesen Button gelangen Sie zum aktuellen Tag.
- Tag
- Über diesen Button gelangen Sie in die Tagesansicht des auf dem Übersichtskalender gewählten Tages.
- Arbeitswoche
- Über diesen Button erhalten Sie eine Ansicht über die Arbeitstage der im Übersichtkalender gewählten Woche. Standard sind hier die Tage Montag-Freitag. In den Mandanteneinstellungen können Sie alternativ die 6-Tage-Woche aktivieren. Somit wird die Ansicht auf Montag-Samstag erweitert.
- Woche
- Über diesen Button erhalten Sie eine Ansicht über die im Übersichtkalender gewählte Woche.
- Monat
- Über diesen Button erhalten Sie eine Monatsübersicht. Diese beinhaltet die aktuelle Woche des im Übersichtskalender gewählten Tages und die vier folgenden Wochen.
- Wochennummern anzeigen
- Über diesen Button können Sie im Übersichtskalender die Wochennummern ein- und ausblenden.
- Listenansicht
- Über diesen Button können Sie sich die Termine des im Übersichtskalender gewählten Zeitraums in Listenform darstellen lassen.
Bitte beachten Sie |
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Der Übersichtskalender kann durch das Verbreitern des Rahmens auf 6 Monate erweitert werden. |
[Bearbeiten] Termin
Über einen Doppelklick in den Anzeigebereich können Sie zum gewählten Zeitpunkt einen neuen Termin erstellen (alternativ kann dies auch über den Neu-Button in der Symbolleiste erfolgen).
[Bearbeiten] Terminbeschreibung
- Bezeichnung
- Hier können Sie die Terminbezeichnung eingeben, die dann in der Übersicht angezeigt wird.
- Standort
- Hier kann der Veranstaltungsstandort hinterlegt werden (bspw. Besprechungsraum)
- Termingruppe
- Hier wird die Termingruppe gewählt, zu der dieser Termin gehört.
- Terminart
- Hier wird die zur Termingruppe passende Terminart gewählt.
- Besitzer
- Hier wird der Besitzer des Termins hinterlegt. Als Standard wird der im ecaros2 angemeldete Benutzer vorgeblendet, der diesen Termin erstellt.
- Koordinator
- Da Termine nur vom Besitzer bearbeitet werden dürfen, kann man hier zusätzlich einen Koordinator hinterlegen, der ebenfalls diesen Termin bearbeiten darf. Wählt man bei der Terminerstellung einen anderen Besitzer als den vorgegebenen, wird der Ersteller als Koordinator vorgegeben, kann aber auch angepasst werden.
- Koordinatorgruppe
- Alternativ oder zusätzlich zum Koordinator kann man auch eine Mitarbeitergruppe als Koordinatorgruppe hinterlegen. Somit kann man einen bestimmten Personenkreis berechtigen, den Termin zu bearbeiten.
[Bearbeiten] Terminzeiten
- Startzeitpunkt/Endzeitpunkt
- Hier kann der Start- und Endzeitpunkt des Termins gesteuert werden und somit auch die Dauer.
- Erinnerung
- Möchte man an den Termin erinnert werden (Pop-Up & Anzeige in der Statusleiste), kann man hier den Erinnerungszeitpunkt angeben.
[Bearbeiten] Zusätzliche Informationen
Termininhalt
- Hier kann man zusätzlich zur Bezeichnung auch noch eine Beschreibung des Termininhalts hinterlegen.
Terminmarkierung
- Hier kann man dem Termin eine Markierung zuweisen, mit der der Termin dann im Kalender gekennzeichnet wird. Die Kennzeichnung hat auch zur Folge, dass die Zeiträume dieser Termine bei der Neuvergabe anderer Termine in der Mitarbeiterverfügbarkeit angezeigt werden (ausgenommen der Markierung Frei). So ist ersichtlich, ob der Mitarbeiter zu einem gewissen Zeitpunkt bereits einen anderen Termin hat.
