Auftragsannahme (Service)
Die Auftragsbearbeitung ist der Dreh- und Angelpunkt im ECAROS System. Hier werden alle Service, Gewährleistung-, Kulanz-, Artikel- und Fahrzeugrechnung erstellt und fakturiert. Außerdem werden alle Artikelbestellungen und -lieferscheine hier kontroliiert und in das Lager übernommen. Sie können über die Auftragsbearbeitung natürlich auch Adress- und Fahrzeugdaten anlegen oder bearbeiten.
Der Aufbau der Auftragsbearbeitung unterteilt sich in 9 unterschiedliche Bereiche. Diese Bereiche werden im folgenden mit Blickrichtung Kundendienst ausführlich erläutert.
Auftragskopf
Hier im Auftragskopf entscheiden Sie, welcher Geschäftsvorfall in der Auftragsbearbeitung umgesetzt werden soll. Die hier eingegebenen Daten haben direkten Einfluss auf die Berechnung von Auftragspositionen, wie z.B. Verrechnungssätze, Vorgabezeiten oder Nachlässe u.v.m.
Auftragsbeschreibung
Geschäftsvorfall
Der Geschäftsvorfall dient der einfachen und schnellen Auswahl der Dialogfelder Rechnungsart, Auftragsart und Auftragstyp. Sie können in der Systemverwaltung eigene Geschäftsvorfälle anlegen, um die Arbeit in der Auftragsbearbeitung noch mehr zu beschleunigen. Dazu hinterlegen Sie für jeden Geschäftvorfall eine Rechnungsart, eine Auftragsart und einen Auftragstyp. Diese werden dann nach der Auswahl automatisch in den Auftragskopf übernommen, können aber auch noch manuell verändert werden.
Sie können einem Geschäftsvorfall auch eine schon fakturierte Rechnung oder einen Auftrag als Vorlage hinterlegen. Diese Rechnung oder Auftrag wird dann als Kopie geladen. Sie brauchen dann nur noch die Rechnungsadresse und/oder das Fahrzeug anzupassen und können mit den schon mal berechneten Positionen einen neuen Auftrag anlegen und fakturieren.
Status
Der Status eines Auftrages gibt den momentanen Bearbeitungszustand wieder. Sie beginnen im ECAROS System immer mit einem Auftrag und je nachdem welche Aktion (z.B. Fakturieren, Freigeben) Sie dann durchführen, wird der Status dieses Auftrages verändert. Zusätzlich zu dem Status werden hier auch noch erweiterte Informationen mit angezeigt.
Die folgenden Status kennt das ECAROS System.
- Auftrag
- sobald Sie in der Auftragsbearbeitung einen neuen Auftrag anlegen, bekommt dieser den Status Auftrag. Ein Auftrag kann jederzeit noch verändert werden. Alle Änderungen eines Auftrages haben keinerlei Auswirkungen auf die Finanzbuchhaltung oder auf irgendwelche Herstellermeldesysteme (z.B. Morse, Momek oder Autopart). Es gibt auch keinen definierten Zeitpunkt, bis zu dem ein Auftrag fakturiert, freigegeben oder abgeschlossen werden muss. Sobald Sie einen Artikel aus Ihrem Lager einem Auftrag hinzufügen, wird der Auftragsbestand um die entsprechende Menge erhöht. Dies hat zur Folge, dass die verfügbare Menge diese Artikels um den Auftragsbestand verringert wird. Sobald Sie diesen Artikel von dem Auftrag wieder entfernen, wird natürlich auch der Auftrags- und damit auch der verfügbare Bestand korrigiert.
- nicht gedruckte Rechnung
- wenn Sie einen Auftrag über den Knopf Fakturieren verarbeiten (Finanzbuchhaltung verbuchen, Lagerbestände aktualisieren und Meldesysteme füllen), dann bekommt der Auftrag den Status nicht gedruckte Rechnung. D.h Sie können diesen nicht mehr verändern. Alle Eingabefelder werden gesperrt und Sie haben nur noch die Möglichkeit, die Rechnung zu drucken, zu stornieren oder Teile davon gutzuschreiben.
