Durchführen einer Inventur

Die Inventur (von lateinisch invenire = etwas bzw. es vorfinden) ist die Erfassung aller vorhandenen Bestände. Durch die Inventur werden Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag ermittelt und schriftlich niedergelegt. Das Ergebnis einer Inventur ist das Inventar, ein Bestandsverzeichnis, das alle Vermögensteile und Schulden nach Art, Menge und Wert aufführt. Dabei werden sowohl Gegenstände des Anlagevermögens wie Gegenstände des Material-, Halbfarbrikate- und des Produktbestandes erfasst.

Jeder Kaufmann ist gemäß § 240 HGB und §§ 140, 141 AO im Rahmen der ordnungsmäßigen Buchführung zur Inventur verpflichtet, und zwar wenn er ein Unternehmen gründet oder übernimmt, wenn er es schließt, sowie zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres.

Zeitpunkt der Inventur

Grundsätzlich ist die Inventur mindestens zum Bilanzstichtag durchzuführen, also am 31.12. eines Kalenderjahres oder am letzten Tag des Geschäftsjahres. Da die Aufnahme der Bestände aber mit einem erheblichen zeitlichen und personellen Aufwand verbunden sein kann, sind für Güter des Umlaufvermögens sogenannte Vereinfachungsverfahren mit flexibleren Terminen zulässig.

Das Unternehmen kann frei entscheiden, zu weiteren Terminen eine Zwischeninventur durchzuführen, beispielsweise bei Änderung des Geschäftsjahres, bei Eigentumsübergang des Unternehmens oder bei jeder für die Bilanz relevanten Neugliederung der Unternehmensbereiche und schließlich auch bei Änderungen des Inventurverfahrens.

Allgemeine Informationen zur Inventur in ECAROS

Die folgenden Punkte sind bei einer Inventur in ECAROS zu beachten.

Die Inventur kann immer nur pro Mandant durchgeführt werden

Achten Sie bei der Erstellung Ihrer Zähllisten darauf, dass Sie nur die Teile Ihres Mandanten selektieren. Artikel anderer Mandanten können zwar mit in die Zähllisten übernommen, aber nicht gespeichert werden.

Aufrufen von Zähllisten

Zum Drucken und / oder weiteren Bearbeiten von bereits angelegten Zähllisten, gehen Sie auf Lagerverwaltung -> Zähllisten. Geben Sie nun im Feld Bezeichnung den Namen der Zählliste ein und starten Sie die Suche über das Tastaturkürzel STRG + F. Alternativ können Sie die Bezeichnung auch frei lassen, so erhalten Sie alle bereits angelegten Zähllisten als Ergebnis (ACHTUNG!: Da abgeschlossene Zähllisten nicht automatisch gelöscht werden, kann das Suchergebnis sehr groß sein!). Durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zählliste können Sie diese aufrufen und bearbeiten bzw. drucken. Natürlich können Sie Ihre gesuchte Zählliste auch über den Suchdialog aufrufen. Hier stehen Ihnen noch mehr Suchkriterien zur Verfügung.

Formular für die Zählliste hinterlegen

Suchen Sie sich das entsprechende Formular aus dem Formulararchiv heraus und übernehmen Sie diese nach der Importanleitung.

Vorbereitung der Inventur

Die folgenden Punkte sind vor der Inventur zu beachten oder auch zu korrigieren.

Artikel auf offenen Aufträgen

Alle Artikel, die sich auf einem offenen Auftrag befinden (Auftragsbestand) werden auf den Zähllisten nicht mit berücksichtigt und dürfen nicht gezählt werden

Artikelbestellungen

Alle Artikelbestellungen sollten vor der Inventur zugebucht oder gelöscht werden.

Alte und offene Zähllisten

Ein Artikel kann nur auf einer Zählliste erscheinen. Löschen Sie alte, nicht abgeschlossene Zähllisten, damit die von Ihnen neu erstellten Zähllisten auch alle gewünschten Artikel enthalten.

