Auftragsannahme (Service)
Die Auftragsbearbeitung ist der Dreh- und Angelpunkt im ECAROS System. Hier werden alle Service, Gewährleistung-, Kulanz-, Artikel- und Fahrzeugrechnung erstellt und fakturiert. Außerdem werden alle Artikelbestellungen und -lieferscheine hier kontroliiert und in das Lager übernommen. Sie können über die Auftragsbearbeitung natürlich auch Adress- und Fahrzeugdaten anlegen oder bearbeiten.
Der Aufbau der Auftragsbearbeitung unterteilt sich in 9 unterschiedliche Bereiche. Diese Bereiche werden im folgenden mit Blickrichtung Kundendienst ausführlich erläutert.
Auftragskopf
Hier im Auftragskopf entscheiden Sie, welcher Geschäftsvorfall in der Auftragsbearbeitung umgesetzt werden soll. Die hier eingegebenen Daten haben direkten Einfluss auf die Berechnung von Auftragspositionen, wie z.B. Verrechnungssätze, Vorgabezeiten oder Nachlässe u.v.m.
Auftragsbeschreibung
Geschäftsvorfall
Der Geschäftsvorfall dient der einfachen und schnellen Auswahl der Dialogfelder Rechnungsart, Auftragsart und Auftragstyp. Sie können in der Systemverwaltung eigene Geschäftsvorfälle anlegen, um die Arbeit in der Auftragsbearbeitung noch mehr zu beschleunigen. Dazu hinterlegen Sie für jeden Geschäftvorfall eine Rechnungsart, eine Auftragsart und einen Auftragstyp. Diese werden dann nach der Auswahl automatisch in den Auftragskopf übernommen, können aber auch noch manuell verändert werden.
Sie können einem Geschäftsvorfall auch eine schon fakturierte Rechnung oder einen Auftrag als Vorlage hinterlegen. Diese Rechnung oder Auftrag wird dann als Kopie geladen. Sie brauchen dann nur noch die Rechnungsadresse und/oder das Fahrzeug anzupassen und können mit den schon mal berechneten Positionen einen neuen Auftrag anlegen und fakturieren.
Status
Der Status eines Auftrages gibt den momentanen Bearbeitungszustand wieder. Sie beginnen im ECAROS System immer mit einem Auftrag und je nachdem welche Aktion (z.B. Fakturieren, Freigeben) Sie dann durchführen, wird der Status dieses Auftrages verändert. Zusätzlich zu dem Status werden hier auch noch erweiterte Informationen mit angezeigt.
Die folgenden Status kennt das ECAROS System.
- Auftrag
- sobald Sie in der Auftragsbearbeitung einen neuen Auftrag anlegen, bekommt dieser den Status Auftrag. Ein Auftrag kann jederzeit noch verändert werden. Alle Änderungen eines Auftrages haben keinerlei Auswirkungen auf die Finanzbuchhaltung oder auf irgendwelche Herstellermeldesysteme (z.B. Morse, Momek oder Autopart). Es gibt auch keinen definierten Zeitpunkt, bis zu dem ein Auftrag fakturiert, freigegeben oder abgeschlossen werden muss. Sobald Sie einen Artikel aus Ihrem Lager einem Auftrag hinzufügen, wird der Auftragsbestand um die entsprechende Menge erhöht. Dies hat zur Folge, dass die verfügbare Menge diese Artikels um den Auftragsbestand verringert wird. Sobald Sie diesen Artikel von dem Auftrag wieder entfernen, wird natürlich auch der Auftrags- und damit auch der verfügbare Bestand korrigiert.
- nicht gedruckte Rechnung
- wenn Sie einen Auftrag über den Knopf
Fakturieren verarbeiten (Finanzbuchhaltung verbuchen, Lagerbestände aktualisieren und Meldesysteme füllen), dann bekommt der Auftrag den Status nicht gedruckte Rechnung. D.h Sie können diesen nicht mehr verändern. Alle Eingabefelder werden gesperrt und Sie haben nur noch die Möglichkeit, die Rechnung zu drucken, zu stornieren oder Teile davon gutzuschreiben.
- gedruckte Rechnung
- Sie können eine Rechnung jederzeit und so oft Sie wollen ausdrucken. Es gibt keinerlei Beschränkungen auf die Anzahl oder den Zeitpunkt des Druckes. Sobald Sie allerdings eine Rechnung zu ersten Mal drucken, bekommt Sie den Status gedruckte Rechnung. Anhand dieses Status können Sie z.B. entscheiden, ob nur noch ein Duplikat ausgedruckt werden darf. Dies ist aber abhängig von den für den Rechnungsdruck eingesetzten Formularen. Das Drucken einer Rechnung erfolgt über das
Symbol (direkter Druck) oder über die
Druckvorschau in der Aktionsleiste. Mit einem Klick auf das schwarze Dreieck neben dem gewünschten Druckersymbol können Sie über ein Menü das gewünschte Formular für den Rechnungsdruck auswählen
- abgeschlossen
- wenn Sie einen Kostenvoranschlag oder eine Bestellung in einen Auftrag oder einen Lieferschein übernehmen, bekommt der ursprüngliche Kostenvoranschlag oder die ursprüngliche Bestellung den Status abgeschlossen. Sie können den Kostenvoranschlag oder die Bestellung bei der Übernahme auch automatisch löschen lassen. Dies konfigurieren Sie in der Systemverwaltung.
- freigegeben
- wenn Sie eine Rechnung über den
Freigeben Knopf schliessen, werden alle Artikelbestände gebucht und eventuell (bei Fahrzeugauftrag) Lagerfahrzeuge in den Kundenfahrzeugstamm übernommen. Allerdings findet noch keine Buchung in der Buchhaltung statt. Diese werden mit der Fakturierung des Freigegebene Auftrages durchgeführt. Sie können diesen Auftrag nach der Freigabe nicht mehr verändern.
- Werkstatt fertig
- beim Einsatz der integrierten Zeiterfassung können Monteure einen Auftrag direkt in der Zeiterfassung als abgeschlossen markieren. Dadurch können Sie zum einen in der Werkstattplanung erkennen, ob die Reparatur durchgeführt wurde ohne den verantwortlichen Monteur zu befragen und zum anderen sehen Sie diesen Status auch hier in der Auftragsbearbeitung
Rechnungsart
- Rechnung
- Wenn ein Auftrag zu einer Ausgangsrechnung werden soll, dann wählen Sie diese Rechnungsart aus. Dies ist z.B. bei Service-, Kulanz-, Artikel-, Fahrzeug- und Gewährleistungsrechnungen der Fall.
- Gutschrift
- Sofern Sie eine manuelle Gutschrift erstellen wollen, benutzen Sie dafür diese Rechnungsart. Mit einer Gutschrift können Sie Artikel wieder in das Lager übernehmen oder Rechnungspositionen einem Kunden gut schreiben.
Bitte beachten Sie |
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Um eine Rechnung zu stornieren, gibt es eine automatisierte Stornofunktion, die Sie in der Auftragsbearbeitung einsetzen können. Dazu müssen Sie keinen Geschäftsvorfall hinterlegen. Außerdem haben Sie auch die Möglichkeit Teilgutschriften automatisiert zu erstellen. |
- Kostenvoranschlag
- Der Kostenvoranschlag dient dem Erstellen eines Auftrages, der keinerlei Auswirkung auf die Finanzbuchhaltung oder die Artikelbestände hat. Natürlich können Sie einen Kostenvoranschlag später, sofern gewünscht in einen Auftrag übernehmen. Hierzu gibt es in den Mandanteneinstellung verschiedenen Einstellungen, wie mit dem Kostenvoranschlag nach der Übernahme in einen Auftrag umgegangen werden soll.
- Eingangsrechnung
- die Eingangsrechnung kann zum einen der Ankauf oder die Inzahlungnahme eines Gebrauchtwagen oder zum anderen der Artikellieferschein eines Herstellers sein.
Bitte beachten Sie |
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Ein Ankauf oder eine Inzahlungnahme kann je nach Einstellung auch in der Finanzbuchhaltung gebucht werden, das gilt aber nicht für einen Artikellieferschein. Hier werden nur die Artikelbestände in der Lagerverwaltung mit der Fakturierung aktualisiert. Die entsprechenden Eingangsrechnungen müssen von der Buchhaltung manuell gebucht werden. |
- Eingangsrechnung Gutschrift
- mit dieser Rechnungsart können Sie z.B. manuelle Gutschriften zu einer Inzahlungnahme, einem Ankauf oder einem Artikellieferschein erstellen (siehe auch Rechnungsart Eingangsrechnung). Natürlich existiert genau wie bei den Rechnungen auch hier eine automatisierte Storno- und Gutschriftsfunktion.