- gedruckte Rechnung
- Sie können eine Rechnung jederzeit und so oft Sie wollen ausdrucken. Es gibt keinerlei Beschränkungen auf die Anzahl oder den Zeitpunkt des Druckes. Sobald Sie allerdings eine Rechnung zu ersten Mal drucken, bekommt Sie den Status gedruckte Rechnung. Anhand dieses Status können Sie z.B. entscheiden, ob nur noch ein Duplikat ausgedruckt werden darf. Dies ist aber abhängig von den für den Rechnungsdruck eingesetzten Formularen. Das Drucken einer Rechnung erfolgt über das Symbol (direkter Druck) oder über die Druckvorschau in der Aktionsleiste. Mit einem Klick auf das schwarze Dreieck neben dem gewünschten Druckersymbol können Sie über ein Menü das gewünschte Formular für den Rechnungsdruck auswählen
- abgeschlossen
- wenn Sie einen Kostenvoranschlag oder eine Bestellung in einen Auftrag oder einen Lieferschein übernehmen, bekommt der ursprüngliche Kostenvoranschlag oder die ursprüngliche Bestellung den Status abgeschlossen. Sie können den Kostenvoranschlag oder die Bestellung bei der Übernahme auch automatisch löschen lassen. Dies konfigurieren Sie in der Systemverwaltung.
- freigegeben
- wenn Sie eine Rechnung über den Freigeben Knopf schliessen, werden alle Artikelbestände gebucht und eventuell (bei Fahrzeugauftrag) Lagerfahrzeuge in den Kundenfahrzeugstamm übernommen. Allerdings findet noch keine Buchung in der Buchhaltung statt. Diese werden mit der Fakturierung des Freigegebene Auftrages durchgeführt. Sie können diesen Auftrag nach der Freigabe nicht mehr verändern.
- Werkstatt fertig
- beim Einsatz der integrierten Zeiterfassung, können Monteuren einen Auftrag als abgeschlossen direkt in der Zeiterfassung markieren. Dadurch können Sie zum einen in der Werkstattplanung erkennen, ob die Reparatur durchgeführt wurde ohne den verantwortlichen Monteur zu befragen und zum anderen sehen Sie diesen Status auch hier in der Auftragsbearbeitung
Rechnungsart
- Rechnung
- Wenn ein Auftrag zu einer Ausgangsrechnung werden soll, dann wählen Sie diese Rechnungsart aus. Dies ist z.B. bei Service-, Kulanz-, Artikel-, Fahrzeug- und Gewährleistungsrechnungen der Fall.
- Gutschrift
- Sofern Sie eine manuelle Gutschrift erstellen wollen, benutzen Sie dafür diese Rechnungsart. Mit einer Gutschrift können Sie Artikel wieder in das Lager übernehmen oder Rechnungspositionen einem Kunden gut schreiben.
Bitte beachten Sie |
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Um eine Rechnung zu stornieren, gibt es eine automatisierte Stornofunktion, die Sie in der Auftragsbearbeitung einsetzen können. Dazu müssen Sie keinen Geschäftsvorfall hinterlegen. Außerdem haben Sie auch die Möglichkeit Teilgutschriften automatisiert zu erstellen. |
- Kostenvoranschlag
- Der Kostenvoranschlag dient dem Erstellen eines Auftrages, der keinerlei Auswirkung auf die Finanzbuchhaltung oder die Artikelbestände hat. Natürlich können Sie einen Kostenvoranschlag später, sofern gewünscht in einen Auftrag übernehmen. Hierzu gibt es in den Mandanteneinstellung verschiedenen Einstellungen, wie mit dem Kostenvoranschlag nach der Übernahme in einen Auftrag umgegangen werden soll.
- Eingangsrechnung
- die Eingangsrechnung kann zum einen der Ankauf oder die Inzahlungnahme eines Gebrauchtwagen oder zum anderen der Artikellieferschein eines Herstellers sein.
Bitte beachten Sie |
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Ein Ankauf oder eine Inzahlungnahme kann je nach Einstellung auch in der Finanzbuchhaltung gebucht werden, das gilt aber nicht für einen Artikellieferschein. Hier werden nur die Artikelbestände in der Lagerverwaltung mit der Fakturierung aktualisiert. Die entsprechenden Eingangsrechnungen müssen von der Buchhaltung manuell gebucht werden. |
- Eingangsrechnung Gutschrift
- mit dieser Rechnungsart können Sie z.B. manuelle Gutschriften zu einer Inzahlungnahme, einem Ankauf oder einem Artikellieferschein erstellen (siehe auch Rechnungsart Eingangsrechnung). Natürlich existiert genau wie bei den Rechnungen auch hier eine automatisierte Storno- und Gutschriftsfunktion.
- Bestellung
- die Bestellung wird für eine Artikelbestellung benötigt. Diese können Sie entweder manuell anlegen oder über die automatische Artikeldisposition (EDS) der Verbrauchsteile generieren lassen. Ein Bestellung lässt sich dann jederzeit in eine Eingangsrechnung und dann mit Fakturierung dieser in den Lagerbestand übernehmen.
Stornierter Auftrag
Marke
Auftragsart
Das ECAROS System unterscheidet in 4 verschiedene Auftragsarten, die im folgenden erläutert werden.
