Auftragsannahme (Service)

Version vom 7. April 2008, 13:53 Uhr

Die Auftragsbearbeitung ist der Dreh- und Angelpunkt im ECAROS System. Hier werden alle Service, Gewährleistung-, Kulanz-, Artikel- und Fahrzeugrechnung erstellt und fakturiert. Außerdem werden alle Artikelbestellungen und -lieferscheine hier kontroliiert und in das Lager übernommen. Sie können über die Auftragsbearbeitung natürlich auch Adress- und Fahrzeugdaten anlegen oder bearbeiten.

Der Aufbau der Auftragsbearbeitung unterteilt sich in 9 unterschiedliche Bereiche. Diese Bereiche werden im folgenden mit Blickrichtung Kundendienst ausführlich erläutert.

Auftragskopf

Hier im Auftragskopf entscheiden Sie, welcher Geschäftsvorfall in der Auftragsbearbeitung umgesetzt werden soll. Die hier eingegebenen Daten haben direkten Einfluss auf die Berechnung von Auftragspositionen, wie z.B. Verrechnungssätze, Vorgabezeiten oder Nachlässe u.v.m.

Auftragsbeschreibung

Geschäftsvorfall

Der Geschäftsvorfall dient der einfachen und schnellen Auswahl der Dialogfelder Rechnungsart, Auftragsart und Auftragstyp. Sie können in der Systemverwaltung eigene Geschäftsvorfälle anlegen, um die Arbeit in der Auftragsbearbeitung noch mehr zu beschleunigen. Dazu hinterlegen Sie für jeden Geschäftvorfall eine Rechnungsart, eine Auftragsart und einen Auftragstyp. Diese werden dann nach der Auswahl automatisch in den Auftragskopf übernommen, können aber auch noch manuell verändert werden.

Sie können einem Geschäftsvorfall auch eine schon fakturierte Rechnung oder einen Auftrag als Vorlage hinterlegen. Diese Rechnung oder Auftrag wird dann als Kopie geladen. Sie brauchen dann nur noch die Rechnungsadresse und/oder das Fahrzeug anzupassen und können mit den schon mal berechneten Positionen einen neuen Auftrag anlegen und fakturieren.

Status

Der Status eines Auftrages gibt den momentanen Bearbeitungszustand wieder. Sie beginnen im ECAROS System immer mit einem Auftrag und je nachdem welche Aktion (z.B. Fakturieren, Freigeben) Sie dann durchführen, wird der Status dieses Auftrages verändert. Zusätzlich zu dem Status werden hier auch noch erweiterte Informationen mit angezeigt.

Die folgenden Status kennt das ECAROS System.

Auftrag

sobald Sie in der Auftragsbearbeitung einen neuen Auftrag anlegen, bekommt dieser den Status Auftrag. Ein Auftrag kann jederzeit noch verändert werden. Alle Änderungen eines Auftrages haben keinerlei Auswirkungen auf die Finanzbuchhaltung oder auf irgendwelche Herstellermeldesysteme (z.B. Morse, Momek oder Autopart). Es gibt auch keinen definierten Zeitpunkt, bis zu dem ein Auftrag fakturiert, freigegeben oder abgeschlossen werden muss. Sobald Sie einen Artikel aus Ihrem Lager einem Auftrag hinzufügen, wird der Auftragsbestand um die entsprechende Menge erhöht. Dies hat zur Folge, das die verfügbare Menge diese Artikels um den Auftragsbestand verringert wird.

nicht gedruckte Rechnung

wenn Sie einen Auftrag über den Knopf Fakturieren in der Finanzbuchhaltung verbuchen, die Lagerbestände aktualisieren und die entsprechenden Meldesysteme füllen, dann bekommt der Auftrag den Status nicht gedruckte Rechnung. D.h Sie können diesen nicht mehr verändern. Alle Eingabefelder werden gesperrt und Sie haben nur noch die Möglichkeit, diese Rechnung zu drucken, zu stornieren oder Teile davon gutzuschreiben.

