Mitarbeitereinstellungen

ECAROS Menüpunkt: Alle Arbeitsbereiche - Programm - Mitarbeitereinstellungen

Unter diesem Punkt können Sie das Verhalten von ECAROS ihren persönlichen Bedürfnissen anpassen. Dieser Punkt ist grundsätzlich allen Anwendern des ECAROS Systems zugänglich.

Die Mitarbeitereinstellungen gliedern sich in die Gruppen Benachrichtigen, Warnen, Automatischer Rücksprung in vorhandenes Suchergebnis, Allgemein, Buchungsdialog, Kalender und Artikelsuche. Zusätzlich haben Sie als Administrator noch die Möglichkeit diese Einstellungen auf alle Mitarbeiter zu kopieren.

Inhaltsverzeichnis

1 Eigenschaften
2 Eigenschaften 2
3 Eigenschaften 3
- 3.1 Artikelsuche
- 3.2 Fahrzeugsuche
4 Benutzerdefinierte Tastenkombinationen
5 Google Kalender / Aufgaben

Eigenschaften

Benachrichtigen

Durch die technische Architektur des ECAROS Systems, ist es notwendig, ähnlich wie bei anderen Anwendungen (z.B. Open Office Writer oder MS Word) auch, Änderungen oder Neue Datensätze zu speichern. Möchten Sie eine Benachrichtigung vor, bzw. nach dem Ändern oder der Neuanlage haben, so können Sie dies hier einstellen.

vor dem Anlegen: eine Dialogbox öffnet sich vor dem Anlegen eines neuen Datensatzes, Sie haben jetzt noch die Möglichkeit das Speichern zu unterbrechen.

nach dem Anlegen: Sie bekommen eine Meldung, das der neue Datensatz erfolgreich angelegt wurde, sofern ein Problem beim Speichern eines neuen Datensatzes auftritt, bekommen Sie natürlich eine qualifizierte Fehlermeldung, egal ob diese Option aktiviert ist oder nicht.

vor dem Ändern: Diese Option macht dann Sinn, wenn Sie z. B. eine Adresse geöffnet haben und dann Daten überschreiben, um mit der STRG+F Funktion einen andere Adresse zu suchen. Bestätigen Sie dies nun aus Versehen mit der ENTER Taste, dann würden Sie die geöffnete Adresse unbeabsichtigt anpassen. Wenn diese Option allerdings aktiviert ist, dann erhalten Sie vorher eine Nachricht, über die Sie den Vorgang noch abbrechen können.

nach dem Ändern: Sie bekommen eine Meldung, das der neue Datensatz erfolgreich geändert wurde, sofern ein Problem beim Ändern eines neuen Datensatzes auftritt, bekommen Sie natürlich eine qualifizierte Fehlermeldung, egal ob diese Option aktiviert ist oder nicht.

vor dem Löschen: eine Dialogbox öffnet sich vor dem Löschen eines neuen Datensatzes, Sie haben jetzt noch die Möglichkeit das Löschen zu unterbrechen. Bitte aktivieren Sie diese Option für alle Mitarbeiter, weil Sie dadurch noch eine Sicherheitsabfrage vor dem unwiederbringlichen Löschen von Daten bekommen.

nach dem Löschen: Sie bekommen eine Meldung, das der neue Datensatz erfolgreich gelöscht wurde, sofern ein Problem beim Löschen eines neuen Datensatzes auftritt, bekommen Sie natürlich eine qualifizierte Fehlermeldung, egal ob diese Option aktiviert ist oder nicht.

bei Suche ohne Ergebnis (Strg+F): Sie bekommen eine Meldung, wenn die Suche per Strg+F kein Suchergebnis gebracht hat.

beim Schließen von ungespeicherten Fenstern: wenn Sie z.B. das ECAROS System oder auch nur ein Fenster schliessen wollen und Sie haben ihre Änderungen noch nicht gespeichert, bekommen Sie bei aktivierter Option eine Warnmeldung. Dadurch haben Sie die Möglichkeit ihre Daten zu sichern.

Wichtig
Bitte aktivieren Sie diese Option für alle Mitarbeiter. Da es ansonsten schnell vergessen wird, Daten, die verändert oder eingegeben wurden, zu speichern

Dokumente mit folgenden Kommando extern

öffnen: mit dieser Einstellung können Sie den direkten Aufruf von Dokumenten aus den Stammdaten steuern. Wenn Sie ein Dokument im ECAROS doppelanklicken, wird dieser Befehl ausgeführt. D.h. das Dokument wird mit der entsprechenden Anwendung unter Windows geöffnet. Setzen Sie alternative Betriebssysteme ein (z.B. Linux), dann müssen Sie die Befehlszeile entsprechend anpassen.