- Serviceauftrag
- mit dieser Auftragsart sind alle Kundendienstaufträge gemeint. Dazu zählen Reparatur-, Gewährleistung-, Kulanzrechnungen.
- Artikelauftrag
- über diese Auftragsart werden Artikelverkäufe und -lieferscheine umgesetzt. Das kann ein Thekenverkauf oder auch ein Artikellieferschein sein (abhängig von der Rechnungsart).
Bitte beachten Sie |
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Mit dieser Auftragsart stehen Ihnen nur noch Artikelpositionen in der Auftragsbearbeitung zur Verfügung, Arbeitspositionen sind dann nicht mehr zugelassen und werden in dem Auftrag Rot markiert. Sie müssen diese Positionen entfernen, wenn Sie den Auftrag fakturieren wollen. |
- Fahrzeugauftrag
- sobald Sie einen Neu- oder Gebrauchtwagen fakturieren wollen, wählen sie diese Auftragsart. Das gilt auch für den Ankauf oder die Inzahlungnahme eines Fahrzeuges. Ob es sich um eine Fahrzeugrechnung oder um einen Ankauf handelt ist abhängig von der Rechnungsart.
- Fahrzeugzusatzauftrag
- diese Auftagsart wird für die Berechnung von zusätzlichen Positionen einer Fahrzeugrechnung benötigt, die z.b. an einen anderen Rechnungsempfänger berechnet werden sollen. Als Beispiel wäre eine Leasingrechnung zu nennen. Die eigentliche Fahrzeugrechnung wird an die Leasinggesellschaft berechnet, während die z.B. Überführungskosten an den Endkunden berechnet werden sollen. Für die Überführungkosten müssen Sie dann diese Auftragsart auswählen.
Bitte beachten Sie |
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Rechnungen mit dieser Auftragsart werden nicht als Werkstattdurchgang für die Herstellerbezogenen Meldewesen (z.B. Skoda Morse, VW Momek u.a.) gezählt |
Mitarbeiter
Über die Dialogbox Mitarbeiter ordnen Sie diesem Auftrag einen verantwortlichen Mitarbeiter zu. Sie bekommen in der Auswahlbox alle im ECAROS System unter Mitarbeiter angelegten Mitarbeiter angezeigt. Vorgeblendet wird der aktuell angemeldete Benutzer, den Sie aber jederzeit noch ändern können. Sie können diesen Mitarbeiter auch auf den hinterlegten Formularen (Auftrag, Rechnung o.a.) drucken.
Auftragstyp
Mit dem Auftagstyp legen Sie fest an wen die Rechnung gestellt werden soll oder von wem die Artikel oder das Fahrzeug geliefert wurden. Der Auftragstyp ist abgängig von der vorher ausgewählten Rechnungs- und Auftragsart. Wenn Sie hier noch keine Auswahl getroffen haben, bleibt diese Dialogbox leer.
- Kunde
- Mit dieser Auftragsart sind alle Endkundenrechnungen oder Inzahlungnahmen gemeint. Handelt es sich um eine Service-, Artikel- oder Fahrzeugrechnung, so wählen Sie diesen Auftragstyp. Das gilt auch für eine Fahrzeuginzahlungnahme, allerdings nicht für einen Fahrzeugankauf.
- Lieferant
- Der Lieferant wird nur aufgeführt, wenn sie als Rechnungsart Eingangsrechnung, Eingangsrechnung Gutschrift oder Bestellung ausgewählt haben. Diese Auftragsart wird für die Übernahme von Artikellieferscheine oder Fahrzeugankäufen benötigt.
- Gewährleistung
- Mit dieser Auftragsart werden alle Herstellergewährleistungen umgesetzt. Das ECAROS System wählt bei diesem Auftragstyp und der Marke des zugeordneten Fahrzeuges automatisch das entsprechende Herstellergewährleistungmodul, mit dem Sie zusätzlich zu Ihren Auftragsdaten auch die für den Hersteller wichtigen Gewährleistungsinformationen eingeben können.
- Kulanz
- dieser Auftragstyp entspricht der Gewährleistung mit den Unterschied, das je nach Kulanzanteil für den Kunden automatisch eine Gewährleistungsbeteiligungsrechnung erstellt wird, die dann separat abgerechnet werden kann.
- Intern
- für alle internen Aufträge, wie z.B. eine Fahrzeugaufbereitung, wählen Sie diesen Auftragstyp. Sie müssen dann ein Internes Konto statt einem Rechnungsempfänger auswählen, da die internen Aufträge nicht an einen Endkunden berechnet werden.