gedruckte Rechnung

Sie können eine Rechnung jederzeit und so oft Sie wollen ausdrucken. Es gibt keinerlei Beschränkungen auf die Anzahl oder den Zeitpunkt des Druckes. Sobald Sie allerdings eine Rechnung zu ersten Mal drucken, bekommt Sie den Status gedruckte Rechnung. Anhand dieses Status können Sie z.B. entscheiden, ob nur noch ein Duplikat ausgedruckt werden darf. Dies ist aber abhängig von den für den Rechnungsdruck eingesetzten Formularen. Das Drucken einer Rechnung erfolgt über das Symbol (direkter Druck) oder über die Druckvorschau in der Aktionsleiste. Mit einem Klick auf das schwarze Dreieck neben dem gewünschten Druckersymbol können Sie über ein Menü das gewünschte Formular für den Rechnungsdruck auswählen

abgeschlossen

freigegeben

Rechnungsart

Rechnung

Wenn ein Auftrag zu einer Ausgangsrechnung werden soll, dann wählen Sie diese Rechnungsart aus. Dies ist z.B. Service-, Kulanz-, Artikel-, Fahrzeug- und Gewährleistungsrechnung der Fall.

Gutschrift

Sofern Sie eine manuelle Gutschrift erstellen wollen, benutzen Sie dafür diese Rechnungsart. Mit einer Gutschrift können Sie Artikel wieder in das Lager übernehmen oder Rechnungspositionen einem Kunden gut schreiben.

Kostenvoranschlag

Der Kostenvoranschlag dient dem Erstellen eines Auftrages, der keinerlei Auswirkung auf die Finanzbuchhaltung oder die Artikelbestände hat. Natürlich können Sie einen Kostenvoranschlag später, sofern gewünscht in einen Auftrag übernehmen. Hierzu gibt es in den Mandanteneinstellung verschiedenen Einstellungen, wie mit dem Kostenvoranschlag nach der Übernahme in einen Auftrag umgegangen werden soll.

Eingangsrechnung

die Eingangsrechnung kann zum einen der Ankauf oder die Inzahlungnahme eines Gebrauchtwagen oder zum anderen der Artikellieferschein eines Herstellers sein.

Eingangsrechnung Gutschrift

mit dieser Rechnungsart können Sie z.B. manuelle Gutschriften zu einer Inzahlungnahme, einem Ankauf oder einem Artikellieferschein erstellen (siehe auch Rechnungsart Eingangsrechnung). Natürlich existiert genau wie bei den Rechnungen auch hier eine automatisierte Storno- und Gutschriftsfunktion.

Bestellung

die Bestellung wird für eine Artikelbestellung benötigt. Diese können Sie entweder manuell anlegen oder über die automatische Artikeldisposition (EDS) der Verbrauchsteile generieren lassen. Ein Bestellung lässt sich dann jederzeit in eine Eingangsrechnung und dann mit Fakturierung dieser in den Lagerbestand übernehmen.

Stornierter Auftrag

Marke

Auftragsart

Das ECAROS System unterscheidet in 4 verschiedene Auftragsarten, die im folgenden erläutert werden.

Serviceauftrag

mit dieser Auftragsart sind alle Kundendienstaufträge gemeint. Dazu zählen Reparatur-, Gewährleistung-, Kulanzrechnungen.

Artikelauftrag

über diese Auftragsart werden Artikelverkäufe und -lieferscheine umgesetzt. Das kann ein Thekenverkauf oder auch ein Artikellieferschein sein (abhängig von der Rechnungsart).

Fahrzeugauftrag

sobald Sie einen Neu- oder Gebrauchtwagen fakturieren wollen, wählen sie diese Auftragsart. Das gilt auch für den Ankauf oder die Inzahlungnahme eines Fahrzeuges. Ob es sich um eine Fahrzeugrechnung oder um einen Ankauf handelt ist abhängig von der Rechnungsart.

Fahrzeugzusatzauftrag

diese Auftagsart wird für die Berechnung von zusätzlichen Positionen einer Fahrzeugrechnung benötigt, die z.b. an einen anderen Rechnungsempfänger berechnet werden sollen. Als Beispiel wäre eine Leasingrechnung zu nennen. Die eigentliche Fahrzeugrechnung wird an die Leasinggesellschaft berechnet, während die z.B. Überführungskosten an den Endkunden berechnet werden sollen. Für die Überführungkosten müssen Sie dann diese Auftragsart auswählen.

Mitarbeiter

Auftragstyp

Mit dem Auftagstyp legen Sie fest an wenn die Rechnung gestellt werden soll oder von wem die Artikel oder das Fahrzeug geliefert wurde. Der Auftragstyp ist abgängig von der vorher ausgewählten Rechnungs- und der Auftragsart. Wenn Sie hier noch keine Auswahl getroffen haben, bleibt diese Dialogbox leer.