- Bestellung
- die Bestellung wird für eine Artikelbestellung benötigt. Diese können Sie entweder manuell anlegen oder über die automatische Artikeldisposition (EDS) der Verbrauchsteile generieren lassen. Ein Bestellung lässt sich dann jederzeit in eine Eingangsrechnung und dann mit Fakturierung dieser in den Lagerbestand übernehmen.
Stornierter Auftrag
Marke
Auftragsart
Das ECAROS System unterscheidet in 4 verschiedene Auftragsarten, die im folgenden erläutert werden.
- Serviceauftrag
- mit dieser Auftragsart sind alle Kundendienstaufträge gemeint. Dazu zählen Reparatur-, Gewährleistung-, Kulanzrechnungen.
- Artikelauftrag
- über diese Auftragsart werden Artikelverkäufe und -lieferscheine umgesetzt. Das kann ein Thekenverkauf oder auch ein Artikellieferschein sein (abhängig von der Rechnungsart).
Bitte beachten Sie |
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Mit dieser Auftragsart stehen Ihnen nur noch Artikelpositionen in der Auftragsbearbeitung zur Verfügung, Arbeitspositionen sind dann nicht mehr zugelassen und werden in dem Auftrag Rot markiert. Sie müssen diese Positionen entfernen, wenn Sie den Auftrag fakturieren wollen. |
- Fahrzeugauftrag
- sobald Sie einen Neu- oder Gebrauchtwagen fakturieren wollen, wählen sie diese Auftragsart. Das gilt auch für den Ankauf oder die Inzahlungnahme eines Fahrzeuges. Ob es sich um eine Fahrzeugrechnung oder um einen Ankauf handelt ist abhängig von der Rechnungsart.
- Fahrzeugzusatzauftrag
- diese Auftagsart wird für die Berechnung von zusätzlichen Positionen einer Fahrzeugrechnung benötigt, die z.b. an einen anderen Rechnungsempfänger berechnet werden sollen. Als Beispiel wäre eine Leasingrechnung zu nennen. Die eigentliche Fahrzeugrechnung wird an die Leasinggesellschaft berechnet, während die z.B. Überführungskosten an den Endkunden berechnet werden sollen. Für die Überführungkosten müssen Sie dann diese Auftragsart auswählen.
Bitte beachten Sie |
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Rechnungen mit dieser Auftragsart werden nicht als Werkstattdurchgang für die Herstellerbezogenen Meldewesen (z.B. Skoda Morse, VW Momek u.a.) gezählt |
Mitarbeiter
Über die Dialogbox Mitarbeiter ordnen Sie diesem Auftrag einen verantwortlichen Mitarbeiter zu. Sie bekommen in der Auswahlbox alle im ECAROS System unter Mitarbeiter angelegten Mitarbeiter angezeigt. Vorgeblendet wird der aktuell angemeldete Benutzer, den Sie aber jederzeit noch ändern können. Sie können diesen Mitarbeiter auch auf den hinterlegten Formularen (Auftrag, Rechnung o.a.) drucken.
Auftragstyp
Mit dem Auftagstyp legen Sie fest an wen die Rechnung gestellt werden soll oder von wem die Artikel oder das Fahrzeug geliefert wurden. Der Auftragstyp ist abgängig von der vorher ausgewählten Rechnungs- und Auftragsart. Wenn Sie hier noch keine Auswahl getroffen haben, bleibt diese Dialogbox leer.
- Kunde
- Mit dieser Auftragsart sind alle Endkundenrechnungen oder Inzahlungnahmen gemeint. Handelt es sich um eine Service-, Artikel- oder Fahrzeugrechnung, so wählen Sie diesen Auftragstyp. Das gilt auch für eine Fahrzeuginzahlungnahme, allerdings nicht für einen Fahrzeugankauf.
- Lieferant
- Der Lieferant wird nur aufgeführt, wenn sie als Rechnungsart Eingangsrechnung, Eingangsrechnung Gutschrift oder Bestellung ausgewählt haben. Diese Auftragsart wird für die Übernahme von Artikellieferscheine oder Fahrzeugankäufen benötigt.
- Gewährleistung
- Mit dieser Auftragsart werden alle Herstellergewährleistungen umgesetzt. Das ECAROS System wählt bei diesem Auftragstyp und der Marke des zugeordneten Fahrzeuges automatisch das entsprechende Herstellergewährleistungmodul, mit dem Sie zusätzlich zu Ihren Auftragsdaten auch die für den Hersteller wichtigen Gewährleistungsinformationen eingeben können.
- Kulanz
- dieser Auftragstyp entspricht der Gewährleistung mit den Unterschied, das je nach Kulanzanteil für den Kunden automatisch eine Gewährleistungsbeteiligungsrechnung erstellt wird, die dann separat abgerechnet werden kann.
- Intern
- für alle internen Aufträge, wie z.B. eine Fahrzeugaufbereitung, wählen Sie diesen Auftragstyp. Sie müssen dann ein Internes Konto statt einem Rechnungsempfänger auswählen, da die internen Aufträge nicht an einen Endkunden berechnet werden.
- Mandant
- für Rechnungen, die Sie unter den Mandanten erstellen wollen, gibt es diesen Auftragstyp. Sie können hier eigene Verrechnungssätze hinterlegen und auch die Verbuchung in der Finanzbuchhaltung unterschiedlich zu den regulären Rechnungen steuern. Als Rechnungsempfänger werden Ihnen alle konfigurierten Mandanten angeboten.
- Gewährleistungbeteiligung
- die Gewährleistungsbeteiligung wird für den Kundenanteil einer Kulanz benötigt. Dieser Auftragstyp kann entweder automatisiert aus einer Kulanz heraus erstellt werden oder auch manuell.
Bitte beachten Sie |
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Alle Artikel, die Sie über das Kontextmenü Kulanzmarkierung setzen grün markiert haben, sind bestandsneutral, werden also nicht aus dem Lagerbestand gebucht. |
Ansprechpartner
Über die Dialogbox Ansprechpartner ordnen Sie diesem Auftrag einen verantwortlichen Mitarbeiter (Serviceberater oder Fahrzeugverkäufer) zu. Sie bekommen in der Auswahlbox alle im ECAROS System unter Mitarbeiter angelegten Mitarbeiter angezeigt. Sie können diesen Ansprechpartner auch auf den hinterlegten Formularen (Auftrag, Rechnung o.a.) drucken.
Auftragsnummer
Bei der Auftragsnummer handelt es sich um eine eindeutige Nummerierung aller angelegten Aufträge. Die Nummerierung ist Mandantenabhängig und kann über die Systemverwaltung eingestellt werden. Mit der Standardeinstellung beginnen die Auftragsnummer mit der Nummer 1 und werden dann fortlaufend geführt. Dabei werden keine eventuell entstehenden Lücken (z.B. wenn ein Auftrag gelöscht wird) gefüllt.
Bitte beachten Sie |
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Die Auftragsnummer wird von ECAROS automatisch vergeben. Das Eingabefeld ist nur aktiv, damit Sie über die Tastenkombination STRG+F (siehe auch Shortcuts) schnell einen existierenden Auftrag öffnen können. |
Rechnungsnummer
Die Rechnungsnummer wird vom ECAROS System automatisch mit dem Fakturieren einer Rechnung zugeordnet. Die Nummernkreise sind abhängig von den Einstellungen unter den Wirtschaftsjahres und Domäneneinstellungen.
Bitte beachten Sie |
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Sie können aber mit dem Shortcut STRG+F nach einer beliebigen Rechnungsnummer suchen. |
Auftragsdatum
Wenn Sie einen neuen Auftrag eröffnen, dann wird in diesem Feld automatisch das aktuelle Tagesdatum vorgeblendet. Sie können das Datum natürlich noch beliebig verändern. Speichern Sie diesen Auftrag, dann wird dieses Datum als Auftragsdatum hinterlegt. Falls Sie das Auftragsdatum im nachhinein ändern wollen, brauchen Sie den Auftrag nur zu öffnen und dann das gewünschte Datum einzugeben. Sobald Sie diesen Auftrag wieder speichern, wird das alte Datum überschrieben.
Rechnungsdatum
Das Rechnungsdatum wird automatisch mit Fakturierung einer Rechnung gefüllt. Dabei wird Ihnen in einem Dialog das aktuelle Tagesdatum vorgeblendet. Sie können das Datum natürlich noch anpassen, allerdings muss es innerhalb eines aktiven Wirtschaftsjahres liegen, da Sie ansonsten die Rechnung nicht fakturieren können.
Freigabedatum
Wenn Sie eine Rechnung nur freigeben (eventuelle Sammelrechung), wird das Freigabedatum automatisch mit dem vorgeblendeten Tagesdatum gefüllt. Sie können dieses Datum vor der Freigabe natürlich verändern. Allerdings nicht mehr, wenn eine Rechnung schon freigegeben wurde.