Automatischer Rücksprung in vorhandenes Suchergebnis

Über diese Option steuern Sie das Verhalten des ECAROS Systems, wenn Sie eine Suche durchgeführt haben und nun die einzelnen Datensätze durcharbeiten wollen. Sobald Sie einen Datensatz doppelt anklicken, wird die entsprechende Maske geöffnet, sobald Sie diese mit dem Abbrechen Knopf wieder verlassen, springt das System, je nach aktivierter Option wieder in das Suchergebnis. Dies kann allerdings auch störend sein, wenn Sie z.B. einen Auftrag suchen, diesen öffnen und nach dem Bearbeiten wieder in das Suchergebnis zurückspringen. In der Regel wird diese Option von Mitarbeitern benötigt, die viele Listen durcharbeiten und in diesen Daten anpassen (z.B. Fahrzeugverkäufer).

nach dem Anlegen: Wenn Sie einen neuen Datensatz angelegt haben, springt das System automatisch bei aktivierter Option in ein vorher angezeigtes Suchergebnis zurück.

nach dem Ändern: Wenn Sie einen neuen Datensatz geändert haben, springt das System automatisch bei aktivierter Option in ein vorher angezeigtes Suchergebnis zurück.

nach dem Löschen: Wenn Sie einen neuen Datensatz gelöscht haben, springt das System automatisch bei aktivierter Option in ein vorher angezeigtes Suchergebnis zurück.

Allgemein

Suchwerte speichern: Sobald Sie eine Suche mit verschiedenen Suchkriterien gestartet haben, merkt sich das ECAROS System bei aktivierter Option die letzte Einstellung. Wenn Sie diesen Suchdialog wieder aufrufen, werden Ihnen die letzten Suchkriterien und deren Werte vorgeblendet.

OK Knopf als Standardaktion: Über diese Option wird die ENTER Taste mit dem OK Knopf verbunden, d.h. sobald Sie die ENTER Taste auf Ihrer Tastatur drücken, betätigen Sie den Knopf mit dem Symbol (z.B. Anlegen oder Ändern eines Datensatzes).

Druckdialog immer anzeigen: Mit dieser Option wird immer der Druckerauswahldialog angezeigt, egal ob Sie über die Vorschau oder direkt drucken. Dies macht besonders dann Sinn, wenn Sie mit mehreren Drucker für verschiedene Papierarten (z.B. Rechnungspapier oder Auftragspapier) arbeiten.

Mandantenspezifische Fensterrahmenfarbe (nur Smart-Design inkl. Eigener Fensterrahmen): Mit dieser Option kann man, sofern man mehrere Mandanten hat, in jedem Mandanten eine andere Fensterrahmenfarbe aktivieren. Bedingung hierfür ist, dass in allen Mandanten ein Smart-Design eingesetzt wird und die Funktion Eigene Fensterrahmen aktiviert ist. Auf diesem Weg kann man auch eine optische Unterscheidung der Mandanten vornehmen.

Design pro Mandant speichern (nur bei durchgängigem Einsatz von Plastic-Design): Mit dieser Option kann man, sofern man mehrere Mandaten hat, in jedem Mandanten ein eigenes Design verwenden. Bedingung hierfür ist, dass in allen Mandanten ein Platic-Design akiviert ist. Auf diesem Weg kann man auch eine optische Unterscheidung der Mandanten vornehmen.

Tipp
Für Systemadministratoren besteht noch die Möglichkeit über den Menüpunkt Mitarbeitereinstellungen in der Systemverwaltung die dort konfiguierten Einstellungen für alle Mitarbeiter zu speichern (Knopf Einstellungen für alle Mitarbeiter setzen). So entfällt ein mühsames Anpassen von allen Profilen.

Eigenschaften 2

Buchungsdialog

Buchungsbetrag in Cent angeben: Damit Sie in dem Buchungsdialog der Finanzbuchhaltung schnell und effektiv buchen können, haben Sie die Möglichkeit den Buchungsbetrag ohne Komma direkt als Cent Betrag einzugeben. Das ECAROS System wandelt den Betrag dann automatisch in den korrekten Euro Wert um.

Buchungskreis-Auswahl über: Bezeichnung -; Id und Bezeichnung -; Id -

Absatzkanal-Auswahl über: Bezeichnung -; Id und Bezeichnung -; Id -

USt-Code-Auswahl über: Bezeichnung -; Id und Bezeichnung -; Id -

Kostenstellen-Auswahl über: Bezeichnung -; Id und Bezeichnung -; Id -

Kostenträger-Auswahl über: Bezeichnung -; Id und Bezeichnung -; Id -

Kalender

Das ECAROS System ist mit einem vollständigen Kalender ausgestattet, über den Sie nicht nur Ihre Werkstatttermine, sondern auch alle anderen Termine und Besprechungen planen können.