Kunde

Mit dieser Auftragsart sind alle Endkundenrechnungen oder Inzahlungnahmen gemeint. Handelt es sich um eine Service-, Artikel oder Fahrzeugrechnung, so wählen Sie diesen Auftragstyp. Das gilt auch für eine Fahrzeuginzahlungnahme, allerdings nicht für einen Fahrzeugankauf.

Lieferant

Der Lieferant wird nur aufgeführt, wenn sie als Rechnungsart Eingangsrechnung, Eingangsrechnung Gutschrift oder Bestellung ausgewählt haben. Diese Auftragsart wird für die Übernahme von Artikellieferscheine oder Fahrzeugankäufen benötigt.

Gewährleistung

Mit dieser Auftragsart, werden alle Herstellergewährleistungen umgesetzt. Das ECAROS System wählt bei diesem Auftragstyp und der Marke des zugeordneten Fahrzeuges automatisch das entsprechende Herstellergewährleistungmodul, mit dem Sie zusätzlich zu Ihren Auftragsdaten auch die für den Hersteller wichtigen Gewährleistungsinformationen eingeben können.

Kulanz

dieser Auftragstyp entspricht der Gewährleistung mit den Unterschied, das je nach Kulanzanteil für den Kunden automatisch eine Gewährleistungsbeteiligungsrechnung erstellt wird. Die dann separat abgerechnet werden kann.

Intern

für alle Interne Aufträge, wie z.B. eine Fahrzeugaufbereitung, wählen Sie diesen Auftragstyp. Sie müssen dann ein Internes Konto statt einem Rechnungsempfänger auswählen, da die internen Aufträge nicht an einen Endkunden berechnet werden.

Mandant

für Rechnungen, die Sie unter den Mandanten erstellen wollen, gibt es diesen Auftragstyp. Sie können hier eigene Verrechnungssätze hinterlegen und auch die Verbuchung in der Finanzbuchhaltung unterschiedlich zu den regulären Rechnungen steuern. Als Rechnungsempfänger werden Ihnen alle konfigurierten Mandanten angeboten.

Gewährleistungbeteiligung

die Gewährleistungsbeteiligung wird für den Kundenanteil einer Kulanz benötigt. Dieser Auftragstyp kann entweder automatisiert aus einer Kulanz heraus erstellt werden oder auch manuell.

Ansprechpartner

Über die Dialogbox Ansprechpartner ordnen Sie diesem Auftrag einen verantwortlichen Mitarbeiter zu. Sie bekommen in der Auswahlbox alle im ECAROS System unter Mitarbeiter angelegten Mitarbeiter angezeigt. Vorgeblendet wird der aktuell angemeldete Benutzer, den Sie aber jederzeit noch ändern können. Sie können diesen Mitarbeiter auch auf den hinterlegten Formularen (Auftrag, Rechnung o.a.) drucken.

Auftragsnummer

Bei der Auftragsnummer handelt es sich um eine eindeutige Nummerierung aller angelegten Aufträge. Die Nummerierung ist Mandantenabhängig und kann über die Systemverwaltung eingestellt werden. Mit der Standardeinstellung beginnen die Auftragsnummer mit der Nummer 1 und werden dann fortlaufend geführt. Dabei werden keine eventuell entstehenden Lücken (z.B. wenn ein Auftrag gelöscht wird) gefüllt.

Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer wird vom ECAROS System automatisch mit dem Fakturieren einer Rechnung zugeordnet. Die Nummernkreise sind abhängig von den Einstellungen unter den Wirtschaftsjahres und Domäneneinstellungen.

Auftragsdatum

Wenn Sie einen neuen Auftrag eröffnen, dann wird in diesem Feld automatisch das aktuelle Tagesdatum vorgeblendet. Sie können das Datum natürlich noch beliebig verändern. Speichern Sie diesen Auftrag, dann wird dieses Datum als Auftragsdatum hinterlegt. Falls Sie das Auftragsdatum im nachhinein ändern wollen, brauchen Sie den Auftrag nur zu öffnen und dann das gewünschte Datum einzugeben. Sobald Sie diesen Auftrag wieder speichern, wird das alte Datum überschrieben.