- Folgende Markierungen sind möglich:
- Frei
- Abwesend
- Gebucht
- Mit Vorbehalt
Privat
- Hier kann ein Termin als privat markiert werden. In der Übersicht werden so die Bezeichnung und der Termininhalt für andere Anwender unkenntlich gemacht.
Bitte beachten Sie |
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Über den Button 'Auftrag erstellen' gelangen Sie direkt in die Auftragsbearbeitung, in der Kunde und Fahrzeug aus dem Termin übernommen werden. |
[Bearbeiten] Einladung
Hier haben Sie die Möglichkeit, andere Anwender zu einem Termin einzuladen. Diese erhalten die Einladung als Pop-Up-Meldung, als Anzeige in der Statusleiste und, falls in den Mitarbeiterstammdaten aktiviert und im System korrekt konfiguriert, auch als E-Mail.
Sie können andere Anwender durch das Setzen des Hakens einladen. Im Zeitstrahl wird der betroffene Zeitraum anhand der grünen und roten Linie markiert. Anhand der blauen Balken ist ersichtlich, zu welchen Zeitpunkten ein Anwender bereits Termine hat. Sagt ein eingeladener Anwender zu oder ab, wird dies vom System im Status des Namens entsprechend hinterlegt. Wenn Termine geändert werden und Anwender bereits einen Status übermittelt haben, erfolgt eine Abfrage, ob der Status zurückgesetzt werden soll. Somit würde eine neue Einladung versendet.
[Bearbeiten] Adresse
Damit man bei einem Kundentermin auch die notwendigen Kundeninformation zur Hand hat, kann man dem Termin auch eine Adresse zuordnen.
Dies erfolgt entweder über die Neuanlage oder die Adresssuche. Eine zugeordnete Adresse kann außerdem bearbeitet und/oder wieder aus dem Termin entfernt werden.
Wichtig |
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Durch das Entfernen der Adresse wird diese nur aus dem Termin entfernt, die Adresse wird nicht in den Stammdaten gelöscht. |
[Bearbeiten] Fahrzeug
Zusätzlich zur Adresse kann man einem Termin auch ein Fahrzeug zuordnen.
Dies erfolgt entweder über die Neuanlage oder die Fahrzeugsuche. Ein zugeordnetes Fahrzeug kann außerdem bearbeitet und/oder wieder aus dem Termin entfernt werden. Wird ein Fahrzeug in den Termin übernommen erfolgt eine Abfrage, ob der Halter ebenfalls in den Termin übernommen werden soll.
Wichtig |
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Durch das Entfernen des Fahrzeugs wird dieses nur aus dem Termin entfernt, das Fahrzeug wird nicht in den Stammdaten gelöscht. |
[Bearbeiten] Rechnungshistorie
Ist einem Termin eine Adresse zugeordnet, bekommt man hier die Rechnungshistorie angezeigt. Auf diesem Weg erhält man einen Überblick und kann diese per Doppelklick auch einsehen.
[Bearbeiten] Fahrzeugverfügbarkeit
Hier kann einem Termin ein Fahrzeug aus dem eigenen Haus zugeordnet werden. Somit können die internen Fahrzeuge verplant werden (bspw. Vorführwagen, Werkstattersatzwagen).
Sie erhalten eine Übersicht der Fahrzeuge der entsprechenden Fahrzeuggruppen und deren Auslastung (Blaue Balken). Per Haken kann ein Fahrzeug für den Termin reserviert werden und wird somit im Zeitstrahl markiert. In den Mandanteneinstellungen kann eine Überprüfung auf Verfügbarkeit aktiviert werden, so das ein Hinweis erfolgt, falls es zu einer Überschneidung kommen sollte.
[Bearbeiten] Aufgaben
Hier erhalten Sie eine Übersicht über alle offenen, bis zum angewählten Datum fälligen, Aufgaben.
Sie können die Aufgaben per Doppelklick einsehen/bearbeiten oder über den Neu-Button in der Symbolleiste neue Aufgaben anlegen.