Adressen
Im ECAROS System können einem Auftrag, bzw. einer Rechnung mehrere Adressen zugeordnet werden. Jeder Adresse kommt dabei eine spezielle Bedeutung zu. Im folgenden werden die einzelnen Arten der Adressen aufgeführt und deren Bedeutung erläutert. Die Vorgehensweise bei der Zuordnung einer Adresse ist immer identisch, egal um welche Art von Adresse es sich handelt.
Hinter jedem Adressfeld befindet sich ein sogenanntes Schnellsuchfeld. In dieses Feld können Sie beliebige Daten einer Adresse eingeben und die Suche mit der ENTER Taste auslösen. ECAROS sucht dann in den folgenden Felder nach diesen Daten:
- Adressnummer
- Vorname
- Name
- Strasse
- PLZ
- Stadt
- Telefon (geschäftlich und privat)
- Fax (geschäftlich und privat)
- Mobil (geschäftlich und privat)
- Mail (geschäftlich und privat)
- Internet (geschäftlich und privat)
- Debitoren- bzw. Kundennnummer
- Kreditoren- bzw Lieferantennummer
- Bemerkung
Hinter jedem Schnellsuchfeld befinden sich noch verschiedene Aktionsknöpfe. Die Funktionen dieser Knöpfe werden im Folgenden erläutert:
-
= statt der ENTER Taste können Sie die Schnellsuche auch mit diesem Knopf auslösen
-
= wenn eine Adresse noch nicht in den Stammdaten existiert, können Sie mit diesem Knopf in die Maske Adressen springen und eine neue Adresse anlegen. Wenn Sie diese dann speichern, kommen Sie automatisch wieder in die Auftragsmaske zurück und die neue Adresse wird zugeordnet.
-
= wenn Sie eine Adresse zugeordnet haben und sich Daten (z.B Telefonnummer o.a.) dieser Adresse geändert haben, rufen Sie mit diesem Knopf die entsprechende Adresse in den Stammdaten auf und können die Daten entsprechend anpassen.
-
= wenn Ihnen die Schnellsuche nicht ausreicht, können Sie über diesen Knopf in den Suchdialog springen und mit zusätzlichen Kriterien in den Stammdaten suchen.
-
= um eine Adresse von einem Auftrag zu entfernen, klicken Sie auf diesen Knopf. Aber bitte beachten Sie, das dadurch nur die Zuordnung der Adresse zu dem Auftrag entfernt wird. Die Adresse bleibt in den Stammdaten noch gespeichert.
-
= mit diesem Knopf lässt sich die Diverse Adresse aktivieren. Die Diverse Adresse bietet Ihnen die Möglichkeit Rechnungen an Kunden zu fakturieren, die Sie nicht in Ihren Stammdaten anlegen wollen. Sie können die Adressdaten nur für den entsprechenden Auftrag erfassen.
- Rechnungsadresse: hier müssen Sie ein Diverses Konto auswählen auf das die entsprechenden Erlöse verbucht werden können. Sie können die Diversen Konten in der Finanzbuchhaltung verwalten und sich auch eigene anlegen. Die Adressdaten können Sie auf der Registerkarte Adressen manuell eingeben. Diese Daten werden dann mit dem Auftrag gespeichert, allerdings nicht in den Stammdaten angelegt.
- Ansprechpartner: hier brauchen Sie nur die Adressdaten auf der Registerkarte Adressen zu erfassen. Diese werden dann mit dem Auftrag gespeichert und nicht in den Stammdaten angelegt
- Lieferadresse: hier brauchen Sie nur die Adressdaten auf der Registerkarte Adressen zu erfassen. Diese werden dann mit dem Auftrag gespeichert und nicht in den Stammdaten angelegt
Rechnungsadresse
Die Rechnungsadresse ist für einen Auftrag, bzw. eine Rechnung zwingend erforderlich. Ohne diese Adresse kann ein Auftrag nicht fakturiert werden. Mit der Rechnungsadresse werden auch die folgenden notwendigen Daten für die Berechnung und Verbuchung einer Rechnung geladen:
- Verrechnungssätze
- Umsatzsteuerkennzeichen
- Berechnungsgrundlage
- Druck der Arbeitspositionsdaten
- Personenkontengruppe
- Rabattgruppe
- Preisgruppe
- Zahlungsart
- Großabnehmer (betrifft nur Fahrzeugverkauf Großabnehmer Volkswagen Konzern)
Wenn noch keine Rechnungsadresse einem Auftrag zugeordnet wurde, werden für die Berechnungen der Positionspreise die Standardeinstellungen aus der Systemverwaltung herangezogen.
Ansprechperson
Sie können im ECAROS System einer Adresse beliebig viele Ansprechpersonen zuordnen. Wenn Sie eine Adresse mit Ansprechpersonen als Rechnungsadresse auswählen, dann bekommen Sie automatisch auch die zugeordneten Ansprechpersonen in einem Extradialog angezeigt. Sie können dann die gewünschte Ansprechperson auswählen und übernehmen. Zusätzlich können Sie aber auch manuell eine Ansprechperson über die obengenannten Möglichkeiten zuordnen. Für die Fakturierung hat die Ansprechperson keinerlei Auswirkungen.
Lieferadresse
Die Lieferadresse wird zum einen für eine Gewährleistungs- oder zum anderen für eine Selbstbeteiligungsrechnung benötigt. Wenn Sie als Rechnungsadresse einen Gewährleistungsdebitor auswählen, wird der Fahrzeughalter automatisch als Lieferantenadresse übernommen. Dadurch haben Sie immer die eindeutige Zuordnung von Gewährleistung zu Kunden. Falls Sie eine Versicherungsrechnung mit Selbsbeteiligung schreiben wollen, können Sie auf der Positionsmaske eine Selbstbeteiligung eingeben und auch die Mehrwertsteuer dem Kunden belasten. ECAROS erstellt dann automatisch zwei neue Rechnungen für den Kunden und nimmt als Rechnungsadresse die hier zugeordnete Lieferadresse.
Leasingnehmer
Die Leasingnehmeradresse ist nur auf der Registerkarte Adressen sichtbar, da Sie nur für verschiedenen Spezialfälle benötigt wird. Wenn Sie eine Fahrzeugrechnung an einen Leasingnehmer schreiben, dann müssen Sie als Rechnungsadresse die entsprechende Leasinggesellschaft hinterlegen und als Leasingnehmer den Fahrer dieses Fahrzeuges. Mit Fakturierung dieses Fahrzeuges wird dann der Leasingnehmer automatisch als Fahrzeughalter übernommen.
Fahrzeug
Für eine Servicerechnung benötigen Sie auch Fahrzeugdaten, die Sie hier zuordnen können. Am einfachsten finden Sie ein Fahrzeug in Ihren Stammdaten über das Schnellsuchfeld. Da Sie hier beliebige Daten eines Fahrzeuges eingeben können. Sie können aber auch die anderen Felder (Fahrgestellnummer, Kennzeichen, Servicetyp u.a.) als Suchfelder für ein Fahrzeug benutzen. Dazu nutzen Sie den Shortcut STRG+F. ECAROS sucht dann je nach ausgewählter Auftragsart (Fahrzeugauftrag = Lagerfahrzeug, Serviceauftrag/Artikelauftrag=Kundenfahrzeug) nach einem Kunden- und/oder Lagerfahrzeug. Wenn Sie keine Auftragsart ausgewählt haben, sucht ECAROS in den Kunden- und Lagerfahrzeugen.
Bitte beachten Sie |
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Sie können auch einem Artikelauftrag ein Fahrzeug zuordnen. |
Fahrgestellnummer
In diesem Feld wird die 17-stellige Fahrgestellnummer des ausgewählten Fahrzeuges eingeblendet. Sie können die Fahrgestellnummer in diesem Feld anpassen. Alle Änderung werden auch in den Stammdaten des Fahrzeuges mit übernommen. Sämtliche Eingaben in dieses Feld werden automatisch in Großschrift formatiert. Falls das Fahrzeug nur eine Lagernummer besitzt, bleibt dieses Feld leer.
Kennzeichen
Hier sehen Sie das aktuelle Kennzeichen des ausgewählten Fahrzeuges. Auch hier werden alle Änderung in die Stammdaten des Fahrzeuges übernommen.
KM Auftrag / Aktuell
Das ECAROS System arbeitet mit zwei verschiedenen Kilometerständen in der Auftragsbearbeitung. Wenn Sie ein Fahrzeug einem Auftrag hinzufügen, wird der aktuelle und der auftragsbezogene Kilometerstand mit dem Fahrzeugkilometerstand gefüllt. Spätere Anpassungen an dem Kilometerstand des Fahrzeuges werden dann nur noch in dem aktuellem Kilometerstand berücksichtigt. Dadurch sehen Sie immer den Kilometerstand, mit dem der Auftrag eröffnet wurde. Sofern Sie in der Systemverwaltung die Aktualisierung des Kilometerstandes aktiviert haben, müssen Sie auch nur den aktuellen Kilometerstand anpassen.