Bitte beachten Sie

Das Auftragsdatum dient solange der Zuordnung von Mehrwertsteuersätzen und anderen wirtschaftsjahresabhängigen Informationen, solange noch kein Rechnungsdatum existiert. Wenn Sie ein Datum eingeben, das sich in einem Wirtschaftjahr befindet, das nicht mehr geöffnet ist, dann färbt sich das Symbol hinter dem Eingabefeld blau. Wenn das eingegebene Datum in einem nicht existierenden Wirtschaftsjahr liegt, dann wird das Symbol rot. Sie können diesen Auftrag dann nicht speichern, da ECAROS keinerlei Informationen über geltenden Mehrwertsteuersätze hat, um in den Auftragspositionen korrekte Bruttowerte zu berechnen.

Rechnungsdatum

Das Rechnungsdatum wird automatisch mit Fakturierung einer Rechnung gefüllt. Dabei wird Ihnen in einem Dialog das aktuelle Tagesdatum vorgeblendet. Sie können das Datum natürlich noch anpassen, allerdings muss es innerhalb eines aktiven Wirtschaftsjahres liegen, da Sie ansonsten die Rechnung nicht fakturieren können.

Freigabedatum

Wenn Sie eine Rechnung nur freigeben (eventuelle Sammelrechung), wird das Freigabedatum automatisch mit dem vorgeblendeten Tagesdatum gefüllt. Sie können dieses Datum vor der Freigabe natürlich verändern. Allerdings nicht mehr, wenn eine Rechnung schon freigegeben wurde.

Adressen

Im ECAROS System können einem Auftrag, bzw. einer Rechnung mehrere Adressen zugeordnet werden. Jeder Adresse kommt dabei eine spezielle Bedeutung zu. Im folgenden werden die einzelnen Arten der Adressen aufgeführt und deren Bedeutung erläutert. Die Vorgehensweise bei der Zuordnung einer Adresse ist immer identisch, egal um welche Art von Adresse es sich handelt.

Hinter jedem Adressfeld befindet sich ein sogenanntes Schnellsuchfeld. In dieses Feld können Sie beliebige Daten einer Adresse eingeben und die Suche mit der ENTER Taste auslösen. ECAROS sucht dann in den folgenden Felder nach diesen Daten:

• Adressnummer
• Vorname
• Name
• Strasse
• PLZ
• Stadt
• Telefon (geschäftlich und privat)
• Fax (geschäftlich und privat)
• Mobil (geschäftlich und privat)
• Mail (geschäftlich und privat)
• Internet (geschäftlich und privat)
• Debitoren- bzw. Kundennnummer
• Kreditoren- bzw Lieferantennummer
• Bemerkung

Hinter diesem Schnellsuchfeld befinden sich noch verschiedene Aktionsknöpfe. Die Funktionen dieser Knöpfe werden im Folgenden erläutert:

• = statt der ENTER Taste können Sie die Schnellsuche auch mit diesem Knopf auslösen
• = wenn eine Adresse noch nicht in den Stammdaten existiert, können Sie mit diesem Knopf in die Maske Adressen springen und eine neue Adresse anlegen. Wenn Sie diesen dann speichern, kommen Sie automatisch wieder in die Auftragsmaske zurück und die neue Adresse wird dann auch zugeordnet.
• = wenn Sie eine Adresse zugeordnet haben und sich Daten (z.B Telefonnummer o.a.) dieser Adresse geändert haben, rufen Sie mit diesem Knopf die entsprechende Adresse in den Stammdaten auf und können die Daten entsprechend anpassen.
• = wenn Ihnen die Schnellsuche nicht ausreicht, können Sie über diesen Knopf in den Suchdialog springen und mit zusätzlichen Kriterien in den Stammdaten suchen.
• = um eine Adresse von einem Auftrag zu entfernen, klicken Sie auf diesen Knopf. Aber bitte beachten Sie, das dadurch nur die Zuordnung der Adresse zu dem Auftrag entfernt wird. Die Adresse bleibt in den Stammdaten noch gespeichert.

Rechnungsadresse

Die Rechnungsadresse ist für eine Auftrag, bzw. eine Rechnung zwingend erforderlich. Ohne diese Adresse kann ein Auftrag nicht fakturiert werden. Mit der Rechnungsadresse werden auch die folgenden notwendigen Daten für die Berechnung und Verbuchung eines Auftrages geladen:

• Verrechnungssätze
• Umsatzsteuerkennzeichen
• Berechnungsgrundlage
• Druck der Arbeitspositionsdaten
• Personenkontengruppe
• Rabattgruppe
• Preisgruppe
• Zahlungsart
• Großabnehmer (betrifft nur Fahrzeugverkauf Großabnehmer Volkswagen Konzern)

Wenn noch keine Rechnungsadresse einem Auftrag zugeordnet wurde, werden für die Berechnungen der Positionspreise die Standardeinstellungen aus der Systemverwaltung herangezogen.