[Bearbeiten] Aufgaben
[Bearbeiten] Aufgabendefinition
- Bezeichnung
- Hier wird der Aufgabe eine Bezeichnung gegeben.
- Besitzer
- Hier wird festgelegt, wer die Aufgabe erledigen soll oder die Verantwortung dafür übernimmt.
- Ersteller
- Hier wird der Ersteller der Aufgabe gespeichert. Dies ist immer der angemeldete Benutzer, der Ersteller kann nicht geändert werden.
- Aufgabengruppe
- Zur Definition und Selektion muss der Aufgabe eine Aufgabengruppe zugewiesen werden.
- Aufgabenart
- Hier wird der Aufgabe eine Aufgabenart zugewiesen. Dies dient der feineren Gruppierung/Selektion von Aufgaben.
- Status
- Hier kann man der Aufgabe einen Status zuweisen
- Offen
- In Bearbeitung
- Abgeschlossen
- Prozent abgeschlossen
- Ist die Aufgabe in Bearbeitung, kann man hier einen Prozentwert hinterlegen, zu dem die Aufgabe erledigt ist. Dies dient der Statusansicht, ggf. auch dem Verantwortlichen gegenüber.
- Priorität
- Hier erfolgt die Priorisierung der Aufgabe.
- Niedrig
- Normal
- Hoch
- Privat
- Hier kann die Aufgabe als Privat gekennzeichnet werden, somit sind die Aufgabeninhalte (Bezeichnung/Details) nur noch für den Besitzer und den Ersteller sichtbar.
- Anfangsdatum
- Datum und Uhrzeit, wann mit der Aufgabe begonnen werden soll.
- Fälligkeitsdatum
- Datum und Uhrzeit, bis wann die Aufgabe fällig ist.
- Erinnerungsdatum
- Datum und Uhrzeit, wann der Besitzer der Aufgabe eine Erinnerung erhalten soll.
- Details
- Hier kann die Aufgabe detailliert erfasst werden.
[Bearbeiten] Kunde
Betrifft die Aufgabe einen bestimmten Kunden, kann dieser hier zugeordnet werden.
Dies erfolgt entweder über die Neuanlage oder die Adresssuche. Eine zugeordnete Adresse kann außerdem bearbeitet und/oder wieder aus der Aufgabe entfernt werden.
Wichtig |
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Durch das Entfernen der Adresse wird diese nur aus der Aufgabe entfernt, die Adresse wird nicht in den Stammdaten gelöscht. |
[Bearbeiten] Fahrzeug
Zusätzlich zur Adresse kann man einer Aufgabe auch ein Fahrzeug zuordnen.
Dies erfolgt entweder über die Neuanlage oder die Fahrzeugsuche. Ein zugeordnetes Fahrzeug kann außerdem bearbeitet und/oder wieder aus der Aufgabe entfernt werden. Wird ein Fahrzeug in die Aufgabe übernommen erfolgt eine Abfrage, ob der Halter ebenfalls in die Aufgabe übernommen werden soll.
Wichtig |
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Durch das Entfernen des Fahrzeugs wird dieses nur aus der Aufgabe entfernt, das Fahrzeug wird nicht in den Stammdaten gelöscht. |
[Bearbeiten] Rechnungshistorie
Ist einer Aufgabe eine Adresse zugeordnet, bekommt man hier die Rechnungshistorie angezeigt. Auf diesem Weg erhält man einen Überblick und kann diese per Doppelklick auch einsehen.
[Bearbeiten] Kontakte
Ist einer Aufgabe eine Adresse zugeordnet, bekommt man hier die Kontakthistorie angezeigt. Man kann hier die einzelnen Kontakte einsehen und weitere Kontakte anlegen.
[Bearbeiten] Projekte
Hier erhalten Sie ein Übersicht über Ihre offenen Projekte.
Die Ansicht erfolgt als Liste und beinhaltet alle Projekte, deren nächster Kontakt fällig oder überfällig sind. Sie können die Projekte per Doppelklick einsehen und bearbeiten oder auch neue Projekte anlegen.