Bezeichnung
In dieses Feld wird die aktuelle Bezeichnung des ausgewählten Fahrzeuges übernommen. Falls Sie das Eingabefeld vergrößern wollen, klicken Sie auf den Knopf.
HU-Datum
Das letzte HU-Datum finden Sie in diesem Feld. Falls Sie Arbeits- oder Artikelpositionen mit dem Kennzeichen HU-Datum anpassen in diesem Auftrag berechnen, wird das Datum automatisch nach den in der Systemverwaltung hinterlegten Regel aktualisiert. Manuelle Änderungen werden natürlich auch in die Fahrzeugstammdaten mit übernommen.
Erstzulassung
Die Erstzulassung des ausgewählten Fahrzeuges wird in diese Feld eingeblendet. Alle Änderungen werden auch in die Stammdaten des Fahrzeuges übernommen.
AU-Datum
Das letzte AU-Datum finden Sie in diesem Feld. Falls Sie Arbeits- oder Artikelpositionen mit dem Kennzeichen AU-Datum anpassen in diesem Auftrag berechnen, wird das Datum automatisch nach den in der Systemverwaltung hinterlegten Regel aktualisiert. Manuelle Änderungen werden natürlich auch in die Fahrzeugstammdaten mit übernommen.
Letzte Inspektion
Für die Letzte Inspektion dient dieses Feld. Falls Sie in der Systemverwaltung für die entsprechenden Herstellerkataloge Inspektionsarbeitspositionen definiert haben, wird dieses Datum mit dem Auftragsdatum überschrieben, sobald Sie eine dieser Positionen in dem Auftrag berechnen.
Servicetyp
Der Service Typ ist von entscheidener Bedeutung für die Übernahme der Vorgabezeiten aus den Herstellerarbeitspositionskatalogen. Wenn einem Fahrzeug kein Servicetyp zugeordnet wurde, dann werden auch keine Vorgabezeiten übernommen. Sie können die Daten aber hier manuell anpassen. Diese werden dann auch in die Stammdaten automatisch übernommen.
Mit dem Knopf können Sie auch in dem Herstellerkatalog über den bekannten Suchdialog suchen (nur falls dieser hinterlegt ist). Wenn Sie einen eingegebene Servicetyp mit einem Herstellerkatalog abgleichen wollen, dann benutzen Sie hierfür den
Knopf.
Diverses Fahrzeug
Um eine Rechnung über ein Fahrzeug zu erstellen, dass Sie nicht in der Stammdaten anlegen wollen, können Sie mit dem Knopf ein diverses Fahrzeug aktivieren. Sie können dann die Daten manuell auf der Registerkarte Fahrzeug eingeben. Diese Daten werden dann nur mit dem Auftrag gespeichert und nicht in den Stammdaten angelegt.
Schnellsuche
Über die Schnellsuche können Sie einfach auf Ihre Fahrzeugstammdaten zugreifen. Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben und die Suche mit der ENTER-Taste auslösen. ECAROS sucht dann in den folgenden Felder nach dem eingegebenen Text:
- Kennzeichen
- Modellcode
- Verkaufscode
- Bezeichnung
- HU-Datum
- AU-Datum
- Letzte Inspektion
- Erstzulassung
- KBA-Nummer
- Bestelldatum
- Zugangsdatum
- Bemerkungen
- Fahrgestellnummer
- Lagernummer
- Marke
- Kunde/Halter Nachname
Funktionen Anlegen/Bearbeiten/Suchen/Entfernen
Hinter dem Schnellsuchfeld befinden sich zusätzliche Knöpfe, über die Sie sehr einfach verschiedene Funktionen ausführen können. Im Folgenden werden diese Funktionen näher erläutert:
-
= falls das gesuchte Fahrzeug noch nicht in den Lagerfahrzeugen angelegt ist, können Sie mit diesem Knopf direkt in die Lagerfahrzeugverwaltung springen und den fehlenden Lagerwagen anlegen.
-
= falls das gesuchte Fahrzeug noch nicht in den Kundenfahrzeugen angelegt ist, können Sie mit diesem Knopf direkt in die Kundenfahrzeugverwaltung springen und das fehlende Kundenfahrzeug anlegen.
-
= wenn sich die Daten eines Fahrzeuges geändert haben, können Sie je nach Fahrzeugart (Lager- oder Kundenfahrzeug) mit diesem Knopf direkt in die Fahrzeugverwaltung springen und die Daten entsprechend ändern. Dies müssen Sie allerdings nur für Daten machen, die nicht in der Auftragsbearbeitung in der Rubrik Fahrzeug angezeigt werden.
-
= mit diesem Knopf springen Sie in den Suchdialog, falls Ihnen die hier angebotenen Suchkriterien nicht ausreichen.
-
= um ein Fahrzeug von einem Auftrag zu entfernen, klicken Sie auf diesen Knopf. Bitte beachten Sie aber, dass die Daten des Fahrzeuges in den Stammdaten erhalten bleiben. Es wird nur die Zuordnung zu dem aktuellen Auftrag entfernt.
Positionen
Unter dieser Registerkarte stellen Sie die Auftrags-, bzw. Rechnungspositionen zusammen. Dabei kann es sich um Artikel-, Arbeitspositionen, Artikel ohne Bestandsführung, Fahrzeug- oder einfache Textpositionen handeln. Für die Zusammenstellung steht Ihnen zum einen das Kontextmenü in der Positionstabelle zur Verfügung und zum anderen auch die Eingabe über die Schnelleingabeleiste.
Positionstabelle
Die Positionstabelle listet Ihnen alle Auftragspositionen auf. Sie können hier über das Kontextmenü neue Positionen hinzufügen oder über einen Doppelklick auf ein gewünschtes Feld, den Inhalt nach Ihren Wünschen verändern. Im folgenden wird das Kontextmenü erläutert, das Sie über einen Klick mit der rechten Maustaste innerhalb der Tabelle aufrufen können. Menüeinträge, die hellgrau hinterlegt sind, können Sie nicht ausführen, da eine Bedingung für diese Funktion nicht erfüllt ist.
Positionen hinzufügen
Über diesen Menüpunkt fügen Sie einfach leere Auftragspositionen hinzu, die Sie dann manuell ergänzen können, bzw. müssen. Um die Daten einer Position zu bearbeiten müssen Sie mit der linken Maustaste auf das gewünschte Feld doppelklicken. Danach öffnet sich ein Eingabedialog, über den Sie je nach Feld die gewünschten Daten anpassen könnnen.
Bitte beachten Sie |
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Wenn Sie auf ein Textfeld (z.B. Bezeichnung) klicken, dass eine Eingabe über mehrere Zeilen zu läßt, dann öffnet sich eine kleines gelbes Eingabefenster. Hier können Sie auch mehrzeiligen Text eingeben. Eine neuen Zeile bekommen Sie mit der Tastenkombination SHIFT+ENTER. Wenn Sie nur die Taste ENTER betätigen, wird das Eingabefeld wieder geschlossen |
Die folgenden Positionsarten werden Ihnen hier angeboten:
- Arbeitsposition
- Mit dieser Funktion wird eine leere Arbeitsposition in den Auftrag übernommen. Felder, die für eine Berechnung notwendig sind, werden automatisch mit Standardwerten gefüllt. Vorgeblendet werden die Daten für Menge, Verkaufspreis Brutto/Netto (entspricht dem Standardverrechnungssatz), Betrag (Menge * Verkaufspreis), Ust.-Basiscode und Verbuchungscode. Es werden jeweils die Einträge, welche in den Stammdaten als Standard markiert sind, in den Auftrag übernommen.
- Artikel
- Mit dieser Funktion wird eine leere Artikelposition in den Auftrag übernommen. Felder, die für eine Berechnung notwendig sind, werden automatisch mit Standardwerten gefüllt. Vorgeblendet werden die Daten für Menge, Verkaufspreis Brutto/Netto (wird immer mit 0,00 EUR vorgeblendet), Betrag (Menge * Verkaufspreis), Einkaufspreis (wird immer mit 0,00 EUR vorgeblendet),Ust.-Basiscode und Verbuchungscode. Es werden jeweils die Einträge, welche in den Stammdaten als Standard markiert sind, in den Auftrag übernommen.