- Mandant
- für Rechnungen, die Sie unter den Mandanten erstellen wollen, gibt es diesen Auftragstyp. Sie können hier eigene Verrechnungssätze hinterlegen und auch die Verbuchung in der Finanzbuchhaltung unterschiedlich zu den regulären Rechnungen steuern. Als Rechnungsempfänger werden Ihnen alle konfigurierten Mandanten angeboten.
- Gewährleistungbeteiligung
- die Gewährleistungsbeteiligung wird für den Kundenanteil einer Kulanz benötigt. Dieser Auftragstyp kann entweder automatisiert aus einer Kulanz heraus erstellt werden oder auch manuell.
Bitte beachten Sie |
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Alle Artikel, die Sie über das Kontextmenü Kulanzmarkierung setzen grün markiert haben, sind bestandsneutral, werden also nicht aus dem Lagerbestand gebucht. |
Ansprechpartner
Über die Dialogbox Ansprechpartner ordnen Sie diesem Auftrag einen verantwortlichen Mitarbeiter (Serviceberater oder Fahrzeugverkäufer) zu. Sie bekommen in der Auswahlbox alle im ECAROS System unter Mitarbeiter angelegten Mitarbeiter angezeigt. Sie können diesen Ansprechpartner auch auf den hinterlegten Formularen (Auftrag, Rechnung o.a.) drucken.
Auftragsnummer
Bei der Auftragsnummer handelt es sich um eine eindeutige Nummerierung aller angelegten Aufträge. Die Nummerierung ist Mandantenabhängig und kann über die Systemverwaltung eingestellt werden. Mit der Standardeinstellung beginnen die Auftragsnummer mit der Nummer 1 und werden dann fortlaufend geführt. Dabei werden keine eventuell entstehenden Lücken (z.B. wenn ein Auftrag gelöscht wird) gefüllt.
Bitte beachten Sie |
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Die Auftragsnummer wird von ECAROS automatisch vergeben. Das Eingabefeld ist nur aktiv, damit Sie über die Tastenkombination STRG+F (siehe auch Shortcuts) schnell einen existierenden Auftrag öffnen können. |
Rechnungsnummer
Die Rechnungsnummer wird vom ECAROS System automatisch mit dem Fakturieren einer Rechnung zugeordnet. Die Nummernkreise sind abhängig von den Einstellungen unter den Wirtschaftsjahres und Domäneneinstellungen.
Bitte beachten Sie |
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Sie können aber mit dem Shortcut STRG+F nach einer beliebigen Rechnungsnummer suchen. |
Auftragsdatum
Wenn Sie einen neuen Auftrag eröffnen, dann wird in diesem Feld automatisch das aktuelle Tagesdatum vorgeblendet. Sie können das Datum natürlich noch beliebig verändern. Speichern Sie diesen Auftrag, dann wird dieses Datum als Auftragsdatum hinterlegt. Falls Sie das Auftragsdatum im nachhinein ändern wollen, brauchen Sie den Auftrag nur zu öffnen und dann das gewünschte Datum einzugeben. Sobald Sie diesen Auftrag wieder speichern, wird das alte Datum überschrieben.
Rechnungsdatum
Das Rechnungsdatum wird automatisch mit Fakturierung einer Rechnung gefüllt. Dabei wird Ihnen in einem Dialog das aktuelle Tagesdatum vorgeblendet. Sie können das Datum natürlich noch anpassen, allerdings muss es innerhalb eines aktiven Wirtschaftsjahres liegen, da Sie ansonsten die Rechnung nicht fakturieren können.
Freigabedatum
Wenn Sie eine Rechnung nur freigeben (eventuelle Sammelrechung), wird das Freigabedatum automatisch mit dem vorgeblendeten Tagesdatum gefüllt. Sie können dieses Datum vor der Freigabe natürlich verändern. Allerdings nicht mehr, wenn eine Rechnung schon freigegeben wurde.
Adressen
Im ECAROS System können einem Auftrag, bzw. einer Rechnung mehrere Adressen zugeordnet werden. Jeder Adresse kommt dabei eine spezielle Bedeutung zu. Im folgenden werden die einzelnen Arten der Adressen aufgeführt und deren Bedeutung erläutert. Die Vorgehensweise bei der Zuordnung einer Adresse ist immer identisch, egal um welche Art von Adresse es sich handelt.