Erinnerungsbenachrichtigungen anzeigen: Sie können einen Termin mit einer Erinnerung versehen. Über diese Option können Sie steuern, ob das ECAROS System Sie mit einem Dialog an einen Termin erinnern soll oder ob Ihnen das Erinnerungssymbol in der Statusleiste ausreichend ist.

Einladungsbenachrichtigungen anzeigen: Sofern Sie zu einer Besprechung eingeladen wurden, können Sie über diese Option steuern, ob das ECAROS System Sie mit einem Einladungsdialog auf die Besprechung aufmerksam machen soll oder ob Ihnen das Einladungssymbol in der Statusleiste ausreichend ist.

Kundengeburtstage anzeigen: Mit aktivierter Option werden alle Geburtstage der Adressen mit Namen und Alter in dem Kalender als Ganztagestermin angezeigt.

Feiertage anzeigen: Wenn die Feiertage innerhalb des Kalenders sehen wollen, dann aktivieren Sie diese Option. ECAROS beinhaltet zur Zeit nur die bundeseinheitlichen Feiertagen. Wenn Sie die bundeslandspezifischen Feiertage zusätzlich anlegen wollen, so können Sie dies unter dem Menüpunkt Kundendienst -> Stammdaten -> Feiertage machen

Abwesenheiten des Stammmandanten anzeigen: Mit aktivierter Option werden die Abwesenheiten der zu Ihrem Stammmandanten zugeordneten Mitarbeiter angezeigt. Die Zuordnung zu einem Stammmandanten erfolgt in den Mitarbeitereigenschaften.

Nur eigene Kunden: Mit aktivierter Funktion werden nur die Kunden angezeigt, in deren Stammdaten der angemeldete Mitarbeiter als Verkaufsberater hinterlegt ist.

Kapazitätsplaner

Bemerkungen: Hier kann man steuern, ob und wie die Kunden- und Fahrzeugbemerkungen in der Kapazitätsplanung angezeigt werden sollen.

Auslastungsbalken anzeigen: Mit dieser Option können Sie den Auslastungsbalken in der Maske für die Kapazitätsplanung ausblenden. Dadurch erhalten Sie mehr Platz für die Anzeige der Kapazitätsaufträge in der entsprechenden Tabelle.

Auftragsbearbeitung

Bemerkungen: Hier kann man steuern, ob und wie die Kunden- und Fahrzeugbemerkungen in der Auftragsbearbeitung angezeigt werden sollen.

Druckvorschau nach dem Fakturieren öffnen: Hier kann aktiviert werden, dass nach der Faktura automatisch eine Druckvorschau geöffnet ist, falls Standard-Auftragsformulare definiert sind.

Kassendialog anzeigen wenn mehrere Kassen definiert sind

Eigenschaften 3

Artikelsuche

Artikelsuche bei Aufträgen auf Lager des aktuellen Mandanten beschränken: Über dies Option steuern Sie die Suche nach Artikeln in der Auftragsbearbeitung. Wenn Sie z.B. über die Schnellsuche bei den Auftragspositionen nach einem Artikel suchen, werden Ihnen (bei aktivierter Option) nur die Artikel des Lagers in dem aktuellen Mandanten angezeigt. Wenn Sie alle Artikel aller Lager sehen wollen, dann deaktivieren Sie diese Option

Artikelsuche bei manuellen Lagerbewegungen auf Lager des aktuellen Mandanten beschränken: Über dies Option steuern Sie die Suche nach Artikeln innerhalb der manuellen Lagerbewegungen. Buchen Sie z.B. einen Zugang, dann werden Ihnen über die Suche bei aktivierter Option nur die Artikel des aktuellen Mandanten angezeigt.

Fahrzeugsuche

Suche über den gesamten Fahrzeugstamm: Hier kann gesteuert werden, ob die Suche in den Kunden- oder Lagerfahrzeugen über den gesamten Stamm (Kunden- und Lagerfahrzeuge) erfolgen soll oder nur über den jeweiligen Bereich.

Benutzerdefinierte Tastenkombinationen

Ein weiterer Schritt zur Optimierung der Bedienung ist die Möglichkeit, sich für bestimmte Funktionen ein Tastenkürzel zu hinterlegen (bspw. AltGr+A für die Auftragsbearbeitung). Mit einem Doppelklick in das Tastenkombinationsfeld der gewünschten Funktion, wird die Eingabe des Kürzels aktiviert. Danach führen Sie die gewünschte Aktion aus und dies wird dann gespeichert.

Google Kalender / Aufgaben

Wenn Sie im Besitz eines Google-Accounts sind haben Sie hier die Möglichkeit, einen Kalender und eine Aufgabenliste einzubinden, die dann mit dem ECAROS Kalender/Aufgaben synchronisiert werden.