Bitte beachten Sie |
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Wenn Sie eine Artikelposition manuell hinzufügen, die Sie nicht aus Ihrem Lager entnehmen, so wird auch keinerlei Bestandskorrektur durchgeführt. Außerdem müssen Sie alle für die Buchhaltung relevanten Daten eingeben. Sehr häufig wird der Einkaufspreis bei solchen Positionen vergessen. |
- Auftragstext
- der Auftragstext dient dem Aufnehmen von Kundenwünschen bei der Auftragserfassung. Wenn Sie einen neuen Auftrag eröffnen, dann fügen Sie eine leere Auftragstextposition hinzu und bearbeiten die Bezeichnung mit einem Doppelklick oder fügen einen Textbaustein aus Ihren Stammdaten hinzu. Sie können dann in beliebig vielen Zeilen mit maximal 2000 Zeichen die Kundenwünsche aufnehmen. Bitte beachten Sie hierzu auch den obenaufgeführten Hinweis. Wenn Sie den Auftrag fakturieren wollen, brauchen Sie den Auftragstext nicht zu entfernen, da dieser nicht auf der Rechnung gedruckt wird. Sie haben dadurch jederzeit die Möglichkeit über die Rechnungshistorie die Informationen anzuschauen und zu drucken, die Sie bei der Auftragsannahme eingegeben haben.
- Rechnungstext
- der Rechnungstext dient dem Aufnehmen von zusätzlichen Informationen zu einer Rechnung. Sie können eine leere Rechnungstextposition hinzufügen und diese mit Doppelklick auf die Bezeichnung bearbeiten oder einen Textbaustein aus Ihren Stammdaten heraussuchen und diesen auf die Rechnung hinzufügen. Die Bezeichnung kann maximal 2000 Zeichen aufnehmen. Bitte beachten Sie hierzu auch den obenaufgeführten Hinweis. Mit der Einstellung Rechnungstext nicht auf Aufträge drucken können Sie den Druck des Rechnungstext auf Aufträge beeinflussen.
- Teilsumme
- mit einer Teilsumme können Sie die Beträge einzelner Position aufsummieren und ausdrucken. Dabei wird bei einer Teilsumme immer die Summe der Positionen von einer Teilsumme bis zur nächsten ausgewiesen. D.h. wenn Sie eine Teilsumme nach den ersten 5 Positionen einfügen, dann werden die Positionen 1 - 5 summiert. Fügen Sie danach eine Teilsumme nach der 10. Position ein, werden in dieser Teilsumme die Positionen von 6 - 10 summiert. Sie können sich auch automatisiert Teilsummen von ECAROS einfügen lassen. Dies konfigurieren Sie in den Mandanteneinstellungen der Systemverwaltung.
- Zwischensumme
- die Zwischensumme dient dem Summieren von Beträgen einzelner Positionen. Dabei werden bei einer Zwischensumme immer die Positionen 1 - Nr. an der die Zwischensumme steht aufsummiert. D.h wenn Sie eine Zwischensumme nach den ersten 5 Positionen einfügen, dann werden die Beträge der Positionen 1 - 5 summiert. Fügen Sie danach eine Zwischensumme nach der 10. Position ein, werden die Positionen 1 - 10 summiert. Sie können sich auch automatisiert Zwischensummen von ECAROS einfügen lassen. Dies konfigurieren Sie in den Mandanteneinstellungen der Systemverwaltung.
Positionen splitten
Über diese Funktion können Sie einen Auftrag, der an verschiedene Kunden abgerechnet werden soll, aufteilen. Ein Beispiel wäre, wenn Sie einigen Positionen in einem Gewährleistungsauftrag abrechnen und andere Positionen direkt an den Kunden. Dazu müssen Sie die gewünschten Positionen markieren. Entweder in dem Sie die STRG Taste gedrückt halten und alle gewünschten Positionen mit der linken Maustaste anklicken oder in dem Sie die SHIFT Taste gedrückt halten, die erste Positionen anklicken und die letzte, dann werden alle Positionen zwischen diesen beiden markiert. Diese Positionen werden dann farblich markiert. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die farbliche Markierung, sie bekommen dann das Kontextmenü angezeigt und haben dann die folgenden Möglichkeiten,
- in neuen Auftrag
- es wird ein neuer Auftrag mit den markierten Positionen angelegt und gespeichert. Als Kunden und Fahrzeugdaten werden die vom Ursprungsauftrag übernommen. Sie können diese aber noch jederzeit anpassen. Nach der Übernahme werden Sie noch gefragt, ob Sie mit dem Ursprungsauftrag oder mit dem neuen Auftrag weiterarbeiten wollen.
- in bestehenden Auftrag
- mit dieser Funktion springen Sie in den Suchdialog und können nach einen bereits angelegten offenen Auftrag suchen. Die markierten Positionen werden dann an das Ende dieses Auftrages hinzugefügt und aus dem Ursprungsauftrag entfernt. Nach der Übernahme werden Sie noch gefragt, ob Sie mit dem Ursprungsauftrag oder mit dem Zielauftrag weiterarbeiten wollen.
Positionen entfernen
Positionen, die Sie irrtümlich auf einen Auftrag hinzugefügt haben können Sie sehr einfach über diese Funktion entfernen. Markieren Sie dazu die gewünschte Position mit der linken Maustaste. Mehrfach Selektionen über die STRG und SHIFT Taste sind natürlich auch möglich.
Pakete anlegen
Mit diesen Funktion können Sie alle markierten Positionen in einem neuen Paket speichern. ECAROS übernimmt diese Positionen dann in die Maske der Paketverwaltung. Sie müssen nun noch die fehlenden Informationen ergänzen und das Paket anlegen.
Pakete auflösen
Übernehmen Sie ein Paket in die Positionstabelle, so wird dieses Paket in der Farbe Orange markiert und mit einen Kopfposition (Bezeichnung) versehen. Sie können nicht einzelne Positionen aus diesem Paket löschen.
Über diese Funktion haben Sie die Möglichkeit ein Paket in seine einzelnen Positionen aufzusplitten. Dadurch wird die Kopfpositionn entfernt und die Paketpositionen werden wie normale Auftragspositionen behandelt.
Bitte beachten Sie |
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Wenn Sie die Berechnung eines Paketes auf eine andere Art als Einzelne Berechnung eingestellt haben, kann dies beim Auflösen eines Paketes nicht mehr berücksichtigt werden. Die Positionen werden dann als Einzelpositionen berechnet. |
Position hoch
Über diese Funktion können Sie einzelne oder auch mehrere Positionen innerhalb der Tabelle nach oben verschieben. Dazu müssen Sie die gewünschten Positionen mit der Linken Maustaste markieren.
Bitte beachten Sie |
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Falls Sie in der Systemverwaltung eine automatische Sortierung eingestellt haben, werden Ihre manuellen Änderungen eventuell überschrieben |
Position runter
Über diese Funktion können Sie einzelne oder auch mehrere Positionen innerhalb der Tabelle nach unten verschieben. Dazu müssen Sie die gewünschten Positionen mit der Linken Maustaste markieren.
Bitte beachten Sie |
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Falls Sie in der Systemverwaltung eine automatische Sortierung eingestellt haben, werden Ihre manuellen Änderungen eventuell überschrieben |
Position sortieren
Über diese Funktion können Sie die eingegeben Positionen nach Ihren Einstellungen in der Systemverwaltung automatisch sortieren lassen. Eventuelle manuelle Sortierung werden natürlich überschrieben.
Verkaufspreis anpassen
Mit dieser Funktion können Sie den Verkaufspreis mehrerer Positionen auf einmal anpassen.
Für diese Funktion stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung.
- prozentual
- alle eingegebenen Werte werden als Prozentwerte interpretiert und auf den Originalverkaufspreis aufgeschlagen oder abgezogen. Sie erkennen die Prozenteingabe am Prozentzeichen hinter der Eingabe.
- als Nachlass
- Wenn Sie diese Option aktiviert haben, wird der eingegebene Wert als Nachlass interpretiert und nicht direkt auf den Verkaufspreis aufgeschlagen oder abgezogen. Sie können sich dies anhand der Spalten Nachlass in % und Nachlass anzeigen lassen. Bei aktivierter Option werden die Optionen absolut und netto deaktiviert.
Bitte beachten Sie |
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Dass Sie Werte negativ eingeben müssen, wenn Sie einen effektiven Nachlass erreichen wollen. |
- absolut
- Um diese Option zu aktivieren, muß die Option prozentual deaktiviert sein. Bei aktivierter Option wird der eingegebene Betrag als Verkaufspreis übernommen.
Bitte beachten Sie |
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Der ursprüngliche Verkaufspreis wird überschrieben. Sie können Ihre Änderungen nur rückgängig machen, wenn Sie den geänderten Verkaufspreis wieder manuell überschreiben. |
- netto
- Diese Option ist nur aktiv, wenn die Option als Nachlass deaktiviert ist. Hierrüber können Sie beeinflussen, ob der eingegebene Betrag als Netto (wenn aktiviert) oder als Brutto Wert übernommen werden soll.