Hinter jedem Adressfeld befindet sich ein sogenanntes Schnellsuchfeld. In dieses Feld können Sie beliebige Daten einer Adresse eingeben und die Suche mit der ENTER Taste auslösen. ECAROS sucht dann in den folgenden Felder nach diesen Daten:
- Adressnummer
- Vorname
- Name
- Strasse
- PLZ
- Stadt
- Telefon (geschäftlich und privat)
- Fax (geschäftlich und privat)
- Mobil (geschäftlich und privat)
- Mail (geschäftlich und privat)
- Internet (geschäftlich und privat)
- Debitoren- bzw. Kundennnummer
- Kreditoren- bzw Lieferantennummer
- Bemerkung
Hinter jedem Schnellsuchfeld befinden sich noch verschiedene Aktionsknöpfe. Die Funktionen dieser Knöpfe werden im Folgenden erläutert:
- = statt der ENTER Taste können Sie die Schnellsuche auch mit diesem Knopf auslösen
- = wenn eine Adresse noch nicht in den Stammdaten existiert, können Sie mit diesem Knopf in die Maske Adressen springen und eine neue Adresse anlegen. Wenn Sie diese dann speichern, kommen Sie automatisch wieder in die Auftragsmaske zurück und die neue Adresse wird zugeordnet.
- = wenn Sie eine Adresse zugeordnet haben und sich Daten (z.B Telefonnummer o.a.) dieser Adresse geändert haben, rufen Sie mit diesem Knopf die entsprechende Adresse in den Stammdaten auf und können die Daten entsprechend anpassen.
- = wenn Ihnen die Schnellsuche nicht ausreicht, können Sie über diesen Knopf in den Suchdialog springen und mit zusätzlichen Kriterien in den Stammdaten suchen.
- = um eine Adresse von einem Auftrag zu entfernen, klicken Sie auf diesen Knopf. Aber bitte beachten Sie, das dadurch nur die Zuordnung der Adresse zu dem Auftrag entfernt wird. Die Adresse bleibt in den Stammdaten noch gespeichert.
- = mit diesem Knopf lässt sich die Diverse Adresse aktivieren. Die Diverse Adresse bietet Ihnen die Möglichkeit Rechnungen an Kunden zu fakturieren, die Sie nicht in Ihren Stammdaten anlegen wollen. Sie können die Adressdaten nur für den entsprechenden Auftrag erfassen.
- Rechnungsadresse: hier müssen Sie ein Diverses Konto auswählen auf das die entsprechenden Erlöse verbucht werden können. Sie können die Diversen Konten in der Finanzbuchhaltung verwalten und sich auch eigene anlegen. Die Adressdaten können Sie auf der Registerkarte Adressen manuell eingeben. Diese Daten werden dann mit dem Auftrag gespeichert, allerdings nicht in den Stammdaten angelegt.
- Ansprechpartner: hier brauchen Sie nur die Adressdaten auf der Registerkarte Adressen zu erfassen. Diese werden dann mit dem Auftrag gespeichert und nicht in den Stammdaten angelegt
- Lieferadresse: hier brauchen Sie nur die Adressdaten auf der Registerkarte Adressen zu erfassen. Diese werden dann mit dem Auftrag gespeichert und nicht in den Stammdaten angelegt
Rechnungsadresse
Die Rechnungsadresse ist für einen Auftrag, bzw. eine Rechnung zwingend erforderlich. Ohne diese Adresse kann ein Auftrag nicht fakturiert werden. Mit der Rechnungsadresse werden auch die folgenden notwendigen Daten für die Berechnung und Verbuchung einer Rechnung geladen:
- Verrechnungssätze
- Umsatzsteuerkennzeichen
- Berechnungsgrundlage
- Druck der Arbeitspositionsdaten
- Personenkontengruppe
- Rabattgruppe
- Preisgruppe
- Zahlungsart
- Großabnehmer (betrifft nur Fahrzeugverkauf Großabnehmer Volkswagen Konzern)
Wenn noch keine Rechnungsadresse einem Auftrag zugeordnet wurde, werden für die Berechnungen der Positionspreise die Standardeinstellungen aus der Systemverwaltung herangezogen.
Ansprechperson
Sie können im ECAROS System einer Adresse beliebig viele Ansprechpersonen zuordnen. Wenn Sie eine Adresse mit Ansprechpersonen als Rechnungsadresse auswählen, dann bekommen Sie automatisch auch die zugeordneten Ansprechpersonen in einem Extradialog angezeigt. Sie können dann die gewünschte Ansprechperson auswählen und übernehmen. Zusätzlich können Sie aber auch manuell eine Ansprechperson über die obengenannten Möglichkeiten zuordnen. Für die Fakturierung hat die Ansprechperson keinerlei Auswirkungen.
