Email-Versand

Email-Versand

An verschiedenen Stellen im System (bspw. Adressen, Drucken) können Sie eine Email versenden. Hier können Sie einen Freitext eingeben oder auf die Vorlagen zurückgreifen.

Bitte beachten Sie
Um diese Funktion nutzen zu können, muss in den Mitarbeitereinstellungen ein Postausgangsserver (SMTP-Server) konfiguriert und die entsprechenden Berechtigungen vergeben werden.

Empfängerliste

Hier wird die Email-Adresse des Empfängers hinterlegt. Standardmäßig wird die Adresse übernommen, aus der die Funktion aufgerufen wurde. Auf der rechten Seite der Empfängertabelle befinden sich drei Knöpfe mit denen sich weitere Empfänger hinzufügen, bzw entfernen lassen. Man unterscheidet hierbei zwischen einem „diversen Empfänger“ und einem Empfänger aus dem Adressstamm. Der „diverse Empfänger“ (oberer Knopf) bietet lediglich die Auswahl einer Empfangsart und die manuelle Eingabe einer E-Mailadresse. Der Empfänger aus dem Adressstamm bietet neben den zuvor genannten Möglichkeiten, die Auswahlmöglichkeit einer Ansprechperson, sowie das vorblenden der E-Mailadressen. Ausserdem können solche Empfänger auch als Vorlageadresse deklariert werden um mit deren Daten Textvorlagen mit Platzhaltern zu füllen.

Die Empfangsart kann pro Empfänger gesteuert werden.

An: Hier kann die Email-Adresse eines Empfängers hinterlegt werden, der diese Nachricht in Kopie erhalten soll.

CC: Hier kann die Email-Adresse eines Empfängers hinterlegt werden, der diese Nachricht in Kopie erhalten soll.

BCC: Hier kann die Email-Adresse eines Empfängers hinterlegt werden, der diese Nachricht in Kopie erhalten soll. Besonderheit hierbei ist, dass die anderen Empfänger dies nicht angezeigt bekommen (unsichtbarer Empfänger).

Betreff

Es ist allgemein üblich, dass man einer Nachricht auch einen Betreff zuordnet. Auf diesem Weg wird der Empfänger über den Inhalt der Email informiert.

Textvorlage

Hier können Sie eine angelegte Vorlage auswählen und mit dem Symbol in das Nachrichtenfeld übernehmen.

Nachricht

Hier wird der Nachrichtentext verfasst.

Anhang hinzufügen

Hier können Sie der Email eine Anlage hinzufügen. Mit Anwahl der Funktion gelangen Sie in das Dokumentenarchiv, wo Sie das gewünschte Dokument auswählen oder hochladen können.

Senden

Hiermit wird die Nachricht versendet. Wenn Sie den Versand bestätigen, werden Sie nach der Archivierung gefragt.

Die Archivierung bewirkt, dass in der Kontakthistorie ein entsprechender Eintrag gesetzt wird. Die Email-Archivierung kann in den Mandanteneinstellungen gesteuert werden.

Testlauf

Hierüber können Sie einen Testlauf starten. Diese Funktion bewirkt, dass die Nachricht an die in den Mitarbeitereinstellungen hinterlegte Email-Adresse gesendet wird.

Abbrechen

Hier wird das Erstellen der Nachricht abgebrochen und Sie gelangen wieder in die Ausgangsmaske.