Artikel anlegen/bearbeiten oder Arbeitsposition bearbeiten
Über diese Funktion können Sie manuell einen Artikel/Arbeitsposition in Ihren Stammdaten anlegen oder bearbeiten. Dazu müssen Sie eine entsprechende Position entweder aus Ihren Stammdaten oder manuell in die Positionstabelle hinzufügen. Sie gelangen dann je nach Positionsart in die Artikel- oder Arbeitspositionsverwaltung.
Lagerort wechseln
Wenn Sie einen Artikel aus Ihrem Lager in der Positionstabelle markieren, können Sie über diese Funktion den Lagerort dieses Artikels verändern. Diese Funktion dient bei einer Ausgangsrechnung dazu einen Artikel aus einem anderen Lagerort zu entnehmen und bei einer Eingangsrechnung dazu einen Artikel in einen anderen Lagerort einzulagern.
Lagerort hinzufügen
Wollen Sie einen Artikel einem neuen Lagerort hinzufügen, dann setzen Sie hierfür diese Funktion ein. Markieren Sie einen Artikel aus Ihrem Lager in der Positionstabelle und wählen Sie über den Suchdialog den gewünschten Lagerort aus. Der Artikel wird dann bei einer Ausgangsrechnung aus diesem Lagerort entnommen und bei einer Eingangsrechnung diesem Lagerort hinzugefügt.
Begr. Tabellenbreite
Die Funktion dient der besseren Darstellung der Positionstabelle. Sie funktioniert wie ein Schalter, der einrastet. Sobald Sie diese Funktion auswählen, werden die Spalten der Positionstabelle auf den maximal anzeigbaren Platz aufgeteilt.
Text, der nicht mehr angezeigt werden kann, wird abgeschnitten und mit 3 Punkten (...) gekennzeichnet. Sie können sich diesen Text anzeigen lassen, in dem Sie mit der Maus über das Feld gehen. ECAROS öffnet dann einen Tooltip mit dem gesamten Inhalt dieser Spalte.
Opt. Tabellenbreite
Mit dieser Funktion verbreitern Sie alle Spalten, auf eine Größe, dass der Inhalt immer lesbar ist und nicht abgeschnitten wird. Das bedeutet eine Spalte wird so breit, wie der breiteste Text in dieser Spalte.
Spaltenauswahl
Über diese Funktion können Sie die angezeigten Spalten in der Positionstabelle beeinflussen. Die Spaltenauswahl arbeitet nach den gleichen Prinzipien, wie die Spaltenauswahl eines Suchergebnisses.
Auftragspositionen suchen
Handelt es sich um einen sehr umfangreichen Auftrag mit vielen Positionen und Sie möchten gerne eine spezielle Position anpassen ohne den ganzen Auftrag durchsuchen zu müssen, dann können Sie dies mit dieser Funktion komfortabel durchführen. Sie gelangen dann in einen Suchdialog, über den Sie mit unterschiedlichen Kriterien nach Auftragspositionen suchen können.
Schnelleingabeleiste
Über die Schnelleingabeleiste können Sie einfach Positionen aus Ihrem Stammdaten einem Auftrag hinzufügen. Zusätzlich werden Ihnen hier die gleichen Funktionen, wie im Kontextmenü der Auftragspositionstabelle angeboten.
Position suchen
Diese Funktion entspricht der Funktion Auftragspositionen suchen des Kontextmenüs. Handelt es sich um einen sehr umfangreichen Auftrag mit vielen Positionen und Sie möchten gerne eine spezielle Position anpassen ohne den ganzen Auftrag durchsuchen zu müssen, dann können Sie dies mit dieser Funktion komfortabel durchführen. Sie gelangen dann in einen Suchdialog, über den Sie mit unterschiedlichen Kriterien nach Auftragspositionen suchen können.
Schnellsuche in Eingabeleiste
Die Schnellsuche setzt sich aus mehreren Auswahl- und Eingabefeldern zusammen. Es fängt an mit der Auswahl der gewünschten Positionsart, geht über die Eingabe der Menge (nur bei Artikelpositionen) und endet mit der Eingabe eines Suchkriteriums in das Schnellsuchfeld. Ihnen stehen die folgenden Positionsarten zur Verfügung:
Arbeitspositionen, Arbeitsposition Katalog, Artikel, Artikel Katalog, Artikel ohne Bestandsführung, Auftragstext, Rechnungstext, Service Paket, Stücklisten Paket
Das Feld Menge wird nur bei den Positionsarten Artikel und Artikel - Katalog freigeschalten. Als Standard wird hier die 1 vorgeblendet. In das Schnellsuchfeld können Sie jetzt beliebige Kriterien ihrer Auftragsposition eingeben. ECAROS sucht dann in den folgenden Feldern:
Artikel, Artikel - Katalog oder Artikel ohne Bestandsführung:
- Artikelnummer
- Ersetzende Artikelnummer
- Bezeichnung
Arbeitsposition oder Arbeitsposition - Katalog:
- AP-Nummer
- Bezeichnung
Auftragsbestätigungstext oder Rechnungstext:
- Text
- Text - ID
Servicepaket oder Stücklisten Paket:
- Berechnungsart
- Bezeichnung
- Festbetrag (Brutto / Netto)
- Marke
- Paketart
- Paketnummer
- Pakettyp
- Verbuchen Erlösschmälerung
Die folgenden Knöpfe entsprechen den Funktionen im Kontextmenü der Auftragspositionstabelle.
Positionen hinzufügen, Positionen splitten, Paket anlegen, Paket auflösen, Positionen entfernen
Über die Knopf Positionen importieren können Sie Fremdsysteme, wie z.B. Tec Doc u.v.m, mit dem ECAROS verbinden. Dazu müssen Sie in der Systemverwaltung die entsprechenden Schnittstelle freischalten und konfigurieren. Danach können Sie über diesen Knopf den Warenkorb der konfigurierten Anwendung importieren. Beim ersten Import müssen Sie den Pfad zu diesem Warenkorb angeben. Dieser Pfad wird dann gespeichert. D.h. bei Änderungen des Warenkorbes wird dieser sofort importiert. Wenn Sie den Pfad wieder ändern wollen, so müssen Sie dies in der Systemverwaltung wieder freischalten.
Auftragsfuß
Im Auftragsfuß werden für die Berechnung des Auftrages Daten gruppiert. Dazu zählen außer den Umsatzsteuer auch noch die gewünschte Zahlungsart, der Rechnungsbetrag, jeweils in Brutto und Netto, sowie eventuelle Versicherungsrechnungen, die aus diesem Auftrag heraus generiert werden sollen. Zusätzlich können Sie sich auch noch die Lohn- und Materialkosten getrennt anzeigen lassen. Dies ist aber von der Einstellung Lohn- und Materialsummen anzeigen in der Systemverwaltung abhängig.
Ust-Kennzeichen
Das Ust-Kennzeichen dient der korrekten Umsatzsteuerberechnung der Rechnung. Je nach Auftragstyp wird hier das Kennzeichen entweder der Rechnungsadresse, des Interne Auftrages, des Mandanten oder der Einstellung für die Gewährleistung übernommen. Sie können dieses Kennzeichen aber vor der Fakturierung noch jederzeit verändern.
Die folgenden Steuerkennzeichen können Sie einstellen:
- Mit Umsatzsteuer: auf der Rechnung wird die Umsatzsteuer ausgewiesen, wie hoch diese ist, ist von den Umsatzsteuer-Basiscodes der einzelnen Rechnungspositionen abhängig (Standardfall)
- Ohne Umsatzsteuer: die Rechnungsstellung erfolgt ohne Umsatzsteuerausweis (z. B. für Nato-Angehörige)
- Nicht steuerbar: die nicht steuerbaren Umsätze fallen nicht unter das Umsatzsteuergesetz, daher wird auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen (klassische Anwendungsfälle sind interne und echte Gewährleistungsrechnungen)
- EU-steuerpflichtig: falls ein Kunde aus dem benachbarten EU Ausland keine Umsatzsteuer ID besitzt, dann muss dieser Umsatz als EU-steuerpflichtig gekennzeichnet werden. Es werden mit dem zur Zeit geltenden Mehrwertsteuersatz der Brutto oder Nettobetrag errechnet. Diese Umsätze werden separat auf der Umsatzsteuervoranmeldung ausgewiesen.
- EU-steuerfrei: sobald ein Kunde aus dem benachbarten EU Ausland eine Umsatzsteuer ID besitzt, dann muss dieser Umsatz als EU-steuerfrei gekennzeichnet sein, da die Umsatzsteuer von dem Kunden in seinem Heimatland abgeführt wird. Diese Umsätze werden ebenfalls separat auf der Umsatzsteuervoranmeldung ausgewiesen.