Lieferadresse
Die Lieferadresse wird zum einen für eine Gewährleistungs- oder zum anderen für eine Selbstbeteiligungsrechnung benötigt. Wenn Sie als Rechnungsadresse einen Gewährleistungsdebitor auswählen, wird der Fahrzeughalter automatisch als Lieferantenadresse übernommen. Dadurch haben Sie immer die eindeutige Zuordnung von Gewährleistung zu Kunden. Falls Sie eine Versicherungsrechnung mit Selbsbeteiligung schreiben wollen, können Sie auf der Positionsmaske eine Selbstbeteiligung eingeben und auch die Mehrwertsteuer dem Kunden belasten. ECAROS erstellt dann automatisch zwei neue Rechnungen für den Kunden und nimmt als Rechnungsadresse die hier zugeordnete Lieferadresse.
Leasingnehmer
Die Leasingnehmeradresse ist nur auf der Registerkarte Adressen sichtbar, da Sie nur für verschiedenen Spezialfälle benötigt wird. Wenn Sie eine Fahrzeugrechnung an einen Leasingnehmer schreiben, dann müssen Sie als Rechnungsadresse die entsprechende Leasinggesellschaft hinterlegen und als Leasingnehmer den Fahrer dieses Fahrzeuges. Mit Fakturierung dieses Fahrzeuges wird dann der Leasingnehmer automatisch als Fahrzeughalter übernommen.
Fahrzeug
Für eine Servicerechnung benötigen Sie auch Fahrzeugdaten, die Sie hier zuordnen können. Am einfachsten finden Sie ein Fahrzeug in Ihren Stammdaten über das Schnellsuchfeld. Da Sie hier beliebige Daten eines Fahrzeuges eingeben können. Sie können aber auch die anderen Felder (Fahrgestellnummer, Kennzeichen, Servicetyp u.a.) als Suchfelder für ein Fahrzeug benutzen. Dazu nutzen Sie den Shortcut STRG+F. ECAROS sucht dann je nach ausgewählter Auftragsart (Fahrzeugauftrag = Lagerfahrzeug, Serviceauftrag/Artikelauftrag=Kundenfahrzeug) nach einem Kunden- und/oder Lagerfahrzeug. Wenn Sie keine Auftragsart ausgewählt haben, sucht ECAROS in den Kunden- und Lagerfahrzeugen.
Bitte beachten Sie |
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Sie können auch einem Artikelauftrag ein Fahrzeug zuordnen. |
Fahrgestellnummer
In diesem Feld wird die 17-stellige Fahrgestellnummer des ausgewählten Fahrzeuges eingeblendet. Sie können die Fahrgestellnummer in diesem Feld anpassen. Alle Änderung werden auch in den Stammdaten des Fahrzeuges mit übernommen. Sämtliche Eingaben in dieses Feld werden automatisch in Großschrift formatiert. Falls das Fahrzeug nur eine Lagernummer besitzt, bleibt dieses Feld leer.
Kennzeichen
Hier sehen Sie das aktuelle Kennzeichen des ausgewählten Fahrzeuges. Auch hier werden alle Änderung in die Stammdaten des Fahrzeuges übernommen.
KM Auftrag / Aktuell
Das ECAROS System arbeitet mit zwei verschiedenen Kilometerständen in der Auftragsbearbeitung. Wenn Sie ein Fahrzeug einem Auftrag hinzufügen, wird der aktuelle und der auftragsbezogene Kilometerstand mit dem Fahrzeugkilometerstand gefüllt. Spätere Anpassungen an dem Kilometerstand des Fahrzeuges werden dann nur noch in dem aktuellem Kilometerstand berücksichtigt. Dadurch sehen Sie immer den Kilometerstand, mit dem der Auftrag eröffnet wurde. Sofern Sie in der Systemverwaltung die Aktualisierung des Kilometerstandes aktiviert haben, müssen Sie auch nur den aktuellen Kilometerstand anpassen.
Bezeichnung
In dieses Feld wird die aktuelle Bezeichnung des ausgewählten Fahrzeuges übernommen. Falls Sie das Eingabefeld vergrößern wollen, klicken Sie auf den Knopf.
HU-Datum
Das letzte HU-Datum finden Sie in diesem Feld. Falls Sie Arbeits- oder Artikelpositionen mit dem Kennzeichen HU-Datum anpassen in diesem Auftrag berechnen, wird das Datum automatisch nach den in der Systemverwaltung hinterlegten Regel aktualisiert. Manuelle Änderungen werden natürlich auch in die Fahrzeugstammdaten mit übernommen.
Erstzulassung
Die Erstzulassung des ausgewählten Fahrzeuges wird in diese Feld eingeblendet. Alle Änderungen werden auch in die Stammdaten des Fahrzeuges übernommen.
AU-Datum
Das letzte AU-Datum finden Sie in diesem Feld. Falls Sie Arbeits- oder Artikelpositionen mit dem Kennzeichen AU-Datum anpassen in diesem Auftrag berechnen, wird das Datum automatisch nach den in der Systemverwaltung hinterlegten Regel aktualisiert. Manuelle Änderungen werden natürlich auch in die Fahrzeugstammdaten mit übernommen.