Löschen von Artikel ohne Bewegung

Über diesen Punkt können Sie Artikel, die eine gewissen Zeit nicht bewegt wurden und einen Bestand von 0 haben, automatisiert löschen. Die entsprechenden Einstellungen nehmen Sie unter den Mandanteneinstellungen vor. Danach können Sie die Artikel unter dem Menüpunkt Artikel ohne Bewegungen aus Ihren Lager löschen.

Zähllisten

Unter dem Menüpunkt Zähllisten, können Sie eine beliebige Anzahl von Zähllisten erstellen, bearbeiten, erfassen und auch löschen. Der größte Teil der Inventur wird unter diesen Menüpunkt durchgeführt. Im folgenden wird der exemplarische Ablauf mit dem Erstellen, Drucken und Erfassen einer Zählliste erläutert. Dabei wird auch auf die Unterstützung des ECAROS Barcodescanner eingegangen.

Zählliste erstellen

Um eine Zählliste zu erstellen, sollten Sie dieser zuerst eine Bezeichnung geben. Mit dieser Bezeichnung können Sie die Zählliste später einfacher identifizieren und wiederfinden. Jetzt können Sie die gewünschten Artikel der neuen Zählliste hinzufügen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

Über den Knopf Positionen Suchen können Sie in den Suchdialog wechseln. Hier selektieren Sie die Artikel, die auf der entsprechenden Zählliste gespeichert werden sollen. Natürlich können Sie die Zähllisten nach Ihren Wünschen erstellen (z.B. nach Lagerorten oder Teilenummern). Im Suchdialog kann nicht nur nach den üblichen Suchtypen wie Exakt, Bereich oder Volltext gesucht werden, sondern auch über den Button Rechts haben Sie die Möglichkeit nach weiteren Suchkriterien zu selektieren (Kleiner, Größer...).

Beispiel: Ihr Lager besteht aus 8 Schrankreihen A bis H und jedes der sechs darin befindlichen Fächer ist mit einer Nummer von 1 bis 6 gekennzeichnet. Die 10 Behälter pro Fach sind auch wieder mit einer Nummer gekennzeichnet. Der 2. Behälter des 3. Faches im 1. Schrank heißt dann „A3-2“.

Fall1

Sie möchten je 2 Zähllisten für jedes Fach in jedem Schrank erstellen. In diesem Fall müssen Sie in dem Feld Suche in den Eintrag Lagerort und den Suchtyp Bereich auswählen und A1-1 bis A1-5 für die erste Zählliste, A1-6 bis A1-10 für die zweite Zählliste eingeben.

Fall2

Sie möchten eine Zählliste für je 2 Schrankreihen in einer Zählliste erfassen, aber nur für das Lager Autohaus A. In diesem Fall würden Sie in dem Feld Suche in den Eintrag Lagerort und den Suchtyp Bereich auswählen und A1 bis A2, A3 bis A4.... eingeben. Für die Suche nach einen speziellen Lager, klicken Sie auf den Knopf Erweitern und wählen Sie in dem Feld Suchen in den Eintrag Lager aus und geben in das Feld nach "Lager Autohaus A" ein.

Sobald Sie die Liste gewünschten Artikel angezeigt bekommen, markieren Sie die Artikel in dem Sie

• die „linke Maustaste“ gedrückt halten und die Maus über die Teile ziehen oder mit dem Tastenkürzel „STRG + A“ (markiert alle Artikel)

• Möchten Sie nur einzelne Teile aus dem Suchergebnis übernehmen, so halten Sie die STRG-Taste gedrückt und wählen dann mit der linken Maustaste die Artikel die übernommen werden sollen aus. Mit Klick auf den OK-Knopf werden die markierten Artikel auf die Zählliste gebucht.

Zähllisten drucken

Sobald Sie das Zähllistenformular zugeordnet haben, können Sie für den Zählvorgang Ihre Zählliste auch über die Knöpfe drucken.