Bitte beachten Sie |
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Die in der Finanzbuchhaltung verbuchte Umsatzsteuer ergibt sich aus einer Kombination von diesem Kennzeichen und den einzelnen Kennzeichen der Rechnungspositionen. |
Rechnungsbetrag (netto / brutto)
In diesem Feld sehen die Summe der Beträge aller Rechnungspositionen in Netto / Brutto. Sie können mit diesem Feld die Vollständigkeit Ihrer Rechnung überprüfen. Der Brutto Betrag ist natürlich von dem entsprechenden Umsatzsteuerkennzeichen des Auftrages und der Positionen abhängig.
Zahlungsart
Die Zahlungsarten dienen innerhalb der Auftragsbearbeitung der Zuordnung von Zahlungsweisen. Sie können die Zahlungsarten einer Adresse fest zuordnen, diese wird dann hier vorgeblendet. Sie können sich natürlich auch individuelle Zahlungsarten anlegen.
Umsatzsteuer
Je nach eingestelltem Umsatzsteuerkennzeichen, wird in diesem Feld die zu berechnende Umsatzsteuer als Betrag angezeigt. Dieses Feld dient nur der Information und kann nicht verändert werden.
Berechnungsgrundlage
In der Regel werden auf einer Rechnung die einzelnen Positionen mit ihrem Nettobetrag ausgewiesen. Im Fuß der Rechnung gibt es dann eine Summierung aller Nettobeträge mit einem eventuell vorhandenen Steueranteil und einem Gesamtbruttobetrag (Einstellung Netto-Preise). Um die Rechnung für einen Kunden transparenter zu machen, bietet das ECAROS System die Möglichkeit die Positionen mit ihrem Bruttobetrag auszuweisen. Im Fuß der Rechnung werden dann alle Bruttobeträge addiert und über den entsprechenden Steueranteil wird der Gesamte Nettobetrag ausgewiesen (Einstellung Brutto-Preise). Diese Einstellung kann auch für einen Kunden fest hinterlegt und gegeben falls im Auftrag noch angepasst werden.
- Netto-Preise: Alle Rechnungspositionen werden mit ihrem Nettobetrag ausgewiesen. Im Rechnungsfuß werden dann alle Nettobeträge summiert, der Mehrwertsteueranteil und der gesamte Bruttobetrag ausgewiesen
- Brutto-Preise: Alle Rechnungspositionen werden mit ihrem Bruttobetrag ausgewiesen. Im Rechnungsfuß werden dann alle Bruttobeträge summiert, der Mehrwertsteueranteil und der gesamt Nettobetrag ausgewiesen
Bitte beachten Sie |
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Wenn Sie diese Einstellung global festlegen wollen und nicht nur für eine einzelne Adresse oder Auftrag, so können Sie die Berechnungsgrundlage in den Systemeinstellungen verändern. Wenn Sie bei einer Adresse oder einem Auftrag eine andere Einstellung wählen, so wird die globale Einstellung ignoriert. |
Versicherung
Diese Option dient der einfachen und schnellen Berechnung von Selbstbeteiligungen bei Versicherungsrechnungen. Aktivieren Sie diese Option, dann bekommen Sie die folgenden Eingabemöglichkeiten.
- Umsatzsteuer an Lieferadresse belasten
- bei aktivierter Option generiert ECAROS eine Rechnung über die hier enthaltene Umsatzsteuer an die zugeordnete Lieferadresse.
- Selbstbeteiligung
- Wenn Sie hier einen Selbstbeteiligungsbetrag eingeben, wird zum einen eine Gutschrift über diesen Betrag mit der Rechnungsadresse dieses Auftrages erstellt und zum anderen eine Rechnung über diesen Betrag an die Lieferadresse generiert.
Nach dem Sie den Auftrag fakturiert haben, haben Sie die Möglichkeit, je nach aktivierter Option mit einem der automatisch generierten Rechnungen weiterzuarbeiten.
Bitte beachten Sie |
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Die automatisch generierten Rechnungen werden sofort fakturiert, können also im Nachhinein nur storniert werden. Außerdem wird die Umsatzsteuer nicht auf der Ursprungsrechnung gutgeschrieben. |
Festbetrag
Der Festbetrag dient dem einfachen Zuordnen eines Gesamtrechnungsbetrages. Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie den Rechnungsbetrag netto/brutto manuell verändern. Wenn der eingegebene Betrag vom Ursprungsbetrag abweicht, wird der die absolute prozentuale Abweichung berechnet und bei allen Positionen als Nachlass übernommen. Dadurch wird der gegebene Nachlass für die einzelnen Positionen als Erlösschmälerung in der Finanzbuchhaltung gebucht. Sie können sich diesen Nachlass in der Spalte Sondernachlass oder Sondernachlass in % pro Position in der Positionstabelle anzeigen lassen.
Bitte beachten Sie |
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Sie können den Betrag brutto, wie auch netto eingeben. Aber aufgrund von mathematischen Rundungsdifferenzen, existieren Beträge, die Sie nicht eingeben können. ECAROS passt diese dann automatisch auf den korrekten Wert an. |
Über dies Option können Sie den Rechnungsdruck pro Rechnung beeinflussen. Dazu stehen Ihnen die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:
- Paketpositionen
- bei aktivierter Option werden alle Paketpositionen gedruckt. Falls Sie nur die Kopfposition der Pakete gedruckt haben wollen, deaktivieren Sie diese Option
- Paketpreise
- bei aktivierter Option werden die einzelnen Positionspreise (sofern in der Paketverwaltung konfiguriert) gedruckt. Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden alle Positionspreise addiert und in der Kopfposition als Summe ausgewiesen. Die einzelnen Positionspreise werden dann nicht mehr gedruckt.
- Werbetexte
- sofern Sie in der Systemverwaltung Werbetexte konfiguriert haben, können Sie diese mit deaktivierter Option beim Drucken ausblenden.
Lohn / Material (Netto)
Wenn Sie die Option Lohn- und Materialsummen anzeigen in den Mandanteneinstellungen altiviert haben, dann bekommen Sie hier die Summe der Beträge der Auftragspositionen nach Material (alle Positionen außer Arbeitspositionen) und Lohn (alle Arbeitspositionen) angezeigt.
Zeiterfassung
Über die integrierte Zeiterfassung lassen sich sehr einfach und komfortabel auftragsbezogenen Zeiten durch Ihre Mechaniker erfassen. Die erfassten Zeiten können Sie dann auf die Monteurszeiten verteilen. Dadurch haben Sie maximale Transparenz bei der Rechnungslegung und können sehr einfach die verschiedene Herstellermeldesysteme (z.B. VW-MOMEK, Skoda-Morse u.v.m.) bedienen. Im folgenden finden Sie die Zuordnung der gestempelten Zeiten zu den Monteurszeiten, die Sie für verschiedene Auswertung benötigen. Ohne diese Zuordnung lässt sich der Auftrag bei produktiven Einsatz der Zeiterfassung nicht fakturieren. Außerdem besteht auch die Möglichkeit mit externen Zeiterfassungssystemen (z.B. Miditec) zu arbeiten und die gestempelten Daten in ECAROS zu übernehmen.
Die Maske teilt sich in drei große Bereiche auf, die im folgenden näher erläutert werden.
Zeitstempel
In dieser Tabelle werden alle Stempel für einen Auftrag detailliert aufgelistet. Falls ein Monteur mehrfach auf einen Auftrag an- und abstempelt hat, erscheint in dieser Tabelle für jeden Stempel ein Eintrag. Sie können also den gesamten Stempelvorgang nachvollziehen und bei Fehler diesen in der Zeiterfassung gegebenenfalls korrigieren.
Zeitstempelauswertung
In dieser Tabelle finden Sie die Summierung der produktiven Zeiten aller Stempel pro Monteur. Als produktive Zeiten gelten alle Stempel die mit einem Zeitstempeltyp, der einer produktiven Zeitstempelgruppe zugeordnet ist, gestempelt wurden. Sie können die Zuordnung unter dem Punkt Zeitstempeltypen kontrollieren.
Monteurszeiten
ECAROS unterscheidet zwischen realen Zeitstempeln und den Monteuren zugeordneten Monteurszeiten. Die Monteurszeiten werden für unterschiedliche Auswertungen benötigt. Hier findet zu den real gestempelten Zeiten noch die Aufteilung der in der Auftragsbearbeitung abgerechneten Zeiten statt. Außerdem werden über die Monteurszeiten die Leistungsgrade berechnet.
Sie müssen also in dieser Tabelle die abgerechneten Zeiten den einzelnen Monteuren zuordnen, bzw. verteilen. Dies können Sie auf zwei verschiedene Arten vornehmen.