Letzte Inspektion
Für die Letzte Inspektion dient dieses Feld. Falls Sie in der Systemverwaltung für die entsprechenden Herstellerkataloge Inspektionsarbeitspositionen definiert haben, wird dieses Datum mit dem Auftragsdatum überschrieben, sobald Sie eine dieser Positionen in dem Auftrag berechnen.
Servicetyp
Der Service Typ ist von entscheidener Bedeutung für die Übernahme der Vorgabezeiten aus den Herstellerarbeitspositionskatalogen. Wenn einem Fahrzeug kein Servicetyp zugeordnet wurde, dann werden auch keine Vorgabezeiten übernommen. Sie können die Daten aber hier manuell anpassen. Diese werden dann auch in die Stammdaten automatisch übernommen. Mit dem Knopf können Sie auch in dem Herstellerkatalog über den bekannten Suchdialog suchen (nur falls dieser hinterlegt ist). Wenn Sie einen eingegebene Servicetyp mit einem Herstellerkatalog abgleichen wollen, dann benutzen Sie hierfür den Knopf.
Diverses Fahrzeug
Um eine Rechnung über ein Fahrzeug zu erstellen, dass Sie nicht in der Stammdaten anlegen wollen, können Sie mit dem Knopf ein diverses Fahrzeug aktivieren. Sie können dann die Daten manuell auf der Registerkarte Fahrzeug eingeben. Diese Daten werden dann nur mit dem Auftrag gespeichert und nicht in den Stammdaten angelegt.
Schnellsuche
Über die Schnellsuche können Sie einfach auf Ihre Fahrzeugstammdaten zugreifen. Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben und die Suche mit der ENTER-Taste auslösen. ECAROS sucht dann in den folgenden Felder nach dem eingegebenen Text:
- Kennzeichen
- Modellcode
- Verkaufscode
- Bezeichnung
- HU-Datum
- AU-Datum
- Letzte Inspektion
- Erstzulassung
- KBA-Nummer
- Bestelldatum
- Zugangsdatum
- Bemerkungen
- Fahrgestellnummer
- Lagernummer
- Marke
- Kunde/Halter Nachname
Funktionen Anlegen/Bearbeiten/Suchen/Entfernen
Hinter dem Schnellsuchfeld befinden sich zusätzliche Knöpfe, über die Sie sehr einfach verschiedene Funktionen ausführen können. Im Folgenden werden diese Funktionen näher erläutert:
- = falls das gesuchte Fahrzeug noch nicht in den Lagerfahrzeugen angelegt ist, können Sie mit diesem Knopf direkt in die Lagerfahrzeugverwaltung springen und den fehlenden Lagerwagen anlegen.
- = falls das gesuchte Fahrzeug noch nicht in den Kundenfahrzeugen angelegt ist, können Sie mit diesem Knopf direkt in die Kundenfahrzeugverwaltung springen und das fehlende Kundenfahrzeug anlegen.
- = wenn sich die Daten eines Fahrzeuges geändert haben, können Sie je nach Fahrzeugart (Lager- oder Kundenfahrzeug) mit diesem Knopf direkt in die Fahrzeugverwaltung springen und die Daten entsprechend ändern. Dies müssen Sie allerdings nur für Daten machen, die nicht in der Auftragsbearbeitung in der Rubrik Fahrzeug angezeigt werden.
- = mit diesem Knopf springen Sie in den Suchdialog, falls Ihnen die hier angebotenen Suchkriterien nicht ausreichen.
- = um ein Fahrzeug von einem Auftrag zu entfernen, klicken Sie auf diesen Knopf. Bitte beachten Sie aber, dass die Daten des Fahrzeuges in den Stammdaten erhalten bleiben. Es wird nur die Zuordnung zu dem aktuellen Auftrag entfernt.
Positionen
Unter dieser Registerkarte stellen Sie die Auftrags, bzw. Rechnungspositionen zusammen. Dabei kann es sich um Artikel-, Arbeitspositionen, Artikel ohne Bestandsführung, Fahrzeug- oder einfache Textpositionen handeln. Für die Zusammenstellung steht Ihnen zum einen das Kontextmenü in der Positionstabelle zur Verfügung und zum anderen auch die Eingabe über die Schnelleingabeleiste.