Ansprechperson

Sie können im ECAROS System einer Adresse beliebig viele Ansprechpersonen zuordnen. Wenn Sie eine Adresse mit Ansprechpersonen als Rechnungsadresse auswählen, dann bekommen Sie automatisch auch die zugeordneten Ansprechpersonen in einem Extradialog angezeigt. Sie können dann die gewünschte Ansprechperson auswählen und übernehmen. Zusätzlich können Sie aber auch manuell eine Ansprechperson über die obengenannten Möglichkeiten zuordnen. Für die Fakturierung hat die Ansprechperson keinerlei Auswirkungen.

Lieferadresse

Die Lieferadresse wird zum einen für eine Gewährleistungs- oder zum anderen für eine Selbstbeteiligungsrechnung benötigt. Wenn Sie als Rechnungsadresse einen Gewährleistungsdebitor auswählen, wird der Fahrzeughalter automatisch als Lieferantenadresse übernommen. Dadurch haben Sie immer die eindeutige Zuordnung von Gewährleistung zu Kunden. Falls Sie eine Versicherungsrechnung mit Selbsbeteiligung schreiben wollen, können Sie auf der Positionsmaske eine Selbstbeteiligung eingeben und auch die Mehrwertsteuer dem Kunden belasten. ECAROS erstellt dann automatisch zwei neue Rechnungen für den Kunden und nimmt als Rechnungsadresse die hier zugeordnete Lieferantenadresse.

Leasingnehmer

Die Leasingnehmeradresse ist nur auf der Registerkarte Adressen sichtbar, da Sie nur für verschiedenen Spezialfälle benötigt wird. Wenn Sie eine Fahrzeugrechnung an einen Leasingnehmer schreiben, dann müssen Sie als Rechnungsadresse die entsprechende Leasinggesellschaft hinterlegen und als Leasingnehmer den Fahrer dieses Fahrzeuges. Mit Fakturierung dieses Fahrzeuges wird dann der Leasingnehmer automatisch als Fahrzeughalter übernommen.

Fahrzeug

Fahrgestellnummer

Kennzeichen

KM Auftrag / Aktuell

Bezeichnung

HU-Datum

Erstzulassung

AU-Datum

Letzte Inspektion

Servicetyp

Schnellsuche

Positionen

Positionstabelle

Auftragsfuß

Ust-Kennzeichen

Rechnungsbetrag (netto)

Zahlungsart

Umsatzsteuer

Berechnungsgrundlage

Versicherung

Festbetrag

Rechnungsbetrag (Brutto)

Drucken

Lohn / Material (Netto)

Zeiterfassung

Zeitstempel

Zeitstempelauswertung

Monteurszeiten

Adressen

Auswahl einer Adresse

Diverse Adresse

Schnellsuche

Adressfunktionen

Schlüsselnummern

Adressnummer

Kundennummer

Lieferantennummer

Anschrift

Anrede

Briefanrede

Nachname

Vorname

Adresse

Land

Postleitzahl

Ort

Adressinformationen

Telefon privat

Fax Privat

Mobiltelefon privat

E-Mailadresse privat

Telefon geschäftlich

Fax geschäftlich

Mobiltelefon geschäftlich

E-Mailadresse geschäftlich

Fahrzeug

Diverses Fahrzeug

Fahrzeugfunktionen

Fahrzeugschlüssel

Fahrzeugart

Mandant

Marke

Lagernummer

Fahrgestellnummer

Kennzeichen

Fahrzeuginformationen

Modellbezeichnung

Bemerkungen

TÜV-Datum

AU-Datum

Erstzulassung

Letzte Inspektion

Servicetyp

Modellcode

Baudatum

Kilometerstand

Motorkennung

Motornummer

Getriebecode

Getriebenummer

KBA Nummer

Rechnungshistorie

Fahrzeug

Rechnungsadresse

Reifeneinlagerung

Bemerkungen

Bemerkungen zur Rechnungsadresse

Bemerkungen zur Fahrzeug

Text für die Rechnungshistorie

Dokumente

Dokumententabelle

Schlagworte

Funktionen

Anlegen / Ändern

Freigeben

Fakturieren

Stornieren

Abbrechen