- Arbeitsposition
- Alle auf dem Auftrag zugeordneten Arbeitspositionen werden eingetragen. Sie müssen jetzt jeder Arbeitsposition einen Monteur aus der Zeiterfassung zuordnen. Dabei werden Ihnen nur die Monteure angezeigt, die auch auf den Auftrag gestempelt haben. Klicken Sie dazu doppelt auf die rot markierte Spalte Monteur. Zusätzlich müssen Sie auch die benötigte Zeit auf die Arbeitspositionen verteilen. Klicken Sie dazu zweimal auf die Spalte Benöt. Zeit und geben den gewünschten Wert ein. Bitte beachten Sie aber dazu den unten aufgeführten Hinweis.
- Auftrag
- Alle auf dem Auftrag zugeordneten Arbeitspositionen werden summiert und müssen den Monteuren zugeordnet werden. Dies erfolgt automatisch, sobald Sie auf diese Auswahl klicken. ECAROS verteilt dann linear die berechneten Zeiten (Summe der Menge aller Arbeitspositionen) auf die Monteure aus der Zeitstempeltabelle. Die berechnete Zeit wird bei mehreren Monteuren durch die Anzahl der Monteure geteilt und entsprechend zugeordnet. Sie können diese Verteilung aber jederzeit noch manuell anpassen. Allerdings beachten Sie hierzu bitte den unten aufgeführten Hinweis.
Bitte beachten Sie |
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Die Summe der berechneten Zeiten und Vorgabezeiten, die Sie auf die Monteure verteilt haben, muss der Summe der Menge der Arbeitspositionen des Auftrages entsprechen. Sie können dies sehr einfach anhand der folgenden Grafik erkennen. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie den Auftrag nicht fakturieren. |
Zusätzlich stehen Ihnen noch die folgenden Funktionen in der Monteurszeitentabelle zur Verfügung.
Neue Monteurzeit
- Über diesen Knopf können Sie manuell eine Monteurszeit anlegen, für die kein Zeitstempel existiert. Sie müssen dann die benötigten Daten manuell ergänzen.
Bitte beachten Sie |
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Wenn Sie manuell eine Monteurszeit hinzufügen, für die kein Zeitstempel existiert, dann bekommen Sie unterschiedliche Auswertungen für die Monteurszeiten und die Zeitstempel. Beim produktiven Einsatz der Zeiterfassung sollten Sie den oder die fehlenden Stempel über die Zeitstempelverwaltung manuell anlegen. |
Monteurzeit(en) entfernen
- Hierüber können Sie eine in der Tabelle markierte Monteurszeit entfernen.
Monteurszeiten generieren
- Mit diesem Knopf können Sie, ausgehend von den vorhandenen Zeitstempeln, automatisch die entsprechenden Monteurszeiten generieren.
Adressen
Auf dieser Registerkarte werden alle dem Auftrag zugeordneten Adressen angezeigt. Da Sie einem Auftrag bis zu 4 Adressen zuordnen können, haben Sie die Möglichkeit über sogenannten Schalter die unterschiedlichen Adressen zu aktivieren.
Auswahl einer Adresse
Über die Auswahl Knöpfe können Sie die Anzeigefelder auf die unterschiedlichen Adressentypen umschalten.
Rechnungsadresse
Die Rechnungsadresse ist für einen Auftrag, bzw. eine Rechnung zwingend erforderlich. Ohne diese Adresse kann ein Auftrag nicht fakturiert werden. Mit der Rechnungsadresse werden auch die folgenden notwendigen Daten für die Berechnung und Verbuchung einer Rechnung geladen:
- Verrechnungssätze
- Umsatzsteuerkennzeichen
- Berechnungsgrundlage
- Druck der Arbeitspositionsdaten
- Personenkontengruppe
- Rabattgruppe
- Preisgruppe
- Zahlungsart
- Großabnehmer (betrifft nur Fahrzeugverkauf Großabnehmer Volkswagen Konzern)
Wenn noch keine Rechnungsadresse einem Auftrag zugeordnet wurde, werden für die Berechnungen der Positionspreise die Standardeinstellungen aus der Systemverwaltung herangezogen.
Ansprechperson
Sie können im ECAROS System einer Adresse beliebig viele Ansprechpersonen zuordnen. Wenn Sie eine Adresse mit Ansprechpersonen als Rechnungsadresse auswählen, dann bekommen Sie automatisch auch die zugeordneten Ansprechpersonen in einem Extradialog angezeigt. Sie können dann die gewünschte Ansprechperson auswählen und übernehmen. Zusätzlich können Sie aber auch manuell eine Ansprechperson über die obengenannten Möglichkeiten zuordnen. Für die Fakturierung hat die Ansprechperson keinerlei Auswirkungen.
Lieferadresse
Die Lieferadresse wird zum einen für eine Gewährleistungs- oder zum anderen für eine Selbstbeteiligungsrechnung benötigt. Wenn Sie als Rechnungsadresse einen Gewährleistungsdebitor auswählen, wird der Fahrzeughalter automatisch als Lieferantenadresse übernommen. Dadurch haben Sie immer die eindeutige Zuordnung von Gewährleistung zu Kunden. Falls Sie eine Versicherungsrechnung mit Selbsbeteiligung schreiben wollen, können Sie auf der Positionsmaske eine Selbstbeteiligung eingeben und auch die Mehrwertsteuer dem Kunden belasten. ECAROS erstellt dann automatisch zwei neue Rechnungen für den Kunden und nimmt als Rechnungsadresse die hier zugeordnete Lieferadresse.
Leasingnehmer
Wenn Sie eine Fahrzeugrechnung an einen Leasingnehmer schreiben, dann müssen Sie als Rechnungsadresse die entsprechende Leasinggesellschaft hinterlegen und als Leasingnehmer den Fahrer dieses Fahrzeuges. Mit Fakturierung dieses Fahrzeuges wird dann der Leasingnehmer automatisch als Fahrzeughalter übernommen.
Diverse Adresse
Die Diverse Adresse dient dem manuellen Zuordnen von Adressdaten, die nicht in den Stammdaten gespeichert werden. Dies ist häufig bei Kunden der Fall, die nicht mehr ins Autohaus kommen, da Sie z.B. aus einem weit entfernten Ort kommen. Sobald Sie die Diverse Adresse aktivieren werden die Adressfelder für die Eingabe freigeschaltet.
Bitte beachten Sie |
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Die Daten werden nicht in den Stammdaten, sondern nur mit dem Auftrag gespeichert. Die Verbuchung der Erlöse findet auf das ausgewählte Diverse Konto in den Auftragskopfdaten statt. |
Schnellsuche
Über das Schnellsuchfeld können Sie nach beliebige Daten einer Adresse suchen. Wenn Sie die Eingabe mit ENTER bestätigen, sucht ECAROS in den folgenden Felder nach diesen Daten:
- Adressnummer
- Vorname
- Name
- Strasse
- PLZ
- Stadt
- Telefon (geschäftlich und privat)
- Fax (geschäftlich und privat)
- Mobil (geschäftlich und privat)
- Mail (geschäftlich und privat)
- Internet (geschäftlich und privat)
- Debitoren- bzw. Kundennnummer
- Kreditoren- bzw Lieferantennummer
- Bemerkung
Adressfunktionen
Adresse anlegen
Wenn die Adresse noch nicht existiert, muss sie in den Stammdaten angelegt werden. Dies machen Sie entweder über diesen Knopf oder über den Knopf auf der Registerkarte Auftragskopf. Manuelle Eingabe auf dieser Registerkarte können nur vorgenommen werden, wenn es sich um eine diverse Adresse handelt.
Adresse bearbeiten
Wenn eine Adresse dem Auftrag zugeordnet wurde, können Sie über diesen Knopf die Daten der Adresse in den Stammdaten gegebenenfalls anpassen (bei z.B. Wohnsitzänderungen). Sie springen dann in den [[Adressen|Adressmaske] und kommen automatisch wieder in die Auftragsmaske zurück, sobald Sie die Änderungen speichern.
Adresse suchen
Sofern Ihnen das Schnellsuchfeld nicht ausreichend ist, können Sie über diesen Knopf den Suchdialog aufrufen und komplexere Suchen zusammenstellen.
Adresse entfernen
Mit diesem Knopf entfernen Sie die Zuordnung einer Adresse zu einem Auftrag. Die Adresse wird nicht in den Stammdaten gelöscht, sondern bleibt noch erhalten.
Schlüsselnummern
Die folgenden Felder dienen nur der Anzeige von Daten. Sie können hier keinerlei Adressinformationen verändern. Allerdings haben Sie die Möglichkeit über die STRG+F Suchfunktion nach Aufträgen oder Rechnungen über die Adressfelder zu suchen. Im folgenden werden die Daten erläutert, die in diesem Bereich angezeigt werden.