Positionstabelle
Die Positionstabelle listet Ihnen alle Auftragspositionen auf. Sie können hier über das Kontextmenü neue Positionen hinzufügen oder über einen Doppelklick auf ein gewünschtes Feld, den Inhalt nach Ihren Wünschen verändern. Im folgenden wird das Kontextmenü erläutert, das Sie über einen Klick mit der rechten Maustaste innerhalb der Tabelle aufrufen können. Menüeinträge, die hellgrau hinterlegt sind, können Sie nicht ausführen, da irgendeine Bedingung für diese Funktion nicht erfüllt ist.
Positionen hinzufügen
Über diesen Menüpunkt fügen Sie einfach leere Auftragspositionen hinzu, die Sie dann manuell ergänzen können, bzw. müssen. Um die Daten einer Position zu bearbeiten müssen Sie mit der linken Maustaste auf das gewünschte Feld doppelklicken. Danach öffnet sich ein Eingabedialog, über den Sie je nach Feld die gewünschten Daten anpassen könnnen.
Bitte beachten Sie |
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Wenn Sie auf ein Textfeld (z.B. Bezeichnung) klicken, dass eine Eingabe über mehrere Zeilen zu läßt, dann öffnet sich eine kleines gelbes Eingabefenster. Hier können Sie auch mehrzeiligen Text eingeben. Eine neuen Zeile bekommen Sie mit der Tastenkombination SHIFT+ENTER. Wenn Sie nur die Taste ENTER betätigen, wird das Eingabefeld wieder geschlossen |
Die folgenden Positionsarten werden Ihnen hier angeboten:
- Arbeitsposition
- Mit dieser Funktion wird eine leere Arbeitsposition in den Auftrag übernommen. Felder, die für eine Berechnung notwendig sind, werden automatisch mit Standardwerten gefüllt. Vorgeblendet werden die Daten für Menge, Verkaufspreis Brutto/Netto (entspricht dem Standardverrechnungssatz), Betrag (Menge * Verkaufspreis), Ust.-Basiscode und Verbuchungscode. Es werden jeweils die Einträge, welche in den Stammdaten als Standard markiert sind, in den Auftrag übernommen.
- Artikel
- Mit dieser Funktion wird eine leere Artikelposition in den Auftrag übernommen. Felder, die für eine Berechnung notwendig sind, werden automatisch mit Standardwerten gefüllt. Vorgeblendet werden die Daten für Menge, Verkaufspreis Brutto/Netto (wird immer mit 0,00 EUR vorgeblendet), Betrag (Menge * Verkaufspreis), Einkaufspreis (wird immer mit 0,00 EUR vorgeblendet),Ust.-Basiscode und Verbuchungscode. Es werden jeweils die Einträge, welche in den Stammdaten als Standard markiert sind, in den Auftrag übernommen.
- Auftragstext
- der Auftragstext dient dem Aufnehmen von Kundenwünschen bei der Auftragserfassung. Wenn Sie einen neuen Auftrag eröffnen, dann fügen Sie eine leere Auftragstextposition hinzu und bearbeiten die Bezeichnung mit einem Doppelklick. Sie können dann in beliebig vielen Zeilen mit maximal 2000 Zeichen die Kundenwünsche aufnehmen. Bitte beachten Sie hierzu auch den obenaufgeführten Hinweis. Wenn Sie den Auftrag fakturieren wollen, brauchen Sie den Auftragstext nicht zu entfernen, da dieser nicht auf der Rechnung gedruckt wird. Sie haben dadurch jederzeit die Möglichkeit über die Rechnungshistorie die Informationen anzuschauen und zu drucken, die Sie bei der Auftragsannahme eingegeben haben.
- Rechnungstext
- der Rechnungstext dient dem Aufnehmen von zusätzlichen Informationen zu einer Rechnung. Sie können eine leere Rechnungstextposition hinzufügen und diese mit Doppelklick auf die Bezeichnung bearbeiten oder einen Textbaustein aus Ihren Stammdaten heraussuchen und diesen auf die Rechnung hinzufügen. Die Bezeichnung kann maximal 2000 Zeichen aufnehmen. Bitte beachten Sie hierzu auch den obenaufgeführten Hinweis. Mit der Einstellung Rechnungstext nicht auf Aufträge drucken können Sie auch beeinflussen, ob ein Rechnungstext schon auf einen Auftrag gedruckt werden soll oder nicht.
- Teilsumme
- mit einer Teilsumme können Sie die Beträge einzelner Position aufsummieren und ausdrucken. Dabei wird bei einer Teilsumme immer die Summe der Positionen von einer Teilsumme bis zur nächsten ausgewiesen. D.h. wenn Sie eine Teilsumme nach den ersten 5 Positionen einfügen, dann werden diese Positionen summiert. Fügen Sie danach eine Teilsumme nach der 10 Position ein, werden in dieser Teilsumme die Positionen von 6 -10 summiert.
- Zwischensumme